6 лучших программ для управления файлами сотрудников в 2023 году
Опубликовано: 2023-03-26Плохая практика управления документами может привести к неэффективности и головной боли для вашего отдела кадров. Оптимизируйте учетные записи сотрудников с помощью системы программного обеспечения для управления файлами сотрудников.
Сортировка и хранение физических документов неэффективны и отнимают много времени, но большинство электронных систем ненамного лучше. Спросите любого, кто когда-либо жертвовал часами на разбор перегруженного файла Excel.
Вот где на помощь приходят программные системы управления файлами. Эта инновационная технология помогает сортировать, хранить и извлекать важную информацию и документы о сотрудниках. В этом руководстве мы рассмотрим шесть лучших программных систем для управления сотрудниками 2023 года. Узнайте об их сильных и слабых сторонах и уникальных функциях.
Если у вас нет времени читать наше исследование, перейдите к нашей таблице быстрого сравнения.
Наш лучший выбор
Лучшее универсальное программное обеспечение для управления файлами
Узнать больше
Хорошо подходит для оцифровки документов
Подходит для управления контрактами
Что искать в программном обеспечении для управления файлами сотрудников
Лучшие системы управления документами сокращают неэффективные процессы. Вот основные функции, которые они предлагают:
- Автоматические напоминания подталкивают сотрудников к загрузке отсутствующих документов, освобождая сотрудников отдела кадров, чтобы они могли сосредоточиться на более важных задачах.
- Мгновенная связь держит всех на одной волне и гарантирует, что сотрудники смогут быстрее приступить к работе.
- Простые инструменты навигации помогают даже наименее технически подкованным сотрудникам быстро находить то, что им нужно.
- Неограниченное хранилище гарантирует, что вы сможете загружать и упорядочивать все документы, необходимые для вашего бизнеса.
- База знаний представляет собой центральный узел для хранения и извлечения внутренних документов, таких как стандартные формы или справочники сотрудников.
Использование мобильной системы управления файлами, такой как Connecteam, позволяет вам общаться примерно с 80% глобальной рабочей силы, у которых нет доступа к рабочему столу.
6 лучших программ для управления файлами сотрудников 2023 года
Connecteam — лучшее универсальное программное обеспечение для управления файлами
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
Connecteam занимает первое место в рейтинге лучших программ для управления файлами сотрудников в 2023 году. Оно предоставляет сотрудникам безопасное место для загрузки важных документов, поэтому вам больше не нужно приводить сотрудников в офис только для заполнения документов. Для компаний с распределенной или высокомобильной рабочей силой это означает значительную экономию времени и денег. Давайте подробнее рассмотрим, что может предложить Connecteam.
Найдите все свои документы в одном удобном в управлении концентраторе
Connecteam позволяет централизовать все важные документы в одном виртуальном центре . Вы можете получить доступ к файлам сотрудников, контрактам и многому другому из любой точки мира.
Эффективные и настраиваемые механизмы сортировки означают, что вам не нужно беспокоиться о неправильно заполненных документах или отсутствии документации.
Быстрые инструменты для совместной работы Держите ваших сотрудников на связи
Connecteam не только позволяет обмениваться документами и другими файлами, такими как видео и фотографии. Он также имеет функцию оповещения. Используйте его для общения со всей вашей компанией, отдельной командой или отделом или только с одним сотрудником. Вы можете рассылать уведомления об изменении политик или о необходимости выполнить текущие требования к обучению.
Вы также можете настроить автоматические уведомления, чтобы предупредить своих сотрудников о загрузке необходимых документов или обновлении срочных материалов.
Сохраняйте конфиденциальность сотрудников с помощью детальных настроек разрешений
Личные дела изобилуют секретными материалами. К счастью, интуитивно понятный интерфейс Connecteam позволяет легко управлять тем, кто что видит, через центр разрешений. Вы можете предоставить определенным пользователям право доступа к соответствующим документам или сведениям и соблюдать законы и внутренние политики вашей компании.
Адаптируйте новых сотрудников в рекордно короткие сроки
Connecteam ускоряет адаптацию, позволяя сотрудникам напрямую загружать документы. Вы также можете собирать электронные подписи и отправлять и получать соответствующие файлы в электронном виде.
Повысьте эффективность рабочего места с помощью комплексного набора HR-инструментов
Connecteam выходит за рамки программного обеспечения для управления файлами. Он также оснащен широким спектром функций управления сотрудниками, такими как планирование , начисление заработной платы и отслеживание времени . Отделы кадров могут управлять практически всеми аспектами управления персоналом через Connectstream.
Кроме того, сотрудники отдела кадров могут воспользоваться инструментами Connecteam для совместной работы, чтобы обмениваться файлами, а также отправлять и получать защищенные сообщения. Connecteam предоставляет сотрудникам отдела кадров множество инструментов для обмена сообщениями. Например, они могут открыть закрытый канал связи для индивидуального чата с работником или отправить корпоративное объявление через групповой чат.
Ключевая особенность
Это мобильное приложение для доступа на ходу
Детальные настройки конфиденциальности позволяют контролировать доступ к документам с помощью настроек разрешений.
Автоматические напоминания сообщают сотрудникам, когда загружать важные документы
Храните неограниченное количество документов в своем цифровом хранилище
Упрощенный процесс адаптации снижает ненужную неэффективность.
Удобные функции навигации позволяют легко найти любой документ
Плюсы
Управляйте всеми документами ваших сотрудников в одном безопасном месте
Привлекайте сотрудников быстрее и эффективнее
Разрешить сотрудникам загружать важные документы со своих мобильных устройств
Простые функции поиска упрощают управление документами
Минусы
Обучение только в цифре
Цены
Всего от 29 долларов в месяц для первых 30 пользователей. Бесплатная14-дневная пробная версия. Доступенбесплатныйплан.
14-дневная бесплатная пробная версия, кредитная карта не требуется
Начните бесплатный пробный периодDynaFile — хорошо подходит для оцифровки документов
Доступен на
- Интернет
DynaFile предоставляет предприятиям базовую систему управления цифровыми документами с упором на оцифровку. Штрих-коды автоматически добавляются к документам при сканировании, что упрощает поиск. Другие функции включают пакетное сканирование для более быстрой организации несвязанных материалов, совместную работу в облаке, веб-хранилище и административный контроль. В нем отсутствуют некоторые дополнительные функции, но DynaFile позволяет сотрудникам обмениваться документами и комментировать их по защищенным цифровым каналам.
Акцент Dynafile на сканировании и сортировке делает его подходящим для компаний, которые все еще цепляются за свои старые картотечные шкафы. Тем не менее, работодатели, которые ищут современную универсальную систему программного обеспечения для управления персоналом, могут лучше обслуживаться в другом месте.
Узнайте больше о DynaFileКлючевая особенность
- Автоматически присваивает штрих-коды для облегчения поиска документов
- Сбор электронной подписи
- Возможности пакетного сканирования
- Менеджеры могут назначать права доступа
Плюсы
- Интернет-хранилище упрощает доступ к документам на ходу
- Функции облачной совместной работы повышают эффективность между местоположениями
Минусы
- Цены, не указанные на сайте DynaFile
- Бесплатная пробная версия недоступна
Цены
Свяжитесь с поставщиком, чтобы узнать цену Пробная версия: Нет Бесплатный план: Нет
Avokaado — хорошо подходит для управления контрактами
Доступен на
- Интернет
Avokaado — это система управления контрактами с возможностью хранения документов сотрудников. Работодатели могут создавать контракты на основе настраиваемых шаблонов Avokaado, запрашивать электронные подписи, а также хранить и сортировать контракты, не выходя из своего офиса.
Вместо того, чтобы переписывать контракты с нуля, работодатели могут использовать функцию автоматизации Avokaado на основе пунктов, чтобы создать библиотеку общих пунктов, которые можно менять по своему усмотрению. Другие функции включают автоматические напоминания, которые работодатели могут устанавливать для себя или своих сотрудников. Например, они могут напомнить сотрудникам, когда начинается открытая регистрация в их планах медицинского страхования или когда им необходимо продлить отраслевую сертификацию.
К сожалению, в настоящее время Avokaado доступен только на английском языке. Работодателям может понадобиться другая система программного обеспечения, если их работа пересекает международные границы.
Узнайте больше об авокадоКлючевая особенность
- Доступ к библиотеке шаблонов договоров
- Возможности электронной подписи «отправить и запросить»
- Централизованный хаб для важных документов
- Бесплатный план навсегда предлагает надежную функциональность
Плюсы
- Бесплатный план навсегда доступен
- Доступны изменяемые шаблоны договоров
Минусы
- Доступно только на английском языке
- Ограниченное количество шаблонов
Цены
От 35 долларов за пользователя в месяц Пробная версия: Да Бесплатный план: Да
GoCo — подходит для адаптации новых сотрудников
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
GoCo — это комплексное программное решение для управления персоналом, которое затрагивает несколько функций на рабочем месте. Он предлагает подробные функции создания рабочего процесса, которые могут упростить адаптацию, позволяя работодателям приветствовать новых сотрудников с подробными контрольными списками задач и необходимыми документами.
Он также включает автоматические напоминания и сроки, поэтому менеджерам не нужно вручную создавать напоминания, чтобы отправить новым сотрудникам их документы медицинского страхования.
GoCo также предлагает ряд стандартных функций программного обеспечения для управления персоналом, таких как возможности сбора электронных подписей и хранения документов. Пользователи могут автоматизировать различные повторяющиеся практики управления персоналом, от адаптации до оценки производительности.
В отличие от некоторых других записей в этом списке, GoCo не поддерживает множество сторонних интеграций. Работодатели, которым нужна более гибкая система, могут обнаружить, что GoCo не отвечает всем их требованиям.
Узнать больше о ГоКоКлючевая особенность
- Имеет сборные контрольные списки и напоминания
- Возможность отправки запросов на сбор электронной подписи по электронной почте
- Включает проприетарное программное обеспечение для расчета заработной платы.
- Настраиваемые рабочие процессы для различных HR-задач
Плюсы
- Мобильное приложение работает как на устройствах Apple, так и на Android
- Доступны несколько функций автоматизации
Минусы
- Ограниченное количество модулей
- Нет бесплатной пробной версии
Цены
От 5 долларов за пользователя в месяц Пробная версия: Да Бесплатный план: Да
DocuSign — хорошо подходит для управления большими объемами контрактов.
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
DocuSign помогает отделам кадров соблюдать внутреннее и международное законодательство при отправке и получении крупных контрактов. Пользователи могут ускорить процесс подписания, выделив области, которые они должны подписать, и это позволяет им раскрашивать поля кода для предполагаемых получателей.
Хотя DocuSign поддерживает некоторые базовые функции регистрации, сортировки и поиска документов сотрудников, ясно, что основное внимание программного обеспечения уделяется контрактной сфере. Вместо того, чтобы лично преследовать сотрудников за их подпись, работодатели могут рассылать цифровые контракты с возможностями электронной подписи. Эта функция полезна для предприятий, в которых много контрактных сотрудников, удаленных сотрудников и сотрудников, которые обычно работают вне офиса.
Однако отсутствие глубоких функций управления персоналом означает, что для достижения наилучших результатов его может потребоваться использовать в сочетании с другими программными решениями.
Узнайте больше о DocuSignКлючевая особенность
- Комплексные стандарты соответствия и управления данными
- Функциональность цветового кодирования
- Центральный цифровой репозиторий важных документов
- Расширенная проверка личности
Плюсы
- Упрощает создание контрактов и сбор подписей
- Доступно большое количество сторонних интеграций
Минусы
- Не создан с учетом комплексных функций управления персоналом.
- Ограничения на количество файлов и размер файла
Цены
От 10 долларов за пользователя в месяц Пробная версия: Да Бесплатный план: Да
Эдди — хорошо подходит для малого бизнеса
Доступен на
- Интернет
- Окна
- Мак
Eddy позиционирует себя как программное решение для управления персоналом для местного бизнеса. Его основные функции сосредоточены на автоматизации рутинных HR-задач для малого бизнеса. Он отслеживает часы работы сотрудников, помогает при приеме на работу и увольнении, а также позволяет пользователям создавать профили для сотрудников. Он также поставляется с функцией автоматического отчета со встроенной аналитикой.
Настраиваемые функции управления файлами позволяют пользователям сортировать документы в соответствии со своими внутренними процессами. Как и в большинстве систем отслеживания файлов, все хранится в одном удобном хабе.
К сожалению, Eddy не позволяет пользователям отслеживать, какие документы все еще нуждаются в подписях, что может замедлить задачи отдела кадров, которые он стремится автоматизировать.
Узнать больше об ЭддиКлючевая особенность
- Мобильные часы для отслеживания и управления сотрудниками на ходу
- Подбор и отслеживание кандидатов
- Отслеживание ключевых показателей с подробной аналитикой
- Файлы сотрудников можно хранить и извлекать из центрального хранилища документов.
Плюсы
- Комплексный функционал управления персоналом
- Доступна функция каталога персонала
Минусы
- Необходимо позвонить для индивидуального предложения
- Некоторые функции доступны только в виде платных дополнений.
Цены
От 49 долларов в месяц + 8 долларов за пользователя в месяц Пробная версия: Нет Бесплатный план: Нет
Сравните лучшие программы для управления файлами сотрудников
| Тема |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Отзывы |   | | | | | |
| Цены | Всего от 29 долларов в месяц для первых 30 пользователей. | Свяжитесь с продавцом, чтобы узнать цену | От 35 долларов за пользователя в месяц. | От 5 долларов за пользователя в месяц. | От 10 долларов за пользователя в месяц. | От 49 долларов в месяц + 8 долларов за пользователя в месяц. |
| Бесплатная пробная версия | да 14 дней | нет | да | да | да | нет |
| Бесплатный план | да До 30 пользователей | нет | да | да | да | нет |
Что такое программное обеспечение для управления файлами сотрудников?
Системы управления файлами сотрудников хранят записи о сотрудниках и другие цифровые документы в централизованной базе данных . Это помогает специалистам по кадрам упростить рабочий процесс и повысить эффективность, перемещая записи о сотрудниках из картотеки в облачные электронные файлы, где легче получить важную или конфиденциальную информацию.
Программные системы также могут помочь компаниям соблюдать различные законы и нормативные кодексы. Например, система программного обеспечения для управления файлами сотрудников автотранспортной компании может определить, что CDL водителя подлежит обновлению, и может отправить полезное напоминание, чтобы водитель и компания оставались в рамках закона.
Как работает программное обеспечение для управления файлами сотрудников?
Системы программного обеспечения для управления файлами сотрудников сочетают в себе быструю связь с надежными мерами кибербезопасности , такими как программное обеспечение для шифрования, протокол HTTPS и двухфакторная аутентификация. Конфиденциальная информация, такая как личное дело с номерами социального страхования сотрудников, может храниться в большей безопасности, чем в традиционной бумажной среде.
Локаторы документов позволяют HR-специалистам работать с большей эффективностью. Например, если отделу кадров нужно было получить вышеупомянутый номер социального страхования для сотрудников по начислению заработной платы, они могли получить документ за считанные секунды, используя функцию поиска программного обеспечения.
Другие функции могут ускорить рутинные бизнес-процессы. Например, электронные контракты могут быть отправлены по электронной почте, подписаны, собраны и сохранены за считанные минуты. В эпоху удаленной работы это стало необходимостью для любого бизнеса, пытающегося оставаться конкурентоспособным на текущем рынке.
Программное обеспечение также экономит время предприятий, позволяя сотрудникам отправлять свои документы через онлайн-портал, который направляет документы в соответствующий отдел или отдельному лицу.
Преимущества программного обеспечения для управления файлами сотрудников
Системы управления файлами сотрудников делают больше, чем модернизируют ваш офис. Он защищает важную информацию о сотрудниках , повышая эффективность персонала за счет автоматизации рутинных задач. Удобные функции поиска означают, что больше не нужно рыться в шкафах с документами или в плохо организованных файлах на рабочем столе.
Воспитывайте дух сотрудничества в вашей компании
Это программное обеспечение способствует более тесному сотрудничеству между отделами, выступая в качестве единого источника достоверной информации. Вместо того, чтобы полагаться на дублирующиеся источники информации, которые могут содержать устаревшую или ошибочную информацию, вы можете централизовать все данные вашей компании в одном доступном центре.
Повышение производительности труда возвращает деньги в карман компании. Каждый час, сэкономленный за счет повышения эффективности, означает дополнительный час, который можно потратить на другие задачи, связанные с работой.
Оставайтесь в полном соответствии с государственными и отраслевыми нормами
Программное обеспечение для управления файлами сотрудников помогает компаниям соблюдать государственные и отраслевые нормы . Например, он может точно настроить параметры разрешений, чтобы избежать утечки конфиденциальной информации о сотрудниках, такой как номера социального страхования или водительских прав. Несанкционированный обмен любой частью информации может привести к тому, что бизнес нарушит Закон штата Калифорния о правах на конфиденциальность от 2020 года.
Верните свое время с помощью инструментов повышения эффективности
Мобильные возможности загрузки документов облегчают жизнь менеджерам по персоналу, позволяя сотрудникам вводить важные документы в свои файлы сотрудников из любой точки мира. Окупаемость инвестиций в высвобождение ваших HR-специалистов для задач с более высокой добавленной стоимостью окупит программное обеспечение в несколько раз.
Сколько стоит программное обеспечение для управления файлами сотрудников?
Стоимость программного обеспечения для управления файлами сотрудников зависит от компании. Хотя существуют некоторые бесплатные программные системы навсегда, большинство программ имеют базовую цену ежемесячной подписки плюс дополнительную плату за пользователя. Это может быстро добавить до сотен долларов в месяц для некоторых планов. Например, план DocuSign Business Pro стоит 40 долларов США на пользователя в месяц. Если вы добавите в этот план всего пять сотрудников, вы будете платить 200 долларов в месяц.
Другие компании-разработчики программного обеспечения заставляют вас звонить по телефону, чтобы поторговаться с торговым представителем. Это отсутствие прозрачного ценообразования может разочаровать, если вы ищете конкурентоспособное предложение. В отличие от этого, Connecteam предлагает низкие и прозрачные цены по всем направлениям. Вы даже можете начать работу с нашим совершенно бесплатным планом для малого бизнеса (до 10 пользователей). Платные планы стоят от 29 до 99 долларов в месяц для первых 30 пользователей, при этом каждый дополнительный пользователь стоит всего от 0,50 до 3 долларов, в зависимости от варианта.
Часто задаваемые вопросы
Как упорядочить файлы HR на моем компьютере?
Используйте специальное программное обеспечение для управления кадровыми документами для составления документов по назначению. Системы управления файлами, такие как Connecteam, могут помочь вам хранить все документы ваших сотрудников в одном безопасном месте.
Какая лучшая программа для управления персоналом?
Connecteam сочетает надежную функциональность с интуитивно понятным пользовательским интерфейсом. Его инновационная мобильная система позволяет сотрудникам загружать документы прямо со своих смартфонов. Вы также можете воспользоваться его надежными автоматизированными системами, чтобы освободить своих специалистов по персоналу для выполнения других задач.
Какое программное обеспечение используется для хранения данных сотрудников?
Вы можете хранить информацию о сотрудниках в программной системе управления документами . Connecteam упрощает хранение, сортировку и доступ к HR-файлам из одного центрального места, поэтому важные данные о сотрудниках всегда будут у вас под рукой.
Итог по программному обеспечению для управления файлами сотрудников
Программное обеспечение для управления файлами сотрудников повышает эффективность рабочего места за счет ускорения рутинных процессов управления персоналом. Это также помогает предприятиям функционировать, предоставляя единый источник достоверной информации и документации о сотрудниках.
Connecteam — это мощная универсальная система программного обеспечения для управления файлами сотрудников. Он выделяется среди конкурентов широким набором функций. Другие программные пакеты не решают общих проблем, но Connecteam предлагает полный набор инструментов для управления файлами сотрудников.