Правильно ли ваше агентство выставляет счета клиентам?

Если вы похожи на большинство агентств, получение оплаты от клиентов всегда ощущается как победа, плюс это поддерживает свет, а команду работает и сфокусировано. Но так много вокруг процесса выставления счетов и выставления счетов может быть напряженным. На самом деле, если все сделано неправильно, это запутывает вас и вашего клиента. Это также, возможно, самый важный шаг в работе с клиентом — не только для обеспечения своевременной оплаты, но и как способ подтвердить свой профессионализм и построить позитивные долгосрочные отношения с клиентом. Мы собираемся показать вам, что вы можете сделать сегодня, чтобы превратить болезненный процесс выставления счетов в стратегическое преимущество, которое создает отличный опыт для ваших клиентов и вашего агентства.

1. Избегайте неожиданностей с четкими ожиданиями

Ничто так не напрягает отношения с клиентом, как когда клиент приходит к вам и спрашивает: «Что происходит с этим счетом-фактурой?» Один этот вопрос может вызвать панику и сомнения: было ли это больше, чем они ожидали? раньше, чем они ожидали? товары/услуги и сборы, которых они не ожидали?Клиенты, подвергающие сомнению ваш счет, могут убить все хорошие чувства, которые приходят с привлечением нового клиента в первую очередь.

Ключевым моментом здесь является то, чтобы заранее потратить время на составление четких, подробных оценок и объемов работ и вовлечь вашего клиента в работу с самого начала.

Как только вы и клиент согласуете условия, объем и услуги или товары, которые вы будете предоставлять, запишите все в контракте, в котором будут указаны основные результаты и даты. Попросите вашего клиента просмотреть и подписать, а также попросите кого-нибудь из вашего агентства проверить его, чтобы убедиться, что вы расставили все точки над i и перечеркнули все свои t.

2. Сделайте оплату удобной и индивидуальной для каждого клиента

Используйте облачный биллинговый сервис

Это самый простой способ убедиться, что все знают, где находятся их счета. Клиентам не придется просматривать кучу электронных писем или пытаться открыть файлы, к которым у них нет доступа из-за отсутствия подходящего программного обеспечения. Облачная служба выставления счетов, такая как Hiveage, означает, что клиенты могут получить доступ к счетам в любом месте и в любое время, когда они им нужны.

Облачное программное обеспечение также означает, что клиенты всегда будут иметь доступ к старым счетам. Это может быть полезно во время налогообложения и помогает установить доверительные отношения с вашими клиентами. Также полезно, чтобы все ваше агентство могло отслеживать финансы в одном месте.

Включите простые способы оплаты

Каждая точка соприкосновения с клиентами — это шанс произвести хорошее впечатление. Убедитесь, что с вами легко работать, и они будут продолжать возвращаться.

• Дайте возможность оплаты в один клик с несколькими способами оплаты. Если вы сделаете получение оплаты таким же простым, как нажатие кнопки, занятые клиенты с большей вероятностью оплатят ваш счет, когда он поступит в их почтовый ящик. Чем сложнее, тем дольше они будут откладывать.
• Настройте автоматические депозиты для электронных переводов , чтобы избежать необходимости создавать и отправлять пароли/секретные вопросы.
• Консолидируйте столько, сколько сможете. Как агентство, у вас может быть несколько команд, работающих над несколькими проектами для одного клиента. Уточните у клиента, чтобы убедиться, что вы выставляете ему счет так, как того хочет он и его финансовый отдел, но по возможности объединяйте его в один счет. Обязательно укажите четкую разбивку работы и по возможности избегайте нескольких счетов.
• Предлагайте частичные платежи. Гибкость поэтапного выставления счетов является ключевой для клиентов, независимо от того, получаете ли вы депозит, работаете над крупномасштабными проектами или по финансовым причинам клиентов: возможность удовлетворить ваших клиентов показывает им, что вы вместе.
• Имейте гибкие способы оплаты: убедитесь, что вы можете принимать несколько типов платежей и несколько валют, чтобы упростить работу для международных клиентов.

Профессиональное выставление счетов выходит за рамки того, как клиенты платят вам — важно и то, как вы представляете свой счет.

Используйте профессиональный шаблон, который включает систему нумерации, имеет четкую разбивку тарифов и услуг, включает условия оплаты (при получении, в течение 30 дней и т. д.), штрафы за просрочку платежа и способ оплаты.

3. Сделайте так, чтобы ваш процесс выставления счетов работал на вас и ваших клиентов

Вспомните свой собственный худший опыт обслуживания клиентов: возможно, вы пытались иметь дело с интернет-провайдером или телефонным провайдером, часами разговаривая по телефону только для того, чтобы один человек сказал вам одно, а кто-то другое. После всего этого проблема так и не была решена, и вам пришлось перезванивать в другой раз, только чтобы получить совсем другой ответ. Многие из этих проблем можно было бы решить путем четкого общения и устранения возможности человеческой ошибки.

Использование облачной службы выставления счетов означает, что вы можете автоматизировать практически каждый шаг.

• Автоматизируйте расчетный период. Процесс отправки счетов может занять много времени — отслеживание электронных писем, проверка правильности расчетного периода для каждого клиента и т. д., особенно если вам нужно отправить много счетов. Сэкономьте много времени, используя программное обеспечение для выставления счетов, которое позволяет настроить его один раз, а затем автоматизировать весь процесс за вас. Кроме того, ваш клиент будет уверен, что точно знает, когда ожидать счет, особенно если он постоянный клиент.
• Отправляйте автоматические последующие действия. Экономьте время и умственную энергию, создавая автоматические напоминания о просроченных счетах. Стандартизация этих электронных писем также означает, что они всегда будут профессиональными, даже если вы расстроены просрочкой платежа.
• Настройте автоматическое регулярное выставление счетов. После того, как вы произвели впечатление на своих клиентов и заключили авансовый платеж или регулярный контракт, упростите задачу с помощью регулярного выставления счетов. Это также гарантирует, что вы всегда будете выставлять счета в течение правильного расчетного периода. Точно так же, как вам не нужно выполнять работу по отслеживанию платежей, вашим клиентам не нужно выполнять дополнительную работу, чтобы заплатить вам.
• Отправка автоматических квитанций об оплате. Как и приведенные выше советы, это высвобождает ваше время и лучше автоматизирует рабочий процесс, поэтому вам не нужно отправлять квитанции вручную. Это также помогает наладить хорошие отношения с вашими клиентами и дает им квитанцию ​​о транзакции для их записей. Вы даже можете персонализировать это с теплым сообщением, чтобы еще больше укрепить ваши отношения и дать им понять, что вы цените их бизнес.

Используйте выставление счетов, чтобы укрепить отношения с клиентами

В конце концов, вы должны получить оплату за свою работу. Но процесс выставления счетов — это гораздо больше, чем транзакция, и опытные агентства используют любую возможность, чтобы произвести впечатление. Вы проделываете много работы, чтобы привлечь своих клиентов, и последнее, чего вы хотите, — это испортить отношения чем-то вроде небрежного процесса выставления счетов. Вы хотите, чтобы клиенты рассматривали работу с вами как нечто, облегчающее их жизнь, а не как хлопот, и это распространяется на все аспекты ваших отношений.

Добавляются мелкие детали. Будьте ясны и откровенны с самого начала, потратьте время на то, чтобы провести вашего клиента через ваш процесс и показать им, за что (и сколько) они платят, и максимально упростив для них оплату вам всем, продемонстрируйте ваши профессионализм и добавить к большому опыту работы с клиентами. А правильное программное обеспечение для выставления счетов может сделать весь процесс безболезненным, так что выставление счетов будет таким же простым для вас, как и для ваших клиентов.