7 вариантов использования роботизированной автоматизации процессов (RPA) для малого и среднего бизнеса

Роботизированная автоматизация процессов, или RPA, за последние несколько лет набирает обороты.

В 2016 году мировой рынок RPA стоил 271 миллион долларов, а в 2020 году эта цифра достигла 2,5 миллиарда долларов, что является огромным увеличением по любым показателям.

Связанный пост: Рекордные инвестиции в RPA: почему это важно

Эти цифры постоянно пересматриваются, и быстрое внедрение RPA среди малого и среднего бизнеса превзошло большинство ожиданий — рынок не должен был достигать 2,5 миллиарда долларов до 2021 года.

Это в значительной степени обусловлено широким внедрением, которое мы наблюдаем среди малых и средних предприятий, которые столкнулись со значительным снижением затрат на технологии автоматизации за последние несколько лет.

Это, в сочетании с растущей потребностью организаций инвестировать в новые технологии, которые улучшат их работу, привело к резкому росту рынка.

В 2020 году 78% организаций, участвовавших в опросе Deloitte, уже внедрили RPA, а 16% планируют сделать это в ближайшие три года.

Но чего добиваются современные предприятия, использующие автоматизацию RPA? Какую пользу он может принести и зачем он нужен современному бизнесу?

Сегодня мы рассмотрим семь способов, которыми предприятия малого и среднего бизнеса используют RPA для улучшения своих процессов, чтобы ответить на этот вопрос.

1. Обслуживание клиентов

Автоматизация RPA меняет то, как компании могут взаимодействовать со своими клиентами. А именно, это значительно упрощает и ускоряет разрешение заявок.

Типичным примером этого является использование RPA для автоматизации взаимодействия с клиентами.

90% сотрудников обременены второстепенными задачами, которые можно легко автоматизировать, что, по сути, приводит к большим потерям времени и денег.

Вместо того, чтобы сотрудник вручную выполнял своевременный процесс поиска информации для клиентов, компании все чаще используют RPA для автоматизации этого процесса.

Компании используют RPA для автоматизации каждого шага проверки данных, связанных с профилем клиента, и интегрируют необходимые наборы данных, избавляя человека от необходимости переключаться между приложениями.

RPA обслуживания клиентов в действии

Компания получает поток жалоб, но до сих пор работала с ними вручную, по одной, с агентом-человеком.

Они устанавливают бота RPA, который запрограммирован на сортировку и обработку информации, полученной из жалоб, по определенным категориям.

Если жалобы попадают в категории с заранее определенными действиями, эти действия могут быть предприняты ботом.

Все эти действия в противном случае были бы выполнены человеком, но RPA позволяет решать их быстрее.

2. Обработка счетов

Финансовые процессы имеют решающее значение для повседневной деятельности любой компании.

Счета могут быть трудно обрабатывать. При ручном управлении люди могут ожидать, что им придется иметь дело с разрозненными форматами файлов, неудобными вложениями электронной почты — эти рутинные задачи отнимают много времени и энергии.

В то время как крупные предприятия уже несколько лет вкладывают сотни миллионов долларов в RPA и стратегии автоматизации, многим малым и средним предприятиям приходится терпеливо ждать, пока технология станет доступным и жизнеспособным вариантом.

Автоматизированный бот RPA может помочь, распознавая файлы и анализируя данные из них без участия человека.

Выставление счетов считается первым кандидатом на автоматизацию. Это связано с тем, что выставление счетов по своей природе является процессом, основанным на правилах; это просто отчет о состоянии дел клиенту, что делает его идеальной работой для автоматического робота RPA.

Счет-фактура RPA в действии

Это работает так, что бот запрограммирован на проверку определенной папки. Когда файл счета-фактуры помещается в папку, бот получает предупреждение и продолжает читать и документировать всю необходимую информацию и распространять ее туда, куда нужно.

Это значительно сокращает время, необходимое клиенту для получения необходимой информации, повышая его удовлетворенность. Это также устраняет необходимость для сотрудника тратить свой день на выполнение задач по выставлению счетов, которые явно поддаются автоматизации.

3. Повышение производительности

Когда вы нанимаете специалиста, который преуспевает в своей области, и ему приходится часами вводить или собирать данные, это пустая трата ваших денег и его времени.

Основное преимущество автоматизации с помощью RPA заключается в том, что вы фактически нанимаете другого сотрудника для выполнения этой работы за небольшую часть цены.

Этим ботам никогда не нужно делать перерыв, они никогда не ошибаются и работают круглосуточно и без выходных.

Эффект, который это оказывает на людей-работников, существенен.

Запись по теме: Инфографика: 8 преимуществ роботизированной автоматизации процессов

Освободившись от ручных монотонных задач, сотрудники теперь могут тратить свое время на работу, требующую их специализированного набора навыков.

В опросе Deloitte они обнаружили, что 86% респондентов согласились с тем, что RPA повышает производительность на их рабочих местах.

Кроме того, вы можете сделать своих сотрудников счастливее и повысить их удовлетворенность работой. Никто не хочет тратить свое время на ручной ввод данных, особенно когда легко доступны альтернативы автоматизации.

В этих случаях RPA действительно окупается, устраняя трудозатраты на оплату труда сотрудника за выполнение задачи, которую можно автоматизировать, а также дает вам возможность перераспределить этого работника и позволить ему выполнять задачу, которая в нем больше нуждается.

4. Адаптация сотрудников

Онбординг часто завален административными задачами, которые необходимо выполнить — часто рутинными и повторяющимися.

Автоматизация RPA может использоваться для автоматического создания и отправки предложений и запуска автоматизированного рабочего процесса при создании учетной записи сотрудника.

Как известно большинству владельцев бизнеса, бумага дорога и расточительна.

Лица, принимающие решения, все больше стремятся внедрять RPA в своих организациях: к следующему году до 40% крупных предприятий внедрят какое-либо программное обеспечение RPA, по сравнению с 10% в 2018 году.

RPA также можно использовать для сокращения объема бумажной работы, которую вы обрабатываете, благодаря системе электронного ввода, которая устраняет необходимость создавать бумажные копии документов, получая и обрабатывая их в цифровом виде.

Конечно, вы также сделаете свою HR-команду намного счастливее и сократите время, необходимое для адаптации сотрудников, в десять раз.

5. Заработная плата

Большинство сотрудников отдела кадров понимают, насколько утомительным и трудоемким может быть расчет заработной платы.

Боты могут широко использоваться, чтобы помочь вашей команде по расчету заработной платы путем стандартизации ваших процессов.

Вместо того, чтобы старательно просматривать электронные таблицы и выписывать чеки от руки, приобретите систему, которая сделает это за вас.

Автоматизированный расчет заработной платы может быть разработан для выполнения большого количества платежей, таких как заработная плата, сверхурочные, комиссионные, бонусы, надбавки, удержания из заработной платы и расходы.

Ваш персонал отдела кадров будет лучше обслуживаться с помощью системы автоматизации, которая поможет им справляться с задачами, которые в них нуждаются.

Связанный пост: Что такое RPA? Ваш путеводитель по роботизированной автоматизации процессов

79% респондентов в опросе HR о заработной плате указали, что они не знакомы с RPA или RPA не является частью их текущей стратегии.

RPA для расчета заработной платы в действии

RPA можно использовать для различных целей, связанных с начислением заработной платы.

Управление посещаемостью, которое может автоматически отслеживать часы работы сотрудников и соответствующим образом корректировать заработок без необходимости участия человека.

Подсчитано, что компания из 50 сотрудников может сэкономить не менее 20 000 долларов в год, внедрив RPA для своих систем учета рабочего времени и посещаемости.

В дополнение к этому у вас есть автоматизированное администрирование заработной платы, обработка, вычеты и многое другое.

Многие из этих процессов считаются легкодоступными — другими словами, это обычные автоматизированные процессы в рабочем процессе, которые могут быть решены относительно легко и преимущества которых быстро реализуются бизнесом.

6. Хранение информации

Большие данные — это огромный аспект современного бизнеса.

Сейчас предприятия малого и среднего бизнеса управляют большим объемом данных, чем когда-либо прежде, и объем данных растет экспоненциально.

Из-за этого жизненно важно иметь возможность эффективно сортировать горы данных.

RPA бесценен для организаций, поскольку он может без устали, без ошибок и круглосуточно просеивать большие объемы данных.

Именно здесь лучше всего проявляется автоматизация RPA — она может упростить процесс, который занял бы у человека намного больше времени, и позволить ему делать то, что требует участия человека.

Подобная автоматизация наиболее успешна в ситуациях, когда задача предсказуема и выполняется вручную, поскольку боты могут быть специально назначены для выполнения этой простой задачи.

Поскольку объем данных в малых и средних предприятиях со временем будет увеличиваться, предприятиям потребуется использовать такие методы, как RPA, которые помогут организовать этот приток информации и быстро хранить ее в центральном хранилище без возможности ошибки, характерной для люди.

Управление данными — это ключевая проблема, которую хотят решить компании. 80 % специалистов по аналитике данных и руководителей больших данных в опросе ответили, что это очень важно для них.

Этот вариант использования для обмена данными также полезен для внутреннего ИТ-отдела, поскольку RPA может помочь в улучшении мониторинга сетевых устройств.

Например, для бизнеса с большим количеством удаленных сотрудников — обычное явление сегодня — автоматизация процессов будет подавать и хранить соответствующую информацию и помечать любые проблемы, о которых следует сообщить ИТ-отделу.

Это делает устранение неполадок десятков, а иногда и сотен устройств гораздо более простой и эффективной задачей, чем это было возможно ранее. Использование RPA в решениях для управления мобильными устройствами (MDM) может очень помочь там, где необходима пакетная обработка больших наборов данных.

7. Аналитика

Удаление человеческого фактора из сбора данных также важно, когда речь идет о предоставлении вам аналитики данных и информации.

Объем данных в бизнесе предоставляет большие возможности для ценной информации о том, что можно улучшить в ваших процессах.

Для лиц, принимающих решения, качественные данные являются важным инструментом. К сожалению, из-за человеческой ошибки этим бизнес-лидерам приходится иметь дело с данными низкого качества.

С помощью RPA они могут не только неустанно обрабатывать большие объемы данных, но и могут быть запрограммированы на обнаружение информации, полезной для людей.

Боты преуспевают в этом, и они гарантируют, что данные, которые у вас есть, имеют высокое качество и определяются правилами, которые вы сами установили, а это означает, что вы получаете только то, что вам нужно.

Итак, что касается обработки больших наборов данных, RPA совершенно не имеет себе равных в выполнении этих задач.

И это тоже немаловажно — сейчас компании полагаются на данные больше, чем когда-либо, будь то для исследования рынка или оценки производительности своих сотрудников.

Выводы

• Программное обеспечение для автоматизации RPA имеет множество применений для малого и среднего бизнеса.
• Рынок RPA значительно вырос за последние пять лет благодаря более доступным ценам.
• Преимущества многогранны: RPA повышает эффективность и производительность за счет оптимизации ручных задач и более эффективного использования рабочей силы.

Автоматизация роботизированных процессов помогает компаниям достигать и поддерживать конкурентное преимущество в своей отрасли. Благодаря использованию доступных инструментов, повышающих производительность труда персонала и снижающих затраты, компании могут повысить операционную мощность и обеспечить превосходное качество обслуживания клиентов.

RPA — это лишь один из аспектов цифровой трансформации, который меняет способ работы малого бизнеса в сегодняшнем постоянно меняющемся мире. Чтобы узнать больше о том, как вы можете модернизировать свою организацию, ознакомьтесь с нашим предложением по роботизированной автоматизации процессов.