Объяснение рабочего процесса цифрового документа

Определение рабочего процесса цифровых документов: значение управления документами и оцифровки в основном относится к методам и процессам, используемым для создания рабочих процессов документов в бизнесе, которые полагаются исключительно на цифровые средства. Обычно это включает облачные технологии и автоматизацию для повышения эффективности процессов, связанных с документами.

Цифровой документооборот уже несколько лет является мечтой малых и средних предприятий.

Причины этого становятся более очевидными по мере того, как организации начинают видеть преимущества цифровой трансформации своих рабочих процессов.

В настоящее время существует длинный список цифровых решений и технологий, которые ИТ-директора пытаются внедрить в свои стратегии, чтобы воспользоваться конкурентными преимуществами цифровизации.

Три четверти предприятий малого и среднего бизнеса согласны с тем, что цифровые технологии меняют бизнес-ландшафт, а 48% ищут дополнительные способы добавления преобразующих мер в сферу своего бизнеса.

Преобразование рабочих процессов — важная цифровая тенденция, которая имеет уникальный приоритет в Северной Америке.

Связанный пример: новая процедура управления документами помогает страховой компании реорганизовать AP и претензии

Предприятия в регионе потребляют почти в два раза больше бумаги, чем их европейские коллеги.

Хотя цифровая трансформация рабочих процессов заключается не только в замене бумажных процессов, нет никаких сомнений в том, что время и деньги, потраченные на устаревшие рабочие процессы, являются ключевым движущим фактором для бизнеса.

Сегодня мы рассмотрим, что ваш бизнес может получить от качественного цифрового документооборота, и какие выгоды можно ожидать.

Документооборот и цифровизация Значение

Значение управления документами и оцифровки: Управление документами и оцифровка относятся к тем же процессам, которые составляют рабочий процесс цифровых документов.

Управление документами и оцифровку можно рассматривать как решение, используемое организациями для захвата, отслеживания и хранения документов — будь то PDF-файлы или бумажные файлы.

Когда мы говорим о рабочих процессах цифровых документов, мы можем думать об управлении документами и оцифровке как о главном компоненте этого процесса.

Проблемы плохого цифрового документооборота

Сотрудники тратят слишком много времени на доступ к информации

Как всегда, когда речь идет о цифровой трансформации, ключевым вопросом является производительность.

Будь то производство или гостиничный бизнес, предприятия любой отрасли используют стратегии цифровой трансформации, чтобы оптимизировать свои бизнес-операции и повысить производительность.

Сотрудники тратят в среднем 1,8 часа каждый день на поиск и сбор данных — это 9 часов в неделю, которые в противном случае можно было бы потратить на что-то более ценное.

Если учесть, сколько данных существует сегодня в компаниях, решающее значение имеет улучшение средств, с помощью которых они могут обрабатываться и совместно использоваться. Для сравнения: 90% всех данных в мире были сгенерированы за последние два года.

И поэтому существует постоянно увеличивающийся объем информации, которую сотрудникам постоянно приходится просеивать. В организации, которая еще не использовала цифровые решения, это означает, что работники тратят много времени на поиск того, что им нужно.

Информация недоступна для сотрудников

Усугубляет эти проблемы то, что во многих малых и средних предприятиях сотрудники испытывают трудности с доступом к данным, которые не доступны им сразу, при надлежащем документообороте.

Это может происходить по разным причинам, но чаще всего это связано с тем, что в разных подразделениях компании используются разные системы управления данными — обычно это устаревшие системы, отрезанные от остальной части компании.

Это означает, что кто-то из одного отдела может быть фактически не в состоянии получить данные из другого, потому что у него нет доступа.

У организаций, управляемых данными, в 23 раза больше шансов привлечь клиентов, в 6 раз больше шансов удержать клиентов и в 19 раз больше шансов получить прибыль в результате.

Это называется бункером данных, и они являются основным фактором неэффективности бизнеса.

Это проблема, когда речь идет о производительности, и оценки показывают, что ИТ-отделы тратят 80% своего времени на решение проблем, прямо или косвенно вызванных хранилищами данных.

Соответствующий опыт работы с клиентами: программные роботы повышают производительность производственного офиса

Неудовлетворенность от постоянного выполнения черных задач

Исследование показало, что 22% рабочего времени сотрудников тратится на повторяющиеся задачи. Вы можете себе представить, сколько денег в течение года тратят рабочие, тратящие время на ручные задачи, которые теперь можно автоматизировать.

Рутинные ручные задачи распространены среди компаний, которым еще предстоит внедрить цифровую трансформацию своих рабочих процессов с документами.

Эти задачи обычно связаны с вводом данных или рутинной обработкой данных.

Например, вы можете обнаружить, что сотрудник отдела кадров вручную вводит данные о вознаграждениях сотрудников, или вы можете вручную вводить все счета и квитанции своих клиентов.

Это случаи, когда компании привыкли воспринимать эти второстепенные задачи просто как часть своих деловых операций.

Связанная электронная книга: 5 причин, по которым ваша компания должна использовать автоматизацию бизнес-процессов

Правда, однако, в том, что их часто можно полностью избежать из-за цифрового документооборота.

Конечным результатом является то, что сотрудники разочарованы тем, что их рабочие процессы с цифровыми документами (или их отсутствие) не помогают их производительности.

Они эффективно выполняют работу, которую можно перевести в цифровую форму, и в этом случае им будет предоставлена ​​возможность сосредоточить свою энергию на чем-то, что требует человеческого участия, например, на запросах клиентов.

Нестандартные рабочие процессы с цифровыми документами стоят денег вашему бизнесу и времени ваших сотрудников.

Причины плохого цифрового документооборота

Хранилища данных

Хранилища данных — это группы данных, фактически отрезанные от остального бизнеса, поскольку они существуют в разрозненных цифровых местах.

Это может быть преднамеренным, но почти всегда непреднамеренным, часто в результате того, что разные отделы переключают системы в течение длительного периода времени.

Конечным результатом этого является то, что данные компании неструктурированы и их трудно использовать, что крайне важно для современного малого и среднего бизнеса.

87% организаций имеют низкую зрелость аналитики и бизнес-аналитики, что означает, что данные не используются.

Цифровая трансформация живет и умирает благодаря непрерывному потоку информации, и это то, что необходимо решить, если бизнес отстает в своей способности управлять своими документооборотами.

Сообщение по теме: Разрушение хранилищ данных: унифицируйте свои бизнес-данные

Любая компания, которая допускает разрозненность данных, снижает собственную производительность.

Вот лишь несколько примеров проблем с хранилищем данных, которые возникают из-за плохого рабочего процесса с цифровыми документами:

• Анализ данных. Разрозненность означает, что информация хранится в разных местах, часто в виде файлов с несовместимыми форматами. Это значительно усложняет анализ бизнес-решений.
• Доступ. Проблемы с разрешениями и доступом характерны для разрозненных хранилищ. Конечным результатом является то, что сотрудники не могут получить нужные им данные достаточно быстро, что значительно замедляет рабочие процессы.
• Ненужная работа: ограниченная видимость в бизнесе часто означает, что разные команды в конечном итоге выполняют одну и ту же работу в тандеме, тогда как общий доступ и устранение разрозненности сэкономят время и энергию.

Плохая связь

Плохая коммуникация внутри организации и отсутствие цифрового документооборота идут рука об руку.

Связанный пост: Почему общение между отделами важно для вашего DX

Когда рабочие процессы цифровых документов используются недостаточно, вы обычно можете обнаружить, что не только данные разрознены, но и культура.

Подразделения внутри бизнеса начинают работать самостоятельно, со своими данными и процессами.

Снова и снова мы в Impact убеждаемся, насколько важно для цифровой трансформации иметь сильную культуру, чтобы обеспечить успех как для наших клиентов, так и для нас самих.

Пренебрегая рабочими процессами с документами, очень легко попасть в ловушку, когда корпоративная культура непоследовательна, а подразделения действуют со слишком большой автономией.

Отнимающие много времени процессы бумажной работы

Мы говорили о том, что сотрудникам часто мешает выполнять черную, ручную работу.

Часто это связано с ручным вводом данных, но еще одним распространенным нарушением являются бумажные процессы.

Так же, как утомительный ввод данных стоит вам труда, бумага также является двойным ударом.

В компаниях, которые в основном работают с бумажными документами, персоналу приходится тратить драгоценное время на работу с физическими документами.

Это помимо больших сумм, потраченных на саму бумагу.

Средний офисный работник просматривает 10 000 листов бумаги в год.

Такие компании часто работают за счет отличного цифрового документооборота, который экономит время и деньги.

Сколько стоит плохой документооборот?

Как мы уже отмечали в отношении некоторых из вышеперечисленных проблем, возникающих из-за плохого управления документами, многие из них представляют собой то, что можно описать как «скрытые» расходы, многие из которых остаются в значительной степени незамеченными для бизнеса, потому что они склонны их принимать. как константа.

Лучшим примером этого является потребление бумаги: привычка среднего сотрудника к печати обходится компаниям в 725 долларов в год.

Связанная инфографика: Сколько стоит бумага для вашего бизнеса?

Если учесть, что использование бумаги растет в среднем на 22% в год, стоимость бумаги удваивается примерно каждые 3,3 года.

Для большинства предприятий такие расходы становятся все менее и менее осуществимыми, особенно когда есть легкодоступные цифровые альтернативы, которые могут резко снизить затраты только на потребление бумаги.

Если вы также учтете влияние плохого документооборота на затраты на рабочую силу, а именно то, что сотрудники тратят гораздо больше времени, чем должны, на поиск и доступ к нужным документам, аргумент в пользу оцифрованной системы управления документами становится намного более ясным.

Документооборот: печать статистики затрат, которую вы должны знать

Помните об этой статистике печати, когда решаете, нужно ли внедрять технологию для управления документами.

Печать — это обычная трата ресурсов компании, усугубляемая тем фактом, что значительная часть — почти пятая часть — печатных материалов остается непрочитанной и неиспользуемой сотрудниками.

• 90% компаний не отслеживают свои расходы на печать
• Компании, которые используют догадки для определения своих расходов на печать, в среднем недооценивают их на 40%.
• ИТ-отделы тратят в среднем 15 % своего времени на устранение проблем, связанных с печатью.
• За последние 20 лет потребление бумаги в США выросло с 92 млн тонн до 208 млн тонн.
• 17% печатных документов остаются непрочитанными

Источник

Решение для плохого цифрового документооборота

Автоматизация

Использование роботизированной автоматизации процессов растет среди предприятий всех типов.

Например, Deloitte сообщила, что почти две трети организаций инвестируют в RPA, чтобы реагировать на устаревшие процессы, выявленные пандемией.

Причины этого совершенно ясны: использование автоматизации экономит много времени и ресурсов.

Вот некоторые из задач, для которых можно использовать RPA:

• Извлечение данных: можно легко просмотреть большие объемы данных, чтобы найти то, что вам нужно.
• Управление данными: сбор и обработка данных
• Оперативная деятельность: логистика и операционная поддержка
• От закупки до оплаты: обработка счетов и отчетность
• Запасы и цепочка поставок: Категоризация и управление

Короче говоря, компании, которые используют автоматизацию даже в небольшой степени, могут увидеть значительные улучшения в своих рабочих процессах с цифровыми документами.

Облако

Объединение данных вашей компании в облаке — жизненно важный шаг в цифровых стратегиях многих организаций.

В прошлом году мировой рынок общедоступных облачных сервисов составлял 182 миллиарда долларов, к 2022 году он будет стоить 331 миллиард долларов.

Использование облака для оптимизации рабочих процессов с цифровыми документами и улучшения доступа в вашем бизнесе — это относительно простой и эффективный способ обновления процессов.

Исторические опасения по поводу безопасности облачных серверов были сняты в последние годы.

Это в основном из-за значительного улучшения, которое произошли в центрах обработки данных.

В частности, центры обработки данных уровня IV так же или даже безопаснее, чем локальные серверы.

Преимущества рабочих процессов оцифровки документации

Как мы отметили в этом сообщении в блоге, существует ряд проблем, возникающих из-за плохой обработки цифровых документов для информации и данных.

Решение этих проблем в первую очередь начинается с понимания того, что создание документов является ключевой бизнес-функцией, и то, как обрабатывается это создание документов — с точки зрения ввода, хранения и рабочего процесса — имеет решающее значение для реализации преимуществ и преимуществ цифровой документации.

Вот пара таких преимуществ:

Снижение зависимости от бумажных документов

Мы не игнорируем тот факт, что для компании может быть большим изменением отказ от бумажных процессов.

Однако для многих это необходимое изменение, позволяющее в какой-то степени использовать рабочие процессы с цифровыми документами.

Использование системы управления корпоративным контентом (ECM) может значительно повысить производительность ваших рабочих процессов.

Это сэкономит ваше время и материалы по сравнению с бумажными аналогами.

Это также даст вам гораздо большую видимость и контроль над документами и данными, которые проходят через вашу компанию, позволяя вам диктовать свой рабочий процесс, а не наоборот.

Время, потраченное с пользой

Затрачивая меньше времени на поиск, хранение и обработку данных и информации, сотрудники могут более эффективно использовать свое время при наличии процедур автоматизации документооборота и качественного управления документами.

Это приносит пользу компании и сотруднику: сотрудники тратят меньше своего времени, а работодатель не платит сотрудникам за чрезмерное количество времени на поиск документов, к которым у них теперь есть мгновенный доступ.

Подготовка к соблюдению

Нравится вам это или нет, но сегодня для бизнеса серьезное внимание уделяется соблюдению требований.

С такими законами, как CCPA, SHIELD и отраслевыми законами, такими как HIPAA, организациям быстро становится необходимо организовать информацию, которой они владеют, таким образом, чтобы им было легко соблюдать множество появляющихся нормативных актов, вступающих в силу.

Для компаний, которые хранят важную информацию о клиентах, особенно конфиденциальные или идентифицирующие данные, внедрение рабочего процесса оцифровки документов, обеспечивающего безопасное и эффективное хранение информации, является разумным вложением.

Выводы:

• Плохие рабочие процессы цифровых документов приводят к эффективности и неудовлетворенности
• Это вызвано разрозненными данными, плохой связью и трудоемкими бумажными процессами.
• Автоматизация, облачные технологии и снижение зависимости от бумаги в вашей организации могут значительно улучшить ваши операционные процессы и эффективность.

Подпишитесь на наш блог, чтобы получать больше информации о бизнес-технологиях и быть в курсе новостей и тенденций в области маркетинга, кибербезопасности и других технологий (не волнуйтесь, мы не будем вас доставать).