Обеспечение безопасности документов во время вашего отсутствия в офисе

Безопасность документов является одним из наиболее важных соображений, о которых бизнес должен помнить в лучшие времена.

Теперь, когда предприятия малого и среднего бизнеса по всей стране отправляют своих сотрудников работать из дома, на организации ложится дополнительная нагрузка по защите их данных.

Причина этого двояка:

• Во-первых, удаленная рабочая сила означает, что теперь у вас есть любое количество людей, подключающихся к вашей внутренней сети с самых разных устройств, используя непроверенные соединения.
• Во-вторых, киберпреступники используют крупные события и кризисы для взлома компаний и кражи их данных.

Из-за этого абсолютно необходимо, чтобы бизнес-лидеры и лица, принимающие решения, принимали правильные меры предосторожности, чтобы быть уверенными, что они защищают свои данные как можно лучше.

Сегодня мы рассмотрим, как вы можете позаботиться о своих данных, даже если ваша рабочая сила — ООО.

Риски безопасности документов при работе из дома

Одной из определяющих характеристик нынешней среды работы на дому, в которой оказались многие из нас, является готовность организаций по всей стране.

Нарушения безопасности не следует недооценивать, и существует ряд факторов, которые работают против SMB, пытающихся предотвратить их.

Этими факторами являются, а именно:

• Отсутствие подготовки безопасности для защиты от нападения
• Незнание сотрудниками методов кибератак, что делает их уязвимыми для использования преступниками

Когда компания взломана

Когда компании взломаны и их данные украдены, это может быть разрушительным.

Это особенно касается малых и средних предприятий, которым часто не хватает капитала, чтобы выдержать хотя бы одно нарушение и встать на ноги.

Без надлежащего плана по уходу за вашими данными последствия могут быть фатальными.

93% компаний, не имеющих плана аварийного восстановления, которые столкнулись с серьезной катастрофой данных, прекращают свою деятельность в течение одного года.

Сообщение по теме: Почему план аварийного восстановления жизненно важен для малого и среднего бизнеса

Как обеспечить удовлетворительную безопасность ваших документов

Защита вашей внутренней сети

Как мы только что упоминали, наличие удаленной рабочей силы влечет за собой ряд проблем с безопасностью.

Первый и наиболее очевидный — ваши сотрудники получают доступ к данным и документам из-за пределов вашего офиса, что означает, что они не используют вашу установленную (и, предположительно, более безопасную) сеть.

Вместо этого они будут получать доступ к сети из своих домов, кафе, библиотек и так далее.

Второе по частоте после дома место, где сотрудники проводят удаленную работу, — это кофейни: 37% респондентов указали, что они их используют.

Дело в том, что вы ничего не знаете об их протоколах безопасности, и нет никакой гарантии, что сети, которые они используют, обеспечивают необходимую безопасность.

Второй момент заключается в том, что многие работники будут использовать свои собственные устройства.

Хотя, конечно, это сэкономит накладные расходы, но есть существенный недостаток, заключающийся в том, что вы не можете контролировать установленное на них программное обеспечение, а именно антивирус; особенно антивирус нового поколения, стандартный вариант для многих предприятий, внедривших облачное решение для своей безопасности.

Конечным результатом является то, что ваши сотрудники получают доступ к внутренним документам вашей компании, и вы не можете быть уверены, что их устройства защищены или что они используют защищенные сети.

Лучший способ смягчить это — инвестировать в VPN для своего бизнеса.

Виртуальная частная сеть работает, устанавливая безопасное соединение между вашими работниками и вашей сетью в офисе.

Данные, которые проходят через него, зашифрованы, и они не могут быть «увидены» другими, если у них нет правильных учетных данных.

Использование VPN — это простой и безопасный способ обеспечить сохранность конфиденциальных документов, к которым должны иметь доступ удаленные сотрудники.

Обучение ваших сотрудников

Во время кризиса киберпреступники используют страхи людей, чтобы использовать данные своей компании.

Когда все ваши работники будут вне офиса, они будут предоставлены сами себе (так сказать) и станут легкой добычей для преступников.

И это даже без учета роста числа кибератак на малый и средний бизнес, а недавние события вызвали массовый приток атак на бизнес.

Связанный пост: Мошенничество с коронавирусом: вопросы и ответы с директором службы безопасности Массачусетского технологического института

Имея это в виду, важно убедиться, что все ваши сотрудники осведомлены о важности кибергигиены и понимают, насколько важна безопасность документов.

Существует ряд программ, которые предлагают экспертные знания и помогают с лучшими практиками для сотрудников.

В Impact, например, мы предлагаем клиентам обучение по вопросам безопасности KnowBe4, чтобы дать предприятиям сильную первую линию защиты, давая сотрудникам набор навыков и знаний, чтобы вынюхивать мошенничество и не быть использованным в своих интересах.

Настоятельно рассмотрите возможность реализации программы обучения, чтобы помочь вашим удаленным сотрудникам и избежать наличия удаленной рабочей силы, которая теряет данные из-за простой (и предотвратимой) неосведомленности.

Имейте четкую политику удаленной работы

Оба эти пункта хорошо связаны с нашим последним пунктом: у компаний должна быть четкая политика в отношении практики их удаленных сотрудников.

В то время как многим компаниям уже может быть комфортно с удаленными работниками — возможно, у них уже есть сотрудники, которые работают удаленно, — есть значительное количество компаний, у которых нет официальной политики в отношении сотрудников, работающих вне офиса.

В 63% отделов компании есть по крайней мере один человек, который работает удаленно в течение значительного периода времени, но 57% предприятий не имеют официальной политики работы на дому.

Поскольку более половины предприятий не имеют существующего набора процедур для текущего сценария, в котором мы оказались, есть много организаций, которые теперь оказываются особенно уязвимыми для утечки данных.

Причина этого довольно проста в том, что у сотрудников нет правил, которым нужно следовать, и, по-видимому, они вынуждены обращаться с важными данными по своему усмотрению — не лучшая стратегия для защиты документов.

Сформулируйте четкую политику удаленной работы. Сотрудники должны точно понимать, что от них ожидается в отношении защиты данных, конфиденциальности и кодекса поведения.

42% удаленных сотрудников планируют работать удаленно чаще, чем в настоящее время, в ближайшие 5 лет, и более половины сотрудников, работающих на местах, хотят начать работать удаленно.

Выработка политики важна не только в ближайшем будущем, но и в долгосрочной перспективе.

В конце концов, удаленная работа растет и вряд ли замедлится в ближайшее время.

Выводы

• Удаленная рабочая сила приносит с собой несколько проблем безопасности
• VPN имеет большое значение для обеспечения безопасности документов между вашим бизнесом и удаленными работниками.
• Убедитесь, что у сотрудников есть ноу-хау, чтобы избежать мошенничества
• Создайте четкую политику удаленной работы, на которую сотрудники могут положиться, работая вне офиса.

В свете недавних событий многие организации оказались в ситуации, когда они пытаются наверстать упущенное, пытаясь внедрить импровизированные решения для обеспечения безопасности своих данных при использовании удаленной рабочей силы.

Impact Networking помогает малым и средним предприятиям уже более 20 лет, и наша служба кибербезопасности использует лучшие в своем классе решения для обеспечения безопасности наших клиентов. Узнайте больше, взглянув на то, что мы предлагаем в нашем пакете управляемой кибербезопасности.