Почему управление корпоративным контентом необходимо для вашего бизнеса

Опубликовано: 2021-06-23

Решение для управления корпоративным контентом помогает компаниям оцифровывать, контролировать и автоматизировать свою неструктурированную информацию, такую как упаковочные листы и счета-фактуры, резюме, налоговые документы, электронные письма и заметки о встречах.

Система ECM будет собирать, считывать и индексировать информацию для повышения ее понятности; предоставить персоналу возможность редактировать или комментировать информацию; и предоставить комплексные инструменты рабочего процесса и автоматизацию, чтобы гарантировать, что нужная информация своевременно попадает в нужные руки.

В этой системе документы могут создаваться, управляться, обрабатываться и архивироваться безопасно и в соответствии с нормативно-правовыми актами.

88% офисных работников говорят, что им нужна надежная унифицированная платформа для поиска данных, которая поможет им лучше выполнять свою работу.

Они могут быть доступны для всех сотрудников, как мобильных, так и внутренних, а все доступы к документам, изменения и перемещения записываются для лучшей организации и криминалистики.

Вся коммуникация, в том числе с клиентами, поставщиками и субподрядчиками, управляется разумно и может быть легко извлечена для улучшения рабочих процессов и постоянного улучшения процессов.

Почему решение для управления корпоративным контентом имеет решающее значение

Современные предприятия больше, чем когда-либо, сосредоточены на цифровых процессах и развертывании цифровой трансформации, которая ведет к успеху.

Натиск технологических достижений, включая облачные технологии, мобильные возможности, машинное обучение и автоматизацию, стимулирует изменения и создает возможности.

Появляются новые формы контента, поскольку платформы социальных сетей, аудио и видео создают больше неструктурированных данных для бизнеса, в дополнение к горам данных, с которыми компаниям приходится иметь дело от клиентов и рабочих процессов.

К 2020 году глобальный объем ежедневно создаваемых данных достигнет 44 триллионов гигабайт, и большая часть этих данных будет неструктурированной.

Система управления корпоративным контентом представляет собой решение, которое помогает компаниям справляться с этими быстрыми и обильными изменениями, предоставляя способы организации информации таким образом, чтобы оптимизировать производительность и свести к минимуму ошибки.

Кроме того, эскалация мошенничества и кибератак означает, что управление данными и соблюдение нормативных требований становятся более важными, чем когда-либо.

ECM обеспечивает эффективное управление данными и, что важно, интеграцию с текущей бизнес-аналитикой для защиты информации от потери.

Наконец, на рынке с растущей конкуренцией предприятия должны использовать силу производительности, чтобы сохранить свое преимущество.

81% сотрудников ссылаются на необходимость мобильного доступа к документам компании

ECM обеспечивает безопасный и логически организованный способ архивирования важной информации, поэтому он доступен для оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности работы с вашими данными.

Разбираемся: что такое управление корпоративным контентом?

В самом простом виде ECM (современные решения обычно представляют собой облачные ECM) представляют собой многофункциональные системы, используемые для каталогизации и хранения неструктурированной информации для бизнес-целей.

Однако многое зависит от их состава, функций и преимуществ, которые следует четко понимать, чтобы понять истинную ценность, которую они привносят в процессы, производительность и прибыльность бизнеса.

Компоненты решения для управления корпоративным контентом

Существует пять основных компонентов управления корпоративным контентом: захват, управление, хранение, сохранение и доставка.

Захватывать

Для захвата как цифровой, так и печатной информации ECM должен иметь возможности как сканирования, так и оптического распознавания символов (OCR).

Некоторые могут даже использовать технологию распознавания отпечатков рук (HCR), форму интеллектуального распознавания символов (ICR), которая позволяет легко интерпретировать и захватывать напечатанный от руки текст.

Это помогает автоматизировать задачи ввода данных, чтобы уменьшить человеческий фактор и обеспечить отслеживание больших объемов данных.

Управление

Инструменты управления будут варьироваться в зависимости от требований каждого бизнеса. Как правило, они включают:

Инструменты для совместной работы над контентом
Инструменты рабочего процесса для управления бизнес-процессами
Инструменты архивирования и управления файлами, упрощающие индексирование, хранение и очистку

Другие инструменты могут включать инструменты управления веб-контентом или документами.

Хранилище

В решении по управлению корпоративным контентом есть три основных элемента решений для хранения данных:

Первый; есть репозиторий для сбора файлов.

Второй; инструмент библиотеки, который подбирает файлы, прошедшие последовательность захвата и управления.

Окончательно; аппаратное обеспечение, такое как серверы, облачные хранилища, оптические диски и т. д., которое содержит файлы и программное обеспечение для извлечения.

Сохранение

В отличие от краткосрочного репозитория компонента хранилища, сохранение обеспечивает долгосрочное хранение или архивирование важных файлов.

Существует множество вариантов носителей, которые могут обеспечить надлежащее архивирование, однако важно обеспечить совместимость типов носителей с развивающимися технологиями для долгосрочного использования.

Доставка

Чтобы иметь возможность передавать контент соответствующим пользователям по всей системе, вам потребуется промежуточное программное обеспечение, помогающее перемещать информацию из приложения в приложение.

Процесс доставки может включать распространение мультимедиа для доступа конечных пользователей через веб-сайты, социальные сети, интранет или даже печатные документы.

Безопасность имеет решающее значение в этой части процесса, так как несанкционированное редактирование и доступ запрещены при перемещении данных с места на место.

Как работает ЕСМ

В базовом процессе ECM все пять компонентов ECM работают в тандеме для организации и распространения важной информации о бизнес-процессах на протяжении всего жизненного цикла данных. Короче говоря:

Данные захвачены
Информация публикуется внутри компании или на сайте компании
Информация автоматически и надежно архивируется
Старая, устаревшая или неиспользуемая информация периодически удаляется для экономии места.

Чтобы начать использовать ECM, предприятия обычно определяют каждый тип контента, используемый в организации, и назначают его бизнес-процессу и даже конкретным сотрудникам.

Затем программное обеспечение ECM устраняет дублированный контент, чтобы уменьшить избыточность хранилища, а затем организует информацию в центральном репозитории вместе с метаданными, что обеспечивает быстрый и эффективный доступ к ней тем, кто в ней нуждается.

Эти одобренные пользователи могут использовать полнотекстовый поиск для поиска необходимого содержимого, которое они затем могут прочитать, отредактировать или распечатать.

Пользователи также могут использовать ключевые слова или фразы для поиска документов, что сокращает время поиска и повышает производительность.

Эти простые, но мощные инструменты позволяют отделам или целым компаниям:

Уменьшить зависимость от бумаги
Оптимизация рабочих процессов
Уменьшить риск
Повысить продуктивность
Обеспечивать исключительное обслуживание клиентов

Легкий доступ к критически важной информации помогает компаниям принимать более обоснованные решения, быстрее выполнять проекты и без усилий сотрудничать для повышения эффективности.

Как ECM приносит пользу вашему бизнесу

Поскольку система управления корпоративным контентом представляет собой унифицированную платформу для распространения, хранения и управления данными, она может помочь предприятиям обрабатывать данные таким образом, чтобы соответствовать требованиям безопасности и соответствия для управления исключительными рисками.

Другие преимущества включают в себя:

Возможности аудита, включая регистрацию входа/выхода и контроль рабочего процесса
Упрощенный доступ и сокращение информационных узких мест благодаря контролю версий
Сокращение потребности в хранении, бумаге и рассылке для минимизации накладных расходов
Оптимизированная безопасность
Снижение затрат и вероятность ошибок благодаря автоматизации ручных процессов.
Улучшение обслуживания клиентов за счет видимости в режиме реального времени

Доступ ECM к сложным инструментам обеспечивает надежную функциональность бизнес-процессов.

Например, интеллектуальный анализ данных становится проще и точнее благодаря использованию инструментов, предоставляемых системой ECM, которые позволяют точно определять параметры и диапазоны поиска для более быстрого и точного поиска.

Двигаясь вперед, ECM-системы продолжают развиваться и изменяться, поскольку они ориентированы на потребности предприятий, которые стремятся к большей гибкости, интеграции и конкурентным преимуществам в быстро меняющемся мире.

По мере роста цифровых технологий ECM продолжают добавлять функции и внедрять развивающиеся технологии, такие как машинное обучение и искусственный интеллект, для максимальной эффективности.

И предприятия — большие и малые — пожинают плоды этих систем, чтобы более прочно позиционировать себя на рынке.

Какие болевые точки облегчает ECM?

Согласие

Для многих организаций, особенно тех, которым приходится иметь дело со сложными нормативными требованиями в таких отраслях, как распределение продуктов питания, производство и здравоохранение, ECM может чрезвычайно помочь в управлении записями.

Используя ECM, предприятиям значительно проще поддерживать соответствие требованиям. В случае аудита, например, использование ECM для хранения ваших бизнес-данных означает, что при необходимости может быть предоставлен безопасный удаленный доступ к информации, что значительно сокращает расходы на обязательные аудиты и дает компаниям спокойствие.

В дополнение к этому, правила и надлежащее управление данными, которые вы собираете и храните, значительно упрощают соблюдение нормативных требований и другими способами.

Например, больше не нужно удалять информацию вручную — можно установить автоматический контроль, чтобы ваш ECM позаботился о соответствии ваших данных, пока вы можете заниматься своим бизнесом.

Контроль

Точно так же, как контроль чрезвычайно важен для соответствия требованиям, он также играет большую роль в общих бизнес-операциях, и ECM может играть большую роль в обеспечении контроля над информацией.

Без ECM и центрального хранилища данных компании обычно имеют децентрализованные и неорганизованные данные.

Что это означает в практическом смысле?

Это может означать, что сотрудники используют разные версии важных для бизнеса документов; это может означать, что представитель использует устаревшее соглашение о продаже или форму заказа.

В опросе Nintex 39% опрошенных заявили, что наблюдают нарушение процесса документооборота в своей организации:

49% заявили, что не могут легко найти документы
43% заявили, что испытывают трудности при обмене документами и запросе их утверждения.
У 33% возникли проблемы с управлением версиями документа.

Благодаря центральному хранилищу информации и ECM для организации данных документированные рабочие процессы могут показать вам, кто что отправляет; кто подписал полис, а кто нет; кому нужен документ, который им не был отправлен - вы поняли.

Обновление, распространение и отслеживание важных для бизнеса данных можно гораздо эффективнее выполнять с помощью централизованной системы данных и ECM в ее основе.

Производительность

Одна из основных причин, по которой предприятия стремятся внедрить системы управления корпоративным контентом, связана исключительно с производительностью.

Компании часто признают, что их существующие процессы управления документами несовершенны.

Согласно опросу AIIM, общее среднее время, затрачиваемое на поиск и управление информацией, составляет 45 минут, что составляет около 8% рабочего дня.

Из-за устаревших методов управления данными сотрудники тратят больше времени, чем должны, на выполнение основных задач, таких как поиск документа.

Это не только разочаровывает работников, которым приходится тратить время на поиск чего-то, к чему у них должен быть мгновенный доступ из любого места, но и стоит бизнесу денег на оплату труда, которые используются неэффективно.

Внедрение ECM помогает уменьшить эти потери и повысить производительность ваших бизнес-операций в целом.

IHS утверждает, что ECM может снизить затраты, связанные с невозможностью найти документы на пользователя в месяц, примерно с 200 до 10 долларов для среднего бизнеса (100–999 сотрудников).

Эффективность

Конечно, повышение производительности ваших операций идет рука об руку с более эффективным процессом обработки документов.

Когда мы говорим о внедрении ECM-систем, документооборот стоит на первом месте.

Связанный пост: Объяснение рабочего процесса цифрового документа

42% работников умственного труда признали, что бумажные рабочие процессы делают их повседневные задачи менее эффективными, более дорогостоящими и менее продуктивными.

Управление корпоративным контентом — чрезвычайно полезный инструмент для повышения эффективности бизнеса, не в последнюю очередь потому, что он помогает избавиться от разрозненных хранилищ данных.

Хранилища данных, которые относятся к отдельным хранилищам данных, которые возникают внутри организации — часто между отделами, использующими неинтегрированные системы, — являются большим узким местом, когда речь идет об эффективности.

Эту проблему можно значительно облегчить, объединив бизнес-данные всех отделов с помощью ECM и предоставив общекорпоративный доступ к данным там, где это необходимо и выгодно.

Бумажные отходы

Одной из наиболее очевидных проблем, которую решает решение ECM, является сумма, которую предприятия тратят на бумагу, а также связанные с этим экологические проблемы.

Экологические преимущества перехода на безбумажную документацию — замечательная, хотя и не совсем убедительная с точки зрения бизнеса причина для развертывания ECM.

Однако этот аспект нельзя недооценивать. Одним из наиболее интересных событий, произошедших после пандемии, стало то, что потребители стали уделять больше внимания качеству обслуживания клиентов — настолько, что теперь оно стало ключевым конкурентным отличием между предприятиями; даже размещение выше, чем цена и качество.

Имея это в виду, на самом деле выгодно использовать ECM и меньше полагаться на бумагу, чтобы продемонстрировать клиентам свою позицию по конкретным вопросам. Если клиенты определенного бизнеса в значительной степени заботятся об охране окружающей среды, использование только цифрового подхода может фактически служить ключевым маркетинговым инструментом для компании.

По данным IBM, 81% потребителей во всем мире принадлежат к одному из двух покупательских сегментов: потребители, ориентированные на ценность (41%), которым нужна хорошая ценность, и потребители, ориентированные на достижение цели (40%), которые ищут продукты и услуги, соответствующие их ценностям.

Конечно, когда дело доходит до бумажных отходов, возникают насущные проблемы для предприятий, клиентов или не клиентов — просто сегодня компании печатают больше, чем когда-либо, и эти затраты на бумагу накапливаются для малого и среднего бизнеса.

Связанная инфографика: Сколько стоит бумага для вашего бизнеса?

Взгляните на некоторые из этих статистических данных из связанной инфографики, чтобы увидеть, сколько бумаги стоит в среднем SMB:

Печатные привычки среднего сотрудника обходятся компаниям в 725 долларов в год.
Сотрудники в среднем печатают 34 страницы в день, 17% из которых остаются непрочитанными.
90% компаний не отслеживают свои расходы на печать
Компании, которые используют догадки для определения своих расходов на печать, в среднем недооценивают их на 40%.
ИТ-отделы тратят в среднем 15 % своего времени на устранение проблем, связанных с печатью.
За последние 20 лет потребление бумаги в США увеличилось с 92 миллионов тонн до 208 миллионов, увеличившись на 126%.
Потребление бумаги в среднем в бизнесе растет на 22% каждый год, а это означает, что менее чем за три с половиной года ваше потребление удвоится.

Если рассматривать это в этом контексте, становится ясно, что затраты на печать растут и станут — если уже не стали — неустойчивыми для бизнеса.

Из-за этого инвестирование в систему ECM для устранения этой дорогостоящей проблемы является для организации хорошим способом эффективно справиться с этими потерями и ненужными расходами.

Где применимо управление корпоративным контентом в бизнесе?

Большинство предприятий развертывают ECM для конкретных бизнес-процессов в своей организации. Давайте взглянем на некоторые распространенные приложения ECM.

Управление контрактами

Если вы имеете дело с большим количеством контрактов, вы знаете, что управление ими может быть болезненным, и решение ECM действительно может помочь с такими рабочими процессами.

ECM позволяет убедиться, что контракты просматриваются нужными людьми в нужное время, используя автоматизацию для доставки контрактов нужным заинтересованным сторонам, когда приходит их очередь просматривать или редактировать документ.

Автоматизация человеческих ресурсов

Все этапы найма и адаптации можно автоматизировать, чтобы сделать HR-процесс гораздо более оптимизированным, чем раньше.

Онлайн-формы можно использовать для сбора заявок, которые затем отправляются менеджерам по найму через автоматизированный рабочий процесс.

Тот же принцип можно применить ко многим другим аспектам управления персоналом, таким как управление политиками и процедурами, соответствие требованиям I-9 и готовность к стихийным бедствиям (хранение информации в облаке, а не ее физическое хранение), и это лишь некоторые из них.

Автоматизация расчетов с кредиторами и дебиторами

AP и AR могут быть значительно улучшены с внедрением ECM.

AP и AR — два наиболее бумажно-емких процесса в организациях. От того, насколько быстро и эффективно будут обрабатываться счета и выставление счетов, будет зависеть эффективность ваших операций в этих областях.

С помощью ECM AP и AR могут быть полностью оцифрованы, а сбор, хранение, доступ и управление гораздо более рациональны, чем традиционные бумажные методы.

Выводы

Решение для управления корпоративным контентом будет собирать, считывать и индексировать информацию; дать персоналу возможность редактировать или комментировать; и предоставить комплексные инструменты рабочего процесса и автоматизации.
Существует пять основных компонентов ECM: захват, управление, хранение, сохранение и доставка.
Система управления корпоративным контентом — это решение, которое помогает компаниям обрабатывать данные таким образом, чтобы соответствовать требованиям безопасности и соответствия для управления исключительными рисками.
Другие преимущества включают возможности аудита, упрощенный доступ и уменьшенный объем информации, меньшие потребности в хранении, бумаге и рассылке для минимизации накладных расходов, оптимизированную безопасность, сокращение долгосрочных расходов.

Управление корпоративным контентом для малого бизнеса: MSP предоставляют инструменты и опыт, которые помогут провести трансформацию, будь то внедрение облачных сервисов или множество новых технологий. Чтобы узнать больше о том, как системы управления печатью и документами могут вам помочь, загрузите нашу электронную книгу « Ключи к эффективным рабочим процессам». Если вам нужна консультация по управлению корпоративным контентом, свяжитесь с экспертом по влиянию, и мы сможем вам помочь.