Управление печатью: опередите игру

Внедрение управления печатью в вашей организации может не стоять на первом месте в вашей повестке дня, но, возможно, оно должно быть.

В конце концов, большинство из нас работает из дома, и из-за нынешних обстоятельств мы можем не видеть свои рабочие кабинеты неделями или даже месяцами.

Если нынешняя ситуация и показала нам что-то, так это то, что необходимость сокращения ненужных расходов как никогда актуальна.

Когда компании вернутся к обычному бизнесу, среда будет совсем другой — малый и средний бизнес пострадает, а финансовые последствия вспышки COVID-19 будут ощущаться еще долго. Управление печатью может существенно помочь в сокращении этих ненужных расходов, когда они вам нужны больше всего.

Отходы в печати

Большинство бизнес-лидеров, вероятно, смутно осознают, что их привычка печатать обходится им дороже, чем они хотели бы тратить.

Истинные затраты, однако, могут быть действительно шокирующими. Вот семь статистических данных о печати, чтобы продемонстрировать, насколько опасными должны быть отходы:

1. Печатные привычки среднего сотрудника обходятся компаниям в 725 долларов в год.
2. Сотрудники в среднем печатают 34 страницы в день, 17% из которых остаются непрочитанными.
3. 90% компаний не отслеживают свои расходы на печать
4. Компании, которые используют догадки для определения своих расходов на печать, в среднем недооценивают их на 40%.
5. ИТ-отделы тратят в среднем 15 % своего времени на устранение проблем, связанных с печатью.
6. За последние 20 лет потребление бумаги в США увеличилось с 92 миллионов тонн до 208 миллионов, увеличившись на 126%.
7. Потребление бумаги в среднем в бизнесе растет на 22% каждый год, а это означает, что менее чем за три с половиной года ваше потребление удвоится.

Суть здесь в том, что если вы не можете контролировать привычки печати в вашей организации, есть значительная вероятность того, что вы тратите намного больше, чем хотели бы — последствия этого увеличиваются, учитывая текущую бизнес-среду. .

Воздействие на окружающую среду

Кроме того, воздействие отходов печати на окружающую среду огромно.

В процессе производства бумаги, который включает сжигание коры для получения пригодного для использования волокна, выделяются токсичные парниковые газы, тяжелые загрязнители, которые имеют серьезные последствия для планеты.

40% коммерчески вырубленной древесины в мире используется для производства бумаги, и ежегодно уничтожается более 30 миллионов акров леса, чтобы дополнить это производство.

Усовершенствования в технологии и производстве увеличили производство бумаги, а также увеличилось потребление.

Это неустойчиво, и предприятиям любого размера рано или поздно придется решать проблему устойчивости внутри своих организаций.

Влияние на производительность

Поначалу влияние печати на производительность вашей рабочей силы может быть неочевидным.

Когда вы следовали одной и той же структуре в течение многих лет или даже десятилетий, может быть трудно определить проблему, которая медленно растет с течением времени, даже если она затрагивает вас ежедневно.

Производство, гостиничный бизнес, юриспруденция — в любой отрасли малые и средние предприятия постоянно сталкиваются с одними и теми же проблемами, связанными с продуктивной рабочей силой, в результате неуправляемой печати.

Сотрудники тратят чрезмерное количество времени на поиск необходимой им информации — всего 1,8 часа в день или 9,3 часа в неделю.

Это наносит двойной удар по малому и среднему бизнесу; Вы не только теряете деньги на расходах на печать, но и теряете деньги на потерянном труде, поскольку работники пытаются компенсировать слабину и прокладывают себе путь через неэффективные процессы управления документами, связанные с печатью.

90% мировых данных было создано только за последние два года.

С каждым годом количество существующих данных увеличивается в геометрической прогрессии благодаря росту объемов больших данных.

Это означает, что для размещения этого потока данных используется больше бумаги, и, следовательно, больше времени (и денег) тратится впустую.

Что такое управление печатью и как оно может помочь?

Управление печатью означает партнерство с третьей стороной для удовлетворения ваших потребностей в печати.

На практике это означает, что третья сторона оценит ваши потребности, определит аппаратное обеспечение, которое вам лучше всего подходит, и предоставит вам запасные части и расходные материалы для этого оборудования в долгосрочной перспективе.

Они будут использовать программное обеспечение для отслеживания вашего использования и соблюдения цели вашего бюджета.

Публикация по теме: 6 преимуществ управляемых услуг печати для малого и среднего бизнеса

Решения для рабочих процессов

Сервисные партнеры и консультанты часто используют управление печатью в качестве первого шага в более широкой стратегии цифровой трансформации.

Причина этого в том, что печать — это что-то вроде низко висящего фрукта, который может обеспечить существенную окупаемость инвестиций для малых и средних предприятий, которые особенно осознают свою прибыль.

Если компания еще не достигла вершины своей типографии, очень часто это дорого, неэффективно и не готово к будущему.

Решения для рабочих процессов могут значительно повысить эффективность вашей работы за счет внедрения парка многофункциональных принтеров (при необходимости) и программного обеспечения для рабочих процессов, предназначенного для оптимизации процессов обработки документов.

Например, вместо того, чтобы каждый день печатать стопки и стопки бумаги, вы можете отсканировать свой документ и мгновенно сделать его доступным для всех, у кого есть доступ через облако.

Когда ваши данные и документы организованы эффективно, вы избавите себя от многих хлопот. Возникла проблема, когда сотрудники тратили почти два часа на поиск документов? Теперь у них не возникнет проблем с поиском этой ключевой информации, спрятанной под горой бумаги, потому что она хранится в цифровом виде и к ней легко получить доступ.

Это значительно повысит производительность ваших работников, уменьшит ваши расходы на бумагу и, следовательно, улучшит вашу прибыль.

Пополнение запасов и прозрачность

Когда у вас есть партнер, контролирующий ваш парк принтеров, он будет использовать инструменты для анализа и оценки ваших расходов и использования.

Там, где раньше не было никакой видимости, теперь у вас есть партнер, который может точно сказать вам, что вы используете. Вы превышаете свой бюджет? Они будут знать и смогут помочь вам сдержать это.

Они также смогут сказать, когда у вас заканчиваются припасы и сколько вам нужно их пополнить.

Короче говоря, у вас будет гораздо лучшее понимание того, сколько вы используете и соответствует ли это вашим целям, вместо того, чтобы оставаться в полном неведении и тратить намного больше, чем вы хотели бы, покупая больше, чем вам нужно. .

Кроме того, если что-то пойдет не так, поставщик качественных услуг немедленно прибудет на место, чтобы решить вашу проблему в рамках вашего соглашения об обслуживании.

Консультация

Опытный поставщик управляемых услуг сможет предоставить вам поддержку по всем аспектам управления печатью.

Это не просто процесс покупки принтера, а затем завершение его работы, и вам не следует соглашаться на него.

Ваш партнер должен помочь вам с размещением принтера, опросив сотрудников; есть ли дисбаланс в использовании между разными принтерами? Находятся ли они на позициях, которые максимизируют производительность? Каковы текущие привычки ваших сотрудников и как это влияет на вашу стратегию?

Все это ключевые аспекты управления печатью, которые помогут вам сэкономить деньги и повысить производительность.

Зеленые инициативы

Ваш партнер должен быть в состоянии предложить вам экологические инициативы, которые помогут вашему бизнесу сократить выбросы углекислого газа.

Это может быть связано с закупкой зеленой бумаги в Соединенных Штатах, как это делаем мы в Impact, с программами по переработке тонера или с использованием таких программ, как PrintReleaf, которые позволяют вам внести свой вклад в усилия по лесовосстановлению.

Когда вы перерабатываете свою бумагу, вы можете «перелистывать» количество, эквивалентное вашему потреблению бумаги, и даже иметь возможность выбирать, где вы хотите их посадить.

Нижняя линия

Главный вывод заключается в следующем: современные среды печати изменились гораздо больше, чем большинство компаний, которые не поспевают за ними — часто из-за простого отсутствия информации больше, чем из-за чего-либо еще.

Инвестируя в партнерство, вы можете значительно сократить потери и нежелательные расходы (о многих из которых вы, возможно, даже не подозреваете) и помочь себе обрести уверенность в будущем.

Наладив управление печатью прямо сейчас, вы можете удивиться, когда мы вернемся к нормальной жизни — это избавит вас от еще одной обезьяны, упростит ваш бизнес и подготовит вас к дальнейшему цифровому внедрению, если вы захотите его продолжить.

Управление печатью является важной частью сокращения затрат для многих малых и средних предприятий, которые заботятся о бюджете и ищут способы сократить расходы и их воздействие на окружающую среду. Для получения дополнительной информации о том, что может сделать для вас управление печатью, посетите нашу страницу «Услуги управляемой печати» и узнайте, что вы можете получить от партнерства с поставщиком управляемых услуг.