6 советов по удаленной работе для малого и среднего бизнеса

Вспышка коронавируса вызвала беспрецедентный эксперимент по удаленной работе

Вспышка коронавируса вызвала своего рода революцию в удаленной работе, когда многие компании предприняли беспрецедентный шаг, попросив своих сотрудников выполнять свою работу из дома.

Несмотря на то, что за последние несколько лет удаленная работа в целом стала более популярной, эти сотрудники составляют всего 3,4% всей рабочей силы США.

Когда мы смотрим на бизнес в целом, только 7% работодателей в США предлагают варианты работы на дому большинству или всем своим сотрудникам.

Имея это в виду, существует значительное количество организаций по всей стране, которым придется очень быстро научиться работать в соответствии с новой бизнес-моделью.

Есть ли у вас ресурсы и меры для решения этой неожиданной задачи?

Сегодня мы собираемся рассмотреть некоторые из ключевых соображений, которые вы должны учитывать при подготовке своих сотрудников к длительной удаленной работе.

Ключевые аспекты удаленной работы для малого и среднего бизнеса

1. Какое оборудование нужно работникам?

Компании, которые уже применяют политику работы на дому, скорее всего, будут иметь под рукой оборудование и четкое понимание того, что нужно их сотрудникам, чтобы иметь возможность выполнять свою работу вне офиса.

Те, кто плохо знаком с этим, не будут иметь такой роскоши и могут не знать, как лучше всего подойти к этой проблеме.

Большинству работников потребуется ноутбук, чтобы продолжить свою работу дома, но обязательно подумайте о профессионалах, чье оборудование является неотъемлемой частью их трудовой жизни.

Например, для специалиста по обработке и анализу данных личного ноутбука или даже стандартного корпоративного ноутбука может быть недостаточно для использования ресурсоемких приложений.

Точно так же профессионалы в творческих областях часто полагаются на конкретные бренды и характеристики оборудования, чтобы запускать то, что им нужно для выполнения своей работы.

Тщательно оцените потребности всех сотрудников, которые будут работать из дома, и убедитесь, что у них есть подходящие инструменты для работы — вы можете настроить их на неудачу, если не будете тщательными.

2. Как они будут использовать рабочее программное обеспечение?

Офисная установка вашей организации будет полностью отличаться от домашней установки сотрудников, где они могут иметь доступ только к ноутбуку и подключению к Интернету.

Рабочие будут иметь установленное ожидание, что у них есть доступ ко всему программному обеспечению, которое им нужно, на их обычных рабочих настольных компьютерах или ноутбуках.

Однако отправка домой — это другое дело: у них не будет доступа к локально установленному программному обеспечению на их компьютерах, и они могут не знать, как получить доступ к нужным им приложениям, находясь вне офиса.

Для предприятий крайне важно подумать о том, как работники могут перейти на работу из дома и по-прежнему иметь возможность использовать все необходимые им приложения.

Подумайте о лицензировании программного обеспечения для приложений, которые вы используете.

Большинство облачных программных решений позволяют пользователям входить в систему с любого устройства, но старые устаревшие приложения часто необходимо устанавливать на каждом устройстве отдельно.

Связанный пост: Нужен ли вам MSP для вашего программного обеспечения как сервисных приложений?

Готовы ли вы к этому? Вам нужно настроить количество имеющихся у вас лицензий, чтобы ваши удаленные сотрудники могли использовать то, что им нужно?

Подумайте, необходимо ли масштабирование лицензий на программное обеспечение, чтобы сотрудники могли эффективно работать из дома.

3. Нужно ли удаленным работникам использовать VPN?

Если удаленным работникам нужен доступ к внутренней сети компании, подумайте об использовании VPN для обеспечения безопасности данных вашей организации.

В то время как компании могут вести безопасный бизнес со всеми в одной сети, работа из дома означает, что множество сотрудников получают доступ к ценным данным компании из широкого спектра сетей с различными уровнями безопасности.

Виртуальная частная сеть означает, что вы можете эффективно создать безопасный мост между вашей внутренней сетью и устройствами ваших удаленных сотрудников.

Только те, у кого есть правильные учетные данные, могут получить доступ, и поэтому, когда удаленный работник использует его, никакие посторонние не могут «увидеть» сеть, как обычное соединение WiFi, и важные бизнес-данные не будут подвержены краже.

Это дает дополнительное преимущество: сотрудники могут использовать общедоступный Wi-Fi, что в противном случае было бы чрезвычайно рискованным.

Второе по частоте после дома место, где сотрудники проводят удаленную работу, — это кофейни: 37% респондентов указали, что они их используют.

Пока они подключены к VPN, их данные зашифрованы и защищены от атак.

Если вы ожидаете, что удаленным работникам потребуется получить доступ к внутренним данным компании, настоятельно рассмотрите возможность использования VPN, чтобы избежать риска взлома.

4. Есть ли у вас инструкции и процедуры?

Для многих сотрудников это может быть их первый опыт работы из дома.

Удостоверьтесь, что они точно понимают, чего от них ожидают, и что им не остается только расплывчатый набор руководящих принципов, когда они продолжают работать.

Перемещение работников из офисов в их дома имеет большое значение, и организации должны проявить должную осмотрительность, наметив политику, которой они должны следовать, пока они находятся вне офиса.

Это может включать в себя любое количество вещей, но обычно относится к рабочему времени, ожиданиям в общении и обязанностям.

В 63% отделов компании есть по крайней мере один человек, который работает удаленно в течение значительного периода времени, но 57% предприятий не имеют официальной политики работы на дому.

Это не только принесет пользу бизнесу и работникам в краткосрочной перспективе, но и заложит основу для будущего, когда удаленная работа уже становится все более популярным выбором для многих.

Удаленная работа выросла на 91% за последнее десятилетие, и эта тенденция, вероятно, сохранится, когда мы вернемся к нормальной жизни, поэтому для многих составление политики будет хорошей практикой.

5. Как я могу поддерживать хорошие отношения между сотрудниками?

Естественно, одно из самых больших препятствий, которое необходимо преодолеть с удаленными сотрудниками, — это поддерживать их связь друг с другом.

Излишне говорить, что это значительно сложнее, когда работники не находятся в одной комнате, но, тем не менее, есть способы смягчить это.

Предоставьте своим сотрудникам доступ к платформам обмена сообщениями, видеоконференций и чатов, таким как Teams и Slack , чтобы они продолжали общаться друг с другом максимально эффективно.

Запись по теме: Что такое Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Не забывайте и не пренебрегайте социальным аспектом общения .

Сотрудники привыкнут разговаривать и общаться со своими коллегами лично, а если это отнять, это может привести к одиночеству.

В ходе опроса выяснилось, что одиночество является самой большой проблемой для удаленных работников: 21% из них назвали это проблемой.

Чтобы ваши сотрудники были счастливы в это нестабильное время, поощряйте их общение и сотрудничество как можно больше и дайте им программное обеспечение для этого.

6. Обучение по вопросам безопасности

Вы можете быть самым дальновидным бизнесом в мире; вы можете принять все мыслимые меры безопасности, но все равно потерпите неудачу, потому что удаленные работники не обладают знаниями, чтобы защититься от киберугроз.

К сожалению, человеческие ошибки так или иначе ответственны за большинство утечек данных.

Человеческая ошибка является основной причиной утечек данных в результате кибератак, при этом 52% инцидентов напрямую связаны с ними.

Со всеми сотрудниками под одной крышей может быть достаточно просто защитить вашу сеть, но с удаленными работниками вы часто полагаетесь на их способность самостоятельно обрабатывать бизнес-данные.

Сейчас больше, чем когда-либо, организации, в частности малые и средние предприятия, находятся под угрозой со стороны растущего числа преступников, стремящихся воспользоваться ничего не подозревающими жертвами.

Связанный пост: Мошенничество с коронавирусом: вопросы и ответы с директором службы безопасности Массачусетского технологического института

Все, что требуется, — это одно нарушение, чтобы обанкротить бизнес, поэтому не оставляйте камня на камне , чтобы персонал был хорошо подготовлен для решения любых проблем, особенно фишинговых атак или атак программ-вымогателей.

В свете недавних событий многие организации оказались в ситуации, когда им приходится наверстывать упущенное, пытаясь внедрить импровизированные цифровые решения, чтобы наверстать упущенное, в то время как их сотрудники переходят на удаленную работу в ближайшем будущем.

Impact Networking оказывает помощь малому и среднему бизнесу уже более 20 лет, и наши клиенты успешно используют наши решения для удаленной работы каждый день. Узнайте больше об удаленной работе, ознакомившись с нашими предложениями Productivity Suite.