Автоматизация бизнес-процессов — преимущества, приложения, примеры и шаги по автоматизации

Чтобы сотрудники не повторяли задачи без необходимости или отказывались от задач до их завершения, упускали из виду детали или не пропускали шаги в рабочих процессах, предприятия устанавливают стандартизированные процессы. Эти бизнес-процессы обеспечивают соответствие и соответствие тому, как работает компания. Следовательно, бизнес-процессы должны оставаться согласованными при повторяющихся операциях. Именно здесь в игру вступает автоматизация бизнес-процессов (BPA).

BPA фокусируется на автоматизации повседневных ИТ-процессов и бизнес-функций для повышения эффективности, снижения затрат и обеспечения бесперебойной работы. Согласно отчету Markets and Markets , объем мирового рынка автоматизации бизнес-процессов, как ожидается, достигнет 19,6 млрд долларов США к 2026 году с 9,8 млрд долларов США в 2020 году, увеличившись в среднем на 12,2%.

Различные факторы, такие как планы предприятий по переносу своей ИТ-инфраструктуры в облако , повышение непрерывности бизнеса и улучшение бизнес-операций, привели к широкому внедрению BPA в организациях.

В следующей статье мы обсудим преимущества методологии автоматизации бизнес-процессов, а также шаги по внедрению автоматизации в бизнес-процессы.

Но прежде чем мы углубимся в это, давайте сначала разберемся в различиях между автоматизацией бизнес-процессов и роботизированной автоматизацией процессов, чтобы иметь больше ясности в концепции.

Итак, без лишних слов, давайте погрузимся!

BPA и RPA — в чем разница?

Автоматизацию бизнес-процессов часто путают с роботизированной автоматизацией процессов, но обе они отличаются по-своему. Однако они дополняют друг друга и могут помочь вам беспрепятственно реализовать цифровую трансформацию в масштабах всей компании.

С помощью роботизированной автоматизации процессов пользователи программного обеспечения создают программных роботов или ботов , которые могут обучаться, имитировать, а затем выполнять бизнес-процессы на основе правил. Автоматизация RPA позволяет пользователям создавать ботов, наблюдая за цифровыми действиями человека. Каждый бот предназначен для одной конкретной задачи.

Например, можно создать бота для входа в систему, копирования данных, а затем вставки этих данных в электронную таблицу.

BPA, с другой стороны, представляет собой целостный подход к оптимизации и автоматизации бизнес-процессов от начала до конца. BPA — это комплексное решение для автоматизации целых бизнес-процессов, а RPA — дополнение к надежному подходу BPA. Кроме того, BPA предлагает ряд возможностей, которых нет в RPA. К ним относятся функции, улучшающие совместную работу и предоставляющие данные и аналитические сведения о производительности процессов.

Теперь, когда мы рассмотрели ключевые различия между RPA и BPA, давайте лучше разберемся, какую пользу BPA приносит бизнесу и почему это идеальный подход для автоматизации ручных процессов.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

В этом разделе мы обсудим ключевые преимущества автоматизации в бизнесе и то, как она может повысить общую эффективность вашей организации.

Снижение затрат

Когда бизнес-процессы выполняются вручную, значительное количество ресурсов тратится впустую и повышается вероятность неэффективности. Согласно отчету , организации ежегодно теряют 20-30% своего дохода из-за неэффективных процессов. Переход от ручных процессов к автоматизированным позволяет свести к минимуму количество ошибок. Таким образом, не нужно тратить время и деньги на устранение неполадок. Кроме того, ресурсы используются оптимально, а потери устраняются.

Generali, ведущая европейская страховая компания, является одним из лучших примеров автоматизации бизнес-процессов . Он перешел от бумажных процессов, которые стоили им времени и денег, к автоматизированным бизнес-процессам. Это вдвое сократило время на выполнение сложных задач и позволило сэкономить до 90 % за счет повторного использования процессов.

Расширенный клиентский опыт

Одним из самых захватывающих преимуществ BPA является его положительное влияние на ваших клиентов , их опыт работы с вашим бизнесом и то, как вы их обслуживаете.

С помощью BPA вы сможете реагировать на запросы клиентов эффективно и быстрее, уважая их время и одновременно успешно отвечая на их запросы и запросы.

То, что раньше занимало несколько часов или даже дней, теперь занимает всего несколько минут. Это, конечно, может быть применено к любому количеству взаимодействий с клиентами, включая обработку заказов.

Это улучшит репутацию вашей компании среди вашей аудитории за счет положительных отзывов из уст в уста и более сильных онлайн-отзывов.

Повышение операционной эффективности

Внедрение программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов дает множество операционных преимуществ. Начнем с того, что автоматизированные процессы в основном не требуют вмешательства, а это означает, что вам не нужно лично следить за тем, чтобы одна задача в процессе переходила к другой.

Кроме того, автоматизация бизнес-процессов также позволяет выявлять и исправлять ошибки и узкие места в рабочих процессах. Это способствует повышению эффективности процесса в целом.

Например, Adidas внедрила программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов, чтобы стандартизировать свои процессы и автоматизировать различные отделы, включая финансы, маркетинг, электронную коммерцию и розничную торговлю. Очень успешная инициатива сократила время выхода на рынок на две трети по сравнению с традиционной собственной разработкой и повысила операционную эффективность на 60%.

Видимость и прозрачность

Автоматизация позволяет улучшить видимость процессов в организации с помощью настраиваемых информационных панелей. Установленные ключевые показатели эффективности (KPI) можно легко отслеживать для нескольких процессов. Подробные отчеты о производительности процесса могут предоставить ценную информацию об областях, которые нуждаются в улучшении.

Автоматизация также способствует прозрачности бизнес-процессов. Это помогает командам быть в курсе поставленных задач и поощряет ответственность.

Например, глобальная компания по управлению активами Insight Investment хотела документировать, обнаруживать и оцифровывать бизнес-процессы для обеспечения прозрачности. Используя настраиваемые информационные панели для визуализации данных, они создали основу системы отчетности, которая снижает сложность, обеспечивает прозрачность для высшего руководства и делает передачу работы более надежной.

Улучшение морального духа сотрудников

Ключевым преимуществом методологии автоматизации бизнес-процессов является повышение морального духа сотрудников. Благодаря автоматизации сотрудники избавляются от трений и эффективно выполняют свою работу. Утверждения проходят быстрее, а это значит, что командам не нужно тратить время на ожидание и напоминания менеджерам.

Прозрачность процессов помогает высокоэффективным компаниям получить признание, которого они заслуживают. Пропускная способность, высвобождаемая за счет автоматизации, может мотивировать сотрудников на инновации и улучшение способов выполнения работы.

Теперь, когда мы поняли, что такое автоматизация бизнес-процессов, и рассмотрели основные преимущества наряду с примерами автоматизации бизнес-процессов, пришло время погрузиться в ключевые варианты использования автоматизации корпоративных процессов .

Ключевые приложения автоматизации бизнес-процессов

Примеры использования автоматизации бизнес-процессов могут охватывать широкий спектр операционных областей, от найма до утверждения бюджета, продаж и маркетинга. Давайте посмотрим на некоторые из них более внимательно.

Подбор персонала и управление персоналом

Подбор персонала и управление персоналом являются ключевыми областями, требующими автоматизации из-за большого количества процессов и документов, которыми необходимо управлять.

Адаптация и найм персонала часто являются утомительным и трудоемким процессом. Однако с внедрением автоматизации ручные способы работы, такие как размещение объявлений о вакансиях или проверка соответствия для новых сотрудников, могут быть автоматизированы.

HR — это еще один отдел, который требует большого количества ручных бумажных задач, многие из которых можно автоматизировать. Некоторые из этих задач включают в себя отслеживание рабочего времени сотрудников, выходные интервью, управление производительностью и многое другое. Время, сэкономленное за счет автоматизации процессов, поможет сотрудникам отдела кадров сосредоточиться на более важных задачах. HR-команды могли бы более эффективно управлять обучением, культурой и благополучием сотрудников.

Обработка счетов

Отслеживание перечисляемых счетов-фактур может быть утомительным и вызывать ошибки при ручной обработке. С помощью BPA вы можете автоматизировать обработку счетов и обеспечить своевременные платежи для ваших поставщиков. Это также уменьшит человеческий фактор и неточность в процессе оплаты.

С помощью автоматизации вы можете сэкономить много времени своей команде по работе с клиентами, и они могут сосредоточиться на высокоприоритетных задачах, таких как принятие решений по бюджету и прогнозирование.

Заказы

Заказы на поставку играют решающую роль в общем процессе закупок. Они позволяют организациям приобретать товары и услуги, необходимые им для работы. Однако этот процесс увяз в физических формах и ручном вводе данных. Сотрудники тратят большую часть своего времени каждую неделю на повторяющиеся задачи, такие как заполнение одних и тех же заказов на покупку.

С помощью программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов вы можете легко оптимизировать весь этот процесс. Вы можете оцифровать формы заказов на покупку и даже подключить их к базе данных SQL для получения информации о клиентах.

Требования о возмещении расходов

Ведение отчетов о расходах вручную приводит к увеличению времени обработки и делает организацию уязвимой для мошенничества с расходами. Например, сотрудники могут раздувать или делать фальсифицированные заявления. С помощью BPA вы создаете автоматизированный рабочий процесс, который может упростить каждый шаг и снизить риск человеческой ошибки.

Сотрудники могут быстро заполнять электронные формы и даже включать квитанции. После подачи заявления о расходах форма автоматически направляется их менеджеру, который затем может сразу же просмотреть ее.

На протяжении всего этого процесса сотрудники могут отслеживать свои требования о расходах. Автоматизированный процесс также обеспечивает своевременное получение сотрудниками возмещения расходов и снижает вероятность мошенничества с расходами благодаря четкому отслеживанию.

Утверждение бюджета

Утверждение бюджета является важным документом, когда речь идет о финансовом планировании. Они позволяют организациям эффективно управлять своими бюджетами и планировать будущее. Однако управление утверждениями бюджета вручную может быть утомительным и занимать много времени, особенно для финансовой группы, которая должна их просматривать и утверждать.

Используя программное обеспечение для автоматизации, вы можете легко создавать настраиваемые формы для утверждения бюджета. Вы также можете использовать программное обеспечение для создания автоматизированного рабочего процесса, который направляет все формы нужным утверждающим.

Продажи и маркетинг

Еще одной важной областью, в которой решения по автоматизации бизнес-процессов принесут огромную пользу , являются продажи и маркетинг. Если торговые представители и решения BPA работают вместе, они могут улучшить распределение ресурсов, прогноз продаж, административные задачи и многое другое. Торговые представители могут стать более ориентированными на клиентов, увеличив время общения с клиентами и качество обслуживания клиентов .

Решения по автоматизации бизнес-процессов, применяемые в отделах маркетинга, обладают огромным потенциалом в почтовом маркетинге и управлении потенциальными клиентами. Он обеспечивает экономическую эффективность и обеспечивает желаемые бизнес-результаты. Это также помогает в воспитании лидов, захвате лидов, квалификации лидов и оценке лидов. Кроме того, он также помогает с автоматическими ответами/поддержкой клиентов.

Заявки на отгулы

Работники могут подавать просьбы об отгулах в связи с личными чрезвычайными ситуациями или болезнью. Обработка этих запросов может быть довольно сложной с физическими формами или электронными письмами. С помощью BPA вы можете упростить этот процесс и облегчить сотрудникам отправку запросов на отгулы. Это обеспечивает прозрачность процесса и тем самым ускоряет согласования.

Кроме того, наличие процесса обработки запросов на отпуск важно для менеджеров, чтобы они могли должным образом компенсировать сотрудников.

Ценовые котировки

Когда потенциальные клиенты запрашивают расценки, это означает, что они очень заинтересованы в сотрудничестве с вами. Но им по-прежнему требуется подробная информация о ценах, которая поможет им принять обоснованное решение. Любая задержка в этом процессе потенциально может стоить вам потенциального клиента.

Ваш отдел продаж может быстро составить ценовые предложения с помощью программного обеспечения BPA и автоматически отправить их менеджеру для проверки.

Автоматизация ценовых котировок может помочь произвести отличное первое впечатление на клиентов. Все, что вам нужно сделать, это просто отправить ссылку на ценовое предложение своим клиентам, и они сразу же смогут подписать документ — не нужно иметь дело с перепиской по электронной почте.

Шаги по внедрению автоматизации бизнес-процессов

Согласно опросу , 75% организаций считают, что BPM и технологии помогли их организациям достичь своих целей. Кроме того, 73% сообщают, что уровень интереса их организации к BPM вырос умеренно или быстро за последние несколько лет.

Эти статистические данные показывают, как организации по всему миру переходят на автоматизацию, чтобы повысить свою производительность и улучшить свои бизнес-процессы.

В этом разделе мы перечислили несколько шагов, которые помогут вам успешно внедрить автоматизацию корпоративных процессов в вашей организации.

Итак, давайте прямо к этому.

Определите повторяющиеся задачи

Первым шагом при выборе услуг по автоматизации бизнес-процессов является определение повторяющихся задач и областей в вашем бизнесе, которые могут иметь возможности для улучшения.

Для выявления таких областей и проблем решающее значение имеет глубокое понимание бизнеса. Лучшим вариантом будет сделать визуальное представление вашего текущего рабочего процесса с помощью блок-схем. Это поможет вам лучше понять свой бизнес и определить повторяющиеся задачи.

Это жизненно важный шаг, который необходимо сделать в тесном сотрудничестве с реальными пользователями процесса и ключевыми заинтересованными сторонами.

Вы также должны учитывать чистые преимущества автоматизации бизнес-процессов с точки зрения эффективной экономии средств и времени. Это поможет представить четкое экономическое обоснование для поддержки автоматизации этих бизнес-процессов.

Определите свои цели

Следующий шаг — определить ваши бизнес-цели и задачи, используя текущий рабочий процесс в качестве эталона. Ваша цель может состоять в том, чтобы автоматизировать повседневные задачи, такие как составление и отправка электронных писем, уведомление членов команды или обновление статусов задач.

Вы также можете захотеть, чтобы ваши сотрудники уделяли больше внимания анализу и оптимизации процессов, а не тратили много времени на ввод данных.

Это может быть что угодно, но вы должны быть в состоянии обосновать, как ваши цели будут достигнуты с помощью автоматизации и как вы будете их измерять и отслеживать свою производительность.

Выберите правильное решение для автоматизации

Вам не нужно тратить миллионы долларов на специальное программное обеспечение для кодирования для автоматизации бизнес-процессов. На рынке доступно множество услуг по автоматизации бизнес-процессов и услуг по анализу данных , которые могут помочь компаниям разрабатывать и автоматизировать бизнес-процессы. Выберите программное обеспечение или получите специальное программное обеспечение, которое идеально подойдет для вашей организации. Запросите демонстрацию и узнайте, как инструменты автоматизации могут помочь в достижении бизнес-целей.

В зависимости от ваших конкретных потребностей вы можете составить список от трех до пяти поставщиков, а затем провести сравнительный анализ, чтобы выбрать лучшего. Убедитесь, что выбранное программное обеспечение простое, удобное и легко адаптируется вашими пользователями.

Обучите пользователей

После того, как вы внедрили инструмент автоматизации в своей организации, следующим шагом будет обучение сотрудников работе с новым программным обеспечением.

Любые новые изменения, вносимые руководством, обычно встречают сопротивление со стороны сотрудников, поскольку считают их ненужными. Таким образом, необходимо включить конечных пользователей с самого первого шага. Сделайте их частью ваших обсуждений, чтобы они могли лучше понять процесс и поделиться своими идеями и отзывами.

Предоставление четкого пути перехода от существующего ручного процесса к новой автоматизированной системе и предоставление им надлежащего обучения будет иметь большое значение для успешного перехода.

Следите за своим прогрессом

После запуска новой автоматизированной системы важно продолжать отслеживать ключевые показатели эффективности и улучшать систему рабочих процессов.

Ваши пользователи предоставят ценные отзывы о процессе; обязательно реализуйте эту обратную связь, чтобы исправить проблемы и улучшить текущий рабочий процесс.

Непрерывный мониторинг и измерение вашего автоматизированного рабочего процесса помогут выявить узкие места и предложить области для улучшения. Непрерывная оценка обновленного рабочего процесса поможет вашей команде стать более эффективной.

Последние мысли

Автоматизация бизнес-процессов может помочь бизнесу перейти от линейного к более быстрому росту. От управления запасами до адаптации персонала и оцифровки основных процессов вы обнаружите, что оптимизированные автоматизированные системы сокращают ручную обработку в пользу гладких и безошибочных операций.

Если вы хотите сократить расходы на неуклюжие ручные процессы и оптимизировать свои бизнес-процессы, вы можете обратиться в известную компанию по разработке программного обеспечения для ИИ, такую ​​​​как Appinventiv. Appinventiv полностью владеет всеми сложными технологиями, необходимыми для эффективной автоматизации ваших бизнес-процессов.

Например, недавно мы помогли международному банку автоматизировать банковские процессы с использованием технологий искусственного интеллекта и машинного обучения. Наши решения для автоматизации бизнеса помогли им справиться со сложными задачами, такими как рассмотрение жалоб клиентов в режиме реального времени и сообщение о случаях кражи кредитных карт.

Автоматизация привела к увеличению коэффициента удержания клиентов на 20% и сокращению ручных процессов на 35%.

Так что, если вам нужна помощь в автоматизации ваших бизнес-процессов, вы можете обратиться к нам . Наши специалисты предложат комплексное решение, доступное и простое в использовании. Они также познакомят вас с важными функциями автоматизации бизнес-процессов, которые вы можете включить в свое программное обеспечение.