5 шаблонов писем-напоминаний

Как владелец малого бизнеса, вы знаете важность выставления счетов и получения писем. Они не только помогают вам отслеживать ваши продажи и дебиторскую задолженность, но также могут быть эффективным инструментом для сбора денег, причитающихся вам. Если вы ищете свежие идеи, которые помогут вам написать эффективные письма-напоминания, ознакомьтесь с пятью образцами писем-напоминаний в этой статье. Каждый из них разработан, чтобы помочь вам получать деньги вовремя, каждый раз. Давайте погрузимся!

Что такое коллекторское письмо?

Коллективное письмо — это письмо, отправляемое кредитором или коллекторским агентством должнику, как правило, после того, как должник не произвел платеж по кредиту или другому долговому обязательству. Цель письма – напомнить должнику о непогашенной задолженности и побудить к выплате.

• ПРОЧИТАЙТЕ БОЛЬШЕ: 12 вариантов шаблонов счетов для печати

Как написать письмо о взыскании задолженности

Коллекторские агентства и кредиторы часто используют стандартные шаблоны писем о сборах. Хотя эти шаблоны могут быть полезными, важно понимать, что каждая долговая ситуация уникальна. Таким образом, вам нужно будет адаптировать свои письма о взыскании долга в соответствии с конкретными обстоятельствами долга.

Вот шаги, которые помогут вам написать эффективные письма-напоминания:

Шаг 1: Доберитесь до сути

Когда вы пишете письмо-коллекцию, важно добраться до сути. Четко объясните, чего вы хотите и почему вы пишете. Нет необходимости ходить вокруг да около или приукрашивать свое сообщение.

Шаг 2. Используйте вежливый, профессиональный тон

Хотя важно быть прямолинейным, вы также должны использовать вежливый и профессиональный тон. Ведь вы пытаетесь взыскать долг, а не нажить себе врага.

Шаг 3: Будьте краткими и приятными

Ваше письмо-коллекционное письмо должно быть коротким и милым. Не надо писать роман. Просто констатируйте факты и переходите к делу.

Шаг 4. Упростите оплату

Убедитесь, что вы включили четкие инструкции о том, как должник может произвести платеж. Включите свою контактную информацию и любую другую соответствующую информацию.

Шаг 5: Последующие действия

Если вы не получили оплату после отправки письма-напоминания, не бойтесь сообщить об этом. Телефонный звонок, личный визит или последующее письмо могут быть необходимы, чтобы сдвинуть дело с мертвой точки.

• ПРОЧИТАЙТЕ БОЛЬШЕ: Используйте этот пример счета-фактуры для создания собственного

Пример письма-напоминания

Допустим, вы владелец малого бизнеса и только что отправили счета за месяц. Проходит несколько дней, а вы не получаете платеж от одного из ваших клиентов. Вы звоните им, но ответа нет. Что делать дальше? Отправьте письмо-коллекцию, конечно!

Вот первый шаблон письма-напоминания, который вы можете использовать:

Дорогой __________,

Я пишу, чтобы напомнить вам, что платеж по вашему непогашенному остатку в размере ______ долларов США просрочен. Я настоятельно рекомендую вам произвести оплату как можно скорее, чтобы избежать каких-либо дополнительных комиссий или штрафов.

Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по ___________.

Благодарим Вас за внимание к этому вопросу.

Искренне,

Ваше имя

Более эффективные примеры письма-напоминания

Использование шаблона письма-напоминания, подобного приведенному выше, является хорошим началом, но вам нужно будет сделать больше, чтобы получить результаты. Давайте взглянем на второй пример письма-напоминания, которое вы можете использовать, чтобы получить деньги, которые вам причитаются.

Шаблон второго письма о сборе

Первое письмо может быть эффективным, но вам может потребоваться более прямой подход, чтобы получить результаты. Этот второй шаблон письма-напоминания предназначен именно для этого.

Дорогой __________,

С сожалением сообщаем вам, что вы не произвели платеж по непогашенному остатку вашей задолженности в размере __________ долларов. Пожалуйста, примите срочные меры для исправления этой ситуации. Дальнейшее игнорирование выплаты долга может привести к многочисленным юридическим санкциям, включая конфискацию заработной платы, судебный иск и конфискацию активов.

Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться в наш офис.

Искренне,

Ваше имя

• ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Кто должен вам денег? Напоминания о счете Xero помогают собрать

Шаблон письма о третьей коллекции

Давайте взглянем на третий шаблон письма-напоминания, который можно использовать в крайнем случае. Это письмо следует использовать, если вам не удалось получить платежи и вы хотите договориться о платеже со своим клиентом.

Дорогой __________,

С сожалением сообщаем вам, что ваша учетная запись у нас остается неоплаченной. Ваш текущий баланс составляет $____________ непогашенной задолженности.

На сегодняшний день мы не получили платежа и не слышали от вас о механизмах оплаты. Пожалуйста, примите срочные меры для исправления этой ситуации.

Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться в наши офисы.

Благодарим Вас за внимание к этому вопросу.

Искренне,

Ваше имя

Шаблон четвертого письма о сборе

Этот шаблон письма-напоминания отражает, что клиент не производил никаких платежей в течение некоторого времени, если вообще делал это, и что компания не смогла связаться с ним по телефону или по почте.

Дорогой __________,

С сожалением сообщаем вам, что мы не получали от вас никаких платежей в течение некоторого времени и не смогли связаться с вами по телефону или по почте.

Мы понимаем, что это трудные времена для всех, но мы должны настаивать на немедленной выплате задолженности.

Пожалуйста, свяжитесь с нами как можно скорее, чтобы произвести оплату или обсудить условия оплаты.

Спасибо за Ваше понимание.

Искренне,

Ваше имя

Образец письма о пятой коллекции

Это шаблон письма-напоминания, в котором упоминается, что клиент не производил никаких платежей, компания не смогла связаться с ним по телефону или по почте, это последнее уведомление, и могут быть предприняты юридические действия.

Дорогой __________,

К сожалению, мы не получали от вас никаких платежей в течение нескольких месяцев, и наши попытки связаться с вами по телефону или по почте не увенчались успехом.

Мы понимаем, что времена могут быть трудными, но мы должны настаивать на немедленном получении непогашенного остатка в размере $__,___.

Это ваше последнее уведомление, и мы будем вынуждены подать в суд, если платеж не будет получен в течение 7 дней.

Спасибо за понимание и внимание к этому вопросу.

Искренне,

Ваше имя

Советы по сбору писем

Письмо о взыскании задолженности может быть эффективным способом взыскания причитающихся вам денег. Но есть несколько вещей, которые вы должны иметь в виду, чтобы ваши письма были максимально эффективными. Вот шесть советов по созданию письма-напоминания:

Использовать шаблон

Хотя вам не нужно использовать шаблон, может быть полезно иметь общий формат для подражания. Это гарантирует, что ваши письма будут последовательными и профессиональными. Шаблон также является отличным инструментом для использования ваших творческих соков, если вы изо всех сил пытаетесь написать письмо самостоятельно.

Включите всю соответствующую информацию

Не забудьте указать всю необходимую информацию в своих письмах о сборах, такую ​​как сумма задолженности, дата задолженности и ваша контактная информация. Это даст человеку, которому вы отправляете письмо, всю информацию, необходимую для совершения платежа.

Будь понятен

Как мы упоминали ранее, важно четко понимать, чего вы хотите и почему вы пишете. Нет необходимости ходить вокруг да около. Перейдите к делу и дайте понять, что вы ожидаете оплаты.

Будьте вежливы и понимающие

Никто не любит быть в долгу. Поэтому важно быть вежливым, понимающим и сочувствующим ситуации вашего клиента. Особенно в такие времена, как сейчас, когда многие люди испытывают финансовые трудности из-за инфляции, высоких цен на газ и других экономических факторов.

Быть гибким

Помните, что каждая долговая ситуация уникальна. Поэтому будьте гибкими в своем подходе и адаптируйте свои письма-напоминания к конкретным обстоятельствам. Не должно быть двух одинаковых букв.

Следуйте закону

И последнее, но не менее важное: убедитесь, что вы соблюдаете все законы штата и федеральные законы при отправке писем-напоминаний. Это включает в себя Закон о справедливой практике взыскания долгов (FDCPA), который регулирует действия коллекторов.

• ЧИТАЙТЕ БОЛЬШЕ: Отчет: люди жалуются на взыскание долгов, даже если вы все делаете правильно

Что вы говорите в письме-напоминании?

Когда долг остается непогашенным, кредитор может обратиться в суд, чтобы вернуть причитающиеся деньги. В инкассовом письме кредитор обычно угрожает предпринять такие действия, если долг не будет выплачен. Это письмо может быть тактикой запугивания, чтобы побудить должника заплатить, или может быть первым шагом в обращении в суд.

Что такое шаблон письма о коллекции?

Образец письма о взыскании долга — это форма письма, используемая коллекторами для требования уплаты долга. В письме обычно указывается сумма долга, дата, до которой он должен быть выплачен, и контактная информация коллектора. При использовании шаблона убедитесь, что вы проявили должную осмотрительность и поняли законы вашего штата, касающиеся взыскания долгов.

Как настроить шаблон письма-напоминания?

Вы можете настроить шаблон письма-напоминания, добавив информацию о своей компании и персонализировав письмо в соответствии с ситуацией отдельного клиента. Например, если клиент был хорошим плательщиком в прошлом, но недавно пропустил платеж, вы можете включить дружеское напоминание о том, что платеж должен быть произведен в ближайшее время.

Изображение: Элементы Envato