10 распространенных ошибок при выставлении счетов (и как их избежать)

Все совершают ошибки, но это не значит, что вы не должны делать все возможное, чтобы их избегать. Это особенно актуально, когда речь идет об онлайн-выставлении счетов. Ошибки, такие как неоптимальные условия оплаты, могут привести к потере дохода и проблемам с денежным потоком или даже к худшим сценариям.

Как и в большинстве областей жизни, ваша лучшая защита от этих ошибок при выставлении счетов — это знания и подготовка. Понимание того, какие ошибки вероятны, насторожит вас. Кроме того, наличие плана по предотвращению ошибок (или их устранению в случае их возникновения) поможет свести к минимуму их влияние.

В этой статье мы поговорим о десяти наиболее распространенных ошибках при выставлении счетов, таких как задержка выставления счетов, невыполнение или отправка напоминаний об оплате, а также неожиданные сборы. Мы также обсудим, какие шаги вы можете предпринять, чтобы не повторять их. Давайте взглянем!

1. Непоследовательное выставление счетов вашим клиентам

Непоследовательная отправка счетов — например, задержка или отправка их в разные даты каждый месяц — легко совершить ошибку. Это и понятно, ведь даты месяца не приходятся на один и тот же день недели. Многие просто выберут утро понедельника или день пятницы и приступят к работе.

Однако это может вызвать проблемы как у ваших клиентов, так и у вас. Клиенты почти не будут знать, когда ожидать выставления счета, что может привести к задержке платежей. Решение состоит в том, чтобы работать с календарем и устанавливать для периода выставления счетов обычную дату каждого месяца. Обычно это первый или последний день, хотя середина может предложить такую ​​же стабильность. В будущем у ваших клиентов будет больше времени для подготовки к вашим платежам, поскольку ваш платежный цикл будет предсказуемым.

2. Не преследовать должников по неоплаченным счетам

Выставление счетов — это одно, но работа не заканчивается после того, как вы нажали «Отправить». На самом деле, поиск неоплаченных счетов — это гораздо больше, чем просто завершение работы за месяц. Невыполнение этого требования может серьезно помешать вашей способности расти.

На базовом уровне исправление этой ошибки — лучшая организация. После того, как ваши счета будут отправлены, вы можете установить напоминание в своем любимом приложении-календаре, чтобы не забыть погасить долги. Когда это время наступит, письма каждому клиенту должно быть достаточно, чтобы побудить его к действию.

Тем не менее, пользователи Hiveage также могут воспользоваться преимуществами отслеживания состояния счетов и отчета об устаревании учетных записей, который предоставляет исчерпывающий контрольный журнал, помогающий вам управлять текущим статусом каждого платежа.

Кроме того, большинство программ для выставления счетов, таких как Hiveage, включают автоматические напоминания для всей вашей клиентской базы, что означает, что поиск должников в возрасте может стать гораздо более простой задачей.

3. Предоставление неясных условий оплаты

Вы можете быть прощены за то, что думаете, что те, кому поручено обрабатывать ваши счета, будут знакомы со всеми различными терминами и жаргоном, связанными с бухгалтерским учетом. Конечно, ни у одного достойного финансового работника не будет недостатка в базовых знаниях отрасли. Однако предоставление неясных условий платежа может по-прежнему мешать процессу оплаты.

Например, дата платежа: подумайте, сколько компаний предлагают условия оплаты «чистые 15». Это означает, что оплата должна быть произведена в течение 15 дней после выставления счета. Тем не менее, это достаточно расплывчатые сообщения, которые могут быть неправильно поняты где-то в финансовой цепочке.

Например, включает ли «нетто 15» только рабочие дни и исключает ли он выходные дни, когда компания еще открыта для работы? Предложение четкого фиксированного срока, такого как «15 рабочих дней», имеет больше смысла и достаточно прямолинейно, чтобы его понял каждый. К счастью, Hiveage позволяет вам установить конкретную дату оплаты счета, чтобы вы могли навсегда избежать этих путаниц.

4. Включение ошибок выставления счетов в ваш счет

Если вы добросовестны, вы бы сознательно не включали ошибки ни в один из своих результатов. Более того, вы обязательно проверяете, соответствует ли ваша работа подходящему стандарту, прежде чем отправлять ее.

Такую же осторожность следует проявлять со своими счетами, особенно если вы хотите получать оплату вовремя. В противном случае вы совершаете ошибки с деньгами и бизнесом ваших клиентов. Детализация или (что еще хуже) денежные расхождения в счете кричат ​​об отсутствии заботы и внимания. Нет ничего удивительного в том, что клиенты, обеспокоенные подобными ошибками в счетах-фактурах, будут искать альтернативного поставщика.

Чтобы сохранить доверие ваших клиентов, вам нужно будет усердно создавать свои счета. Хотя Hiveage по умолчанию включает функции отслеживания времени, ничто не заменит первоначальный ввод правильных данных. Так же, как и работа, которую вы выполняете, двойная проверка ваших счетов перед отправкой может иметь решающее значение.

5. Затруднение оплаты для ваших клиентов

Вы могли бы сделать все остальное правильно, но если вы не сможете обеспечить своим клиентам беспрепятственный способ оплаты, вы, вероятно, увидите, что многие из них присоединятся к вашему списку старых должников. Один из простых способов избежать этого — предлагать несколько вариантов оплаты.

Мы не должны продавать вам преимущества здесь. Короче говоря, весь ваш процесс выставления счетов должен быть направлен на то, чтобы сделать оплату самой простой задачей, которую ваши клиенты должны выполнять в течение всего месяца. Существует прямая связь между запутанным процессом оплаты, включающим сложные инструкции и детали, и задержкой платежа.

Хотя есть много способов справиться с этим, мы очень гордимся нашей системой регулярных платежей:

С помощью этой функции вы можете настроить автоматическое выставление счетов-фактур в одно и то же время каждый месяц и выбрать определенное количество «вхождений». Более того, вы можете включить множество различных способов оплаты, доступ ко всем которым можно получить одним щелчком мыши непосредственно из отправляемого вами счета.

6. Не использовать брендинг компании в счете-фактуре

Далее мы рассмотрим элемент выставления счетов, которому часто присваивается низкий приоритет, хотя он может иметь значительное влияние. Брендинг важен практически для каждого аспекта вашего бизнеса, связанного с клиентами, включая ваши счета.

С практической точки зрения, брендирование ваших счетов-фактур означает, что ваш клиент сразу узнает, кто вы, и, надеюсь, понимает, к чему относится счет-фактура. Использование привлекательного логотипа и четкого общего брендинга помогает гарантировать, что ваши счета будут видны в стопке, а это означает, что ваши клиенты с меньшей вероятностью пропустят их. Более того, фирменная фактура имеет профессиональный вид, что может повысить вашу узнаваемость и репутацию.

К счастью, в Hiveage есть функциональные возможности, необходимые для создания пользовательских шаблонов счетов и добавления элементов брендинга в соответствии с вашими конкретными требованиями:

Практически каждый элемент можно настроить по вкусу. Это дает вам отличную базу для работы и еще одну возможность повысить узнаваемость бренда.

7. Не предлагать ясность и детализацию

Наращивание клиентской базы неизбежно приведет к текучести кадров. Тем не менее, у вас, скорее всего, будут постоянные клиенты, и есть опасность, что ваши счета могут стать «слабыми» по мере того, как они будут находиться в ваших книгах. В конечном счете, это знакомство может означать, что вы просто отправляете счет с общей суммой или расплывчатым описанием того, что было выполнено.

Это понятно, в основном потому, что вы оба знаете, какая работа уже выполнена, и сколько она будет стоить. Тем не менее, поддержание высокой ясности и детализация каждой работы поддерживает отношения между клиентом и бизнесом на профессиональной основе. Это особенно верно для малого бизнеса, где получение оплаты за каждую работу означает больше, чем для крупной организации. Кроме того, с более высоким уровнем детализации каждого счета в качестве вашего метода работы, меньше возможностей для возникновения вопросов.

На наш взгляд, это вопрос организации. Убедитесь, что вы четко обозначили проделанную работу и подробно описали каждый аспект, начиная с самого начала проекта. Рекомендуем выбрать фразу (например, «Редизайн главной страницы») и постоянно ссылаться на нее. Это включает в себя использование его в качестве темы ваших электронных писем, в любой внутренней документации и, что наиболее важно, в качестве записи в счете вашего клиента.

8. Отправка счетов не тому человеку

Здесь мы будем прямолинейны и скажем, что отправка счетов не тому человеку, возможно, является одной из самых больших ошибок при выставлении счетов, которые вы можете совершить, особенно с учетом возможных результатов.

Подумайте об этом с точки зрения вашего клиента. Вы потратили время на реализацию проекта, но даже не можете отправить платежную информацию нужному человеку. Если вы допустили такую ​​вопиющую ошибку с этой небольшой задачей, они будут интересоваться, какие еще проблемы могут возникнуть в вашей работе. Как и многие другие ошибки выставления счетов в этом списке, простая ошибка может иметь серьезные последствия.

Для пользователей Hiveage эта проблема осталась в прошлом. У каждого вашего клиента есть собственный профиль, который связан с указанным вами адресом электронной почты. По этой причине нет оправдания для отправки счетов не тому человеку. Это хорошая новость, поскольку доставка их в нужное место означает, что вы потенциально можете получать платежи намного быстрее.

9. Не создавать резервные копии ваших счетов

Если вы читали какую-либо статью об управлении своим веб-сайтом, вы, вероятно, сталкивались с советом делать резервную копию своего контента при каждой возможности. Это важно, поскольку веб-сайт, который выходит из строя без возможности восстановления, — это деньги на ветер.

Ваши счета-фактуры так же важны для резервного копирования, не в последнюю очередь потому, что (в зависимости от вашей юрисдикции) вы будете юридически обязаны хранить их в файле в течение определенного периода времени. Кроме того, возможность предоставить клиенту архив счетов по запросу показывает, что вы правильно управляете их счетами.

К счастью, Hiveage предлагает возможность автоматического резервного копирования с использованием избыточного пространства для хранения, чтобы ваши файлы были в целости и сохранности. Поскольку резервное копирование выполняется ежедневно, ваша информация будет в безопасности независимо от размера вашего бизнеса и частоты выставления счетов.

10. Включение скрытых или неожиданных комиссий в ваш счет

Это последняя из наших ошибок при выставлении счетов, которую вы захотите предотвратить еще до того, как перейдете к этапу оплаты. Никому не нравятся скрытые расходы, и включение их в счет-фактуру — дурной тон, который может дорого стоить вам бизнеса.

Если вы когда-либо становились жертвой неожиданных сборов, вы будете знать, откуда приходят ваши клиенты. Неожиданное обвинение добавило к общей вони мошенничества, если говорить прямо. По крайней мере, теперь в игре есть проблема доверия. Обычно это заканчивается тем, что клиент направляется к одному из ваших конкурентов, чтобы никогда не вернуться, и по пути очерняет вас.

Ответ заключается в том, чтобы просто сообщать обо всех расходах вашему клиенту заранее. Это решение кажется обманчиво простым. Вам нужно будет подробно указать не только затраты на проект, но и любые «платы за убийство», надстройки, налоги и многое другое:

Когда дело доходит до налогов, Hiveage даже включает гибкую функцию, которая поможет вам детализировать расходы и сохранить конкретные настройки для каждого клиента. Это может значительно ускорить процесс выставления счетов.

Вывод: избегайте ошибок в процессе выставления счетов

Выставление счетов — центральная часть ведения бизнеса, особенно для фрилансеров и небольших команд. Своевременная оплата может быть разницей между хорошим и плохим месяцем, поэтому крайне важно убедиться, что ваш процесс выставления счетов является водонепроницаемым.

В этой части мы рассмотрели, как предположительно незначительные ошибки при выставлении счетов, такие как отправка их не тому человеку или отказ от брендинга, могут помешать вам получить оплату. Решение состоит в том, чтобы выбрать мощное онлайн-решение для выставления счетов, такое как Hiveage, и вернуться к тому, что у вас получается лучше всего.

Допустили ли вы какие-либо ошибки при выставлении счетов, которые мы пропустили в этом списке? Расскажите нам о своем опыте в разделе комментариев ниже!