10 советов по эффективному общению на рабочем месте

Практически вся работа сегодня связана с обменом информацией и общением с другими. 97 % сотрудников говорят, что общение влияет на их рабочие задачи (и способность выполнять свою работу) каждый день , будь то предоставление отзывов о производительности сотрудников, ответ на телефонный звонок, участие в собрании команды или отправка электронных писем об обновлениях компании.

Так что же такое эффективная коммуникация и как она может выглядеть на вашем рабочем месте? Хорошая коммуникация заключается в установлении связи и обеспечении того, чтобы соответствующая информация доходила до нужных членов команды в нужное время. Речь идет о том, чтобы каждый мог задавать вопросы и эффективно общаться для выполнения своей работы, а также о том, чтобы работники чувствовали поддержку.

Зачем улучшать общение на рабочем месте?

Эффективное общение на рабочем месте может укрепить корпоративную культуру, обеспечив беспрепятственный поток информации, а также то, что каждый чувствует себя вовлеченным и имеет ресурсы, необходимые для выполнения своей работы. Это может привести к улучшению бизнес-результатов: использование социальных технологий на рабочих местах, улучшающих коммуникацию, может повысить производительность до 25%.

Каковы некоторые препятствия для отличного командного общения?

Только 7% опрошенных в США работников согласились с тем, что общение в их организации является открытым, своевременным и надежным. Проблемы с общением могут быть вызваны несколькими факторами, в том числе:

• Смена рабочих мест: на рабочих местах после 2020 года больше внимания уделяется бесстационарным, гибридным и удаленным сотрудникам. В настоящее время около 9% сотрудников работают в основном удаленно, а 11% — полностью удаленно. 2,7 миллиарда работников, или около 80% мировой рабочей силы, не имеют рабочего места. Эти сотрудники имеют разные потребности в общении. Они могут быть очень независимыми при работе над задачами и могут нуждаться в дополнительной информации — возможно, доставляемой асинхронно — для выполнения своей работы.
• Различные потребности в общении между членами команды: менеджеры могут предпочесть электронную почту, в то время как некоторые работники могут предпочесть личные разговоры. Некоторым сотрудникам может потребоваться более персонализированная обратная связь, в то время как другим может потребоваться более общая информация об ожиданиях от работы. Некоторым членам команды нужно много общения, в то время как другие предпочитают минимальный контакт, при этом информация предоставляется по принципу «необходимо знать». Коммуникационные предпочтения в команде могут варьироваться в зависимости от личности, возраста, происхождения, культуры и других факторов, и может быть трудно угодить всем и всегда.
• Потребность в трудных разговорах. Одна из больших проблем в общении на рабочем месте — это когда менеджеру или руководителю нужно провести трудный разговор. Будь то сообщение сотруднику о том, что его оценка производительности указывает на необходимость улучшения, или сообщение о необходимости сокращения рабочей силы, разговоры с плохими новостями могут вызвать у сотрудников чувство отчужденности или расстройство. Когда к этому типу общения не относятся деликатно, работники могут стать недовольными и даже захотеть покинуть организацию.

Если вас больше интересуют проблемы со связью, которые могут возникнуть на рабочем месте, у Connecteam есть руководство по устранению неполадок, которое поможет вам найти решения.

Теперь давайте рассмотрим, как вы можете создать эффективные методы коммуникации в своей компании.

Как создать отличную командную коммуникацию?

Эффективное общение на рабочем месте зависит от создания рабочей среды, в которой сотрудники чувствуют поддержку и где информация и идеи поступают правильно. Есть десять способов, которыми вы можете способствовать такому общению на работе:

1. Создавайте четкие и простые маршруты общения

Если кому-то из вашей команды нужна конкретная информация, знает ли он, куда идти или к кому обратиться, чтобы ее найти? Хорошее общение начинается с определения всех способов связи с вашей командой, будь то чат, электронная почта, презентации, встречи, обзоры производительности или что-то еще. Затем подумайте, что вам нужно для общения. Вам нужно помочь членам команды понять их графики и смены? Вам нужно предложить обучение и контрольные списки, чтобы помочь работникам выполнять свою работу?

Скорее всего, хорошая коммуникация в вашей компании включает в себя множество типов взаимодействия. Может быть полезно составить список всей информации, которой вы должны поделиться в своей организации, и того, как вы в настоящее время общаетесь. Если вы используете множество инструментов и платформ для общения, оптимизация может оказаться полезной. Такое решение, как Connecteam, например, позволяет вам разрабатывать расписания, предлагать обучение, общаться с сотрудниками в безопасном приложении и т. д., и все это на одной платформе, к которой можно получить доступ из любого места, где у ваших сотрудников есть компьютер или мобильное устройство. Таким образом, ваши сотрудники всегда знают, что могут получить всю необходимую им информацию в одном месте. Одна система или минимальное количество систем означает, что меньше вещей будет потеряно, и будет больше ясности в отношении того, куда сотрудники могут обратиться.

Также может быть полезно создать графику или информационный лист, где сотрудники могут искать информацию определенного типа. Таким образом, ваша команда может обратиться к назначенному месту, если им нужно определить, где найти форму отдела кадров, конкретный онлайн-ресурс для обучения или к кому им нужно обратиться по конкретной проблеме, с которой они столкнулись.

2. Поощряйте двустороннее общение

Лучшая форма общения — та, которая включает в себя обмен и слушание. Даже если у вас есть удаленные или нерабочие сотрудники, найдите время, чтобы попросить их оставить отзыв и встретиться лично или с помощью видеоконференций.

Когда вы общаетесь со своей командой, занимайтесь активным слушанием. Эта идея была впервые разработана в 1957 году Карлом Роджерсом и Ричардом Фарсоном и предполагает сосредоточение внимания в воплощенной, позитивной и полностью присутствующей форме. С помощью активного слушания вы можете повысить вовлеченность сотрудников, показав членам команды, что вы подходите к общению с вниманием, уважением и непредвзятостью. Вы можете практиковать активное слушание вместе в команде. Этот метод включает в себя:

• Уберите все отвлекающие факторы, прежде чем вступать в двустороннее общение.
• Полное внимание и слушание человека, который говорит.
• Воздержание от суждений и избегание перебивания или разговора до тех пор, пока говорящий полностью не прекратит говорить.
• Подождите немного, прежде чем ответить.
• Проверьте свое тело, чтобы увидеть, есть ли у вас какие-либо реакции, такие как напряжение плеч, во время разговора. Это может помешать вам быть реактивным. Если вы заметили, что ваше тело напряглось, дайте себе дополнительную минуту, чтобы перевести дух, а затем постарайтесь, чтобы общение было приятным и профессиональным.
• Обобщение и уточнение сказанного, пересказывая его своими словами, чтобы вы могли быть уверены, что понимаете то, что вам передали.
• Представляйте свои собственные идеи и ответы только после того, как почувствуете, что поняли идеи и точку зрения говорящего.

Если у вас есть нерабочие или удаленные сотрудники, двусторонняя связь зависит от доступа. Защищенное приложение, такое как Connecteam Chat, позволяет сотрудникам связываться с вами, когда им это необходимо, и позволяет вам практиковать активное слушание в онлайн-чатах один на один и групповых чатах.

3. Регулярно проверяйте

Эффективное общение зависит не только от того, как вы общаетесь, но и от того, как часто . Вы хотите найти баланс, чтобы общаться достаточно часто, чтобы сотрудники чувствовали себя услышанными, поддерживаемыми и заинтересованными, но не так часто, чтобы сотрудники чувствовали раздражение из-за того, что их рабочие задачи прерываются частыми встречами. Чтобы эффективно и своевременно общаться, вам нужно настроить несколько типов каналов связи:

• Асинхронные каналы: для ежедневной информации, обучения, обновлений и документов, необходимых вашей команде для выполнения своей работы, создайте единое онлайн-или личное место, где каждый может легко найти то, что ему нужно, когда ему это нужно. Каждый элемент должен быть четко помечен и организован эффективно, чтобы ваши работники могли легко найти то, что им нужно. Уберите или заархивируйте старые, устаревшие материалы, чтобы ваша команда всегда имела под рукой только то, что им нужно.
• Общение и совместная работа в режиме реального времени. Собрания компании, групповые собрания и индивидуальные встречи могут потребоваться для того, чтобы держать всех в курсе, объявлять о больших изменениях, а также сотрудничать в проектах или давать отзывы о производительности. Вы можете запланировать встречи в реальном времени ежеквартально, ежемесячно или чаще, в зависимости от размера вашей команды и ваших потребностей.
• Срочное сообщение: иногда требуется срочное сообщение об отключении, внезапном крайнем сроке или погодных условиях, которые могут повлиять на работу. Срочность может вызвать стресс, поэтому постарайтесь по возможности сократить количество сообщений, требующих немедленного ответа. Если вам нужно отправить что-то срочное, подумайте о системе связи в реальном времени, такой как приложение для чата, и отправьте сообщение по нескольким каналам, таким как электронная почта и push-сообщения, чтобы убедиться, что оно доходит до всех, кому нужна важная информация. .

4. Получите обратную связь о коммуникации компании

По мере того, как вы развиваете свои коммуникативные навыки в организации, получайте отзывы о коммуникативных потребностях и стилях. Спросите свою команду о том, что они хотели бы видеть — больше отметок, меньше отметок? Спросите, есть ли какие-то конкретные виды информации или сообщений, которые им нужны, но которые они не видят. Всем ли удобен стиль общения или еще есть проблемы, которые нужно решать? Хотя вы, возможно, не сможете решить все проблемы, если вы видите, что возникает шаблон, вы можете внести изменения.

Больше всего вам захочется регулярно измерять общение в команде. Вы наблюдаете меньше путаницы, меньше разочарований и больше эффективности? Меньше ли фрагментов информации проваливается сквозь трещины? Чтобы оценить правильно, прочитайте наше руководство по измерению коммуникаций вашей компании.

5. Сделайте стили общения людьми в первую очередь

Один из способов более эффективного общения — исключить жаргонизм и сделать ваше общение, как личное, так и текстовое, более представительным. Вместо того, чтобы использовать маркеры и фрагментарные фразы, используйте полные предложения. Вместо использования жаргона, такого как «смена парадигмы» или «вернуться назад», используйте более простой и понятный язык, например «изменить» или «обсудить снова». Если вы должны использовать аббревиатуры, сначала расшифруйте их, а затем включите аббревиатуру, например: «Разнообразие, справедливость и инклюзия (DEI)». Написание с мыслью о вашей аудитории и использование языка, который вы бы использовали с профессиональным контактом, может сделать ваш тон более теплым и привлекательным. Это также может сделать ваше сообщение более ясным.

При общении с отдельными лицами или группами делайте свои сообщения личными, сначала отметившись у человека, с которым вы связываетесь. Например, если вы начинаете встречу с членом команды, начните с искреннего вопроса «Как дела?» и полностью выслушать ответ. Построение взаимопонимания с искренней заботой о вашей команде может облегчить общение, поскольку вы узнаете свою аудиторию и ее потребности.

6. Работайте над личными навыками вместе в команде

Совместная работа над такими навыками, как эмоциональный интеллект, разговорная речь и навыки письма, поможет вам более эффективно обмениваться идеями и информацией в команде. Вы можете нанять инструкторов для проведения занятий, направленных на улучшение ваших навыков общения и установление правил совместного общения. Приложения для обучения сотрудников позволяют создавать курсы, основанные на навыках общения, и даже отслеживать участие.

7. Создайте инклюзивное общение

В соответствии с разделом I Закона об американцах-инвалидах (ADA) работодатели в США обязаны предоставлять разумные приспособления для работников с инвалидностью, что означает, что вы можете быть обязаны сделать свое общение доступным. Вы можете предлагать скрытые субтитры к записям совещаний и предлагать письменные онлайн-заметки после выступлений или устного общения, чтобы все сотрудники могли получить доступ к информации. У Организации Объединенных Наций есть онлайн-руководство, полное дополнительных идей, как сделать общение инклюзивным, а у ADA есть обзор эффективного общения.

8. Используйте все способы общения

Вы также можете подумать об инклюзивном и эффективном общении на рабочем месте, рассмотрев четыре основных типа общения:

Устное общение, включая звонки, презентации и межличностные разговоры

Вы можете практиковаться в звонках и презентациях заранее и время от времени и просматривать их, чтобы убедиться, что ни один из языков не исключает кого-либо. Предложите слайды или письменную версию презентации, чтобы все работники могли повторно просмотреть информацию или обратиться к ней по мере необходимости.

Письменное общение, включая электронные письма, письма и отчеты

При написании соблюдайте правила хорошего письменного этикета: избегайте, например, всех заглавных букв или чрезмерного количества восклицательных знаков. Всегда проверяйте свой материал перед отправкой, чтобы убедиться, что в нем нет ошибок или каких-либо выражений, которые могут беспокоить некоторых из вашей аудитории. Например, избегайте использования таких терминов, как «пау-вау» и «дедушка», поскольку они уходят корнями в расовые предрассудки и могут заставить некоторых людей чувствовать себя исключенными. Будьте внимательны к любой формулировке, которая может быть расистской, эйблистской, эйджистской или иным образом вредной. Поскольку язык постоянно меняется, при написании может быть полезно обратиться к руководству; У Американской психологической ассоциации есть полезный обзор инклюзивного языка. Если возможно, попросите кого-нибудь просмотреть ваш письменный материал на наличие проблем, прежде чем вы поделитесь им.

Отправляя информацию в письменном виде, подумайте, как к ней может получить доступ человек с нарушениями зрения. Есть ли программное обеспечение или приложение, которое сотрудники могут использовать для чтения письменных заметок вслух? Это может помочь не только тем, кто живет с нарушениями зрения, но и другим членам команды. Имея несколько способов доступа к информации, сотрудники могут выбрать наиболее удобный для себя способ.

Там, где это уместно, создавайте живые документы, в которых вы позволяете другим комментировать, добавлять или редактировать текст. Это обеспечивает асинхронную обратную связь, которая дает всем возможность принять участие и предоставляет членам команды еще один вариант общения.

Визуальная коммуникация, включая видео и фотографии

Когда вы делитесь фотографиями и визуальными элементами, подумайте, не может ли изображение оскорбить вас. Есть ли шутки за чужой счет? Если это фото или видео всех членов команды, есть ли у вас разрешение на их совместное использование?

Делясь визуальной коммуникацией, используйте скрытые субтитры или описание неподвижных фотографий, чтобы помочь людям с нарушениями зрения. Это также помогает всем, кто использует более медленное подключение к Интернету и не может легко просматривать изображения, которые загружаются медленно.

9. Обращайтесь к невербальным коммуникативным сигналам

Невербальное общение, включая вашу позу, язык тела и выражение лица, составляет 55% вашего сообщения, и только 7% составляют слова, которые вы используете. Тем не менее, очень немногие профессионалы осознают, какое впечатление они могут производить.

С разрешения других участников делайте видеозаписи совещаний и презентаций, чтобы оценить ваш тон голоса, подачу, жесты и язык тела. Получите обратную связь от тренера или других членов вашей команды. Ваша невербальная коммуникация затрудняет понимание или взаимодействие с вашим сообщением?

Работа с коучем может сделать вас более эффективным оратором. Медиа-тренер также может помочь вам освоить язык тела, выражение лица и уверенность в себе для лучшего вербального и невербального общения.

10. Следите за своим внутренним общением

Внутренняя коммуникация не часто обсуждается, когда мы говорим об общении в компании, но она может повлиять на то, как вы взаимодействуете с другими, иногда способами, о которых вы можете не знать. У всех нас есть склонность создавать «истории» о том, что мы переживаем. Например, если кто-то сомкнул руки, мы можем интерпретировать это как расстроенность, даже если это не так. Вы можете сделать это предположение, не осознавая этого, и на ваше взаимодействие с другим человеком может повлиять ваша подсознательная интерпретация.

Требуется некоторая практика, чтобы осознавать, когда вы рассказываете себе истории. Хорошая привычка в общении с кем-либо — часто (и молча) задавать себе несколько вопросов:

• Каковы факты об этой ситуации?
• Это действительно факты или предположения?
• Какую историю я рассказываю себе об этой ситуации?
• Правдива ли история, которую я себе рассказываю, или есть другое возможное объяснение?

Если вы поймаете себя на том, что рассказываете себе историю, а не придерживаетесь фактов, может быть полезно предположить, что у других самые лучшие намерения, а затем уточнить. Иногда, если вы заметили, что таким образом сбиваетесь с пути, вы можете проверить это, сказав что-то вроде этого: «Если я правильно вас слышу, вы имеете в виду. . .но я интерпретирую вещи как . . . Можем ли мы уточнить, пожалуйста, чтобы убедиться, что я на той же странице?» Этот прямой подход может уменьшить недопонимание, поэтому вы можете научить всю свою команду его внедрению.

Последнее слово

Большая часть вашего дня, вероятно, проходит либо за получением информации, либо за обменом ею с другими. Случаются пересечения проводов, пропущенные звонки и неправильные интерпретации, но с эффективными методами коммуникации в вашей организации вы можете стать рабочим местом, где члены команды получают четкую информацию, своевременную информацию и надежные ресурсы, когда они в них нуждаются.