Соответствующее отслеживание времени: правильное использование часов

«Помните, что время — деньги» , — писал Бенджамин Франклин в своем эссе еще в 1748 году. Это особенно верно для мира бизнеса;потерять время означает потерять деньги, проиграть в конкурентной борьбе и остаться в пыли. Заработная плата является самой большой статьей расходов большинства предприятий, потому что большинство сотрудников получают почасовую оплату.

Перенесемся вперед после того, как Бен Франклин написал свое эссе, сейчас 2021 год, и волна технологий находится на пике. Пришло время, наконец, обменять бумажный табель учета рабочего времени на интеллектуальное программное решение для учета рабочего времени. На самом деле, многие компании, как и ваша, меняются. Нет недостатка в технологиях отслеживания времени; от мобильных приложений до портативных биометрических систем с интеграцией системы расчета заработной платы.Хотя выбор правильного решения для вашего бизнеса может быть непростой задачей, речь идет не только о том, чтобы найти решение, соответствующее потребностям вашего бизнеса.

Когда дело доходит до управления временем и посещаемостью, вы должны убедиться, что ваша компания соблюдает все государственные правила и нормы. Кроме того, мы говорим здесь о людях, поэтому выбранное вами решение должно быть простым в использовании и удобным, а также совместимым с существующими системами.

Прежде чем мы обсудим множество приложений (и несколько проблем) систем учета рабочего времени, полезно понять, что побуждает предприятия использовать это решение, а не альтернативы.

Зачем вам нужны часы в вашем бизнесе

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует от предприятий вести точный учет рабочего времени сотрудников, но позволяет владельцам выбирать собственный метод учета рабочего времени.

«Работодатели могут использовать любой метод хронометража по своему выбору. Например, они могут использовать табельные часы, иметь хронометриста, который будет следить за рабочим временем сотрудников, или попросить своих работников записывать свое собственное время в записях. Любой план хронометража приемлем, если он полный и точный». – ДОЛ

Правила соответствия FLSA требуют, чтобы документация по учету рабочего времени хранилась не менее двух лет , и она должна быть легко доступна для проверки представителями государственных органов.Так что, конечно, вы можете использовать бумажные табели учета рабочего времени или перфокарты, но имейте в виду, что они не только вызывают много административных головных болей, но и могут быть легко утеряны или содержать ошибки.

«Записи, на которых основывается расчет заработной платы, должны храниться в течение двух лет, т. е. табели учета рабочего времени и сдельные табели, таблицы ставок заработной платы, графики работы и рабочего времени, а также записи о надбавках или удержаниях из заработной платы. Эти записи должны быть открыты для проверки представителями отдела, которые могут попросить работодателя сделать расширения, вычисления или транскрипции. Записи могут храниться по месту работы или в центральном архиве». – ДОЛ

Вдобавок ко всему, если вы работаете над государственным контрактом, DCAA (Агентство по аудиту оборонных контрактов) обязано обеспечить соблюдение вашей компанией необходимых правил хронометража и бухгалтерского учета, называемых требованиями DCAA. Это известно как соответствие DCAA.

Вы же не хотите узнать, что потеряли все записи о рабочем времени сотрудников за прошлый год из-за наводнения сточных вод или чтобы недовольный сотрудник просто сжег все перфокарты своих коллег (да, такое тоже бывает). Помимо неудобств, вызванных потерей данных, такая ситуация может доставить вам много неприятностей, когда правительственные агенты решат заглянуть для неожиданной проверки.

Согласно FLSA,работники должны получать полуторакратную оплату за часы, отработанные более 40 часов в неделю .Им платят за это время в виде обычной почасовой оплаты и дополнительной половины их обычной ставки заработной платы. Неспособность рассчитать и оплатить сверхурочную работу может нанести серьезный ущерб вашему бизнесу, даже если правительство не постучится к вам. Достаточно одного недовольного сотрудника, который думает, что вы несправедливо заплатили ему или ей. Это вовсе не редкость; Согласно исследованию NERA,42% судебных дел по заработной плате и часам связаны со сверхурочной работой, поэтому постарайтесь не попасть в суд.

Правила FLSA требуют, чтобы вы оплачивали сверхурочные, даже если это не разрешено, что может быть очень дорогим. Система, которая предупреждает вас о сотрудниках, работающих несанкционированно сверхурочно, может сэкономить вам немало денег. Имея под рукой нужные данные, вы даже можете обнаружить, что нанять еще одного работника экономически выгоднее, чем платить сверхурочные тем, кого вы уже наняли .

Почему вам нужны часы в вашем бизнесе

Несмотря на то, что ручное отслеживание рабочего времени все еще существует и используется в некоторых частях мира, технологии сильно эволюционировали и адаптировались для преодоления наиболее распространенных проблем и ошибок при расчете заработной платы.

Отслеживания оплачиваемых часов ваших работников с помощью электронных таблиц или (не дай Бог!) бумаги может быть достаточно, если у вас есть местный малый бизнес, и ресурсы, которые можно инвестировать в управление расчетами табелей рабочего времени, когда придет время выписывать чеки.

Хотя их написание определенно занимает некоторое время. По данным Score.org, 17% малых предприятий тратят 6-10 часов в месяц на расчет заработной платы, а 11% тратят более 10 часов каждый месяц.

А теперь представьте, что когда ваша рабочая сила растет в геометрической прогрессии из-за того, что ваш бизнес просто возмутительно успешен, вы не хотите прекращать празднование, чтобы сесть с десятками (или сотнями) отчетов о посещаемости и калькулятором на коленях.

Поскольку вы относитесь к тому типу менеджеров, которые стремятся к успеху и планируют будущее, вы, вероятно, захотите проверить простое, но масштабируемое решение, прежде чем оно станет срочным.

Обычно вы можете сказать, сколько вам нужно будет платить своим сотрудникам в конце месяца (или недели), взглянув на графики работы и посчитав. Но что происходит, когда внезапная эпидемия уносит случайное количество ваших сотрудников каждый день, заставляя их коллег работать сверхурочно? Сколько вам придется платить за сверхурочную работу и отпуск по болезни, может меняться ежечасно по мере того, как сотрудники звонят по болезни .

Программное обеспечение для интеллектуальных часов может помочь вам рассчитать расходы на заработную плату работников в режиме реального времени и автоматически рассчитать недельные или месячные итоги, чтобы вы могли соответствующим образом скорректировать свой бюджет и избежать нежелательных сюрпризов, когда пришло время платить, или переплаты. ошибка.

Больше, чем синхронизация входов и выходов

Сегодняшние решения для отслеживания рабочего времени — это не часы вашего дедушки в фабричном цеху. Сегодняшние системы включают в себя множество функций и возможностей, направленных на то, чтобы вашим сотрудникам было проще точно отчитываться о рабочем времени, а вам было легче отслеживать и управлять посещаемостью и эффективностью.

Узнайте, какие 15 лучших решений для учета рабочего времени представлены здесь.

Прежде чем выбрать решение для развертывания в вашем бизнесе, рассмотрите потребности вашего бизнеса и характер его взаимоотношений с сотрудниками.Например, если у вас относительно небольшая командапреданных своему делу и честных сотрудников, развертывание системы биометрических часов будет огромной тратой ваших денег, даже если это выглядит круто и футуристично .

Некоторые функции заслуживают рассмотрения для большинства предприятий, независимо от соответствия требованиям или конкретных потребностей бизнеса.

Одним из основных преимуществ приложений с часами является то, что сотрудники с большей вероятностью будут точно записывать свое рабочее время, когда они делают это в режиме реального времени. Но что происходит, когда у вас есть сотрудники в полевых условиях, работающие без рабочего места или удаленные сотрудники, которые не могут выстроиться в очередь к часам в офисе?

Многие решения для часов, предлагаемые сегодня, обеспечивают безопасный межканальный доступ к системам учета рабочего времени, позволяясотрудникам входить и выходить со своих мобильных устройствили настольных компьютеров (если они у них есть). Некоторые даже предлагают геозону, поэтому вы не только знаете, когда сотрудник пришел, но они могут сделать это только из указанного места.

Даже если вам посчастливилось использовать физические часы, возможность удаленного доступа к системе будет полезной. Сотрудники могут использовать приложение, чтобы отключиться, если они забыли это сделать, а менеджеры могут в режиме реального времени проверять, какие сотрудники в настоящее время находятся на работе. Кроме того, большинство онлайн-таймеров также отмечают GPS-местоположение сотрудника, поэтому вы можете быть уверены, что он действительно был на месте, когда приходил и уходил, вместо того, чтобы выпить кофе в Starbucks примерно в 5 милях от вас.

Когда дело доходит до управления растущей рабочей силой, приоритетом становится максимальная автоматизация процесса расчета заработной платы.Налаженная связь между вашими часами и другими системами управления персоналом экономит время и деньги , но не только это.Обеспечение беспрепятственного потока информации и четкого определения процессов в системе может предотвратить потерю данных, дублирование записей и возможное вмешательство сотрудников.

Кроме того, отсутствие необходимости гоняться за вашими сотрудниками, чтобы сдать их табели учета рабочего времени, звучит как идеальная мечта, ставшая реальностью. Использование приложения часов просто делает весь процесс быстрее, точнее и требует меньше времени.

Многие из предлагаемых сегодня решений для учета рабочего времени позволяют автоматически отправлять уведомления сотрудникам и/или руководителям при определенных условиях. Например,менеджер может быть уведомлен, если сотрудник отработал более 40 часов на этой неделе и теперь работает сверхурочно.Сотрудники могут быть уведомлены, если они работают вне установленного времени смены .

Эти уведомления могут быть доставлены по электронной почте, через мобильное приложение или текстовое сообщение и потенциально могут предотвратить расхождения и ошибки, когда придет время подсчитывать отработанные часы.

Как уже упоминалось, современные часыдалеко выходят за рамки системы ввода и вывода перфокарт .Некоторые решения предлагают отслеживание времени на основе задач, позволяя вам платить разную заработную плату за разные задачи, измерять эффективность сотрудников и оптимизировать свою рабочую силу.

Управление человеческим фактором

Технологические или нет, но основным источником проблем со временем и посещаемостью являются люди. Мы, люди, по своей природе несовершенны, беспокойны и иногда нечестны. Конечно, вы делаете все возможное и никогда не идете на компромисс со своими работниками. Несмотря на это, на пути к интеграции интеллектуальных часов есть некоторые общие препятствия.

Людям не нравится чувствовать, что за ними шпионят. Работники, которые привыкли отчитываться о своем рабочем времени или просто не любят чувствовать, что их ценность для рабочего места измеряется ежечасно, могут сопротивляться недавно введенным часам .Кроме того, поскольку табельные часы обычно воспринимаются как более выгодные для работодателя, а не для работника, многие работники считают их ненужными. Есть несколько способов решить эту проблему.

Во-первых, создайте политику учета рабочего времени для своего бизнеса, и пусть ваши сотрудники прочитают и подпишут ее в рамках своих процессов адаптации. Кроме того, постарайтесь развеять опасения сотрудников, сообщив им о преимуществах, которые им предлагает интеллектуальная система учета рабочего времени.

Наконец, и это самое главное, узнайте, как это делают крупные компании. Одной из самых больших проблем для крупных компаний с тысячами сотрудников является внедрение межорганизационных изменений. Неудивительно, как вы собираетесь заставить тысячи сотрудников принять изменения в том, как они работают?

На самом деле, целая дисциплина, называемая управлением изменениями, была разработана для создания лучших практик продвижения организационных изменений.Суть в том, что если вы хотите привлечь своих сотрудников к работе с новыми часами или любыми изменениями в этом отношении, вы должны сначала вовлечь сотрудниковизаставить их чувствовать себя заинтересованнымив вашей компании и ее целях . Вовлеченные работники более продуктивны и счастливы.

Это здравый смысл. Однако заинтересованные сотрудники также могут стать «послами изменений» и помочь вам продвигать организационные изменения.

Это логика популярности Facebook. Как только все ваши друзья освоятся в новых социальных сетях, вы не захотите отставать.Если вы сможете привлечь на борт первоначальную группу сотрудников, ваши послы изменений, новое программное обеспечение учета рабочего времени не останутся без внимания остальных ваших сотрудников.

Вот как вы успешно внедряете новые часы для своих сотрудников:

1. Представьте новые часы выборке ваших сотрудников, которые, по вашему мнению, будут реагировать.
2. Попросите их протестировать часы в течение короткого пробного периода.
3. Учитесь на пробном опыте.
4. Создайте ожидание новых часов с остальными вашими сотрудниками, которые не были «выбраны» для первоначального пилотного проекта.
5. Запустите новые часы для всех ваших сотрудников.

Выполните следующие действия, и мы гарантируем, что ваши сотрудники адаптируют новое решение для учета рабочего времени.

Если вы никогда не сталкивались с обманом сотрудников с указанием рабочего времени, вы можете подумать, что «нанесение ударов приятелю» — это кодовое название «Бойцовского клуба». Это не так, но, как и в «Бойцовском клубе»,первое правило «наезда на товарища» заключается в том, что сотрудники не говорят о нанесении ударов на товарище и других методах кражи времени.

Есть много способов бороться с практикой наносить удары коллеге в попытке буквально украсть у вас:

1. В нем можно потребовать селфи для хронометража, чтобы имя на отметке времени и лицо на снимке совпадали.
2. Вы можете рассматривать геозону или географическое отслеживание в режиме реального времени как часть своей рутины отслеживания времени.
3. Вы можете дойти до использования биометрических часов.
4. Внедрите носимые часы, чтобы предотвратить кражу часов.

По нашему опыту,лучшее решение — не техническое, а культурное. Четкое определение запрещенных практик учета рабочего времени, таких как нанесение приятелем подписей сотрудников политики учета рабочего времени, а также политиканулевой терпимости к посещаемости и краже временилюбого рода — лучший способ пойти.

Однако обратите внимание, что приложение часов может помечать местоположение сотрудника, когда он приходит и уходит, и, кроме того, приложение не округляет секунды или минуты. Часы рассчитываются с момента, когда ваш сотрудник приходит на работу, до секунды, когда он уходит.

Хорошие сотрудники больше заботятся о качестве своей работы, чем о точности учета рабочего времени. Поэтому неудивительно, что даже самые преданные своему делу работники иногда пренебрегают вводом или увольнением, даже если они знают, что этого требуют правила компании. Это может привести к путанице, если процесс прихода и ухода не является достаточно гладким или его легко пропустить, у вас много сотрудников, и высока вероятность того, что кто-то забудет пробить часы…

Это называется «утечкой времени», и на самом деле это огромная проблема для многих предприятий: более 38% потенциального подлежащего оплате дохода теряется из-за неучтенного времени, потраченного на электронные письма, встречи и задержки с заполнением табелей учета рабочего времени, предприятия, которые могут решить эту проблему. проблема и решить ее может принести значительную прибыль с увеличением доходов до 61%.

Большинство онлайн-решений для отслеживания времени позволяют менеджерам и/или сотрудникам входить в систему для обновления и изменения записей (конечно, в соответствии с разрешениями), когда это необходимо. Эти системы также обычно ведут исторический учет таких изменений в целях соблюдения требований.

Кроме того, приложение часов позволяет вам отправлять push-уведомления вашим сотрудникам за полчаса или в любое другое время, которое вы выберете, до того, как они должны приступить к работе, чтобы они получили напоминание об этом!

Мощное и надежное решение для отслеживания времени, такое как Connecteam, предоставляет владельцам бизнеса возможность отслеживать сотрудников, которые работают в течение дня, с помощью геоотслеживания в режиме реального времени и минимального влияния на их тарифный план или время автономной работы. Это обеспечивает сотрудников, которые находятся в пути, резервной сетью безопасности, если с ними что-то случится в течение дня, и дает менеджерам и владельцам бизнеса полный контроль над тем, где (и когда) находятся их сотрудники.

Итог по совместимому отслеживанию времени

Это правда (и вполне очевидно), что у разных компаний разные требования. У некоторых есть сотрудники, которые работают в полевых условиях и работают удаленно. Другие хотят, чтобы в конце рабочего дня не было очереди к часам с часами, когда сотрудники ждали своей очереди, чтобы закончить часы.

Есть несколько других вещей, которые вы должны иметь в виду, прежде чем выбирать часы. Важно помнить, что вы должны соответствовать нормативным требованиям, особенно если вы работаете по государственному контракту. Кроме того, надежные часы будут иметь возможность записывать сверхурочные и даже уведомлять менеджеров, если сотрудник приближается к сверхурочной работе. Вы даже можете отправлять своим сотрудникам push-уведомления в режиме реального времени, чтобы напомнить им об окончании рабочего времени, прежде чем они перейдут на сверхурочную работу. Выбрав правильные часы, вы сможете более эффективно и быстро обрабатывать табели учета рабочего времени и платежные ведомости, особенно благодаря интеграции QuickBooks Online и Gusto от Connecteam. Кроме того, не будет сюрпризов, потому что вы сможете в цифровом виде рассчитать рабочее время сотрудников в режиме реального времени. Таким образом, уменьшается число ошибок, связанных с ручкой и бумагой, или количество потерянных табелей учета рабочего времени.

Мощные часы также позволят руководству отслеживать время, затраченное сотрудником на задачи, предоставляя руководству ценную информацию о том, как сотрудники тратят время на часы. С правильными часами вы можете полностью отказаться от ударов приятелей и кражи времени. Таким образом, ваша компания сэкономит кучу денег на украденное время.

Если сотрудникам сложно освоиться с вашей новой системой отслеживания рабочего времени, просмотрите вышеупомянутые шаги, чтобы убедиться, что ваши сотрудники будут взволнованы и с нетерпением ждут новых изменений, которые произойдут. Попробуйте новую систему всего с несколькими сотрудниками, создайте ажиотаж и ожидание новой технологии, а затем запустите новые часы для всех своих сотрудников.

Имейте в виду, что универсального решения для всех не существует, но даже если вы не ищете наворотов и дополнительных функций в выбранных вами решениях для учета рабочего времени, вам все равно необходимо соблюдать федеральное трудовое законодательство. Задача стала намного проще с онлайн-решениями для часов.

Начните точно отслеживать часы работы сотрудников с помощью Connecteam уже сегодня!

14-дневная бесплатная пробная версия, кредитная карта не требуется.

Начните бесплатный пробный период