Масштабируйте свою клининговую компанию с помощью ведущего приложения для клининговых услуг

Открытие клининговой компании может быть выгодным решением, поскольку существует много работы с большим спросом, плюс низкие накладные расходы и отсутствие обычных эксплуатационных расходов. Однако управление клининговой компанией сопряжено со своими проблемами. От найма и обучения лучшей команды, планирования и нарушения эффективного графика, точного отслеживания времени для облегчения расчета заработной платы, поддержания здоровой внутренней коммуникации, привлечения постоянных клиентов и обеспечения их удовлетворенности, и этот список можно продолжить.

Многие владельцы клининговых компаний обнаружили, что использование ручки и бумаги или даже электронных таблиц Excel с бесконечными текстовыми сообщениями и беспорядочными группами WhatsApp не работает. Это просто не режет! Учитывая достижения в области технологий, обращение к цифровым решениям для управления повседневными операциями не составляет труда.

Сотни клининговых компаний используют Connecteam для решения повседневных задач управления клининговой компанией. Поэтому мы создали руководство, основанное на их использовании, чтобы предоставить вампередовые методы преодоления проблем и масштабирования вашего клинингового бизнеса.

Проблемы, с которыми сталкивались клининговые компаниидо появления Connecteam

• Отчеты с мест часто неуместны

«Когда уборщику нужно отправить отчет, например форму подтверждения уборки, я обычно получаю его только позже в тот же день, если мне повезет. А если они ошиблись или забыли подписать форму, мне приходится гоняться за ними, чтобы получить эту информацию, поэтому обработка информации занимает у меня в два раза больше времени».

«Иногда мои сотрудники присылают мне подтверждения в виде текстовых сообщений, которые становится трудно отследить, и они просто очень беспорядочны!»

• Часы отслеживания могут привести к ошибкам

«Учет времени и начисление заработной платы могут занять у меня целый день или два, потому что мне приходится просеивать сотни листов Excel или каракулей на бумаге, и иногда могут возникать ошибки. Это совершенно неэффективно».

«Это просто бесконечная игра в пинг-понг с моими сотрудниками, если я поймаю ошибку или мне нужно, чтобы они набрали часы».

• Назначение смен занимает часы

«Если открывается смена, мне приходится искать замену, а манипулирование таким количеством сотрудников и мест делает эту задачу рутиной, которую я действительно хочу избежать».

• Адаптация — это долго и требует времени

«Мне нужно, чтобы новые уборщики были готовы к работе в тот же день, но вместо этого мы заперты в комнате и теряем целый день, просто просматривая такие мелочи, как то, что написано в справочнике сотрудников. Это полная растрата, когда половина моих новых сотрудников увольняется в течение первого месяца».

• Внутренняя коммуникация беспорядочна

«Когда мне нужно отправить срочное обновление, я либо звоню всем своим уборщикам по очереди, либо организую телефонную конференцию, либо отправляю текстовые сообщения, но я понятия не имею, кто получил сообщение или даже удосужился его прочитать».

«Мои уборщики иногда изо всех сил пытаются связаться со мной, потому что я так занят, управляя десятком разных задач, что к тому времени, когда я возвращаюсь к ним, это уже не имеет значения».

• Обеспечить лучшее обслуживание клиентов может быть сложно

«Существует большая конкуренция, и я действительно хочу иметь конкурентное преимущество, но мне нужен инструмент, который поможет мне управлять всем, чтобы я мог сосредоточиться на общей картине».

Только когда мы нашли приложение для уборки от Connecteam, наши самые большие проблемы постепенно ушли в прошлое! – Чистые услуги BnB

Узнайте больше об опыте BnB Clean Service с приложением услуг по уборке Connecteam здесь.

Как Connecteam помогает менеджерам по уборке решать проблемы на рабочем месте

1. Автоматизируйте ежедневные контрольные списки, отчеты и формы

Повседневные операции являются основной функцией эффективной работы вашей клининговой компании, поэтому контрольные списки и отчеты обычно используются для уменьшения трения в повседневной деятельности, автоматизации потока информации, увеличения времени реагирования и обеспечения надзора.

Ниже приведены примеры контрольных списков и форм, которые клининговые компании создают на регулярной основе:

• Форма подтверждения уборки
• Чек-листы ежедневной уборки
• Еженедельные контрольные списки уборки
• Ежемесячные контрольные списки уборки
• Осмотр участка или объекта
• Возврат оборудования и заказ оборудования
• Тикет заказа на ремонт
• Сообщить о проблеме
• Контрольный список инвентаризации
• Форма заказа на складе (наименования и количество)
• Форма сброса запасов
• Утверждение обслуживания клиентов
• Отчет об инциденте
• Возмещение расходов
• Обзор эффективности сотрудников

Все контрольные списки, отчеты и формы регистрируются в цифровом виде, ими можно легко поделиться в формате PDF или экспортировать в Excel. Кроме того, нет ограничений на количество хранимых документов, и количество представлений не влияет на цену.

Кроме того, вы можете поделиться ими со своими клиентами, чтобы они чувствовали себя лучше, когда их потребности удовлетворяются.

2. Точно отслеживайте часы

Отслеживание времени доступно на смартфоне сотрудника, поэтому вам будет намного проще точно управлять отслеживанием времени и платежными ведомостями.

• Простые часы с отметкой местоположения GPS
• Отправка автоматических напоминаний, чтобы убедиться, что сотрудники приходят и уходят вовремя
• Использование тегов, вложений смены и заметок, чтобы точно знать, сколько времени было выделено для каждого клиента или типа работы.
• Управление и утверждение запросов на отпуск и отгулы
• Экспорт платежных ведомостей, за смену или в целом.
• Интеграция с QuickBooks Online и Gusto для простого и простого расчета заработной платы.

3. Легко назначайте смены и сервисные звонки

Для диспетчеризации и управления звонками пользователей услуг клининговые компании полагаются на функцию планирования заданий Connecteam, которая позволяет легко предоставлять всю необходимую информацию уборщикам из одного места:

• Назначение уборщиков для услуг на основе различных требований
• Предоставление всей соответствующей информации, включая время, адрес и специальные инструкции для каждого места и клиента.
• Отправка напоминаний и уведомлений, чтобы уборщики прибывали вовремя, а также чтобы уведомить менеджера, если кто-то опаздывает.
• Ведение записей о времени и месте прихода и ухода часов, а также включение заметок и комментариев по сменам, когда требуется дополнительная информация.
• Знайте, когда сотрудники приходят и заканчивают смену — кроме того, при необходимости сотрудники могут добавлять изображения и комментарии для каждой смены.
• Разрешение сотрудникам принимать или отклонять смены (опционально — можно отключить).

4. Обеспечение соответствия на всех уровнях

Соответствие требованиям является обязательным для большинства клининговых компаний, поэтому формы «Прочитай и подпиши» и периодические курсы повышения квалификации являются обычным явлением. Все документы регистрируются и автоматически отправляются в виде PDF-копии на предопределенные электронные письма через приложение, плюс любую форму можно настроить, а сводные отчеты можно экспортировать в любое время.

• Признание справочника сотрудника
• Использование опасных материалов
• Здоровье и безопасность
• Единое соглашение
• Политика в отношении сексуальных домогательств
• Отчет о результатах инцидента
• Другие читают и подписывают документы.

5. Эффективно адаптируйте и обучайте свой персонал

Клининговые компании часто сталкиваются с высокой текучестью кадров и должны обеспечивать высочайший уровень обслуживания для каждой работы, поэтому важно использовать Connecteam для оптимизации процесса адаптации. С приложением все эффективнее и быстрее.

• Официальное письмо приветствие на борту письмо
• Контрольный список нового сотрудника
• Форма личной информации
• Формы проверки фона и безопасности
• Единый приказ работника и форма договора
• Соглашение о неразглашении
• Объявление заранее забронированных отпусков
• Читать и подписывать соответствующие формы

Помимо адаптации, важно обучать своих уборщиков по мере необходимости, чтобы не было пробелов в знаниях. Клининговые компании используют Connecteam для отслеживания прогресса сотрудников и создания учебных материалов по таким вопросам, как:

• Обучение по охране труда и технике безопасности
• Обучение правильному использованию опасных материалов
• Обучение сексуальным домогательствам
• Использование и техническое обслуживание оборудования
• Тесты и викторины.

Узнайте больше об эффективном обучении вашего персонала по уборке здесь.

6. Улучшите внутреннюю коммуникацию

Внутреннее общение не так просто осуществить, когда ваши сотрудники разбросаны и не сидят в одном месте. Таким образом, Connecteam позволяет легко решить эту проблему, включая такие функции, как:

• Каталог сотрудников: легко найти контактные данные сотрудника или клиента, просто выполнив поиск по имени, местонахождению, должности и т. д.
• Группы и каналы чата: создайте внутреннюю группу для мест работы или небольшой команды, чтобы всем было проще оставаться на связи.Сотрудники могут сообщать друг другу, если дорога закрыта или у них закончился товар, а рядом есть кто-то, кто может помочь.
• Push-уведомления и обновления в режиме реального времени : как для официальных, так и для неофициальных объявлений, таких как обновления отдела кадров, письмо от генерального директора, признание сотрудников или обновления политики компании и т. д.Сделайте еще один шаг вперед и отправьте удивительный отзыв от клиента всем своим сотрудникам, чтобы поднять моральный дух.

7. Легкий доступ к протоколам компании

Чтобы обеспечить соответствие требованиям по всем направлениям, необходимо иметь доступ ко всем протоколам компании одним нажатием кнопки. Кроме того, когда вы обновляете протокол, вам нужно сделать это только один раз в приложении цифровых служб очистки, и у всех будет обновленная версия. Больше не нужно распечатывать десятки физических копий и беспокоить сотрудников.

• Стандартные операционные процедуры (СОП)
• Протоколы безопасности и чрезвычайных ситуаций
• Процедуры чистки ковров
• Справочник сотрудника
• Моральный кодекс
• Политика в отношении сексуальных домогательств
• Единая политика

8. Повысьте безопасность на рабочем месте

Клининговые компании повышают свои стандарты безопасности и пропагандируют «безопасность прежде всего», позволяя сотрудникам отчитываться в режиме реального времени, предоставлять информацию о безопасности и обсуждать темы, связанные с безопасностью. Некоторые из лучших практик включают в себя:

• Быстрая и простая отчетность: в режиме реального времени сотрудники могут легко отправлять отчеты об опасностях или инцидентах, и соответствующий руководитель немедленно получает отчет для дальнейшей оценки.
• Цифровые ресурсы безопасности: обеспечение того, чтобы все протоколы безопасности, советы и ресурсы были доступны одним щелчком мыши, а также «извлеченные уроки», выводы об инцидентах и ​​периодические советы по безопасности.
• Постоянное обучение технике безопасности: регулярная отправка учебных материалов сотрудникам, чтобы убедиться в отсутствии пробелов в знаниях и в том, что сотрудники знают об определенных обновлениях, а также легко отправлять викторины, чтобы убедиться, что содержание было понято.Администратор может следить за прогрессом и может отправить напоминание о завершении обучения.
• Связь прежде всего с безопасностью: одним касанием вы можете распространять и передавать обновления и протоколы, связанные с безопасностью, такие как отчеты об обнаружении инцидентов, обновления и руководства по использованию опасных материалов и оборудования, обновления в режиме реального времени и многое другое.

9. Оптимизация потребностей в человеческих ресурсах

HR-команды и руководители предпочитают автоматизировать процессы и лучше контролировать вопросы, связанные с персоналом, за счет:

• Порекомендуйте друга: легко порекомендовать друзей на должность в компании, чтобы улучшить охват найма.
• Управление запросами на отпуск или отпуск по болезни: сотрудники получают мгновенное обновление, если запрос был одобрен или отклонен.
• Форма личной информации: при приеме на работу новых сотрудников легко получить личную информацию, контактную информацию, экстренный контакт, документы, такие как налоговые формы, удостоверение личности с фотографией и многое другое.
• Обновление контактной информации: мгновенно получайте обновления информации о сотруднике, такой как имя, адрес, банковский счет и т. д.
• Опросы удовлетворенности сотрудников или обзоры производительности.

Connecteam — это действительно универсальное решение для управления, которое включает в себя множество возможностей для масштабирования вашего бизнеса. Кроме того, цена не прожжет дыру в вашем заднем кармане. Начните свой бесплатный план сегодня!