Как создать сводный счет для более быстрых платежей

Для фрилансеров и владельцев малого бизнеса время — это действительно деньги. К сожалению, есть некоторые аспекты работы на себя, которые отнимают время, но не приносят прямого дохода, например создание счетов, отслеживание платежей и формирование квитанций. Поиск способов сэкономить время на этих задачах позволяет вам сосредоточиться на работе, за которую ваши клиенты действительно будут вам платить.

Использование сводных счетов — это разумный способ упростить и ускорить процесс выставления счетов. Отправка всего одного счета, охватывающего всю работу, выполненную для клиента в течение установленного периода, может помочь вам оставаться организованным и повысить свою эффективность. Более того, процесс создания сводного счета-фактуры прост, и внедрение его в ваши внештатные проекты или проекты малого бизнеса не может быть проще.

В этой статье мы объясним, что такое консолидированные счета, почему они могут быть полезны и как их создавать с помощью Hiveage. Давайте приступим!

Введение в консолидированное выставление счетов (и почему вы должны их использовать)

Сводный счет — это когда вы выставляете счет клиенту за всю работу, выполненную за заранее определенный период времени. Например, внештатный писатель может отправить клиенту один счет за все статьи, которые он написал в течение одного месяца, вместо того, чтобы отправлять отдельный счет для каждой отдельной статьи. Независимо от того, написал ли автор две статьи в этом месяце или двенадцать, он все равно отправил бы только один счет.

Консолидированные счета-фактуры могут оказаться особенно полезными, если вы или ваша компания часто оказываетесь в следующих ситуациях:

• У вас есть постоянные клиенты, которые регулярно размещают заказы на несколько продуктов или услуг.
• Вы часто работаете над долгосрочными проектами для клиентов, которые состоят из нескольких этапов, каждый из которых должен оплачиваться как отдельная услуга или продукт.
• Вы предоставляете постоянную услугу и взимаете с клиентов почасовую оплату, и вы хотите выставлять им счета за все часы, которые вы отработали за определенный период времени.

Как вы, вероятно, понимаете, использование консолидированного биллинга помогает упростить процесс выставления счетов вашим клиентам и повысить вашу эффективность. Вы сэкономите время, затрачиваемое на создание отдельных счетов, так как вам придется реже составлять их вместе. Меньшее количество файлов для отслеживания также поможет в организации и управлении файлами. Если вам когда-нибудь понадобится получить счет, у вас будет меньше файлов для сортировки.

Однако, пожалуй, самым значительным преимуществом сводных счетов-фактур является их потенциал для оптимизации процесса оплаты. Отправка клиенту большого количества счетов за короткий промежуток времени может привести к потере счетов и пропущенным платежам.

С другой стороны, клиенты с меньшей вероятностью потеряют отдельный счет, а это означает, что вам не придется тратить время на отслеживание клиентов, чтобы обеспечить пропущенные платежи. Это также помогает вашим клиентам избежать просроченных счетов и оставаться организованным — есть только одна дата выставления счетов, которую нужно отслеживать, и фиксированный платежный цикл — что, вероятно, оставит у них хорошее впечатление о том, каково это работать с вашим бизнесом.

Как создать сводный счет (3 шага)

К счастью, создать сводный счет довольно просто. Более того, Hiveage предлагает несколько инструментов, которые могут помочь вам на этом пути. Давайте разберем, что вам нужно учитывать при настройке вашего первого сводного счета.

Шаг 1. Определите цикл выставления счетов

При работе с постоянными клиентами или над длительными текущими проектами важно заранее определить цикл выставления счетов, который вы будете использовать для сводных счетов. Вашим клиентам будет полезно знать, когда вы ожидаете их платежи. Кроме того, наличие определенного платежного цикла гарантирует, что вам не придется ждать несколько месяцев, прежде чем вы получите свою первую зарплату.

Циклы выставления счетов, на которые вы соглашаетесь, должны иметь смысл для вас, ваших клиентов и вашего бизнеса. Однако месячные и 30-дневные циклы являются обычным явлением, и вам и вашим клиентам может быть легко их отслеживать. Лучше не делать циклы слишком длинными, так как это повлияет на стабильный приток доходов в ваш бизнес.

Шаг 2: Ведите подробные записи для счетов-фактур

Чрезвычайно важно вести полный и четкий учет времени, которое вы тратите на работу над каждым проектом, а также любых услуг или продуктов, которые вы можете предоставлять своим клиентам в течение каждого платежного цикла. Эта информация понадобится вам при создании консолидированных счетов-фактур.

Простое решение — отслеживать часы в электронной таблице или календаре. Однако, если вы хотите по-настоящему упростить этот процесс, вы также можете воспользоваться удобными функциями отслеживания Hiveage. Среди прочего, Hiveages позволяет вам приостанавливать и запускать часы, когда вы делаете перерывы в работе, а также сохранять шаблоны для задач, которые вы выполняете на регулярной основе (для удобства ведения учета).

Шаг 3: Напишите свой счет-фактуру (вместо нескольких счетов-фактур)

После сбора всей необходимой информации и достижения конца цикла выставления счетов вы можете указать свое время, услуги и продукты в счете и отправить его своему клиенту. Обязательно включите:

• Даты платежного цикла
• Подробный список того, за что вы берете плату с клиента
• Сколько вы берете с клиента за каждую позицию
• Общая сумма счета (включая любые соответствующие налоги и сборы)

Если вы боитесь что-то забыть, рассмотрите возможность использования генератора счетов Hiveage, который включает поля для всей информации, которую вам нужно предоставить своим клиентам. Кроме того, если вы отслеживали свое время с помощью Hiveage, вы можете просто преобразовать свои записи в счет, что сделает процесс быстрым и легким.

Заключение: как использовать консолидированные счета-фактуры

Ведение вашего бизнеса должно быть связано с зарабатыванием денег, а не с бумажной волокитой. Использование объединенных счетов-фактур дает вам больше времени, чтобы тратить его на наиболее важные для вас аспекты вашего бизнеса, а не на процесс выставления счетов. Кроме того, это более простая система, более удобная как для вас, так и для ваших клиентов.

Лучше всего то, что вы можете консолидировать счета всего за три шага:

1. Определить период выставления счета
2. Ведите подробные записи
3. Напишите свой счет

У вас есть вопросы о том, как эффективно использовать консолидированные счета? Дайте нам знать в комментариях ниже!