Что такое управление временным персоналом? (+ Лучшее программное обеспечение)

Временные работники, также известные как временные работники, нанимаются компаниями в качестве фрилансеров, а не постоянных сотрудников. Это позволяет легко нанять или отпустить их по мере необходимости. Кроме того, они не имеют права на льготы компании.

С другой стороны, временные работники чувствуют себя менее связанными с компанией и ее миссией. Они также часто разбросаны по локациям, что затрудняет управление ими.

Но хорошее управление временными работниками необходимо, если вы хотите, чтобы они продолжали работать и делать все возможное для вашей компании. В этом руководстве мы расскажем вам все, что нужно знать об управлении временным персоналом. Мы также делимся лучшим программным обеспечением для найма, привлечения и управления вашими временными командами.

Что такое Временная рабочая сила?

Временная рабочая сила относится к работникам, нанятым компанией на временной основе . Обычно их нанимают на определенное время для работы над специализированными проектами, покрытия сезонных потребностей или заполнения пробелов в персонале.

Временными работниками часто называют:

• Независимые подрядчики
• Консультанты технического задания (SoW)
• Рабочие концерта
• Фрилансеры
• Временные работники или «временные работники», хотя их все еще можно классифицировать как наемных работников.

Заемным работникам не предоставляются те же привилегии и льготы, что и долгосрочным работникам. Они часто чувствуют себя социально изолированными от своих сверстников, а также от миссии и целей компании.

Использование заемных работников варьируется в зависимости от характера работы, спроса, бюджета компании и имеющихся кадровых резервов. Обычно их нанимают компании напрямую, через онлайн-платформы со списками вакансий или через кадровые агентства, рекрутеров или других поставщиков талантов.

Некоторые временные работники переходят на постоянных сотрудников, но большинство прекращает свой контракт с компанией, как только они достигают своих целей.

Рост цифровых платформ и гиг-экономики привел к росту заемного труда за последние несколько лет. Люди хотят работать по гибкому графику, а компании хотят гибкости и рентабельности, которые дает гиг-воркер.

Примеры отраслей, в которых используются заемные работники

Сегодня, когда вы думаете о фрилансерах, вы можете думать о графических дизайнерах, авторах контента, видеоредакторах, ИТ-консультантах или юрисконсультах. Но условное рабочее соглашение распространяется на многие другие отрасли.

Вот несколько примеров отраслей, в которых используется временный персонал:

• Розничная торговля: сезонных рабочих часто нанимают в магазины, чтобы справиться с растущим спросом, например, во время праздников.

• Мероприятия и гостиничный бизнес. Организации, занимающиеся организацией мероприятий или гостиничным бизнесом, часто нанимают разнорабочих, таких как официанты и бармены. Они могут помочь в достижении целей для конкретных мероприятий или в пик сезона.

• Здравоохранение. Обычно в больницах и клиниках нанимают временных работников для решения проблемы нехватки кадров. Например, 96% медицинских учреждений нанимали заёмных работников во время пандемии.

• Производство: временных рабочих часто нанимают для помощи на сборочных линиях, проверках качества и других логистических процессах в период высокого производственного спроса.

• Строительство: многие подрядчики нанимаются для определенных проектов, требующих специальных навыков. В дополнение к строителям, проектам нужны электрики, сантехники, плотники и другие.

• Транспорт и доставка: курьеры, службы доставки еды и службы совместного использования часто используют подработку в качестве основной формы занятости. Учитывая постоянные изменения спроса во времени, в разных местах и ​​т. д., этим компаниям нужны сотрудники, способные работать гибко.

Преимущества использования заемных работников

Заемные работники приносят много преимуществ.

Во-первых, они помогают справляться с меняющимися рабочими нагрузками , чтобы ваш бизнес мог справляться с изменяющимися рыночными условиями. Например, когда рынки процветают, а клиенты тратят больше, вам могут понадобиться дополнительные работники, чтобы удовлетворить растущий спрос. И наоборот, когда экономика находится в упадке и спрос низок, вам может потребоваться сократить ресурсы. С временными работниками вы можете увеличивать или уменьшать масштаб по мере необходимости.

Вы также можете нанять временных работников, чтобы заполнить пробелы в навыках . Например, вам могут понадобиться определенные навыки для конкретного проекта или на ограниченный срок. Наймите временного работника, и вам не нужно будет платить за постоянного сотрудника, и вы по-прежнему сможете получать выгоду от инноваций и продолжать расти.

Кроме того, вы не обязаны предлагать временным работникам медицинское страхование, пенсионные планы, оплачиваемый отпуск или другие льготы. Это делает их экономически эффективными , особенно в трудные времена.

Передовой опыт управления временным персоналом

Оцените свои потребности в персонале

Во-первых, подумайте, зачем вам могут понадобиться временные работники и где они могут вписаться в ваш бизнес. Например, вам может потребоваться эксперт для конкретного проекта, для которого вам не хватает навыков в вашей существующей рабочей силе. Или вы можете столкнуться с временным всплеском спроса на ваши продукты и услуги и нуждаетесь в дополнительном персонале для удовлетворения потребностей бизнеса.

Какой бы ни была причина, оцените, нужен ли вам временный или постоянный работник для конкретной работы . Вы можете обнаружить, что для определенных должностей постоянный наем может быть лучше, чем временный работник. Это обычное дело, когда должность, вероятно, станет долгосрочной принадлежностью компании. В этом случае лучше было бы иметь постоянного члена команды, который может оставаться приверженным этому делу в долгосрочной перспективе.

Инвестируйте время в хороший поиск талантов и управление поставщиками

Наем временных работников часто осуществляется напрямую или с помощью агентств или других фриланс-платформ. Как бы вы ни искали их, убедитесь, что вы делаете правильный выбор при найме.

Убедитесь, что ваши временные работники обладают необходимыми навыками для конкретного проекта, на который вы их поручаете. Вы также должны убедиться, что у них есть какие-либо лицензии и сертификаты, необходимые для работы.

Более того, даже если вы нанимаете через агентство, проведите собеседование с ними самостоятельно , чтобы убедиться, что они будут хорошо вписываться в корпоративную культуру и интегрироваться в вашу существующую рабочую силу.

Наконец, когда вы управляете временной рабочей силой, вы имеете дело с несколькими сторонами, такими как агентства или рекрутеры. Вы должны выбрать правильных поставщиков талантов для правильных профилей работы . Например, вы можете выбрать рекрутера, специализирующегося на найме сезонных работников гостиничного бизнеса, если вам нужно дополнительное покрытие во время праздников.

Вам также необходимо управлять контрактами с несколькими поставщиками, иметь представление о том, когда их нужно продлевать, и следить за соблюдением условий.

Вы можете поддерживать порядок в общении и отношениях с поставщиками, разделив работу между разными менеджерами по персоналу .

Однако лучший способ управлять этими постоянными отношениями — использовать специализированные системы управления поставщиками . Они упрощают процесс выбора, управления и оценки эффективности поставщиков и агентств.

Четко обозначить объем работ и сроки

Установите цели SMART (конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени) для вашего временного работника на этапе найма. Добавьте их в техническое задание (SoW) в договоре с подрядчиком, где они могут его подписать.

Это гарантирует, что временный работник полностью понимает объем своей работы и то, что от него ожидается. Таким образом, это также предохранит вашу компанию от дорогостоящих ошибок при найме, например, от найма кого-то, кто не был готов к выполнению задач.

Кроме того, полезно иметь этот подписанный документ в качестве доказательства того, что временный работник понимает, за что ему платят . Иногда компании вступают в судебные тяжбы с работниками, которые не выполнили свои задания, но потребовали за это плату.

Наконец, крайне важно указать в соглашении юридические обязанности заемного работника по отношению к компании. Включите соглашения о неразглашении, конфиденциальности и другие важные положения заранее, чтобы было меньше места для будущих споров.

Классифицировать и переводить временных работников в нужные системы

Неправильная классификация работника может привести к юридическим санкциям из-за несоблюдения требований. Вы можете быть оштрафованы Министерством труда или IRS, если вы классифицируете подрядчика 1099 как сотрудника W2, но не соответствуете трудовым законам W2.

Например, компании вычитают налоги работников W2 во время начисления заработной платы и по закону обязаны обеспечить уплату этих налогов работником. Однако подрядчики получают свою заработную плату в полном объеме — без каких-либо вычетов — и должны сами платить налоги.

Временные работники не будут зачислены в льготы компании или платежную ведомость. У них также другие условия оплаты, чем у сотрудников W2. Например, они, скорее всего, будут получать почасовую оплату или иметь фиксированную ставку проекта. Обычно они выставляют ежемесячный счет за свои услуги, и их оплачивает финансовый отдел. Важно предоставить эту информацию вашему финансовому отделу , чтобы они могли ежемесячно производить правильные платежи.

В некоторых случаях вы будете платить агентству, а не работнику напрямую. Убедитесь, что у вашего финансового отдела есть точная информация о том, кому и когда платить, а также о том, как должна рассчитываться оплата. Например, в зависимости от соглашения, вы можете быть авансовым платежом агентству в дополнение к заработной плате рабочих.

После классификации вам необходимо предоставить временному работнику доступ к любым системам, которые использует ваш бизнес. Вам также может потребоваться предоставить им адрес электронной почты компании и удостоверение личности.

Держите их вовлеченными и отслеживайте прогресс в проектах

Регулярно проверяйте свой контингент рабочей силы, чтобы узнать, как они продвигаются и нуждаются ли они в какой-либо поддержке. Хотя они не являются постоянными сотрудниками, они все же приносят пользу вашему бизнесу.

Начните с использования часов, чтобы отслеживать, как они тратят свое время на выполнение задач. Это поможет вам убедиться, что они соблюдают сроки и работают в соответствии с требованиями. Некоторые табельные часы даже поддерживают GPS, поэтому вы можете убедиться, что ваши временные работники находятся в нужных местах, что предотвращает такие проблемы, как кража времени, которые часто встречаются в работе.

Кроме того, предоставляйте работникам регулярные отзывы об их работе, чтобы они знали, что работает, а что нет.

Наконец, временные работники часто могут чувствовать себя изолированными от компании и своих коллег . Мы рекомендуем добавлять их в корпоративный чат и приглашать на общественные мероприятия, чтобы помочь им развить чувство принадлежности к вашей организации. Таким образом, они с большей вероятностью останутся вовлеченными и приверженными целям компании.

Воспитывайте и тренируйте их правильно

Обучение — это инвестиция, и у некоторых компаний может возникнуть соблазн срезать углы при обучении временных работников, которых не будет в долгосрочной перспективе. Но очень важно правильно обучать их , иначе вы можете столкнуться с такими проблемами, как низкая производительность, негативное отношение клиентов, более низкое качество продукции и многое другое.

Обеспечьте их быстрое ознакомление с ролевыми навыками, ценностями компании и методами работы. Важно, чтобы они следовали кодексу поведения и соответствовали ожиданиям клиентов так же, как и постоянные сотрудники. Вы можете сделать это с помощью обучения в классе, онлайн-обучения и слежки на рабочем месте.

Приложите усилия, чтобы связаться с ними

Когда временные работники уходят, они уносят с собой свои навыки и знания. Установите с ними хорошие рабочие отношения . Таким образом, они с большей вероятностью помогут передать хотя бы часть этих знаний членам вашей команды. Например, они могут создать руководство по передаче, чтобы помочь вашим сотрудникам продолжить определенный проект или задачу после того, как они ушли.

Есть еще одно ключевое преимущество связи с временными работниками: вы можете повторно нанять их для будущих проектов или даже добавить их в свой кадровый резерв для постоянного найма. Они будут более склонны работать полный рабочий день, если будут чувствовать связь с остальной частью вашей команды и компанией в целом.

Рассмотрите возможность внешней помощи или автоматизируйте процесс внутри компании

Управление временным персоналом требует времени и усилий. Их нанимают и платят по-другому, чем ваших постоянных сотрудников, и существует другой набор законов и правил, которых вы должны придерживаться в отношении временных работников. (Например, в дополнение к платежам и налогам, которые мы описали ранее, сотрудники W2 имеют право на пособие по безработице, которое обычно не распространяется на 1099 подрядчиков.)

Многие компании не имеют возможности управлять всем этим внутри компании. Вы можете обратиться за внешней помощью через специализированное агентство, которое управляет вашими заемными работниками. Однако это может быть дорого по сравнению с управлением ими самостоятельно.

Лучшее решение — использовать систему управления персоналом и управлять им внутри компании . Эти программные системы помогают вам управлять вашими постоянными сотрудниками и временными работниками с одной платформы. Они предлагают несколько инструментов, которые помогут вам нанимать и нанимать работников, организовывать работу с документами, соблюдать требования и так далее.

Чтобы помочь вам начать работу, ниже мы обсудим 3 лучших программного обеспечения для управления временным персоналом.

3 Лучшее программное обеспечение для управления временным персоналом

Лучшее универсальное программное обеспечение для управления временным персоналом

Connecteam возглавляет список лучших решений по управлению временным персоналом . Он предоставляет все инструменты, необходимые для управления и привлечения ваших временных работников.

Connecteam прост в использовании, поставляется с практической поддержкой клиентов и может использоваться на ходу через мобильное приложение.

Давайте подробнее рассмотрим ключевые функции Connecteam.

Планирование с помощью перетаскивания позволяет быстро и гибко распределять ресурсы.

С помощью инструмента планирования с помощью перетаскивания вы можете создавать и назначать смены своим работникам за считанные минуты. Вы можете создавать расписания с помощью шаблонов, копировать предыдущие расписания или даже экспортировать их из Excel.

Ваши работники могут указать свое местоположение, доступность и предпочтения, чтобы вы могли эффективно назначать задания. Кроме того, вы можете увидеть их квалификацию, чтобы убедиться, что вы назначаете им правильные смены и максимально используете их навыки.

Кроме того, Connecteam позволяет гибко менять смены . Вы можете назначать временных работников на любые смены, которые ваши сотрудники больше не могут выполнять, или они могут выбирать из открытых смен — с одобрением или без него. Всем вашим работникам отправляются интеллектуальные оповещения о любых изменениях в их сменах.

Благодаря этим функциям вы всегда укомплектованы персоналом, но также можете предложить гибкость своим постоянным сотрудникам.

GPS-часы позволяют вам контролировать вашу контингентную рабочую силу

Часы Connecteam позволяют вашим работникам вести учет времени начала и окончания смены с помощью любого настольного или мобильного устройства. Вы также можете использовать Connecteam в качестве киоск-приложения, позволяя сотрудникам входить и выходить из общего устройства в центральном месте.

Независимо от того, что вы выберете, часы отслеживают время рабочих с точностью до секунды . Это особенно полезно, когда вы рассчитываете их оплачиваемое время, так как многие временные работники получают почасовую оплату.

Connecteam также имеет встроенную функцию GPS . Вы можете отслеживать местонахождение своих работников в режиме реального времени, чтобы убедиться, что они находятся там, где им нужно.

Наконец, Connecteam позволяет устанавливать геозоны — виртуальные границы вокруг рабочих мест. Рабочим запрещено входить внутрь, если они находятся за пределами геозоны. Им напомнят, чтобы они вышли из своей рабочей зоны. Это может сэкономить вам огромные суммы денег на ненужных сверхурочных расходах.

Полнофункциональное управление задачами, позволяющее отслеживать ход выполнения проектов.

С Connecteam вы можете быстро и легко создавать и назначать задачи и подзадачи своим работникам. Кроме того, вы можете прикреплять заметки, изображения и файлы к каждой задаче, чтобы сотрудники могли получить доступ ко всей необходимой им информации в одном месте.

Connecteam отправляет автоматические напоминания всем работникам о выполнении их задач. Более того, вы можете отслеживать прогресс в режиме реального времени и отправлять push-уведомления тем, кто отстает в работе. Вы можете видеть статусы завершения для рабочих и проектов в любое время и из любого места.

Настраиваемые формы и контрольные списки помогают подрядчикам с адаптацией и соблюдением требований

Connecteam предлагает полностью настраиваемые формы, которые ваши работники могут использовать для решения ряда задач. Вы можете создавать и назначать формы подключения и отключения для сбора важной информации, а работники могут использовать формы для важных задач соответствия, таких как отчеты об инцидентах.

В дополнение к формам вы также можете создавать собственные контрольные списки для своих работников. Таким образом, вы можете гарантировать, что они выполнят важные задачи, такие как проверки безопасности, инвентарные проверки и протоколы на конец дня на работе.

Вы можете отслеживать как формы, так и контрольные списки в режиме реального времени, чтобы гарантировать, что все работники заполняют то, что им нужно.

База обучения и знаний помогает временным работникам освоиться

Функция обучения Connecteam позволяет создавать и назначать индивидуальные курсы обучения для ваших сотрудников. Вы можете организовать специальное обучение, обучение по соблюдению требований и многое другое, чтобы они могли быстро начать вносить свой вклад в достижение целей компании. Кроме того, настраиваемые викторины делают обучение увлекательным и увлекательным, а также позволяют проверить их знание ключевых понятий.

Обучение Connecteam удобно для мобильных устройств, поэтому сотрудники могут проходить курсы из любого места.

База знаний также является отличным местом для доступа работников к важным учебным материалам. Вы можете загружать изображения, PDF-файлы, видео- и аудиоклипы, чтобы обучение проходило в выбранной вами среде. Работники могут просматривать стандартные операционные процедуры (СОП), политики компании и многое другое. Это позволяет им лучше понять корпоративную культуру и методы работы.

Централизованное управление документами помогает вам оставаться организованным и соответствовать требованиям

Используйте инструмент управления документами Connecteam для безопасного хранения соглашений с подрядчиками и документов о соблюдении требований, таких как налоговые формы 1099. Он также может хранить W-9, рабочие лицензии, сертификаты и другие записи сотрудников.

Упорядочивание документов здесь помогает предотвратить такие ошибки, как отсутствие или дублирование записей. Вы также можете установить срок действия документов, чтобы обеспечить их регулярную проверку и обновление.

Оставайтесь на связи с вашими гиг-работниками, используя чат в приложении, опросы и многое другое.

Чат в приложении Connecteam — отличный способ оставайтесь на связи с вашим персоналом. Вы можете мгновенно и безопасно отправлять им сообщения в личных или групповых беседах.

Существует также функция обновлений , которую вы можете использовать, чтобы делиться важной информацией и объявлениями со всеми вашими сотрудниками одновременно.

Наконец, опросы и опросы могут помочь вам получить отзывы от ваших работников, в том числе временных работников, и заставить их чувствовать себя ценными и вовлеченными.

Несколько планов по доступным ценам

Connecteam предлагает все эти и другие функции по очень доступным ценам. Платные планы начинаются с 29 долларов в месяц для 30 пользователей. Малые предприятия с менее чем 10 пользователями могут использовать приложение совершенно бесплатно навсегда.

Подпишитесь на бесплатную 14-дневную пробную версию сегодня.

Ключевая особенность

• Планирование с помощью перетаскивания
• GPS-отслеживание местоположения
• Точное время часы
• Многофункциональное управление задачами
• Мощные инструменты обучения и адаптации
• Централизованное и безопасное управление документами

Плюсы

• Мобильное приложение
• Удобный интерфейс
• Поддерживающая забота о клиентах
• Умные оповещения и push-уведомления

Минусы

• Больше сторонних интеграций в разработке

Хорошо подходит для управления кадровым резервом

Avature — это решение для привлечения и управления талантами. Компании могут использовать свой инструмент управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) для управления своим пулом подрядчиков. Avature также связывается с другими системами управления поставщиками.

Он имеет такие функции, как электронная почта, SMS, социальные сети и WhatsApp, чтобы связаться с кадровым резервом. Также имеется панель отчетности и аналитики, чтобы агентства и компании могли отслеживать прогресс и получать ценную информацию.

Avature помогает привлекать гиг-работников из пула талантов, но в нем отсутствуют такие функции, как рабочий чат, опросы и многое другое, что удерживает их на работе. Он также не имеет инструментов управления проектами, таких как отслеживание времени и планирование.

Ключевая особенность

• Возможности CRM
• Система отслеживания соискателей
• Реклама в социальных сетях
• Отчетность и аналитика

Плюсы

• Мобильный оптимизированный
• Связи с другими системами управления поставщиками

Против

• Нет рабочего чата или опросов
• Нет часового пояса или расписания смен

Цена

• Свяжитесь с продавцом, чтобы узнать цену
• Доступен бесплатный план: Нет
• Доступна бесплатная пробная версия: Нет

Хорошо подходит для регистрации и отключения

SAP Fieldglass — последняя запись в нашем списке лучших решений для управления временным персоналом. Менеджеры или отделы кадров могут использовать шаблоны вакансий или создавать новую вакансию, сотрудничая с заинтересованными сторонами через приложение. Заявки на работу можно отправлять на платформы поставщиков для публикации.

С помощью SAP Fieldglass менеджеры могут просматривать профили кандидатов по статусу, например активные работники или активные соискатели. Собеседования можно проводить с помощью интеграции с Microsoft Outlook.

SAP Fieldglass также предлагает функции для управления временными работниками во время командировки. Это включает в себя адаптацию, управление расписанием и отслеживание счетов.

Наконец, менеджеры могут использовать приложение для увольнения временных работников и присвоения им рейтинга или повторного найма/не повторного найма тега. Однако в SAP Fieldglass отсутствует централизованный центр документации для хранения и управления документами для гиг-работников.

Ключевая особенность

• Образцы вакансий
• Просмотры профиля кандидата, включая статус доступности
• Управление расписанием
• Отслеживание счетов и платежей

Плюсы

• Рабочим может быть присвоен звездный рейтинг в конце задания.
• Поддерживает сторонние интеграции

Минусы

• Нет чата в приложении
• Нет центра документов

Итог по управлению временным персоналом

С ростом стоимости рабочей силы и колебаниями спроса все больше компаний используют гиг-работников для удовлетворения потребностей бизнеса. Они привносят гибкость и специальные навыки в ваш бизнес, но вы не обязаны предлагать им преимущества компании, что делает их экономически эффективным решением для найма.

Хотя они не являются постоянными сотрудниками, очень важно правильно управлять временными работниками. Вы должны убедиться, что соблюдаете соответствующие законы, и вы должны поддерживать их участие в своей работе без использования привилегий и льгот для сотрудников.

Управлять временным персоналом может быть сложно, но с учетом лучших практик, которые мы изложили выше, работа должна быть намного менее напряженной.

Чтобы еще больше упростить управление вашими временными работниками, мы рекомендуем использовать решение для управления вашими временными работниками. Лучшим из них является Connecteam , который предлагает множество функций для управления и привлечения ваших временных работников.

Начните работу с Connecteam бесплатно уже сегодня!

Часто задаваемые вопросы

Как найти временного работника?

Временные работники могут быть привлечены непосредственно компаниями. Вы можете размещать вакансии на досках объявлений, таких как LinkedIn или на специальных платформах для фрилансеров. Многие компании также используют внешние агентства и рекрутеров, которые специализируются на заёмных работниках. Они поддерживают вас в процессе поиска, найма и адаптации.

Как мне управлять своими независимыми подрядчиками?

Используйте программное обеспечение для управления персоналом , чтобы управлять своими независимыми подрядчиками. Connecteam — лучшее решение для управления персоналом. Он предлагает такие функции, как отслеживание времени, планирование, управление документами, обучение и многое другое. У него также есть мобильное приложение, которое вы можете использовать, чтобы оставаться на связи и привлекать своих временных работников из любого места.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь