Как создать программу PTO (оплачиваемый отпуск) для вашего бизнеса

Прежде чем вы наймете нового сотрудника, у вас уже должна быть политика оплачиваемого отпуска. Эта политика играет огромную роль в привлечении новых сотрудников, повышении вовлеченности и производительности, а также встроена в корпоративную культуру. Теперь вы не обязаны предлагать оплачиваемый отпуск, однако более 60% сотрудников малого бизнеса имеют доступ к PTO (оплачиваемый отпуск) для отпуска, праздников и болезни, но в зависимости от того, в каком штате вы находитесь, правила и политика могут различаться.

Ни для кого не секрет, что PTO может быть трудно определить, поэтому мы отвечаем на ваши самые животрепещущие вопросы о PTO. В этом блоге мы углубимся в то, что такое PTO, преимущества и недостатки, различные правила для каждого штата и как создать программу PTO, которая лучше всего подходит для вашей компании и ваших сотрудников.

Что такое ПТО?

Оплачиваемый отпуск или личный отпуск (PTO) объединяет дни болезни, отпуска и личные дни, которые сотрудники могут использовать по своему усмотрению, необходимости или желанию. Всякий раз, когда сотруднику нужен или он хочет взять отпуск, политика PTO позволяет ему использовать определенное количество времени в качестве оплачиваемых часов, и сотрудник может использовать это время по своему усмотрению. От того, чтобы забрать своих детей, впустить ремонтника, посетить врача и так далее. Как работник использует это время, не является делом работодателя.

В чем разница между PTO и отпуском?

Чаще всего, когда сотрудник уходит с работы, он делает это с отпуском. Теперь отпуск — это оплачиваемый отпуск, который берется без каких-либо условий, что означает, что заработная плата причитается в соответствии с законами штата или политикой работодателя, а также работник имеет право решать, когда брать отпуск и по какой причине.

PTO, с другой стороны, - это любое время, когда сотруднику платят, пока он не работает. По сути, это любой оплачиваемый отпуск. Отпуск — это гораздо более широкое понятие, чем отпуск, поскольку отпуск — это, по сути, пример отгула, но отгул — это не совсем отпуск. PTO без отпуска включает отпуск по беременности и родам, обязанности присяжного, отпуск по болезни или отпускные.

Обязан ли работодатель предлагать PTO в качестве льготы для сотрудников?

Нисколько. На федеральном уровне работодатели не обязаны предлагать своим работникам оплачиваемый отпуск. Учитывая это, в вашем штате, округе и городе могут быть фиксированные требования к отпускам и больничным. Обратите внимание, что эти законы постоянно меняются, поэтому обязательно проверяйте веб-сайт Министерства труда вашего штата, а также веб-сайты вашего округа и города, чтобы быть в курсе правил, которые могут применяться к вашему бизнесу.

Работник и работодатель защищены

До PTO ваши сотрудники могли лгать о том, как они использовали свободное время. Например, водили детей к врачу или нужно было пустить ремонтника на весь день, а они заявили, что это больничный. С PTO у ваших сотрудников больше гибкости для создания здорового баланса между работой и личной жизнью, и они не чувствуют себя обязанными сочинять истории, вместо этого они могут быть честными в отношении своего времени.

Менеджеры должны убедиться, что у них есть четкие инструкции, когда речь идет о политике PTO. Включите это в свой справочник для сотрудников, чтобы ваша команда могла обращаться к политике PTO по мере необходимости. Инструкции прояснят процесс, например, PTO необходимо запрашивать за два дня до этого, если только сотрудник серьезно не болен.

Перед внедрением вашей политики PTO убедитесь, что ваши сотрудники понимают, почему это новая политика, и объясните мыслительный процесс, стоящий за ней, чтобы они не сопротивлялись новой политике. Такой уровень прозрачности помогает обеспечить плавное внедрение.

Могу ли я предложить разные полисы PTO разным сотрудникам?

Да, работодателям разрешено предлагать разным работникам разные политики оплачиваемого отпуска. Однако причина НЕ МОЖЕТ быть связана с дискриминацией (расовой, половой, религиозной и т. д.). Кроме того, помните, что в каждом штате есть свои ограничения и могут быть запрещены определенные правила оплачиваемого отпуска, поэтому обязательно проверьте, что разрешено, а что нет. допустимый.

Ниже приведены наиболее распространенные сценарии необходимости или желания предлагать разные политики оплачиваемого отгула разным сотрудникам:

• Стаж: PTO может отличаться для сотрудников, которые проработали в компании дольше.Например, новый сотрудник может получить отгул только на 14 дней в течение первого года. А сотруднику, проработавшему в компании более трех лет, предоставляется 21 день отгула.
• Продвижение по службе: более старшие сотрудники или сотрудники, недавно получившие повышение, могут получить больше дней отгула.
• Сотрудники, занятые полный или неполный рабочий день: Когда речь идет о найме сотрудников на полный или неполный рабочий день, количество ВОМ может варьироваться.Например, штатный сотрудник может начать с 14 дней, а неполный рабочий день — с 10 в год.

Каковы законы штата о оплачиваемом отпуске и отпусках?

Когда дело доходит до отпуска, существует множество государственных законов. Например, они охватывают:

• Заработанная заработная плата: в некоторых штатах накопленный отпуск считается заработанной заработной платой и требуется, чтобы работодатель выплачивал ее при увольнении работника.
• Используйте его или потеряйте: в некоторых штатах политика отпуска может иметь «дату истечения срока действия».
• Сочетание двух.

Штаты не требуют, чтобы работодатель отменял оплачиваемый отпуск для своих сотрудников, однако большинство из них регулируют отгулы. В большинстве штатов действует политика оплачиваемого отпуска, которая распространяется только на заработанный отпуск.

Даже если в вашем штате требуется начисление отпускных или нет, вы должны указать это в политике своей компании. Это означает, что вы можете выбрать политику, которая лучше всего подходит вам и вашим сотрудникам, когда речь идет об оплате начисленного времени.

Каковы законы PTO в каждом штате?

Калифорния

Работодателям не разрешается применять политику «используй или потеряешь», однако они могут установить ограничение на начисления. Работодатели обязаны выплатить работникам, уволенным за накопленный отпуск, их окончательный заработок. В Калифорнии отпускные — это форма заработной платы, которую работодатель может предложить своим работникам.

Закон штата Калифорния о накопленном времени применяется к отпуску или отпуску, совмещенному с периодом болезни в соответствии с политикой PTO.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт штата Калифорния.

Колорадо

В Колорадо работодатели должны оплачивать своим работникам накопленный отпуск, когда их увольняют. Отпускные считаются формой заработной платы в Колорадо. Кроме того, этот закон распространяется только на время отпуска, а не на время болезни.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт штата Колорадо.

Иллинойс

В Иллинойсе работодателям не разрешается применять политику «используй или потеряешь». Однако он регулируется. Работодателям разрешено требовать от своих сотрудников использования отпуска к определенной дате, но только в том случае, если работнику предоставляется разумное количество времени.

Кроме того, закон штата Иллинойс требует от работодателей выплаты отгулов уволенным работникам.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт штата Иллинойс.

Индиана

В Индиане работодатели обязаны платить своим работникам за начисленный отпуск, когда работника увольняют. Тем не менее, политика в отношении отпусков оставлена ​​на усмотрение работодателей, и работодатели могут указывать условия, которым должны соответствовать работники для получения отпускных с накоплением.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт штата Индиана.

Луизиана

Луизиана не позволяет работодателям платить работникам за накопленный отпуск. Вместо этого он требует от работодателей, предоставляющих оплачиваемый отпуск, компенсировать накопленное время при увольнении работника.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с правилами штата Луизиана.

Мэриленд

В Мэриленде работодатели не обязаны оплачивать работникам начисленные отгулы. Однако работодатели обязаны платить работникам за неиспользованный отпуск, если у работодателя нет политики конфискации, в которой указано иное.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт штата Мэриленд.

Массачусетс

В Массачусетсе работодатели не могут заставить своих сотрудников отказываться от заработанного времени, они могут устанавливать политику «используй или потеряй». Срок действия накопленного отпуска может быть установлен работодателем, однако он должен быть разумным. Кроме того, работодатели могут ограничивать количество отпусков, которые работники накапливают или зарабатывают.

Работодатели в штате Массачусетс также должны выплачивать начисленные отпускные работникам, которые увольняются из компании.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с правилами штата Массачусетс.

Монтана

В штате Монтана работодатели, предоставляющие оплачиваемый отпуск своим сотрудникам, также не могут применять политику «используй или потеряешь». Тем не менее, они могут ограничивать предельную сумму, которую может получить сотрудник. Кроме того, работодатели должны платить работникам за любой накопленный отпуск, когда они увольняются из компании.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт штата Монтана.

Небраска

Работодатели из Небраски не могут устанавливать политику «используй или потеряешь». Увольняемым работникам должны быть оплачены заработанные и неиспользованные дни отпуска.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт штата Небраска.

Нью-Йорк

В Нью-Йорке работодатели не обязаны оплачивать работникам начисленные отгулы. Тем не менее, работодатели обязаны платить работникам за накопленный отпуск, когда они увольняются из компании, если только в их правилах не указано иное.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт Нью-Йорка.

Северная Каролина

В Северной Каролине работодатели не обязаны оплачивать работникам начисленные отгулы. Кроме того, работодатели обязаны платить работникам за накопленный отпуск, когда работника увольняют из компании, если политика компании не касается того, что с ним происходит.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт штата Северная Каролина.

Северная Дакота

В законе Северной Дакоты указано, что работники имеют право на получение неиспользованных отпускных при увольнении из компании, однако есть некоторые исключения.

Работодатели, сотрудники которых добровольно увольняются из компании, могут удерживать начисленные отпускные, если:

• Работодатель письменно уведомил работника об условиях выплаты ПТО.
• Сотрудник проработал у работодателя менее одного года.
• Работник уведомил работодателя менее чем за пять дней.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт штата Северная Дакота.

Орегон

В Орегоне работодатели обязаны включать накопленный отпуск в окончательную заработную плату своего работника, если политика открыта для интерпретации.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт штата Орегон.

Висконсин

Работодатели в Висконсине могут решить, будут ли они выплачивать начисленные отпускные, когда сотрудник увольняется из компании. Однако работодатели, у которых нет письменной политики неустойки, обычно несут ответственность за оплату неоплачиваемого отпуска работника.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт штата Висконсин.

Вайоминг

В штате Вайоминг работодатели не обязаны оплачивать работникам начисленные отгулы. Работодатели также должны выплатить работникам, которые были уволены, за накопленный отпуск, если у них нет письменной политики конфискации, подтвержденной работником.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт штата Вайоминг.

Преимущества предложения полиса PTO

Когда дело доходит до политики оплачиваемого отпуска, выигрывают как работники, так и работодатели.

Преимущества PTO для сотрудников:

• Сотрудники могут использовать ВОМ по своему усмотрению и не подвергаются надзору, который создает доверие и счастье.
• Сотрудники могут планировать свой PTO заранее, что помогает менеджерам гарантировать, что их смена будет покрыта заранее.
• Сотрудники могут использовать PTO, когда это необходимо больше всего, например, для ухода за больным ребенком, посещения собственного врача или просто для отдыха дома.

Преимущества PTO для работодателей:

• Работодатели не поставлены в неловкое положение «контролировать» своих сотрудников, когда дело доходит до отчетов о том, как они использовали оплачиваемый отпуск.
• Работодатели могут лучше контролировать незапланированные отсутствия, что помогает снизить затраты и обеспечить удовлетворенность клиентов.
• Работодатели могут регулировать посещаемость сотрудников с теми, кто злоупотребляет системой или у кого возникают проблемы. Вместо того, чтобы иметь строгие правила, они могут решать отдельные проблемы. Например, некоторые приложения с геотрекингом используют технологию Breadcrumbs. Это в основном собирает случайные точки местоположения во время смены сотрудника, гарантируя, что менеджеры имеют хорошее представление о местонахождении работника во время работы, предотвращая кражу времени в процессе.

Узнайте больше о лучших приложениях для учета рабочего времени сотрудников

Недостатки политики оплачиваемого отгула

Как работники, так и работодатели также испытывают недостатки PTO.

Недостатки ВОМ для сотрудников:

• Сотрудники рассматривают отгулы как преимущество и фактически будут использовать все свободное время, тогда как в прошлом они не использовали бы это время для личных дней, больничных и отпусков.
• Сотрудники могут рассматривать время отпуска как время отпуска и будут приходить на работу, даже когда они больны. Согласно опросу Glassdoor, средний американец берет толькополовинусвоего отпуска, а когда он берет оплачиваемый отпуск, 61% говорят, что работают.

Недостатки PTO для работодателей:

• Работодатели, которые предлагают политику оплачиваемого отпуска, будут предлагать своим сотрудникам меньше дней в целом, чем раньше. Это также означает, что новые сотрудники накапливают PTO медленнее.

Исследования показывают, что когда сотрудники берут отпуск, они гораздо более продуктивны, потому что у них было достаточно времени для перезарядки. Не просто предлагайте отгулы и отпуск, поощряйте своих сотрудников брать отпуск! В конце концов, более продуктивный, отдохнувший и довольный сотрудник лучше подходит для итоговой прибыли. Некоторые компании даже предлагают сотрудникам поощрения за то, чтобы они тратили необходимое время.

Компании с самым высоким рейтингом включают эти политики в свои политики PTO

Средние значения политики PTO

В 2016 году Общество управления человеческими ресурсами (SHRM) провело опрос о политике оплачиваемых отпусков в различных компаниях, и вот что они обнаружили:

«Большинство организаций предлагали работникам отгулы (87%) и оплачиваемые отпуска (91%) в зависимости от стажа работы в организации. Для планов PTO среднее количество отпускных дней, предоставляемых в год в зависимости от стажа работы сотрудника, варьировалось от 13 до 26 дней и от 8 до 22 дней для планов оплачиваемого отпуска».

По данным ассоциации WorldatWork, работодатели предлагали своим сотрудникам следующее среднее количество дней PTO:

• Менее одного года службы: 16 дней
• 1-2 года службы: 18 дней
• 3-4 года службы: 19 дней
• 5-6 лет службы: 22 дня
• 7-8 лет службы: 23 дня
• 9-10 лет службы: 24 дня
• 11-15 лет выслуги: 26 дней
• 16-19 лет выслуги: 27 дней
• 20+ лет службы: 28 дней

Теперь Бюро статистики труда сообщило, что средний работник в Соединенных Штатах получает 10 дней оплачиваемого отпуска ежегодно после окончания первого года работы. Однако это время не включает больничные и праздничные дни. Количество PTO увеличивается и уменьшается в зависимости от отрасли и региона, однако в среднем по стране их 10.

Чем дольше сотрудник остается в компании, тем больше дней отгула он получает. Кроме того, большинство компаний разрешают сотрудникам накапливать дополнительное время, но устанавливают ограничение на количество дней, которые можно заработать во время работы.

Какие отрасли дают больше всего отпускных дней в США?

Работники, которые хотят больше всего отпусков каждый год, должны работать в некоммерческом секторе / фонде — в среднем здесь 17,5 оплачиваемых дней отпуска в год. Принимая во внимание, что государственные и военные служащие занимают второе место с 17,3 днями. Сектор занятости с самым низким рейтингом — это маркетинг и связи с общественностью, поскольку очень немногие получают хотя бы один выходной каждый год.

Создайте свою собственную политику PTO

Имея в виду всю приведенную выше информацию, создание собственной политики оплачиваемых выходных может показаться непосильной задачей. Однако не расстраивайтесь! Мы создали бесплатный шаблон, который вы можете скачать, чтобы упростить процесс. (Мы рекомендуем вам, чтобы ваш юрисконсульт ознакомился с политикой PTO, чтобы убедиться, что она соответствует требованиям законодательства вашего штата и корпоративной культуре.)

ДЛЯ НАЧАЛА ЗАГРУЗИТЕ НАШ БЕСПЛАТНЫЙ ШАБЛОН PTO

(Кроме того, с нашим универсальным приложением для управления бизнесом и сотрудниками вы можете легко внедрить свою программу PTO с помощью QuickBooks… все, что вам нужно сделать, это убедиться, что ваши сотрудники приходят и уходят, а мы сделаем все остальное!)

Итог по политике оплачиваемого отгула

Внедрение политики PTO в вашей компании является обязательным условием в будущем. Ваши сотрудники будут ожидать этого, особенно по мере того, как все больше миллениалов и сотрудников поколения Z присоединяются к рабочей силе. Кроме того, как мы уже упоминали, политика оплачиваемых выходных помогает повысить вовлеченность, привлечь лучшие таланты в вашу компанию и увеличить прибыль. Это действительно не проблема! Используйте всю информацию, выделенную выше, чтобы разработать идеальную политику оплачиваемого отпуска для вашего бизнеса и ваших сотрудников. Удачного крафта!