Как успешно внедрить CRM? Пошаговый процесс
Опубликовано: 2022-01-24Внедрение CRM-системы — это важный процесс, который может принести существенную пользу любому бизнесу. Это процесс выбора, установки и использования программного обеспечения CRM для отслеживания и управления общением организации с ее текущими и потенциальными клиентами.
Но внедрение CRM — это большой шаг. Поиск и внедрение правильной CRM имеет решающее значение для предоставления сотрудникам необходимой им информации в нужное время. Кроме того, при планировании новой CRM целесообразно учитывать потребности каждого отдела, чтобы не упустить ни одной важной функции. Если ваша CRM не работает для всех, это проблема для всей компании.
Но не переживайте — в этой статье мы представим пошаговый процесс успешного внедрения CRM-системы.
Итак, без лишних слов, приступим!
Какие этапы внедрения CRM?
Выбор правильного решения CRM имеет решающее значение, но необходимы ключевые шаги, чтобы заставить его работать на ваш бизнес. Независимо от того, заменяете ли вы старую систему CRM или впервые пользуетесь ею, ваша стратегия внедрения имеет решающее значение.
Правильная стратегия CRM не только оптимизирует процесс продаж, но и улучшит качество обслуживания клиентов и оптимизирует рабочий процесс как для продавцов, так и для менеджеров.
Итак, вот шаги, связанные с процессом внедрения CRM.
Шаг 1. Определите стратегию внедрения CRM
Каждое успешное внедрение начинается с создания надежной стратегии CRM. Он включает в себя цели и задачи, которых вы хотите достичь с помощью CRM, и то, как ожидается использование системы.
Например, если вы стремитесь увеличить свои продажи и выйти на новые рынки, функции автоматизации отдела продаж должны быть вашим главным приоритетом. В результате у вас будет приоритетный набор базовых функций для реализации вашей CRM-системы.
Кроме того, рекомендуется назначать материальные и измеримые цели и задачи, которые должны быть достигнуты при внедрении программного обеспечения CRM. Постановка целей с самого начала облегчает достижение желаемых результатов.
Шаг 2: Создайте основную команду
Очень важно иметь специальную команду CRM, чтобы убедиться, что ваша CRM используется правильно и успешно внедряется в организации. Команда также будет следить за ходом реализации после внедрения и получать отзывы, чтобы программное обеспечение CRM работало лучше всего для компании.
Ниже приведены ключевые члены, которые вам нужны в вашей команде CRM:
- Руководитель проекта
- Разработчики
- Менеджер IT
- Менеджер отдела продаж
- QA-тестеры
- Исполнительный спонсор
- Программный аналитик
- Инженер по тестированию программного обеспечения
В случае, если у вас нет штатных экспертов с технической подготовкой, вы можете сотрудничать с надежной компанией-разработчиком корпоративного программного обеспечения. Профессионалы проведут вас в процессе внедрения CRM от начала до конца.
[ Также читайте : Как создать собственную CRM-систему? ]
В дополнение к основной команде CRM крайне важно собрать всех идентифицированных конечных пользователей. Получение отзывов от них важно для определения того, какие функции им нужны больше всего, сколько им потребуется обучения, а также множество других данных, которые помогут вам с легкостью представить новую систему.
Теперь, когда у вас есть команда, ей нужно будет выполнить свои задачи в соответствии с подробным планом внедрения CRM.
Шаг 3: Создайте план внедрения CRM
План внедрения CRM описывает этапы, которые ваша команда и бизнес должны пройти для успешного внедрения программного обеспечения CRM. При разработке плана внедрения CRM крайне важно оставаться максимально кратким и организованным, чтобы достичь поставленных целей.
План внедрения CRM должен включать следующие элементы:
Цели: Цели должны определять, как CRM согласуется с целями вашей компании, и объяснять, какую пользу сотрудники получат от ее использования. Это также поможет вашей команде измерить успех программного обеспечения после внедрения.
Ключевые игроки: Сюда входят все ключевые игроки, которые будут нести ответственность за успешное внедрение систем CRM. Запишите роли членов команды, уровень их участия и основные обязанности.
Бюджет: Бюджет в основном будет включать стоимость CRM-платформы. Также учитывайте другие возможные расходы, связанные с обновлением функций, внешним наймом или консультантами, а также дополнительными конфигурациями, связанными с настройкой или переносом данных.
Сроки: запланируйте сроки для настройки программного обеспечения CRM, обучения сотрудников тому, как его использовать, и отслеживания прогресса после запуска.
Время, необходимое для внедрения CRM, зависит от размера вашей компании, объема данных, которые необходимо перенести, и сложности программного обеспечения. Вы можете предусмотреть дополнительное время для потенциальных сбоев, связанных с техническими трудностями и отладкой.
Шаг 4. Настройте параметры CRM
Следующим важным шагом является настройка параметров CRM на основе целей, изложенных в вашем плане внедрения CRM. Почти каждое программное обеспечение позволяет пользователям настраивать следующие элементы:
- Профиль компании и настройки
- Настраиваемые поля
- Разрешения
- Макеты
- Сущности
- Панели инструментов
- Рабочие процессы
- Интеграция приложений
- Трубопроводы
- Настройки администратора
Перед запуском ваша команда должна убедиться, что все запрошенные настройки выполнены.
Шаг 5. Определите, какие данные необходимо перенести
Миграция данных — это процесс перемещения данных из одного программного обеспечения в другое. Вы либо будете передавать данные из электронных таблиц, либо из своей предыдущей CRM. Хотя это может показаться простым процессом, перенос данных необходимо выполнять с осторожностью, чтобы убедиться, что вся информация правильно перенесена в новое программное обеспечение CRM.
Вы можете передавать данные тремя способами:
Инструмент переноса данных. Инструмент переноса данных помогает перенести данные из старой системы в новую. Обязательно выберите инструмент, совместимый с вашим программным обеспечением CRM.
Встроенная интеграция с CRM: используя этот метод, вы сохраняете свои данные в виде файла CSV и загружаете их непосредственно в новую CRM. Обычно это длительный процесс.
Пользовательская миграция данных: этот метод передает большой объем данных или файлов со значительной историей активности (например, записи звонков и электронные письма).
Вам не нужно переносить все данные из существующих систем. Вы можете оставить некоторые из них, особенно если они не будут служить цели в вашей CRM. Это могут быть устаревшие отчеты о продажах и сведения о клиентах, а также плохо отформатированные электронные таблицы.
[Также читайте: Полное руководство по науке о данных и аналитике для бизнеса]
Шаг 6. Интегрируйте сторонние приложения и инструменты
Интеграция программного обеспечения CRM со сторонними инструментами и приложениями, такими как Slack и Facebook, максимально повышает общую эффективность вашей организации. Это позволяет вашей команде собирать важные данные о клиентах, не покидая платформу CRM.
CRM обычно предлагают сотни сторонних интеграций, поэтому расставляйте приоритеты в зависимости от того, что важнее для вашей команды.
Некоторые из популярных интеграций включают в себя:
- Инструменты лидогенерации
- Приложения для социальных сетей
- Приложения электронной почты
- Инструменты управления проектами
- Программы живого чата
- Программы автоматизации маркетинга и электронной почты
- Приложения службы поддержки
- Инструменты аналитики
Шаг 7. Проверьте CRM на производительность и безопасность
Следующим важным шагом является тестирование программного обеспечения CRM, чтобы убедиться, что оно работает правильно и соответствует вашим требованиям. Только посредством тестирования вы узнаете, как отдельные компоненты работают вместе, и оцените точки взаимодействия с клиентами, чтобы убедиться, что они работают должным образом.
Вот ключевые области, на которые вам нужно обратить внимание при тестировании CRM:
Перенесенные данные: убедитесь, что нет дублирующейся информации, а данные правильно сопоставлены и отсортированы.
Производительность: CRM должна справляться с задачами без каких-либо задержек и хлопот. Тестирование производительности учитывает время отклика программного обеспечения CRM, часы пик и использование сервера.
Интеграции: просмотрите все интегрированные инструменты и приложения вашей компании, чтобы убедиться, что они правильно подключены.
Безопасность: ваше программное обеспечение CRM должно быть в состоянии защитить информацию вашего клиента с помощью таких функций, как шифрование.
После того, как все было надлежащим образом настроено и проверено, вы можете представить CRM остальным сотрудникам компании.
Шаг 8: Обучите своих пользователей
Теперь ваше новое программное обеспечение CRM официально готово к использованию персоналом. Вашей команде необходимо пройти обучение CRM и научиться пользоваться новой системой. Также важно регулярно получать от них обратную связь, чтобы свести к минимуму препятствия и проблемы с использованием системы.
Шаг 9. Создайте правила внутреннего использования
Создайте общие рекомендации по использованию CRM и поделитесь ими с членами вашей команды. Это сделает весь процесс более гладким и легким для всех.
Руководящие принципы CRM необходимо обновить, чтобы отразить изменения в системе. Все должно быть четко определено в инструкциях, включая то, как, что и когда все должно быть введено в систему.
Шаг 10. Мониторинг производительности после внедрения
Сразу после развертывания программного обеспечения CRM важно следить за тем, эффективно ли его используют ваши сотрудники. Ниже приведены несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы обеспечить высокий уровень внедрения среди предполагаемых конечных пользователей:
Предлагайте непрерывное обучение: обучение CRM должно быть непрерывным процессом. Предлагайте регулярные онлайн-семинары и очные занятия, особенно в свете любых изменений в программном обеспечении CRM.
Поощряйте обратную связь: получайте постоянную обратную связь от сотрудников. Если они находят программное обеспечение недостаточно надежным или им трудно пользоваться, выслушайте их и примите соответствующие меры для действенных изменений.
Обеспечьте участие непосредственных руководителей: конечные пользователи будут более склонны использовать новое программное обеспечение, если их непосредственные начальники пропагандируют преимущества CRM, а также включают его в свои собственные рабочие процессы.
Оценивая взаимодействие пользователей и общий процесс внедрения, вы можете определить, добавляет ли новая CRM ценность вашей компании или нет.
Теперь, когда мы ответили на самый важный вопрос – каковы этапы внедрения CRM – давайте обсудим несколько проблем, связанных с процессом внедрения CRM.
Проблемы и риски внедрения CRM, которые необходимо учитывать
Широкое внедрение высококачественного программного обеспечения, такого как CRM, не обходится без проблем. Но знание этих рисков и подготовка к ним заранее могут сгладить весь процесс.
Одной из основных проблем при внедрении CRM-систем является низкий уровень внедрения среди целевых пользователей. Если программное обеспечение слишком сложное или пользователи не понимают причины его внедрения, высока вероятность того, что они не будут его использовать. Кроме того, если ваша новая CRM сложна в изучении и использовании, это может привести к снижению производительности всей команды продаж, пока они не освоят новую систему.
Правильная CRM будет масштабироваться по мере роста вашего бизнеса. Но выбор неправильной CRM приведет к застою роста и дополнительным затратам на необходимые вам функции. Кроме того, если ваша новая CRM не будет постоянно улучшаться или обновляться, она быстро отстанет от времени и станет обузой для вашей команды.
Последние мысли
Процесс внедрения программного обеспечения CRM может быть сложным. Однако при тщательном планировании вы можете добиться ошеломляющего успеха в процессе внедрения! Чтобы максимизировать ваши инвестиции, убедитесь, что внедрение, настройка и тестирование были правильно спланированы и выполнены.
В Appinventiv наши специалисты не только умеют разрабатывать лучшее программное обеспечение CRM для вашего бизнеса, но также обучены интеграции, настройке, обучению и сбору отзывов о вашей новой интегрированной системе CRM. Наша команда полностью избавляет вас от догадок при внедрении CRM и помогает вам сэкономить время, чтобы вы могли сосредоточиться на других важных бизнес-процессах.
Являясь ведущей компанией по разработке корпоративного программного обеспечения, мы помогли нескольким компаниям успешно внедрить CRM для удовлетворения их различных бизнес-потребностей.
Итак, если вы также хотите внедрить CRM-систему в свой бизнес, свяжитесь с нашими профессионалами, которые проведут вас через весь процесс и предложат вам лучшее в своем классе CRM-решение.