Почему вы не поддерживаете связь со своими бесрабочими и рассеянными сотрудниками

Честно говоря, общение с бесрабочими сотрудниками никогда не было легким. Технологии многое сделали, чтобы помочь, но даже по мере того, как наша рабочая культура все больше смещается в сторону мобильности, удаленной работы и экономики фриланса, коммуникативные проблемы также развивались, множились и становились очень сложными.

Чтобы не быть слишком драматичным, малый бизнес все еще может легко преодолеть эти коммуникативные препятствия, если вы избегаете этих 10 очень распространенных ловушек:

Чтобы лучше общаться с бесрабочими сотрудниками, вам сначала нужно их понять. Официанты, продавцы, строители, медицинские работники, водители и артисты — это лишь некоторые из профессий, для которых не требуется письменный стол. (Также супергерои.)

Что делает бесстационарных сотрудников уникальными, так это их рабочие процессы, которые напрямую влияют на их предпочтительный способ общения .Они могут кардинально отличаться от стационарных сотрудников. Работники без рабочего стола часто выполняют многочисленные задачи в пути, работают в нерабочее время и должны быть отличными самоуправляемыми, поскольку во многих случаях они не находятся под непосредственным контролем большую часть дня.

Вот почему мы решили собрать воедино базовый процесс понимания потребностей бесстационарных сотрудников, а также предоставить решение:

• Определите, кто ваши сотрудники без рабочего стола.
• Ответьте, чем они отличаются от остальных сотрудников.
• Наметьте доступные вам варианты коммуникации (а также те, которые недоступны — используйте здесь нестандартное мышление).
• Предложить решение
• Предложите необходимые начальные шаги

Вы не связываетесь и не общаетесь с дальними родственниками, как со своими прямыми членами семьи, которые живут с вами в одном доме. Точно так жете же сообщения и средства, которые вы используете для связи с сотрудниками, привязанными к рабочему месту, не обязательно будут работать для вашего сотрудника без рабочего стола .

Сотрудники без рабочего места не сидят у телефона в ожидании вашего звонка и не имеют времени для чтения длинных PDF-файлов. У некоторых из них даже нет корпоративного адреса электронной почты или доступа к корпоративным ресурсам. Так что вам решать, как найти каналы, форматы и процессы коммуникации, которые работают с бесрабочими сотрудниками.

У каждого сотрудника свои предпочтения в общении. Вы тоже. Некоторые предпочитают телефонные звонки, другие полагаются на разговоры лицом к лицу при передаче важной или конфиденциальной информации. Когда дело доходит до бесстольных работников, вам необходимо учитывать их потребности и предпочтения как группы.

Например, молодые сотрудники могут не всегда проверять свою электронную почту, даже если у них есть учетная запись, и они редко используют рабочий контент на своем ПК .С другой стороны, у них есть любимые мобильные телефоны, и они проверяют их примерно 46 раз в день, часто в рабочее время, нравится вам это или нет. Таким образом, чтобы общаться с бесстационарными работниками, ваша коммуникационная стратегия должна быть ориентирована прежде всего на мобильные устройства.

При составлении внутренних сообщений и служебных записок по всей компании учитывайте своих сотрудников без рабочего места. Если информация, которую вы включаете и предоставляете, не имеет к ним отношения, вы просто тратите их драгоценное время. Как и все мы, бесрабочие работники завалены контентом и сообщениями со всех сторон. Что отличает бесрабочих сотрудников, так это то, что их способность потреблять и переваривать контент дополнительно ограничена.

Но не только это, в то время как ваши сотрудники, сидящие за рабочим столом, обеспечиваются достаточно стерильной средой, по большей части свободной от внешних отвлекающих факторов, вашим бесрабочим сотрудникам также приходится сталкиваться с гораздо большим количеством внешних раздражителей.Если вы бомбардируете их слишком большим количеством информации, которая не представляет для них ценности, они перестанут обращать на вас внимание .У них действительно нет выбора, если они хотят оставаться достаточно эффективными. Мы называем это эффектом «плачущего волка», и вы должны сделать все возможное, чтобы избежать его.

Когда предприятия используют приложения для чата потребительского класса, такие как iMessage или Whatsapp, для своих внутренних коммуникаций, они смешивают приятное с полезным, что может снизить производительность труда и создать серьезные риски для безопасности компании и ее сотрудников. Отличный способ избежать этого — создать «обнесенный стеной сад» в виде приложения для сотрудников, где сотрудники без рабочего стола (и все остальные в организации) могут сотрудничать и общаться, не отвлекаясь на внешние факторы.

Если вам нужна дополнительная информация о том, как выбрать приложение для внутренних коммуникаций компании, ознакомьтесь со статьей Как выбрать приложение для внутренних коммуникаций для вашего бизнеса.

Эффект «плачущего волка» возникает не только тогда, когда контент неактуален.Бывает и когда скучно .Например, личное знакомство с новой программной системой и офисные тренинги обычно не имеют отношения к беспартийным сотрудникам. Таким образом, когда внутренние сообщения рассылаются, они должны быть либо актуальными для бесстационарных сотрудников, либо вам нужно сегментировать своих сотрудников и отправлять им различный контент.

Мы все сталкиваемся с проблемами и препятствиями при выполнении наших повседневных рабочих задач. Вопрос в том, как мы справляемся с этими проблемами.Сотрудник без рабочего стола не может просто выглянуть из-за стены кабинета и попросить руководителя помочь или дать совет .Супервайзер или менеджер не всегда рядом или не тот человек в организации, с которым можно связаться для решения возникшей проблемы. Это создает препятствия и ненужные задержки.

Делайте все возможное, чтобы предоставить своим сотрудникам инструменты, руководства, рабочие процессы и часто задаваемые вопросы, которые они могут использовать для самостоятельного решения любых проблем. Кроме того, не забудьте предоставить своим бесстационарным сотрудникам несколько точек контакта в организации для решения проблем. Например, строитель, который страдает от расплавления оборудования, не должен обращаться к своему начальнику или делать бесконечное количество телефонных звонков, чтобы купить и предоставить ей новую дрель.

Когда вы выполняете дюжину задач и не всегда доступны для разговора, вы часто предпочитаете короткие и конкретные сообщения. Для бесстольных работников это состояние почти постоянно.Общение с бесрабочими сотрудниками должно быть плавным и динамичным.Вы не участвуете в совещании и не должны пользоваться электронной почтой.Делайте это быстро и переходите к делу .

Мобильные сотрудники не могут выполнять те же задачи, что и их стационарные собратья. Иногда у них нет инструментов в своем распоряжении, а иногда они заняты другой сложной задачей на своем месте. Обязательно делайте запросы, которые, как вы знаете, они могут выполнить, и просите их дать отзыв и разъяснения .

Одна из основных тактик, которые работают в удержании сотрудников, — заставить их чувствовать себя «частью семьи». Познакомить их с целями и видением компании и оптимально превратить их не только в лояльных сотрудников, но и в представителей бренда. Что очень важно, поскольку именно они часто связываются с вашими клиентами.

Потерпи. Трудно работать без прямого контроля. Не потому, что ваши беспартийные сотрудники — безответственные плохие работники. Потому что они люди. Отвлекающие факторы, несколько задач и изменчивый характер работы вне офиса требуют некоторой корректировки стиля, среды и частоты общения. Если вы не получили мгновенного ответа на сообщение, не спешите звонить .Может быть, они с клиентом, может быть, они заняты особо срочным заданием, а может быть, в данный момент у них просто испачканы руки.

Сотрудники без рабочего места являются важной частью вашей рабочей силы, даже если вы не видите каждого из них каждый день. Связь с ними имеет решающее значение не только для эффективности и продуктивности, но и для их сложного удержания. Предоставляя им правильные инструменты, определяя правильные процессы и эффективно взаимодействуя, вы можете максимально использовать их возможности.