Что такое цифровая связь на рабочем месте? (+ Лучшее программное обеспечение для использования)

Инструменты цифровой связи играют важную роль в повседневных бизнес-операциях. Они позволяют вам поддерживать связь с вашей командой в течение рабочего дня, чтобы вы могли отвечать на вопросы, получать новости о работе и многое другое. Они также облегчают общение, позволяя вашим сотрудникам разговаривать друг с другом без необходимости находиться в одной комнате.

В этом руководстве мы объясняем преимущества использования программного обеспечения для общения на рабочем месте и выделяем 3 наших любимых инструмента, чтобы держать вашу команду в курсе событий.

Что такое цифровая связь?

Цифровая коммуникация включает в себя любую форму коммуникации, которая происходит в цифровом виде, в основном на компьютере, смартфоне или другом мобильном устройстве, таком как планшет. Он включает в себя все, от электронной почты и текстовых сообщений до видеозвонков и взаимодействия в социальных сетях .

Ваш бизнес, вероятно, уже использует некоторые формы цифровых коммуникаций. Например, сегодня редко можно найти бизнес, который работает без электронной почты. А в эпоху удаленной работы платформы для видеоконференций и обмена мгновенными сообщениями становятся все более распространенными.

Одной из ключевых характеристик цифровой связи является то, что информация передается мгновенно. Как только вы отправляете сообщение, оно доставляется вашей команде, и они могут продолжать свою работу.

С точки зрения производительности это огромный шаг вперед по сравнению с тем, чтобы оставлять рукописные заметки на столе каждого сотрудника или выслеживать своих сотрудников в офисе для обмена информацией.

Каковы преимущества общения на рабочем месте в эпоху цифровых технологий?

Преимущества цифровой связи на рабочем месте настолько многочисленны, что почти ни один бизнес сегодня не работает полностью на аналоговой связи. Давайте подробнее рассмотрим некоторые из ключевых преимуществ, которые обеспечивают цифровые инструменты.

Мгновенный обмен информацией

Преимущество цифровых средств связи номер один заключается в том, что они позволяют мгновенно обмениваться информацией. Вы можете общаться с сотрудником с помощью текстового сообщения в режиме реального времени. Вы также можете подключиться к видеозвонку, чтобы обсудить более сложные идеи.

Оба этих метода позволяют получить информацию намного быстрее , чем если бы вам пришлось идти в офис сотрудника, чтобы пообщаться с ним лицом к лицу или оставить ему записку. Вы можете просто обменяться информацией, а затем быстро вернуться к работе.

Повышенная производительность

Скорость цифровой связи оказывает большое влияние на производительность. Сотрудники могут получать необходимую им информацию, как только они в ней нуждаются, — больше не нужно тратить время на ожидание личных встреч.

Поскольку информация передается эффективно, в течение рабочего дня сокращается время простоя. Это имеет огромные преимущества для вашей компании, поскольку более продуктивные сотрудники могут помочь выполнить больше работы в более короткие сроки. Это приносит больший доход, помогает соблюдать сроки и повышает удовлетворенность клиентов.

Большая гибкость

Благодаря цифровым коммуникациям вам и вашим сотрудникам не нужно находиться в одном месте , чтобы эффективно обмениваться информацией. Например, вы можете находиться в офисе и переписываться с сотрудниками в поле. Инструменты цифровой связи также поддерживают сотрудников, которые работают удаленно или из дома.

Кроме того, с помощью цифровых средств связи сотрудникам не обязательно работать одновременно . Платформы асинхронной связи позволяют отправлять сообщение, голосовую заметку или видео сотрудникам, которые затем могут ответить позже, когда у них будет время.

Улучшенное сохранение информации

Еще одно преимущество средств цифровой связи заключается в том, что они упрощают сохранение информации. Там, где бумажная записка может потеряться в беспорядке, цифровое сообщение хранится вечно.

Вы можете упорядочивать электронные письма и другие цифровые сообщения по папкам и выполнять поиск в них позже. Это гарантирует, что информация будет сохранена в вашем бизнесе для всех, кому она может понадобиться позже. Это также упрощает соблюдение трудового законодательства, требующего сохранения определенных документов или записей о переписке.

Лучшее качество обслуживания клиентов

Помимо помощи вашим сотрудникам, цифровая коммуникация помогает вашим клиентам.

Цифровые платформы позволяют клиентам легче обращаться к вашему бизнесу с вопросами. Они могут получать мгновенные ответы от чат-бота или отправлять вопросы вашей команде по электронной почте.

Вы также можете сотрудничать с клиентами с помощью цифровых коммуникационных платформ, таких как приложения для обмена сообщениями. Например, у вас может быть общий канал обмена сообщениями, в который входят ваша команда и представители бизнеса вашего клиента. Это дает клиентам больший голос в работе, которую ваш бизнес делает для них.

Оптимизированное сотрудничество

Цифровая коммуникация улучшает сотрудничество в вашей команде несколькими важными способами.

Во-первых, это позволяет сотрудникам работать вместе в режиме реального времени, не находясь в одном помещении . Сотрудники могут обмениваться информацией о проекте с помощью сообщений или групповых электронных писем, проводить мозговые штурмы или решать проблемы с помощью видеоконференций.

Кроме того, цифровые инструменты позволяют сотрудникам работать асинхронно . Вместо того, чтобы требовать, чтобы все сотрудники выделяли время для встречи, они могут работать над совместным проектом, когда это лучше всего соответствует их графику.

Цифровые коммуникационные платформы также предлагают способы организации общения вокруг различных задач и проектов. Это облегчает сотрудникам, которые могут работать над несколькими проектами вместе, отслеживать важную информацию.

Общение лицом к лицу против цифрового общения

Несмотря на множество преимуществ цифрового общения на рабочем месте, цифровые обмены все же не могут полностью заменить общение лицом к лицу . Согласно одному исследованию, личное общение оказывает другое и более сильное влияние на неврологические связи в мозге по сравнению с виртуальным обменом. То есть личное общение более эффективно для мозгового штурма, чем виртуальное общение.

Однако не каждый обмен информацией должен происходить лично . На самом деле, зачастую намного эффективнее проводить большинство коммуникаций в цифровом виде, сохраняя при этом некоторую степень личного взаимодействия. Например, вы можете зарезервировать личные встречи для принятия важных решений в команде.

По мере развития технологий грань между цифровым и личным общением стирается. Видеоконференцсвязь прошла долгий путь за последние несколько лет. Кроме того, новая технология виртуальной реальности может сделать удаленные встречи такими же, как и личные встречи в ближайшем будущем.

Примеры цифровых каналов связи на рабочем месте

Текстовые каналы

Текстовые каналы — это вид цифровых коммуникаций, с которым знакомо большинство людей. К ним относятся текстовые сообщения, электронные письма и сообщения, отправленные в приложениях бизнес-чата.

Интранет вашей компании также может служить каналом для текстовых сообщений. Например, оцифрованный справочник сотрудника, размещенный в вашей внутренней сети, является формой цифрового общения.

Аудио заметки

Аудиозаметки становятся все более популярными как способ быстрой передачи информации. Многие платформы, поддерживающие текстовые сообщения, такие как приложения для SMS для смартфонов и приложения для бизнес-чатов, теперь также поддерживают аудиозаметки.

Видео-конференция

Инструменты для видеоконференций предлагают множество возможностей. Вы можете провести двусторонний видеозвонок или большую встречу. Вы также можете провести вебинар или записать видео и поделиться им по электронной почте или через приложение чата.

Социальные медиа

Возможно, вы больше всего привыкли к социальным сетям в своей личной жизни, но они могут быть очень полезным каналом для связи с клиентами. Вы также можете использовать ленту в стиле социальных сетей в своем бизнесе, чтобы делиться важными объявлениями.

Опросы

Опросы — это эффективный цифровой инструмент для сбора отзывов или идей от ваших сотрудников. С такой платформой, как Connecteam, вы можете решить, должны ли опросы быть анонимными или включать в себя имена сотрудников.

Инструменты управления проектами

Многие инструменты управления проектами включают функции, которые помогают вашей команде сообщать о незавершенной работе. Например, вы можете прикрепить документы и заметки к задаче и поручить ее сотруднику, который получит уведомление о том, что у него есть новое задание.

Календари

Календари позволяют сообщать о встречах, сроках и других событиях. Например, вы можете отправить сотрудникам приглашение в календаре о предстоящей видеоконференции.

Руководство по цифровым коммуникациям на рабочем месте

Чтобы помочь вам получить максимальную отдачу от цифровых коммуникаций на вашем рабочем месте, вот несколько рекомендаций, которым нужно следовать.

Используйте несколько каналов для общения

Использование нескольких каналов для связи с вашей командой дает вам больше гибкости и позволяет более эффективно обмениваться информацией. Например, вы можете использовать текстовые сообщения для простой переписки с одним сотрудником, но выбрать видеоконференцию для мозгового штурма или принятия решений в команде.

Как правило, сосредоточьтесь на использовании от 2 до 4 каналов связи , которые лучше всего подходят для вашей команды.

Посвятить время тренировкам

В зависимости от инструментов цифровой связи, которые вы используете, может потребоваться некоторое время, чтобы привыкнуть к ним. Таким образом, важно, чтобы вы тратили время на обучение сотрудников тому, как правильно их использовать. Обучение может включать в себя объяснение не только того, как работает программное обеспечение, но и того, как вы ожидаете, что члены вашей команды будут использовать его в течение дня.

Не перегружайте сотрудников уведомлениями

Некоторые инструменты делают общение настолько удобным, что легко перегрузить сотрудников уведомлениями. Один из способов избежать этого — направлять ваши сообщения конкретным сотрудникам, которым нужна информация. Если тема требует большого количества обменов сообщениями, может быть проще перейти к быстрому голосовому или видеозвонку.

Организуйте свои сообщения

Многие приложения для бизнес-чата позволяют организовывать разговоры по каналам. Вы можете создать новый канал для каждого проекта или команды, над которой работаете вы и ваши сотрудники. Это не только упрощает поиск информации в дальнейшем, но и гарантирует, что ваши сообщения будут доходить только до сотрудников, которым эта информация актуальна.

Разработайте коммуникационную политику компании

В каждом бизнесе должна быть четкая коммуникационная политика, и ваша политика должна быть включена в руководство для сотрудников.

В вашей коммуникационной политике может быть указано, какие средства коммуникации вы используете и когда их использовать. Он также может установить правила относительно того, какие типы речи разрешены и какие темы запрещены в вашем деловом общении. Это важно для обеспечения того, чтобы ваше рабочее место чувствовало себя инклюзивным для всех сотрудников.

Лучшие инструменты и программное обеспечение для цифровой связи на 2023 год

Существуют десятки платформ для цифрового общения на рабочем месте, и мы сузили их до трех лучших.

Connecteam — это универсальная рабочая платформа , которая включает в себя множество функций для общения с вашей командой.

Для начала Connecteam предлагает простую в использовании функцию чата , встроенную прямо в приложение. Вы можете отправлять сообщения, голосовые заметки, фото и видео, вложения и многое другое. Он поддерживает как индивидуальные, так и групповые беседы, и вы можете организовать свои чаты в каналы задач или команд.

Одна вещь, которая отличает Connecteam от других чат-приложений, — это уровень контроля, который он предоставляет менеджерам. Вы можете решить, какие сотрудники могут присоединиться и публиковать сообщения в каких каналах, и вы можете модерировать разговоры, чтобы они оставались актуальными и профессиональными.

Для объявлений отдела или всей компании Connecteam предлагает лента обновлений в стиле социальных сетей . Он поддерживает комментарии и лайки, хотя у вас также есть возможность отключить их для любого сообщения. Вы можете планировать публикации заранее и отслеживать, кто просматривал ваши обновления.

Connecteam также оптимизирует процесс сбора отзывов от сотрудников с помощью настраиваемых опросов и опросов . Опросы поддерживают анонимные ответы, и вы даже можете проводить живые опросы для мгновенного сбора отзывов.

Другие функции связи в Connecteam включают каталог сотрудников, центр знаний и календарь событий. Центр знаний позволяет хранить важные документы, такие как справочники сотрудников, операционные документы и многое другое.

Кроме того, Connecteam включает инструменты управления проектами, которые позволяют сотрудникам обмениваться заметками о текущих задачах.

Connecteam полностью бесплатен для предприятий с числом сотрудников до 10 человек . Для крупных предприятий цены начинаются всего с 29 долларов в месяц для 30 пользователей.

Начните работу с Connecteam бесплатно уже сегодня!

Zoom — это широко используемое решение для видеоконференций, которое может помочь удаленным командам сотрудничать. Менеджеры могут проводить встречи один на один или принимать до 1000 участников одновременно. Пользователи могут проводить живые опросы во время совещаний или совместно использовать экраны для презентаций.

Совещания Zoom включают в себя виртуальные доски, которые позволяют пользователям обмениваться идеями и вместе принимать решения. Электронные доски поддерживают одновременное редактирование и могут быть настроены с помощью шаблонов, чтобы ускорить процесс создания идей.

Программное обеспечение также позволяет организаторам во время собрания распределять участников по комнатам обсуждения. Это позволяет сотрудникам работать над идеями в небольших группах, а затем отчитываться перед всей группой.

Кроме того, Zoom включает почтовый клиент, общий календарь и командный чат.

Zoom предлагает бесплатный план, который ограничивает пользователей 40-минутными встречами. Платные планы начинаются с 15,99 долларов США на пользователя в месяц.

Google Workspace — это пакет для повышения производительности, в который входят такие приложения, как Google Диск, Gmail, Meet и другие. Диск особенно интересен как средство коммуникации, потому что он облегчает совместную работу внутри команд.

С помощью Google Диска несколько сотрудников могут редактировать один и тот же документ, таблицу или презентацию одновременно. Они также могут оставлять комментарии в документе.

Комментирование позволяет сотрудникам работать асинхронно, что полезно для команд, работающих в разных часовых поясах. Комментарии объединены в цепочки, чтобы сотрудники могли обмениваться сообщениями.

Кроме того, поскольку Google Диск является частью Google Workspace, сотрудники могут запускать видеозвонки с помощью Meet, когда им нужно более подробно обсудить задачу.

Google Диск также позволяет пользователям организовывать файлы в папки и делиться ими с группами сотрудников. Менеджеры могут оставлять примечания при совместном использовании файлов, а также контролировать, у кого есть разрешение на редактирование содержимого файла.

Google Workspace начинается с 6 долларов США за пользователя в месяц.

Заключение

Цифровые коммуникации включают обмен сообщениями, социальные сети, видеоконференции и многое другое. Инструменты цифровой связи на рабочем месте могут упростить совместную работу сотрудников, а также повысить производительность и помочь вам в организации информации.

Существует бесчисленное множество вариантов, но три из наших любимых инструментов цифрового общения для бизнеса — это Connecteam, Zoom и Google Workspace. При сравнении трех платформ Connecteam выделяется как лучшее комплексное решение . Он предлагает бесплатный план для компаний с 10 или менее сотрудниками, а также доступные платные планы для команд любого размера.

Часто задаваемые вопросы

Каково определение цифровой связи?

Цифровая коммуникация — это любой тип коммуникации, которая осуществляется в электронном виде, как правило, через Интернет. Он включает в себя электронную почту, обмен мгновенными сообщениями, видеозвонки и социальные сети.

Какой самый распространенный тип цифровой связи на рабочем месте?

Распространенные типы цифрового общения на рабочем месте включают электронную почту, обмен мгновенными сообщениями и видеоконференции. Очень немногие предприятия могут работать без электронной почты, и все большее число предприятий полагаются на обмен мгновенными сообщениями внутри команд для быстрого обмена информацией. Между тем, видеоконференции позволяют командам встречаться виртуально.

Почему цифровые коммуникации важны для бизнеса?

Есть ряд преимуществ цифровой связи на рабочем месте. Прежде всего, инструменты цифровой коммуникации позволяют предприятиям быстро обмениваться информацией. Они необходимы также для общения с клиентами, облегчения сотрудничества между сотрудниками и повышения производительности. Сегодня почти все предприятия полагаются на цифровые коммуникации.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь