Как цифровые рабочие процессы и формы могут повысить операционную эффективность

Автоматизация процессов и их стандартизация важны для любого бизнеса. Рабочие процессы позволяют вашим сотрудникам заполнять отчеты, формы, контрольные списки, запросы и многое другое из мобильного приложения.

Благодаря ежедневным рабочим процессам сотрудники могут выполнять свою работу более эффективно и результативно, а также обеспечивать соблюдение правил и положений.

Переход от ручки и бумаги, буфера обмена и журналов для управления задачами дает множество преимуществ автоматизации процессов. Например:

• Руководители и менеджеры тратят почти 20 % своего времени на работу, которую можно автоматизировать, включая анализ операционных данных и просмотр отчетов о состоянии.
• Что касается бизнес-процессов, 60% компаний могут сэкономить около 30% своего времени за счет автоматизации. Генерация потенциальных клиентов, утверждение документов и обработка документов — это лишь некоторые из задач, которые могут сэкономить ваше время за счет автоматизации.
• Исследовательская компания IDC утверждает, что компании ежегодно теряют от 20 до 30% выручки из-за неэффективных процессов.
• 1/2 сотрудников указали, что хотели бы получать доступ к документам и редактировать их на ходу.

Мы считаем, что цифровые рабочие процессы и операционные контрольные списки обладают 4 основными качествами, которые обеспечивают ценность для автоматизации операций:

Будь то еженедельный контрольный список, отчет об инциденте или подтверждение недавнего выпуска политики, рабочие процессы всегда доступны для вашей команды и легко заполняются всего несколькими щелчками мыши, что значительно упрощает автоматизацию бизнес-операций.

По умолчанию каждая запись рабочего процесса сохраняется, предоставляя вам доступ ко всей исторической информации с возможностью поиска и упорядоченным образом, чтобы вы могли позже искать, экспортировать или создавать соответствующие отчеты на основе собранной информации.

Рабочие процессы не просто собирают информацию, они автоматически пересылают ее соответствующим заинтересованным сторонам, чтобы они могли принять меры. Сокращение затрат на реагирование и связь, что делает ваш бизнес более эффективным и продуктивным.

В качестве менеджера рабочие процессы предоставляют вам возможность отслеживать статусы, подтверждать записи подписью и многое другое, чтобы вы могли отслеживать последующие действия, инициированные членами вашей команды.

Теперь давайте посмотрим на некоторые реальные примеры цифровых рабочих процессов.

Чтобы воплотить все это в жизнь, давайте посмотрим на некоторые реальные примеры цифровых рабочих процессов клиентов. Рабочие процессы и цифровые формы можно разделить на несколько ключевых категорий:

Примеры рабочего процесса : «Контрольный список открытия сайта», «Контрольный список перед поездкой», «Ежемесячный контрольный список безопасности».

Преимущества. Операционные контрольные списки по умолчанию диктуют стандартизацию в вашей организации, поскольку все члены команды придерживаются одного и того же формата отчетности.Они повышают эффективность работы, повышают уровень обслуживания и помогают отмечать исключения, которые могут потребовать дополнительного внимания.

Например, Боб, менеджер магазина, может в любое время просмотреть со своего мобильного телефона контрольный список сегодняшнего открытия и принять меры в отношении любых возможных исключений, даже если его нет в магазине.

Примеры рабочего процесса : «Отчет об инциденте», «Отчет об угрозе безопасности», «Отчет об аварии».

Преимущества. Рабочие процессы отчетности позволяют быстро получать подробные отчеты в любое время из любого места и обеспечивают быстрый ответ.

Например, когда Джесси сообщает о произошедшем инциденте, ее менеджер автоматически получает уведомление в режиме реального времени и получает PDF-копию сведений об инциденте, изображений и местоположений с места происшествия.

Примеры рабочих процессов : «Аудит объекта», «Инспекция по охране труда и технике безопасности», «Аудит эффективности команды».

Преимущества: аудиторские отчеты упрощают для аудитора документирование результатов, стандартизацию процесса проверки, а также отслеживание результатов с течением времени и по всей организации за счет оцифровки всех аудитов по всей организации, что делает их доступными и сопоставимыми.

Например, когда Роб проводит аудит здоровья и безопасности на сайте ресторана, он сначала просматривает аудит прошлого года, чтобы оценить предыдущие результаты, а затем может включить в свой отчет, если есть тенденция к улучшению или дальнейшим действиям. требуется для повышения уровня команды.

Примеры рабочего процесса : «Подтверждение книги сотрудников», «Ежедневная декларация о состоянии здоровья COVID19», «Принятие единой политики».

Преимущества. Рабочие процессы «Прочитай и подпиши» очень эффективны для получения быстрого и документированного ответа от вашей команды, чтобы убедиться, что вы соответствуете стандартам соответствия, а ваша команда в курсе ваших внутренних протоколов и руководств.Рабочие процессы «Прочитать и подписать» предоставляют вам полную информацию о том, кто заполнил форму, и упрощают отправку push-уведомлений только тем членам команды, которые этого не сделали, чтобы вы могли достичь 100-процентного соответствия со стороны вашей команды.

Например, Элиза из отдела кадров хочет, чтобы вся ее команда была в курсе последних обновлений справочника сотрудников компании. Поэтому она запускает рабочий процесс чтения и подписи с подробным описанием соответствующей информации и может получить подтверждение от всей своей команды менее чем за 24 часа. Она также загружает PDF-копию каждой заполненной формы, чтобы обеспечить документацию для соблюдения требований.

Примеры рабочего процесса : «Открытие заявки на техническое обслуживание», «Форма возмещения», «Заказ на складе», «Сообщение о задержке».

Преимущества. Благодаря рабочим процессам оформления заявок каждый член команды может с легкостью заполнить и задокументировать всю необходимую информацию, включая загрузку вспомогательных изображений и любой другой необходимой информации.Все заявки автоматически документируются, регистрируются и систематизируются, чтобы команда могла позже реагировать и действовать по ним по мере необходимости.

Например, Джеймс — контролер, который отвечает за возмещение утвержденных расходов членов команды. Когда приходит время начислять заработную плату, он просто смотрит на свою таблицу рабочего процесса возмещения и видит все записи за последний месяц, затем он может отметить все расходы, которые были оплачены, и даже запросить разъяснения у соответствующих членов команды, если это необходимо. Он скачивает все счета для учета и переходит к следующему заданию.

Сила цифровых рабочих процессов для автоматизации бизнес-операций

Рабочие процессы — отличный инструмент для каждой команды, обеспечивающий огромную ценность с точки зрения экономии времени, стандартизации, потока информации, соответствия требованиям и многого другого. Их легко настроить, и они очень популярны среди членов команды, поскольку они упрощают работу для всех.