Оцифровка форм отчетов об инцидентах и ​​преобразование инцидентов на рабочем месте

Независимо от того, являетесь ли вы малым или крупным предприятием,вы всегда хотите избегать и опережать инциденты на рабочем месте , такие как производственные травмы и несчастные случаи, смертельные или незначительные промахи, экологические проблемы, недостатки оборудования или рабочей среды.Кроме того, вы должны поощрять хорошую культуру отчетности об инцидентах, чтобы создать более безопасное рабочее место и помочь определить, как постоянно улучшать рабочую среду.

Помимо обеспечения безопасности ваших сотрудников, вытакже должны гарантировать, что ваш бизнес всегда соответствует нормативным стандартам OSHA.Как у менеджера, у вас должно быть достаточно документации, подтверждающей, что вы сделали все возможное для предотвращения инцидента на рабочем месте, и какие шаги вы предприняли, когда он произошел.

Все это приводит к следующим вопросам, особенно если вы все еще используете ручку и бумагу для обработки инцидентов на рабочем месте:

• Но каков ваш процесс, когда инцидент действительно происходит?
• Как сотрудник сообщает о происшествии?
• Это обрабатывается в режиме реального времени?
• Есть ли у сотрудников руководство, на которое они могут ссылаться и действовать соответствующим образом?
• Как вы, как руководитель, можете быстро поделиться инцидентом с другими сотрудниками?
• И как вы вообще можете быть уверены, что ВСЕ ваши сотрудники получили сообщение?
• Помимо всего прочего, как новые сотрудники могут узнать о старых инцидентах?

Нельзя отрицать, что из приведенных выше вопросов и того, насколько строгими должны быть ваши процедуры безопасности, есть способ справиться с опасностями и инцидентами, и это то, что мы подробно рассмотрим ниже.

Как справляться с опасностями и инцидентами

Перед инцидентом:

Еще до того, как произойдет авария, вы хотите, чтобы ваши сотрудники предупредили вас о потенциальной опасности!Например, помятая лестница, мокрый пол или оголенные кабели — об этих опасностях следует знать заранее, поскольку это поможет предотвратить несчастные случаи в будущем.

Во время инцидента:

Если сотрудник попал в аварию, для каждого типа аварии должен быть готов контрольный список, чтобы ваш сотрудник знал, что делать для каждого типа аварии.

Первый шаг — просмотреть контрольный список, вызвать скорую помощь и уведомить соответствующий экстренный контакт. Далее заполните форму отчета об инциденте. (Конечно, вы отвечаете за создание эффективного контрольного списка того, что делать, когда происходит определенный инцидент на рабочем месте) . с GPS-местоположением.

Важные элементы, которые необходимо включить в отчет об инциденте

• Конкретные, фактические детали и описания, но остающиеся объективными – информация о сотрудниках, дата, время и обстоятельства инцидента.
• Местоположение GPS.
• Что привело к инциденту.
• Прикрепите фотографии места происшествия и окрестностей.
• Уточните, какая часть тела была повреждена и какое лечение вам потребуется.
• Поврежденное оборудование, материалы и т.д.
• Включайте свидетельские показания, когда это возможно.
• Сохраняйте конфиденциальность некоторой информации.
• Подписи всех заинтересованных сторон.

После инцидента:

Как можно быстрее поделитесь новостями об инциденте (что произошло и как его избежать) со всеми сотрудниками, которые могут столкнуться с подобным инцидентом, например, с мокрым полом или сломанной лестницей. Так вы сможете предотвратить повторение подобных инцидентов.Через несколько дней после инцидента вы можете поделиться новым подробным процедурным обновлением о том, как справиться с этим инцидентом, если он произойдет.

Однако, если вы все еще используете устаревшие формы отчетов об инцидентах, такие как ручка и бумага, пришло время переключиться!В 2021 году бумажные чек-листы и процедуры неактуальны, приходится переходить на мобильные.

Учитывая все вышеперечисленное, также важно, чтобы вы знали, что компании заполняют отчет об инциденте, потому что он доказывает:

• Компания признает инцидент
• Компания расследовала инцидент
• Компания предприняла все необходимые шаги для соблюдения государственных или федеральных норм, связанных с инцидентом.
• Компания позаботилась о том, чтобы все причастные к инциденту были включены в отчет об инциденте, и их отчет был подтвержден.
• Компания провела анализ первопричин, чтобы выяснить, почему произошел инцидент
• Компания приняла необходимые меры, чтобы предотвратить повторение подобного.

И если мы не сделали это кристально ясным, использование устаревших методов, таких как ручка и бумага, просто не поможет.

Почему переход на мобильные формы отчетов об инцидентахявляется обязательным

При использовании мобильной формы отчета об инцидентах вы используете цифровое решение, которое позволяет расставлять приоритеты в повседневных задачах и оптимизировать операции. Это означает, что вы не будете перегружены бумажной работой, вместо этого вы сможете эффективно управлять своим бизнесом со своего смартфона. Все можно отслеживать и управлять на ходу, цифровые контрольные списки и отчеты помогают снизить нагрузку на повседневную деятельность, автоматизировать поток информации и позволяют лучше контролировать.

Почему еще вы должны перейти на мобильную форму отчета об инциденте? Приведенное ниже должно пролить больше света.

• Легко представить информацию об опасностях и отчеты об инцидентах. Кроме того, все сообщается в режиме реального времени.
• Просто добавьте фотографии и местоположение GPS. Не нужно писать длинное объяснение, когда картинка стоит тысячи слов.
• Доступно для всех сотрудников, и у них всегда есть доступ к контрольным спискам и формам.
• Отправка обновленной процедуры занимает один клик.
• Все данные измеримы и надежно хранятся.
• Делитесь видео о том, как правильно использовать оборудование и справляться с опасностями и инцидентами.
• 100% соответствие, так как вы можете видеть, кто что сделал.
• Документы всегда доступны для обучения и нормативных требований, и всякий раз, когда они обновляются, все сотрудники сразу же получают последнюю доступную версию.
• Регулярно улучшайте и обновляйте формы отчетов об инцидентах по мере необходимости.

Имея в виду все вышеперечисленное, вам нужно знать, на что следует обращать внимание, когда речь идет о программном обеспечении для отчетов об инцидентах. Это гораздо больше, чем просто предлагаемые функции и цена — и то, и другое важно, но вам нужно программное обеспечение для отчетов об инцидентах, которое может сделать все возможное, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно.

Что искать в программном обеспечении для отчетов об инцидентах

• Доступно на мобильных устройствах

Таким образом, ваши сотрудники всегда будут вовлечены в процесс сообщения об опасностях и инцидентах, поскольку это удобно и очень просто. Когда у вас есть сотрудники без рабочих мест, у них нет времени сидеть за компьютером, чтобы сообщить вам о происшествии или опасности. Но когда он доступен прямо на их смартфоне, это означает, что они могут быть в курсе всего, находясь в пути.

• Очень прост в использовании

Вам не нужно проходить длительный процесс обучения, он должен быть простым, как 1-2-3 (особенно если у вас менее технически подкованные сотрудники). Никто не хочет тратить время на изучение того, как использовать приложение, только для того, чтобы обнаружить, что оно очень сложное. Если составить отчетность будет непросто, у ваших сотрудников не будет мотивации ее использовать!

• Легко реализовать

Загрузка приложения занимает несколько секунд и не является сложным процессом, поэтому вы экономите время и можете сразу начать использовать новое программное обеспечение для создания отчетов об инцидентах.

• Включает функции связи

Вы и ваши сотрудники всегда будете в курсе событий, так как вы можете открывать личные или групповые чаты на различные темы. Отправляйте обновления с комментариями или без них, чтобы сообщение было доставлено и никого не беспокоило слишком много уведомлений.

• Доступны цифровые формы

Либо выберите из шаблона, либо создайте свою собственную цифровую форму.Это гарантирует, что формы будут похожи на внешний вид компании, поэтому ваши сотрудники не будут ошарашены.

• Доступный

В зависимости от размера вашей компании вам нужно выбрать программное обеспечение, которое наиболее подходит для вашей компании и вашего кошелька.

Имея все это в виду, как выбрать правильное программное обеспечение для создания отчетов об инцидентах? Мы засучили рукава и сделали всю работу за вас! Ниже вы найдете 12 вариантов программного обеспечения для отчетов об инцидентах, которые могут идеально подойти для вашей компании.

12 лучших программных решений для отчетов об инцидентах

1. Коннектим

Простое в использовании универсальное мобильное приложение Connecteam позволяет быстро и легко сообщать об инцидентах и ​​обрабатывать их. Создайте отчет до того, как произойдет авария (например, мокрый пол), заполните форму отчета о происшествии после аварии, откройте библиотеку, чтобы увидеть контрольный список того, что вы должны сделать после инцидента, и отправьте новый протокол всем за считанные минуты, вместо дней или недель после инцидента. Кроме того, все рабочие номера хранятся в каталоге сотрудников в Connecteam, поэтому вы можете быстро связаться с назначенным экстренным контактом.

• Надежный набор функций: интуитивно понятный редактор перетаскивания позволяет легко создавать любые формы за считанные минуты. Получайте информацию от своей удаленной команды с расширенными возможностями, включая изображения, подписи, отметки местоположения, раскрывающиеся списки, голосовые записи, вложения файлов и т. д.
• Круглосуточный доступ 7 дней в неделю: когда вы в пути, ваша команда может получить доступ к приложению, чтобы заполнить и отправить любую форму, поэтому вам не придется иметь дело с бумажной работой и грязным почерком, устаревшими формами и избежать дней ожидания (если не недель) для основные документы, которые необходимо заполнить.
• Уведомления в режиме реального времени: получайте уведомления в режиме реального времени о каждой записи, сделанной вашей командой, и просматривайте ее на своем смартфоне или из офиса. Кроме того, отслеживайте процент завершения, устанавливайте автоматические напоминания и следите за теми, кто не заполнил форму.
• Быстрая обработка информации: то, что вам нужно знать как менеджеру, происходит с первого взгляда благодаря расширенной фильтрации и интерфейсу с возможностью поиска. Отмечайте исключения, анализируйте исторические данные и экспортируйте информацию, когда это необходимо. Кроме того, все предыдущие записи задокументированы и доступны в любое время.
• Автоматизируйте рабочий процесс: автоматически загружайте и отправляйте отчеты Excel, когда это необходимо, получайте копию PDF для каждой записи и т. д., чтобы ваша команда и компания были организованы и активны.
• Замкните цикл: предоставьте вашей команде немедленную и прямую обратную связь об их заявках с примечаниями и цветовыми статусами для каждой записи.
• Все-в-одном: вам не нужно платить больше, чтобы вести свой бизнес на автопилоте, Connecteam предлагает еще больше возможностей для оптимизации вашего бизнеса. Воспользуйтесь преимуществами каталога сотрудников, чата в приложении, push-уведомлений, инструмента обновлений компании, специального инструмента управления задачами и многого другого.

Цена: по фиксированной ежемесячной цене Connecteam дает вам максимальную отдачу от затраченных средств.Цены начинаются всего от 29 долларов в месяц. Начните с бесплатного плана Connecteam на всю жизнь, чтобы проверить его потрясающие возможности.

2. Шрифт

Если у вас есть большинство офисных сотрудников, которые сидят за компьютером, Typeform отлично подойдет. Он похож на Google Forms и не зависит от компании. Выберите один из существующих шаблонов форм, чтобы ваши сотрудники могли заполнить форму отчета об инциденте.

Цена: Typeform предлагает три тарифных плана: бесплатный (который серьезно ограничен), Pro за 35 долларов в месяц за 1 пользователя и Pro+ за 70 долларов в месяц за 1 или более пользователей.

3. Фрешсервис

Freshservice — это управление ИТ-услугами (ITSM) в облаке. Он содержит ряд возможностей управления инцидентами, которые можно интегрировать с другими процессами ITSM, такими как управление проблемами, изменениями, выпусками и активами. Открывайте заявки по ряду каналов, таких как электронная почта, портал поддержки, чат и т. д. Затем ИТ-отдел вашей компании может автоматизировать назначение заявок и выдавать готовые ответы.

Цена: начните бесплатную 21-дневную пробную версию, а затем выберите один из четырех месячных планов, которые предлагает Freshservice.Их четыре тарифных плана включают 29 долларов в месяц, 59 долларов в месяц и два плана по 99 долларов в месяц — для больших команд и предприятий.

4. Трекер А1

Настройте это программное обеспечение для управления инцидентами в соответствии с внешним видом вашей компании. Легко внедрите, чтобы получить показатели и диаграммы панели управления, веб-портал, отчеты об инцидентах, отчеты об убытках и многое другое. Вы также можете предложить модули для отслеживания событий, инцидентов, контрактов, страхования, претензий, травм, данных о заработной плате и активов.

Цена: поговорите с представителем службы поддержки клиентов, чтобы узнать, каковы ежемесячные или годовые расходы.

5. Служба поддержки плюс

Вместе с ServiceDesk Plus вы получите службу поддержки и программное обеспечение для управления активами. Он также включает в себя пакет управления инцидентами, такой как оформление заявок на устранение неполадок, закупки, управление контрактами, портал самообслуживания и т. д.

Цена: вам нужно будет связаться с представителем службы поддержки клиентов, чтобы узнать больше о ценах на ServiceDesk Plus.

6. Incy.io

Используйте Incy.io на своем мобильном телефоне, компьютере или планшете, чтобы опубликовать отчет об инциденте или наблюдение. Вы можете настроить форму отчета об инциденте, добавить изображения, проанализировать риски и тенденции, и все данные будут представлены в режиме реального времени.

Цена: они предлагают только ежегодную плату, и вам необходимо связаться с представителем службы поддержки клиентов, чтобы представить вам предложение, которое зависит от размера вашей организации.

7. Обязанность пейджера

PagerDuty описывает себя как «компанию, занимающуюся облачными вычислениями, которая создает платформу реагирования на инциденты SaaS для ИТ-отделов». Отправляйте SMS-уведомления об управлении инцидентами быстро и легко — настраивайте для команд или отдельных лиц.

Цена: Цены на PagerDuty начинаются с 6 долларов в месяц только для 6 пользователей, 35 долларов в месяц, 47 долларов в месяц и 119 долларов в месяц.

8. ВикторОпс

VictorOps предлагает базовые возможности работы по вызову, совместную работу между командами и простую видимость. Они используют ИТ и систему DevOps для отправки автоматических предупреждений, интеграции информации и размещения важной документации.

Цена: цены начинаются с 9 долларов США за пользователя в месяц, 29 долларов США за пользователя в месяц, 49 долларов США за пользователя в месяц или получают индивидуальный тарифный план для всех ваших потребностей в отчетах об инцидентах.

9. Compliance 360 ​​от SAI Global

Что касается функций отчетов об инцидентах, Compliance 360 ​​поддерживает контрольный журнал, корректирующие действия, отчеты об инцидентах, диагностику основных причин и управление задачами.

Цена: Чтобы получить ценовое предложение, вам необходимо поговорить с представителем службы поддержки клиентов.

10. Системы Адаши

Организации аварийно-спасательных служб используют системы Adashi для всех своих потребностей в отчетах об инцидентах. Сотрудники службы экстренного реагирования могут безопасно и быстро сообщать, реагировать и управлять всеми инцидентами.

Цена: поговорите с представителем службы поддержки клиентов о тарифных планах.

11. Управление инцидентами ProcessMAP

ProcessMAP Incident Management — это веб-решение, предназначенное для расследования, составления отчетов, а также анализа инцидентов, связанных с окружающей средой, травмами/заболеваниями, имуществом и автопарком.

Цена: поговорите с представителем службы поддержки ProcessMAP Incident Management о ценах.

12. OnPage — система управления инцидентами

Аудиторский журнал, диагностика первопричин, аварийное восстановление, отчеты об инцидентах, управление безопасностью, управление задачами и управление заявками — вот почему система управления инцидентами OnPage поддерживает в случае инцидента. Вы можете разрешить отчеты об инцидентах в режиме реального времени и последующее расследование с помощью контрольных журналов и отчетов. OnPage также интегрируется с решениями RMM и PSA и инструментами чата, такими как Slack.

Цена: у OnPage есть бесплатная 7-дневная пробная версия, в противном случае вам нужно будет связаться с представителем службы поддержки клиентов, чтобы узнать больше о ценах.

Итоги по программным решениям для отчетов об инцидентах

Необходимость управления инцидентами и опасностями на рабочем месте нельзя упускать из виду, и вы, вероятно, уже знаете это. Однако, чтобы действительно сделать процесс гладким и безболезненным (каламбур), вы должны использовать современные инструменты, чтобы оставаться на шаг впереди. Создание безопасной и приятной рабочей среды является ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ.

Имея доступ к данным в режиме реального времени, вы можете выявлять инциденты до того, как они произойдут, и легко держать всех в курсе, так что продвижение культуры безопасного рабочего места вплетено в ДНК вашей компании. Поэтому просмотрите наш список из 12 лучших программных решений для отчетов об инцидентах и ​​сделайте лучший выбор для своего бизнеса и сотрудников.