Преимущества и недостатки электронной почты для общения в бизнесе

Электронная почта — это широко используемый инструмент делового общения, который позволяет работодателям, сотрудникам, клиентам и другим лицам обмениваться информацией. При правильном использовании электронная почта работает быстро, эффективно и позволяет ориентироваться на конкретных людей или группы людей.

Однако у общения по электронной почте есть и свои недостатки. Безопасность может быть проблемой, и она не такая личная, как личное общение или даже общение в мессенджерах.

Имея это в виду, давайте подробнее рассмотрим преимущества и недостатки общения по электронной почте в бизнесе. Мы также предлагаем несколько советов и приемов, которые помогут вам более эффективно использовать электронную почту.

Преимущества использования электронной почты для делового общения

Общение по электронной почте — это испытанный и проверенный метод делового общения, который десятилетиями используется предприятиями по всему миру. Есть также ряд заслуживающих внимания преимуществ электронной почты, подробно описанных ниже.

Супер доступный

Одна из лучших особенностей электронной почты — ее доступность. Ею пользуются миллиарды людей во всех уголках планеты, и вы можете отправлять сообщения электронной почты в любое место в любое время дня и ночи . Это делает электронную почту особенно полезной для рассредоточенных команд и тех, кто работает в разных часовых поясах.

Более того, электронная почта доступна практически на любом устройстве с подключением к Интернету. Вы можете проверять корпоративную электронную почту со своего смартфона или другого мобильного устройства, что позволяет поддерживать связь в пути.

Быстро и эффективно

Еще одно преимущество общения по электронной почте заключается в том, насколько оно быстрое и эффективное. Электронные письма отправляются практически мгновенно , а это значит, что ваш получатель может сразу же прочитать ваше сообщение и ответить на него. Более того, вы можете отправлять массовые электронные письма тысячам людей одновременно.

Это особенно полезно для отправки маркетинговых или рекламных электронных писем вашим клиентам. Крупные компании также могут использовать его для мгновенной рассылки обновлений политик и другой важной информации всем своим сотрудникам.

Это бесплатно

Многие варианты делового общения, включая программное обеспечение для обмена мгновенными сообщениями и физическую связь по обычной почте, могут стать довольно дорогими. С другой стороны, общение по электронной почте можно использовать бесплатно и навсегда . Существует множество бесплатных почтовых клиентов, включая такие платформы, как Gmail, Hotmail и Outlook.

Кроме того, существует несколько программ электронной почты премиум-класса с платными тарифными планами, которые помогут вам упорядочить контакты и сэкономить время на общение.

Позволяет вести целенаправленную коммуникацию

Электронная почта позволяет легко отправить сообщение определенной группе людей . Например, у вас может быть обновление политики, которое применяется только к вашему отделу продаж. Отмечая или классифицируя контакты при вводе их в систему электронной почты, вы можете гарантировать, что сообщения будут отправляться только соответствующим людям в вашем бизнесе.

Более того, электронную почту можно использовать для таргетинга на конкретных клиентов или группы клиентов. Например, вы можете отправлять разные маркетинговые электронные письма людям в зависимости от их возраста, пола, местоположения или даже их интересов.

Эта функция также полезна для таргетинга на существующих клиентов. Отправляя им предложения или другую рекламную информацию, вы можете побудить их совершить еще одну покупку.

Служит записью

Ваша история общения по электронной почте мгновенно доступна для поиска и, по сути, действует как архив ваших исторических сообщений. Это означает, что вы можете вернуться к своей электронной почте в любое время, чтобы найти конкретные сообщения. Кроме того, вы можете классифицировать важные электронные письма, чтобы их было еще проще найти и сослаться на них позже.

Недостатки использования электронной почты для делового общения

Есть много плюсов в использовании электронной почты для делового общения, но есть и несколько потенциальных проблем, о которых вам следует знать. Вот самые большие недостатки электронной почты:

Безопасность может быть проблемой

Одним из основных недостатков электронной почты является то, что это не самый безопасный способ связи. Даже при наличии надлежащих мер безопасности электронная почта может быть взломана и доступна третьим лицам . Вы должны быть особенно осторожны, отправляя электронные письма через общедоступные сети Wi-Fi, так как они гораздо более уязвимы для взлома.

К счастью, вы можете снизить риски безопасности , используя двухфакторную аутентификацию, новейшее антивирусное программное обеспечение и зашифрованные интернет-соединения. Вы также можете использовать специализированные инструменты безопасности электронной почты для защиты более конфиденциальной информации.

Менее личное и может быть неверно истолковано

Еще одним недостатком электронной почты является то, что она менее личная , чем общение лицом к лицу. Разговорные сигналы, такие как язык тела, выражение лица и тон, отсутствуют, а это означает, что электронные письма могут быть легко поняты неправильно.

Из-за этого чрезвычайно важно, чтобы ваши электронные письма были хорошо написаны и ясны. Убедитесь, что нет двусмысленности, и предложите получателям связаться с вами, если у них возникнут вопросы.

Может быть слишком доступным

Доступность электронной почты является большим преимуществом, но для некоторых она может быть и недостатком. Это связано с тем, что вы можете постоянно проверять свою электронную почту, даже когда вы должны отдыхать или отдыхать.

Это может повлиять на баланс между работой и личной жизнью и привести к стрессу, беспокойству и общему несчастью. Вы можете снизить риск этого, установив определенное время для проверки электронной почты. Вы даже можете указать часы работы в своих деловых сообщениях, чтобы ваши коллеги знали, когда с вами можно связаться.

Управление электронной почтой может занять много времени

С одной стороны, электронная почта может сэкономить ваше время, позволяя отправлять одно сообщение тысячам людей одновременно. Однако вы также можете обнаружить, что тратите значительное количество времени на ответы на электронные письма и организацию своего почтового ящика. В свою очередь, это может повлиять на производительность и производительность.

Есть несколько способов сократить время, которое вы тратите на электронную почту. Рассмотрите возможность использования программы управления почтовыми ящиками, чтобы отделить важные сообщения от неважных. Не тратьте время на сообщения, которые не требуют действий или ответа, и старайтесь каждый день выделять определенный блок времени для управления электронной почтой.

Спам и фишинг могут быть проблемой

Основным недостатком электронной почты является то, что она подвержена спаму и фишингу. Спам-письма часто содержат ссылки на сомнительные веб-сайты или нежелательные рекламные или маркетинговые материалы, и они могут быстро засорить ваш почтовый ящик. Фишинговые электронные письма делают еще один шаг вперед, имитируя авторитетного отправителя в попытке украсть личную или платежную информацию.

Как использовать электронную почту для эффективного общения в бизнесе

Напишите описательную строку темы

Написание описательной строки темы, которая позволяет получателям узнать, что находится в вашем электронном письме, повысит вероятность того, что они откроют и прочитают его. Если ваше электронное письмо зависит от времени, вы можете включить слова и фразы, такие как «Срочно» или «Пожалуйста, ответьте» в начале строки темы.

Например, строка темы, такая как « Важная информация», очень неинформативна и мало что говорит о содержании электронного письма. Вместо этого вы можете использовать что-то вроде « Важная информация о [теме]».

Используйте правильный тон

Важно проверять свои электронные письма, чтобы убедиться, что вы используете соответствующий тон. Во всех случаях вы должны быть профессиональны, и в большинстве случаев вы должны быть авторитетны. Однако ваш тон будет варьироваться в зависимости от ваших получателей .

Например, вы можете показаться более веселым и спокойным в маркетинговом или рекламном электронном письме. Точно так же вы можете захотеть звучать более серьезно и держать все в соответствии с правилами для более формального сообщения.

Включите всю необходимую информацию

После того, как вы написали свое электронное письмо, потратьте немного времени на его прочтение, чтобы убедиться, что вы включили всю необходимую информацию. Есть ли что-то, что получатель может не понять? Придется ли им переписываться с вами для уточнения?

В идеале, вы хотите максимально уменьшить вероятность этого. Убедитесь, что ваше сообщение охватывает все основы, и включите ссылки на дополнительную информацию, если это уместно.

Устраните любую двусмысленность

Поскольку электронные письма могут быть легко неправильно поняты, вам необходимо убедиться, что ваши сообщения ясны и недвусмысленны. Не используйте терминологию или фразы, которые могут быть истолкованы по-разному, и поощряйте получателей звонить вам или отвечать по электронной почте, если у них есть какие-либо вопросы.

Заключение

Общение по электронной почте имеет свои преимущества и недостатки, но при правильном использовании это очень полезный инструмент для бизнеса. Убедитесь, что вы используете надлежащие меры безопасности, чтобы снизить риск утечки информации, и работайте над написанием четких, информативных сообщений электронной почты для достижения максимального успеха.

Для получения дополнительной информации об улучшении связи в вашей организации прочитайте наше подробное руководство о распространенных проблемах с коммуникацией на рабочем месте и о том, как их исправить.

Часто задаваемые вопросы

Что такое деловое общение по электронной почте?

Электронная почта — это широко используемый метод делового общения, позволяющий упростить внутреннюю и внешнюю связь. Вы можете использовать его для отправки маркетинговых, рекламных и информационных писем своим клиентам. Это также полезно для отправки обновлений сотрудникам и предоставления важной информации, такой как платежные ведомости или обзоры производительности.

Что является лучшей альтернативой деловому общению по электронной почте?

Connecteam — ведущая альтернатива деловой электронной почте. Он может похвастаться оптимизированной функцией обмена мгновенными сообщениями, которая позволяет вам общаться со своими сотрудниками в режиме реального времени. Вы можете создавать групповые и индивидуальные беседы, а беседы сверхбезопасны. Есть даже функция новостной ленты компании, полезная для массовой коммуникации.

Хотите получать больше отличных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь