5 лучших практик опроса сотрудников для эффективной обратной связи

Многие компании используют опросы для сбора отзывов сотрудников, но результаты часто бывают ошибочными, вводящими в заблуждение и сложными для анализа. Неправильное толкование таких вещей, как удовлетворенность сотрудников, вовлеченность и производительность, может иметь серьезные последствия.

Например, результаты могут показать, что сотрудники чувствуют себя менее уполномоченными на работе. Вы можете решить эту проблему, предоставив им больше права собственности и независимости. Но если они искали больше обучения и поддержки, вы настроили их на неудачу.

Точно так же работники, которые боятся быть правдивыми, могут сказать вам, что они довольны работой. Следующее, что вы знаете, они ушли, оставив вас в замешательстве.

При создании и администрировании опросов важно следовать рекомендациям по проведению опросов сотрудников. Они помогают обеспечить надежные и надежные результаты. Ниже мы поделимся 5 советами экспертов по разработке опросов, которые помогут вам увеличить количество участников и собрать честную и полезную информацию для вашей компании.

Планируйте заранее

Определите цель

Опросы сотрудников могут использоваться по разным причинам. Компании используют их для измерения уровня вовлеченности сотрудников. Сотрудники также могут использовать их для сбора отзывов от своих руководителей, коллег и непосредственных подчиненных.

Убедитесь, что вы четко определили цель своего опроса — какой бы она ни была. Исследование Forbes показало, что 78% компаний не смогли получить качественные результаты своих опросов вовлеченности сотрудников, и одной из основных причин этого было то, что они решали слишком много вопросов одновременно.

Лучше сузить цель до нескольких ключевых тем. Таким образом, вы не утомляете сотрудников слишком большим количеством вопросов. Кроме того, имея четкую направленность опроса, вы можете собрать более содержательную информацию для достижения конкретных бизнес-результатов.

Определите свою целевую аудиторию и убедитесь, что она «репрезентативна».

Определите, от кого вы хотите получить ответы. Ваша целевая аудитория, или «выборка», будет варьироваться в зависимости от того, что измеряет ваш опрос.

Когда дело доходит до опросов сотрудников, лучшие практики включают сбор отзывов из «репрезентативной выборки». Это относится к группе, которая отражает всех соответствующих людей, к которым могут относиться вопросы опроса. Вы можете получить вводящие в заблуждение результаты опроса, если не соберете отзывы из репрезентативной выборки.

Например, отправка опроса только тем членам команды, которые активно вовлечены, не даст объективных результатов. Эти члены команды не представляют всех ваших сотрудников, которые, вероятно, имеют разный уровень вовлеченности. В этом примере у вас не будет возможности услышать мнение менее вовлеченных сотрудников и, следовательно, вы не сможете работать над решением основных проблем.

Наконец, убедитесь, что у вас хороший размер выборки. Это означает, что у вас должно быть минимальное количество ответов, чтобы ваш опрос считался репрезентативным для всего населения.

Размер выборки зависит от размера вашей компании. В Интернете есть множество инструментов, которые помогут вам рассчитать оптимальный размер выборки.

Как показывает опыт, для крупных компаний с численностью более 1000 человек хорошим размером выборки обычно является 10%. Но для небольших компаний, в которых работает менее 100 человек, вы должны стремиться к тому, чтобы все они прошли опрос.

Решите, подходит ли вам шаблон опроса

Прежде чем разрабатывать опрос, оцените, нужно ли вам создавать его с нуля. Некоторые компании используют новые или ранее использовавшиеся шаблоны опросов. Например, вы могли бы использовать прошлогодний опрос удовлетворенности сотрудников в этом году, если он сработал хорошо. Это также позволит вам более осмысленно сравнивать результаты.

Другой вариант — начать с существующего шаблона и настроить его в соответствии с вашими потребностями. Например, вы можете добавлять или удалять вопросы в зависимости от того, что важно для вашего опроса. Или вы можете добавить поле комментариев для предложений работников, если это то, что вы ищете.

Рассмотрите возможность проведения пилотного опроса или получите отзывы от фокус-групп

Некоторые компании проводят пилотный опрос перед отправкой опроса всей своей целевой аудитории. Это означает, что компании тестируют опрос сотрудников с небольшой группой, чтобы убедиться, что респонденты понимают все вопросы.

Компании также используют пилотные опросы для выявления любых предубеждений — например, каждый оценивает первый или последний элемент в списке как предпочтительный вариант. Это называется первичным смещением (когда респонденты выбирают первый элемент) или смещением недавности (когда они выбирают последний элемент).

Кроме того, использование метода пилотного опроса позволяет вам внести любые необходимые изменения, прежде чем ваш опрос будет распространен на большую группу.

Но пилотные опросы — не единственный вариант. Вы также можете организовать фокус-группу, где вы попросите небольшую группу прочитать вопросы и высказать свое мнение.

Выберите правильное время и частоту

Тщательно продумайте, когда вы хотите отправить опрос. Например, опросы производительности обычно рассылаются ‌ ежегодно или каждые 6 месяцев. Вы можете проводить опросы вовлеченности или удовлетворенности сотрудников чаще, например, каждый квартал. Они также известны как пульсовые обследования.

Конечно, вы можете рассылать опросы так часто, как вам нужно. Но время важно, поскольку оно обеспечивает контекст. Например, вы можете отправить опрос удовлетворенности сотрудников в трудные для бизнеса времена. Ответы сотрудников могут быть более негативными, чем они были бы, если бы опрос был разослан, когда дела в бизнесе шли хорошо. При анализе ответов на опрос обязательно учитывайте время.

Решите, кому это будет принадлежать

Опрос должен проводиться конкретным человеком или командой. Это может быть HR, коммуникация или другая соответствующая команда.

Это гарантирует, что соответствующее лицо или команда несут ответственность за своевременное проведение опросов, а также за анализ и представление результатов соответствующим заинтересованным сторонам.

Максимизируйте участие и поощряйте честность

Сделайте его коротким и удобным для пользователя

Убедитесь, что ваш опрос краток, интуитивно понятен и удобен для глаз. В идеале сотрудники должны иметь возможность пройти опрос в течение 20 минут. Таким образом, они могут сосредоточиться на нем за один присест, не отвлекаясь.

Кроме того, все визуальные элементы, такие как логотипы, номера страниц, статус выполнения опроса и т. д., должны быть чистыми и простыми. Не используйте слишком много цветов, так как это может отвлекать. Кроме того, обратите внимание на шрифт, который вы используете при создании опроса. Используйте шрифт без засечек, например Arial, размером 12, чтобы работники могли четко читать вопросы.

Длинная анкета со слишком большим количеством отвлекающих элементов может пугать и снижать уровень участия сотрудников.

Обеспечение анонимности и/или конфиденциальности

Респонденты должны заранее знать, является ли опрос анонимным. Работники обычно отвечают более открыто, если знают, что их ответы анонимны. В то время как некоторые утверждают, что анонимность препятствует открытости и прозрачности на работе, исследования также показали, что анонимные опросы получают более 90% ответов сотрудников.

Некоторые опросы не являются анонимными, но ответы остаются конфиденциальными. Это означает, что только управляющая сторона знает, как ответили работники. Крайне важно сообщить сотрудникам, если это так, и заверить их, что их ответы не будут переданы никому другому.

Используйте простой язык и предлагайте объяснения там, где это необходимо

Чтобы повысить точность ответов, убедитесь, что вы используете простой язык, который все понимают одинаково. Передовой опыт, особенно в отношении опросов вовлеченности сотрудников, включает использование пилотного опроса или фокус-групп, чтобы убедиться, что вопросы не являются двусмысленными. Это связано с тем, что эти опросы, скорее всего, будут содержать термины HR, которые другие не понимают.

Для всего, что может быть потенциально запутанным, предложите четкое объяснение. Таким образом, сотрудники могут сосредоточиться на ответах на вопросы, а не пытаться понять их смысл.

Начните и закончите с простых вопросов

Создайте положительный опыт сотрудников в начале опроса, задавая простые вопросы. Например: «Например, «Я горжусь тем, что являюсь частью этой компании». Простые начальные вопросы расслабят работников и заставят их чувствовать себя комфортно, отвечая на оставшуюся часть опроса.

Завершение простыми вопросами также вызовет у сотрудников положительные эмоции. Это, вероятно, повысит их готовность участвовать в будущих опросах.

Используйте технологии для проведения опросов и отслеживания ответов

Традиционно опросы проводились в бумажной форме. Хотя некоторые компании все еще делают это, это может привести к снижению участия, потере ответов и пропущенным вопросам. Кроме того, требуется много времени и усилий для анализа результатов вручную.

Используйте такие технологии, как программное обеспечение для опросов сотрудников, для создания и администрирования онлайн-опросов сотрудников. Все ответы сохраняются в облаке, поэтому вы никогда не потеряете данные. Вы также можете сделать некоторые вопросы обязательными, если хотите, чтобы на них отвечали все. Кроме того, вы можете легко отслеживать и анализировать ответы в режиме реального времени.

Кроме того, вы можете отправлять опросы в формате Microsoft Word или Google Docs и отправлять их по электронной почте сотрудникам. Хотя это все еще использует технологию, у нее есть свои ограничения. Вам придется сгруппировать отдельные ответы и вручную проанализировать данные.

Важно отметить, что использование технологий позволяет работникам участвовать из любого места, где есть подключение к Интернету. Это отличный способ повысить скорость отклика сотрудников для распределенных команд.

Сделайте его удобным для мобильных устройств

Администрирование опросов на мобильных устройствах еще больше упрощает участие сотрудников. Они могут получить доступ к опросу на ходу, сохранить его и продолжить позже, если им потребуется сделать паузу.

Исследования показывают, что 90% миллениалов и 98% представителей поколения Z используют смартфоны. Вот почему опросы для мобильных устройств сегодня являются эффективным способом сбора отзывов.

Наш совет: используйте программное обеспечение для управления командой, которое также имеет мобильное приложение, например Connecteam.

Connecteam имеет встроенные функции опросов, которые позволяют создавать и назначать опросы и отслеживать ответы в режиме реального времени. Вы также можете отправлять уведомления работникам, чтобы напомнить им, когда им необходимо заполнить опросы. Кроме того, инструмент отчетности Connecteam позволяет легко просматривать и анализировать тенденции в опросах. Подпишитесь на бесплатную пробную версию, чтобы проверить это сегодня.

Предложите поощрения или сделайте опросы обязательными

Обязательный опрос помогает увеличить участие сотрудников. Он также обеспечивает справедливую и репрезентативную выборку.

В качестве альтернативы можно предложить вознаграждение, чтобы побудить сотрудников пройти опрос. Например, вы можете предложить корпоративную скидку для розничной торговли, ресторанов и так далее. Или устройте счастливый розыгрыш, в котором один респондент получит приз.

Благодарите респондентов за уделенное время

Просьба к сотрудникам ответить на кучу вопросов — это не конец опросов сотрудников. Передовой опыт включает в себя благодарность участников за потраченное время и усилия.

Вы можете добавить благодарственное письмо в конце опроса или отправить им электронное письмо. Или вы можете публично отмечать и благодарить респондентов в новостной ленте всей компании. Это может мотивировать большее количество работников к участию в будущем.

Сотрудники, которые чувствуют, что их уважают и ценят, будут иметь больше шансов участвовать в будущих опросах.

Создавайте значимые, актуальные и объективные вопросы

Напишите каждый вопрос, чтобы охватить одну тему

Вы можете охватить несколько тем в рамках опроса, но каждый вопрос должен быть сосредоточен только на одной конкретной идее или теме.

Например, если вы спросите сотрудников, насколько они удовлетворены возможностями обучения и наставничества, вы не сможете выделить их оценки по этим отдельным темам. Таким образом, вы не сможете эффективно использовать эти идеи. Вместо этого используйте один вопрос, чтобы сосредоточиться на обучении, а другой — на наставничестве.

Избегайте открытых вопросов и сосредоточьтесь на фактах, а не на чувствах.

При таргетинге на несколько различных тем с большой целевой группой лучше ограничить открытые вопросы. Каждый сотрудник будет реагировать по-разному, а анализ многословных и непоследовательных отзывов требует много времени. Вам также будет сложно выбрать важные темы и решить, как поступить в ответ на обратную связь.

И наоборот, на количественные вопросы легче отвечать и анализировать. Разработчики опросов часто используют рейтинговую шкалу для сбора четких данных, которые можно подвергнуть статистическому анализу.

Вот пример часто используемой рейтинговой шкалы, используемой в вопросах опроса:

В: Мой менеджер предоставляет мне эффективную обратную связь.

1. Категорически не согласен
2. Не согласен
3. Нейтральный
4. Соглашаться
5. Полностью согласен

Однако даже такой вопрос может быть проблематичным. Он фокусируется на том, что чувствует сотрудник, а не на наблюдаемых фактах. Все сводится к тому, что сотрудник считает «эффективной обратной связью».

Альтернативным вариантом может быть использование числовой системы .

Вот пример вопроса опроса, основанного на числах:

В: В течение прошлого года мой руководитель предоставил мне действенную и действенную обратную связь.

1. Никогда …………………………………………………………………………… 10. Всегда

Этот вопрос теперь фокусируется на наблюдаемых фактах и ​​является более объективным. Числовые ответы предоставят более важные данные, чем ответы со словами.

В конечном счете цель вашего опроса и размер вашей целевой группы определят, какие вопросы и рейтинговые шкалы дадут наиболее значимые результаты.

Качественная обратная связь имеет место быть

В большинстве случаев опросы включают как минимум 1-2 вопроса, которые позволяют сотрудникам предоставлять качественную обратную связь, например комментарии, в дополнение к количественной обратной связи.

Это наиболее эффективно, когда вы ищете предложения сотрудников. Качественная обратная связь также позволяет вам иметь больше контекста и более глубокое понимание мнений сотрудников. Кроме того, это отличный способ заставить сотрудников чувствовать себя услышанными и ценными.

Сохраняйте нейтралитет и избегайте наводящих вопросов

Наводящие вопросы сформулированы таким образом, чтобы подвести респондента к определенному желаемому ответу. Например, «Вы чувствуете нехватку персонала?» побуждает участника сосредоточиться на негативе.

Нейтральные, неэмоциональные вопросы собирают более эффективную и объективную обратную связь. Вместо этого подумайте: «Насколько вы удовлетворены численностью персонала?»

Точно так же компании часто осыпают опросы положительными утверждениями, такими как: «Мой руководитель меня поддерживает». Результаты опросов, наполненных эмоциональными утверждениями, часто ненадежны. Таким образом, лучше избегать их.

Держите вопросы значимыми для эффективности и успеха компании

Чтобы опрос был кратким и лаконичным, придерживайтесь вопросов, которые имеют значение для цели опроса. Избегайте наполнения опроса интересными вопросами, которые не являются приоритетными. Это поможет вам легче собирать ценную информацию, чтобы вы могли действовать.

Избегайте предвзятости первенства и новизны с ранжирующими вопросами

Вопросы ранжирования предоставляют сотрудникам список вариантов, которые им предлагается ранжировать. Например, «Расположите преимущества компании в порядке их важности для вас».

Это может привести к предвзятости первенства и / или новизны у сотрудников. Это означает, что они с большей вероятностью сосредоточатся на первом и/или последнем элементе в списке, уделяя мало внимания промежуточным пунктам.

Лучше избегать ранжирующих вопросов и вместо этого использовать независимые вопросы.

Время от времени меняйте формулировку, чтобы желаемый ответ был отрицательным.

Держите сотрудников занятыми и в тонусе, время от времени меняя желаемый ответ на отрицательный.

Например, «Мой руководитель не дает мне эффективной обратной связи». Это избавляет от тенденции «согласиться» со всем — предубеждения, которое становится более сильным к концу опроса.

Отформатируйте его, чтобы свести к минимуму предвзятость

Избегайте меток разделов и попробуйте рандомизировать порядок вопросов.

Избегайте маркировки разделов или объединения наборов вопросов в рамки. Например, некоторые компании группируют вопросы, связанные с льготами, вместе. Мнение работника о гибкой работе может повлиять на то, как он оценивает другие льготы, такие как медицинское страхование. Сотрудники, как правило, отвечают или оценивают ответы одинаково на вопросы в поле или разделе.

Вы можете рандомизировать порядок своих вопросов, чтобы они не группировались вместе. Например, не задавайте все вопросы, связанные с преимуществами, подряд. Распределите их по всему опросу, чтобы вы могли получить непредвзятые ответы, относящиеся только к одному преимуществу за раз.

Сохраняйте вопросы одинаковой длины, чтобы избежать предвзятости

Старайтесь составлять вопросы примерно одинаковой длины, например, 1 предложение, 5–10 слов или менее 20 слов. Определите длину, которая подходит для вопросов, которые вы собираетесь задать, и оставайтесь последовательными при написании опроса.

Работники могут предположить, что более длинные или многословные вопросы более важны для компании. Это может привести к тому, что они будут более позитивно отвечать на эти вопросы, особенно когда они беспокоятся о том, что их узнают.

Осторожно размещайте демографические вопросы

Важны демографические вопросы о поле, возрасте, этнической принадлежности и сексуальной ориентации. Они помогают выявить тревожные сигналы, когда речь идет о DEI (разнообразие, равенство и инклюзивность) и дискриминации.

С другой стороны, они облегчают идентификацию респондентов. Это может привести к тому, что работники будут воздерживаться от правдивых ответов на вопросы.

Лучше всего сделать демографические вопросы необязательными. Таким образом, сотрудники могут решить, хотят ли они раскрывать свои данные или нет.

Также подумайте, где в опросе вы хотите разместить эти вопросы. В опросах вовлеченности сотрудников лучшие практики включают размещение демографических вопросов в конце. Это поможет предотвратить выпадение сотрудников из опроса и уменьшит количество предвзятых ответов.

Убедитесь, что результаты надежны, и используйте их!

Проверочные чеки

Сверяйте результаты опроса с фактическими, реальными данными и тенденциями. Например, представьте, что сотрудник отмечает в опросе, что он, скорее всего, останется в компании надолго. Но в реальной жизни они уволились вскоре после прохождения опроса. Важно выявить эти несоответствия и понять, откуда они берутся.

Бенчмаркинг

Используйте сравнительные данные — результаты для тех же или похожих вопросов — из опросов, проведенных другими командами или компаниями в вашей отрасли.

Например, скажем, ваши результаты говорят о высокой вовлеченности ваших сотрудников. Возможно, результаты другой компании по тому же вопросу указывают на то, что работники также высоко вовлечены.

Эти сопоставимые сравнения могут помочь проверить ваши данные и показать вам, как ваша команда работает по сравнению с вашими конкурентами.

Отклонить вопросы или опросы с очень небольшим количеством ответов

Не полагайтесь на данные для опросов или вопросов, если количество ответов было слишком низким и не представляло целевую группу.

Например, если в вашей компании 50 человек, а участвовало только 5, ваши результаты не будут отражать мнения всех членов команды. Таким образом, их не следует использовать для принятия важных решений.

Искаженные ответы

Вы можете обнаружить, что результаты опроса сильно склоняются в одну сторону. В этих случаях убедитесь, что на данные вашего опроса не повлияло несколько экстремальных ответов.

Например, если большинство людей сказали, что они «удовлетворены» или «нейтральны» своим отпускным пособием, но небольшое количество сотрудников были «глубоко недовольны», это может подтолкнуть общие результаты к «неудовлетворенным». Это называется «перекос».

Следовать за

AON показал, что почти 80% менеджеров не принимают во внимание данные опроса сотрудников. Это соответствовало мнению 80% сотрудников, которые считали, что участие в опросе не повлияло на условия их работы.

Поскольку вовлеченность сотрудников в США имеет тенденцию к снижению, компаниям важно использовать данные, которые они собирают в ходе опросов своих сотрудников.

Не относитесь к этому как к упражнению с галочкой. Эти опросы дают ценную информацию, которую вы можете использовать для улучшения культуры и методов работы в вашей компании.

Итоги передовой практики опроса сотрудников

Опросы сотрудников — это эффективный способ получить отзывы от ваших сотрудников. Они дают представление о вовлеченности сотрудников, уровнях удовлетворенности, адаптации и многом другом.

Но результаты опросов подвержены предвзятости и ошибкам и могут быть легко неверно истолкованы. Это может привести к тому, что вы будете принимать неправильные решения за своих сотрудников.

Поэтому вам необходимо создавать эффективные опросы, которые также учитывают эти ошибки. Вам нужно планировать заранее, максимизировать уровень участия и получать честные, непредвзятые ответы от ваших работников.

В этой статье представлены 5 советов экспертов по улучшению дизайна, администрирования и анализа опросов. Благодаря этим выводам вы можете полностью использовать потенциал опроса сотрудников.