Как рассчитать отпускные для почасовых сотрудников

Вашим сотрудникам нужен отпуск — спокойный отпуск возвращает сотрудников отдохнувшими и вновь вовлеченными, — но расчет отпускных может показаться запутанным и сложным.

Не зная, как рассчитываются отпускные, вы рискуете неправильно рассчитаться с работниками за отгулы.

Вы можете даже разочароваться в этом процессе и решить вообще не предлагать оплачиваемый отпуск, что приведет к недовольству сотрудников.

К счастью, понять, как рассчитать отпускные, проще, чем кажется. Мы здесь, чтобы провести вас шаг за шагом и убедиться, что вы учитываете все необходимые детали.

Важные термины, которые нужно знать

Поначалу тонкости выплаты отпускных могут сбивать с толку. Ниже мы перечислили ключевые термины и их определения, чтобы вы могли понять, чем они отличаются и связаны с отпускными.

• Под отпуском понимается свободное время для отдыха или релаксации.
• Оплачиваемый отпуск (PTO) включает в себя все виды оплачиваемого отпуска, например, больничный или оплачиваемый отпуск, а также время отпуска.
• Начисление отпусков — это процесс, с помощью которого работники постепенно отрабатывают отпускные дни в соответствии с определенным графиком.
• Нормой начисления отпусков является количество отпусков, которые работник зарабатывает за определенный период времени. Обычно выражается в процентах отработанного времени. Например, ставка начисления 5% означает, что за каждые 100 часов работы работника он получает 5 часов отпуска.
• Отпускные — это компенсация, которую работник получает за использование отпуска. Обычно это равно их почасовой ставке или окладу.
• Отпускные – это единовременная выплата работнику за неиспользованный отпуск. Выплата обычно происходит, когда работник покидает компанию или проходит определенный период времени, например, когда начинается новый год.

Что такое отпускные?

Отпускные – это компенсация, которую компании выплачивают работникам в свободное от работы время . Сотрудники могут расслабиться, зарядиться энергией и поддерживать хороший баланс между работой и личной жизнью, получая при этом свою обычную зарплату.

Предоставление сотруднику оплачиваемого отпуска (PTO), такого как отпуск, не является обязательным на федеральном уровне, но это способствует более счастливой и продуктивной рабочей силе. Не получая оплачиваемый отпуск, некоторые работники могут не взять отпуск, что может привести к выгоранию.

Существует два основных способа предоставления отпуска:

Расширенный отпуск

При расширенной политике времени отпуска все выходные в определенный период времени предоставляются сотрудникам с определенной даты, например даты их начала. Например, если ваша компания предоставляет 2 недели (80 часов) оплачиваемого отпуска в год, вы можете сделать все 80 часов доступными 1 января каждого года.

Начисленный отпуск

В соответствии с политикой накопленного отпуска сотрудники получают отпуск в зависимости от количества отработанных часов. Например, работники могут зарабатывать часть из 80 часов каждые несколько месяцев, например, 20 часов каждые 3 месяца.

Или вы можете установить процент накопления отпуска и разрешить работникам зарабатывать отпуск до 80 часов в год. Например, коэффициент начисления 8% означает, что ваша команда будет получать 8 часов отпуска за каждые 100 часов работы. После 1000 отработанных часов им будут доступны все 80 часов отпуска.

Как рассчитываются отпускные?

Первый шаг к тому, чтобы платить сотрудникам за время отпуска, — это понять, как измерить их накопленное время. Формула расчета начисления проста.

Скорость начисления

Коэффициент начисления рассчитывается по следующей формуле:

Начисленная ставка отпуска = Годовой отпуск / Годовое рабочее время

Представьте, что ваши сотрудники работают по 40 часов в неделю или 2080 часов в год, а вы предлагаете 2 недели отпуска или 80 часов. Чтобы найти почасовую ставку начисления, рассчитайте:

80 часов / 2080 часов = 0,038 часа отпуска за отработанный час. Это ваша начисленная отпускная ставка. В процентах это выражается как 3,8%.

Затем вы можете применить это к другим расчетам.

Начисление за период

Чтобы узнать, сколько часов сотрудник получит за период оплаты, используйте следующую формулу:

Начисление за период оплаты = Количество часов в период оплаты х Почасовая ставка начисления

Например, для 80-часового периода оплаты вы рассчитаете:

80 часов x 0,038 ставки начисления = 3,04 часа, начисленных за период оплаты.

Вы можете использовать аналогичные формулы, чтобы определить, сколько отпусков начисляется сотруднику за неделю, месяц или квартал. Просто возьмите часы за этот период времени и умножьте их на почасовую ставку начисления.

Начисление за месяц или квартал

Чтобы рассчитать ежемесячное или ежеквартальное начисление, умножьте количество рабочих часов за период на коэффициент начисления. Хотя нет двух одинаковых месяцев или кварталов, вот несколько примеров:

170 часов в месяц x 0,038 коэффициент начисления = 6,46 часов начислено в месяц

520 часов за квартал x 0,038 коэффициент начисления = 19,76 часов за квартал

Как рассчитываются отпускные для почасовых работников?

Отпускные обычно рассчитываются на основе заработной платы работника, в случае наемных работников. Для почасовых сотрудников он обычно рассчитывается на основе их заработной платы .

Чтобы рассчитать отпускные, нужно выполнить несколько простых шагов. Во-первых, вам нужна информация:

• Подробная информация о политике отпуска вашей организации , в частности, включает ли она какие-либо особые положения для почасовых работников.
• Ставка начисления . Прокрутите вверх, если вам нужно напоминание о том, как это вычислить.
• Часы работали . Эти данные должны быть максимально точными, поэтому мы рекомендуем использовать такое приложение, как Connecteam, которое позволяет сотрудникам и менеджерам легко отслеживать смены, время прихода и ухода, а также запросы на отгулы.
• Ставка оплаты отпуска . Как правило, это обычная почасовая ставка сотрудника.
• Запрошенные часы отпуска — или, в случае выплаты, количество неиспользованных часов.

Отпускные и выплаты действующим работникам

Чтобы выяснить, сколько заплатить сотруднику за предстоящий отпуск, умножьте количество часов отпуска на его ставку заработной платы.

Время отпуска х ставка заработной платы = причитающиеся отпускные

Если ваш сотрудник использует 40 часов отпуска и зарабатывает 25 долларов в час, расчет, который вы будете использовать для определения его отпускных, будет следующим:

40 часов x 25 долларов в час = 1000 долларов

Этот расчет также может применяться к отпускным выплатам для текущих членов команды, когда у них остается неиспользованный отпуск, который не переносится.

Например, скажем, в политике вашей компании указано, что сотрудники должны брать все 80 часов отпуска в течение календарного года, неиспользованные часы не переносятся из одного года в другой, и компания должна выплатить все неиспользованные дни отпуска.

Представьте, что у сотрудника, который зарабатывает 30 долларов в час, осталось 20 часов неиспользованного отпуска 1 декабря 2023 года. Предположим, что он не может реально взять этот отпуск до 1 января 2024 года, когда время отпуска всех ваших сотрудников сбрасывается.

Чтобы определить, какую выплату им причитается, вот как рассчитать отпускные:

Время отпуска х ставка заработной платы = оплата отпуска

20 часов x 30 долларов в час = 600 долларов к выплате

Как рассчитываются отпускные для увольняющихся сотрудников?

Если вы рассчитываете выплату сотруднику, увольняющемуся из компании, вам необходимо знать количество накопленного и неиспользованного отпускного времени. Как напоминание:

Начисленный отпуск = количество отработанных часов х почасовая ставка начисления

Предположим, что сотрудник зарабатывает 25 долларов в час на своей должности и у него осталось 40 часов неиспользованного отпуска. Расчет выплаты такой же, как и для работников, уходящих в отпуск:

Время отпуска х ставка заработной платы = оплата отпуска

40 часов x 25 долларов в час = 1000 долларов к выплате

Как отслеживать отпускные для почасовых сотрудников

Использование электронной таблицы для отслеживания отпускных может показаться простым и доступным, но вы рискуете ошибкой из-за человеческого фактора и высокими административными расходами. Это также требует значительного времени и усилий.

Вместо этого мы рекомендуем использовать приложение для отслеживания отпускных . Они быстры и просты в использовании, автоматизируют многие ручные задачи и снижают риск дорогостоящих ошибок. Они точно фиксируют сотрудников:

• Почасовые ставки оплаты
• Количество часов ежегодного отпуска и отработанных часов каждый год, что равно коэффициенту начисления
• Количество отработанных часов за расчетный период
• Отпускные часы, заработанные за расчетный период
• Любые отпускные выплаты

Что следует учитывать при структурировании и расчете оплачиваемого отпуска

При структурировании и расчете оплачиваемого отпуска следует учитывать несколько моментов.

Время отпуска по сравнению с PTO

Во-первых, определите, будет ли ваша компания предлагать общие отгулы, включающие отпуск, или вы будете предлагать отпуск только как один из типов отгулов. Большинство компаний предлагают общий отгул , который работники могут использовать для любого вида отпуска, включая отпуск.

Узнайте больше о различиях между отпуском и другими видами оплачиваемого отпуска.

Досрочный или накопленный отпуск

Затем решите, как ваша компания будет предлагать отпуск.

Преимущество расширенного времени отпуска заключается в том, что требуется меньше расчетов — все часы доступны на определенную дату. Но есть и риски. Сотрудники могут использовать все часы, как только захотят, что может привести к слишком большому количеству выходных на ранней стадии.

С другой стороны, накопленный отпуск помогает ограничить время отпуска сотрудников, но требует больше усилий для отслеживания.

Сотрудники, работающие полный или неполный рабочий день

Вам также необходимо установить критерии приемлемости . Должны ли сотрудники работать определенное количество часов, чтобы иметь право на получение отпуска, или все имеют право?

Предоставление права каждому — лучший способ обеспечить справедливость, но вам нужно будет решить, как часы отпуска соотносятся с рабочим временем.

Начисление отпусков для работников, занятых полный рабочий день, обычно основывается на 40-часовой рабочей неделе, но расчет для сотрудников, занятых неполный рабочий день, зависит от количества отработанных часов. Если ваши сотрудники работают неполный рабочий день 20 часов в неделю, 2 недели отпуска равняются 40 часам в год или 1,5 часам за двухнедельный период оплаты.

Государственные законы

Нет законов, требующих от компаний предлагать PTO, но если компания предоставляет его, она обязана соблюдать определенные законы. Они различаются в зависимости от штата, поэтому четко определите, какие из них относятся к вашим сотрудникам.

Если у вас есть сотрудники в нескольких штатах, вам необходимо понимать юридические требования в каждом штате. Например, некоторые штаты требуют, чтобы компании выплачивали неиспользованный отпуск, когда сотрудник увольняется. В некоторых штатах запрещена политика отпуска «используй или потеряешь», которая требует от сотрудников отказаться от неиспользованного отпуска непосредственно перед началом нового года.

Перенос отпуска/отпуска

Подумайте, будете ли вы применять политику «используй или потеряешь» или разрешишь сотрудникам переносить неиспользованный отпуск на следующий год. Если вы решите разрешить перенос отгулов/отпусков, решите, могут ли работники переносить все неиспользованные часы или только их часть.

Например, некоторые компании допускают перенос недели отгула/отпуска. Некоторые компании устанавливают ограничение, чтобы сотрудники могли пролонгировать все неиспользованное время, но когда они достигают определенного числа, они перестают накапливать дополнительное время до тех пор, пока они не используют какое-то время.

Переход в минус

Если у работника нет отгулов/отпуска, но ему нужен отпуск, может ли он накопить отрицательный баланс (используя будущие отпускные часы для оплаты ретроактивного отпуска) или взять неоплачиваемый отпуск?

Оба варианта являются распространенными, но разрешение начисления отрицательного баланса требует большего контроля и отслеживания. Решите, какой курс действий будет лучше всего работать для вашей компании.

Неограниченный ВОМ

Управление переходящими остатками и отрицательным балансом может показаться пугающим, поэтому вы можете рассмотреть преимущества и недостатки предложения неограниченного PTO.

Такая политика может привлечь новых сотрудников и уменьшить выгорание среди существующих сотрудников, но она также может привести к злоупотреблениям системой или неравному обращению с сотрудниками. Взвесьте все за и против и примите решение, которое кажется правильным для вашей организации.

Заключение

Предоставление оплачиваемого отпуска сотрудникам необходимо для обеспечения здорового баланса между работой и личной жизнью, и знание того, как рассчитать отпускные для ваших работников, не менее важно. Также важно понимать, что такое отпускные выплаты: Компенсации, которые сотрудники получают в обмен на неиспользованный отпуск.

Вы можете рассчитать отпускные, отпускные и выплаты с помощью нескольких простых формул и отслеживать отпускные с помощью мощного цифрового решения, такого как Connecteam.

Есть ряд вещей, которые следует учитывать при структурировании и уточнении политики оплачиваемого отпуска, а также при расчете отпускных. К ним относятся законы штатов, положения для сотрудников, работающих неполный рабочий день, отрицательный баланс и многое другое.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашим руководством по отслеживанию отпусков и отпусков.

Часто задаваемые вопросы

Как рассчитать отпускные дни в днях?

Чтобы рассчитать отпускные часы в дни отпуска, вы можете взять количество начисленных отпускных часов и разделить его на количество часов, которые вы отработали в день. Например, если у вас заложено 40 часов ВОМ, вы можете разделить 40 на 8 часов в день. В итоге 5 дней отпуска.

Что такое хорошая ставка начисления PTO?

По словам Zippia, ставки начисления отпусков различаются, но ставка в 4 часа за период оплаты раз в две недели обычно считается хорошей. Получается примерно 2,5 недели отпуска в год.

Хотите получать больше отличных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь