Лучшие советы по учету прихода и ухода на работе (+6 способов отслеживать время)

Точное отслеживание рабочего времени может помочь предотвратить кражу рабочего времени , избыточную сверхурочную работу и проблемы с посещаемостью сотрудников.

Однако освоить эффективную стратегию прихода и ухода может быть сложно, особенно если вы используете ручку и бумагу или другую ручную систему.

Цифровые часы проще в использовании и более точны, но они все равно могут вызывать проблемы, если они используются неправильно.

Чтобы помочь вам поддерживать точное рабочее время сотрудников по всем направлениям, мы объясним, почему вы должны отслеживать рабочее время сотрудников, популярные способы сделать это и преимущества использования приложений учета времени прихода и ухода.

Мы также перечислили несколько основных советов, которые помогут вам получить максимальную отдачу от вашего программного обеспечения часов.

Стоит ли отслеживать часы работы сотрудников?

Вы всегда должны отслеживать рабочее время для работников, которые получают почасовую оплату. Также может быть полезно отслеживать часы работы других сотрудников по нескольким причинам.

соответствие требованиям ФЛСА

Во-первых, Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы вы отслеживали и вели точный учет рабочего времени и заработной платы. В нем также говорится, что работники должны получать оплату за сверхурочную работу, если они работают более 40 часов в течение рабочей недели. Точное отслеживание рабочего времени помогает соблюдать эти и любые другие нормативные акты штата.

Предотвратить кражу времени

Точное отслеживание времени поможет предотвратить кражу времени . Использование таких инструментов, как геозоны (которые устанавливают виртуальные границы вокруг рабочих мест и ограничивают включение и выключение в этих местах) и добавление дополнительных уровней проверки (например, проверка селфи) поможет вам убедиться, что сотрудники приходят и уходят надлежащим образом.

Допустим, например, что один сотрудник каждый день приходит на работу на 15 минут раньше и уходит на 15 минут позже. Это означает, что вы будете платить за дополнительные 30 минут в день неоплачиваемой работы. Это равно 2,5 часам в неделю или 130 часам в год. Если этим занимаются несколько сотрудников, это может стоить вам десятки тысяч долларов в год.

Повышение точности котировок и выставления счетов

Отслеживание рабочего времени сотрудников поможет вам точно понять, сколько времени тратится на каждую работу . Это полезно для выставления счетов и обеспечения возможности создания точных котировок и оценок в будущем.

Оптимизация учета рабочего времени и планирования сотрудников

Наконец, отслеживание рабочего времени может помочь вам обеспечить справедливое распределение работы в вашей компании. Использование инструмента планирования сотрудников, связанного с вашей системой отслеживания рабочего времени, может помочь вам поддерживать одинаковое количество рабочих часов по всем направлениям и гарантировать, что один сотрудник не застрянет со всеми сверхурочными.

6 способов отслеживать часы работы сотрудников

Лучший метод учета рабочего времени сотрудников должен быть простым в использовании, точным и надежным. Вот 6 популярных вариантов отслеживания времени (в произвольном порядке).

Ручка и бумага

Отслеживание времени с помощью ручки и бумаги по-прежнему широко используется благодаря своей простоте. В нем сотрудник записывает время входа и выхода. Однако этот метод подвержен краже времени, поскольку сотрудники могут легко изменять время прихода и ухода на своих часах.

Мобильное приложение

Использование мобильного приложения с часами, такого как Connecteam, — один из самых простых способов вести точный учет рабочего времени сотрудников. Большинство опций просты в использовании, а функция включения и выключения одним касанием позволяет сотрудникам быстро и эффективно работать.

Настольное приложение

Приложения для учета рабочего времени также популярны, особенно среди офисных или сидячих сотрудников. Они очень похожи на мобильные приложения с часами в одно касание. Некоторые также имеют такие функции, как отслеживание активности и периодические снимки экрана, чтобы помочь работодателям проверить часы работы сотрудников.

Киоск учета рабочего времени

Некоторые рабочие места лучше всего обслуживаются одним киоском регистрации прихода и ухода, которым пользуются несколько сотрудников . У каждого сотрудника будут свои данные для входа в систему, которые позволят им получить доступ к своей учетной записи, и они могут входить и выходить одним касанием.

Биометрические часы

Программное обеспечение для биометрического хронометража предназначено для идентификации сотрудников с использованием биометрических данных, таких как сканирование отпечатков пальцев или распознавание лиц. Это очень эффективный способ избавиться от ударов приятелей, основной причины кражи времени.

Избиение приятеля происходит, когда у сотрудника есть друг или коллега, который приходит или уходит за него, когда он на самом деле не на работе. Это почти невозможно с биометрической проверкой.

Расширения браузера

Браузерные расширения для отслеживания времени полезны для работ, которые в основном выполняются с использованием компьютера. Сотрудники могут записывать время прямо из своих веб-браузеров. Эти инструменты часто включают в себя такие функции, как отслеживание URL-адресов и отслеживание активности, помогающие проверять часы работы сотрудников.

Бонус: геозоны и GPS-трекинг.

Некоторые мобильные программы отслеживания времени включают функции геозоны и отслеживания местоположения по GPS. Хотя сами по себе они не могут использоваться для отслеживания времени, они идут рука об руку с отсчетом времени прихода и ухода .

С помощью геозоны вы можете ограничить места, в которые сотрудники могут входить и выходить, гарантируя, что они будут на месте, прежде чем они начнут отслеживать свое время.

Функциональность GPS позволяет отслеживать местоположение сотрудников, когда они работают. Это позволяет вам убедиться, что они работают с правильной рабочей площадки или местоположения.

Преимущества приложений Clock-In Clock-Out

Простота использования и экономия времени

Одна из лучших особенностей приложений для учета времени прихода и ухода — это простота их использования. Большинство из них доступны как для Android, так и для iOS, что означает, что ваши сотрудники могут получить к ним доступ со своих смартфонов или других мобильных устройств.

Некоторые приложения, такие как Connecteam, также оснащены рядом средств автоматизации, которые помогут вам сэкономить время. К ним относятся автоматическое создание табеля учета рабочего времени и автоматическое управление отгулами, перерывами и сверхурочной работой.

Улучшенный надзор

С помощью приложения учета рабочего времени вы сможете лучше контролировать своих сотрудников . Вы можете видеть, кто на часах в данное время, когда все пришли и ушли, а также любые описания или примечания, прикрепленные к записям в табеле учета рабочего времени.

Если GPS-отслеживание включено, вы также сможете отслеживать местоположение своих сотрудников, пока они работают.

Снижен риск удара напарника

Большинство приложений учета рабочего времени имеют дополнительный уровень проверки, например биометрическую проверку. снизить риск удара напарника. Некоторые системы могут потребовать, чтобы сотрудник делал быстрое селфи всякий раз, когда он наносит удар. Вы можете использовать их, чтобы убедиться, что друг или коллега не наносил или не наносил удар вместо него. Другие приложения могут предлагать сканирование отпечатков пальцев или распознавание лиц.

Лучшая точность

Приложения с часами точны и могут отслеживать время с точностью до секунды. Сотрудники не смогут округлять часы при заполнении табелей учета рабочего времени, а приложения позволят вам просматривать и утверждать любые записи о времени, которые сотрудники добавили вручную.

Это означает, что вы будете платить только за точное количество часов, отработанных вашими сотрудниками, что делает ситуацию более справедливой для всех.

Разрешить ввод данных о времени и категоризацию

Еще одна полезная функция — возможность добавлять теги, описания, примечания и другую информацию к записям времени . Это позволяет сотрудникам точно указывать, над чем они работали, и предоставлять любую информацию, необходимую для обоснования их рабочего времени.

Вы также можете классифицировать часы по клиенту, работе, рабочему месту и т. д. Это полезно для целей выставления счетов и выставления счетов, а также может помочь вам убедиться, что вы указываете точную цитату.

Включите простое управление выходными, отсутствием и сверхурочной работой

Некоторые приложения с часами даже имеют расширенные функции, такие как отгулы, отсутствие сотрудников, перерывы и управление сверхурочной работой. Это может помочь вам сэкономить время, уменьшить количество ошибок в управлении персоналом и обеспечить соблюдение соответствующего трудового законодательства.

С помощью Connecteam, например, вы можете создать автоматизацию, чтобы обеспечить правильную оплату сверхурочной работы и наличие у сотрудников соответствующих перерывов в нужное время.

Лучшие советы по использованию программного обеспечения Clock In and Out

Подавать пример

Один из лучших способов поощрения надлежащего использования вашей системы часов – это использовать ее самостоятельно . Если ваши сотрудники увидят, что вы и другие менеджеры используете его, они, скорее всего, будут чувствовать себя более комфортно, используя его сами.

Непосредственный опыт работы с вашим программным обеспечением часов также поможет вам понять, как именно оно работает. Это значительно упростит обучение новых сотрудников и устранение неполадок.

Будь проще

Важно, чтобы ваша система учета рабочего времени была простой и удобной в использовании . Если у ваших сотрудников возникнут проблемы с ним, они, скорее всего, перестанут его правильно использовать или вообще перестанут использовать. Это может привести к таким проблемам, как неправильное отслеживание часов и неверные описания времени.

Поэтому крайне важно выбрать удобную для пользователя систему учета прихода и ухода. Ищите настраиваемый интерфейс, для использования которого не требуется много обучения или специальных технических навыков. Connecteam — отличный пример, так как у него есть интуитивно понятное мобильное приложение и функция входа и выхода одним касанием.

Ежедневно просматривайте журналы учета рабочего времени

Выделение 5–10 минут в день на просмотр записей в табеле учета рабочего времени каждого сотрудника позволит вам сразу же выявить и устранить проблемы. Например, если кто-то забыл войти или выйти, вы можете поговорить с ним и предпринять любые необходимые действия.

Создайте политику отслеживания времени

Убедитесь, что у вас есть всеобъемлющая политика учета рабочего времени , в которой указано, как вести учет рабочего времени и что именно вы ожидаете от своих сотрудников, когда дело доходит до учета рабочего времени. Он должен включать в себя учебник, объясняющий каждый аспект часов, в том числе, как их настроить и как их использовать.

Ваша политика отслеживания рабочего времени должна также включать информацию о последствиях невыполнения ожиданий. Это могут быть устные предупреждения, письменные предупреждения и даже риск увольнения за неоднократные нарушения политики.

Убедитесь, что ваши сотрудники понимают важность учета рабочего времени

Когда ваши сотрудники поймут, насколько важен учет рабочего времени, они с большей вероятностью будут делать это правильно. Убедитесь, что в руководстве по учету рабочего времени объясняется, почему вы должны вести учет рабочего времени, т. е. чтобы сотрудники получали правильную оплату, а компания соблюдала трудовое законодательство и правила.

Предлагайте вознаграждение за постоянное хронометраж

Вы также можете поощрять сотрудников правильно отслеживать свое рабочее время, предлагая вознаграждения или бонусы за постоянное отслеживание рабочего времени. Например, вы можете каждую неделю давать небольшое вознаграждение или бонус самому последовательному сотруднику. В качестве альтернативы вы можете получить небольшой еженедельный бонус для всех, кто соответствует ожиданиям и превосходит их.

Используйте преимущества тегов и описаний

Убедитесь, что вы используете все преимущества тегов и функций описания записи времени. Помечая записи о времени, вы можете быстро и легко сортировать их по работе, клиенту, команде и т. д. Это может помочь вам понять, на что тратится время.

Более длинные описания позволяют сотрудникам подробно описать, на что они потратили свое время. Это может помочь вам проверить табели учета рабочего времени и убедиться, что все работают над тем, чем они должны заниматься.

Заключение

Точное отслеживание рабочего времени сотрудников во многих случаях является юридическим требованием и гарантирует справедливую оплату труда всех сотрудников. Существует несколько способов отслеживать время, но использование часового приложения, такого как Connecteam, требует меньше времени, более точно и проще для вас и ваших сотрудников.

Connecteam может помочь вам поддерживать постоянный учет времени на вашем рабочем месте, независимо от того, чем вы занимаетесь.

Начните работу с Connecteam бесплатно уже сегодня!

Часто задаваемые вопросы

Каков наилучший способ для сотрудников приходить и уходить?

Цифровые часы, такие как Connecteam, предлагают сотрудникам точный и удобный способ учета прихода и ухода. Connecteam прост в использовании и поддерживает такие функции, как управление перерывами и сверхурочными работами, автоматическое создание расписаний, геозоны и отслеживание местоположения по GPS.

Каков наилучший способ уменьшить кражу времени?

Использование цифровых часов с такими функциями, как геозона и проверка селфи, может помочь вам уменьшить кражу времени в вашей компании. Геозона ограничивает места, где сотрудники могут входить и выходить, а дополнительные методы проверки предотвращают нанесение ударов приятелями, гарантируя, что каждый сотрудник входит и выходит за себя.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь