Что такое комплаенс-тренинг для сотрудников? Полное руководство и лучшие инструменты для использования

В среднем компании в США тратят почти 15 миллионов долларов в год на вопросы соответствия. Помимо штрафов, компании часто сталкиваются с серьезными последствиями за несоблюдение требований. Они могут потратить миллионы на судебные тяжбы, потерять лицензии компании и столкнуться с непоправимым ущербом для своей репутации.

Вот почему важно соблюдать отраслевые нормы и законы о труде. Вы должны убедиться, что каждый работник в вашей компании знает правила и хорошо обучен тому, как им следовать.

В этом руководстве мы объясняем, что такое обучение сотрудников комплаенсу и почему оно имеет решающее значение для успеха компании. Кроме того, мы делимся нашими главными советами о том, как создать и запустить эффективную программу обучения комплаенсу в вашей компании.

Что такое обучение сотрудников комплаенсу?

Обучение комплаенсу — это процесс обучения сотрудников методам работы, которых они обязаны придерживаться по закону. Это включает в себя соблюдение:

• Внешние правила , такие как отраслевые законы, политика борьбы с домогательствами, правила техники безопасности и т. д.
• Внутренние правила , такие как политика компании, этические нормы, кодекс поведения и т. д.

Цель обучения комплаенсу состоит в том, чтобы убедиться, что сотрудники понимают правила и то, как им следовать .

Это помогает вам предоставлять высококачественные продукты и услуги и обеспечивает безопасность ваших сотрудников и клиентов. Кроме того, это значительно снижает риск судебных исков со стороны сотрудников, клиентов и других заинтересованных сторон или больших штрафов за несоблюдение требований со стороны регулирующих органов.

Примеры проблем соответствия, требующих обучения

Вот несколько примеров проблем с соблюдением требований и обучения, необходимого для их решения.

Охрана труда и техника безопасности

Многие компании, например, в строительной отрасли, работают в опасных условиях. Более того, некоторые отрасли имеют дело с продуктами и услугами, которые могут представлять риск для безопасности сотрудников. Например, неправильная практика медицинского обслуживания может поставить под угрозу здоровье работников из-за распространения болезни.

Предприятия в этих отраслях промышленности должны соблюдать строгие правила охраны здоровья и безопасности. Эти правила предусмотрены законом в соответствии с Законом об управлении безопасностью и гигиеной труда (OSHA). Несоблюдение может привести к тому, что сотрудники потеряют свои лицензии, а репутация работников и компаний пострадает.

Обучение соблюдению требований охраны труда и техники безопасности направлено на ознакомление сотрудников с этими правилами. Он включает в себя обучение работников:

• Риски и опасности в рамках их работы
• Пожарная безопасность
• Профилактические меры по снижению несчастных случаев, травм и других рисков для здоровья
• Надлежащее использование оборудования или машин
• Аварийные процедуры
• Как создавать отчеты об инцидентах

Отраслевые нормы

Различные отрасли могут иметь определенные требования соответствия . Международная организация по стандартизации (ISO) устанавливает необходимые стандарты для различных отраслей.

Например, компании по производству продуктов питания и напитков должны следовать определенным правилам, чтобы гарантировать, что продукты питания безопасны для употребления. Тренинг по соблюдению нормативных требований научит работников общественного питания:

• Правила безопасности пищевых продуктов
• Обращение с аллергенами
• Хранение готовой еды
• Правильные методы очистки и дезинфекции
• Экологические нормы
• Управление отходами

Регулирующие органы, такие как Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов (FDA), устанавливают и обеспечивают соблюдение этих законов. Несоблюдение требований может поставить под угрозу здоровье клиентов и привести к тому, что заведение потеряет лицензию и даже будет привлечено к судебной ответственности.

Стандартизация, контроль качества и безопасность продукции

В таких отраслях, как производство, существуют строгие правила, когда речь идет о качестве продукции. Например, может потребоваться изготовление продуктов с использованием материала определенного качества. Кроме того, они должны быть пригодны для использования и не иметь дефектов.

Компании в этой сфере должны проводить проверку качества перед продажей своих товаров. Они могут продавать дефектный или опасный для использования продукт, если не соблюдают требования. Они также подвергли бы себя риску судебного преследования со стороны клиентов или других заинтересованных сторон.

В дополнение к внешним правилам компании также могут иметь внутренние процессы для обеспечения согласованности своих продуктов . Например, в ресторане работники должны следовать точному рецепту и использовать одни и те же ингредиенты при приготовлении чего-либо. Таким образом, они могут быть уверены, что поставляют продукты, соответствующие высоким стандартам и каждый раз одинаковые.

Обучение контролю качества и стандартизации обучает работников:

• Процесс производства или создания продукта
• Правильная обработка материалов
• Инспекции продукции
• Процесс контроля качества и меры

Требования к лицензиям и сертификации

В некоторых отраслях работники по закону обязаны иметь лицензии или сертификаты, чтобы иметь возможность выполнять свою работу. Медсестры и врачи, например, нуждаются в медицинской лицензии для работы. Точно так же во многих штатах электрикам также требуются лицензии и сертификаты.

Другой пример — строительный бизнес, где и работники, и сама компания нуждаются в лицензиях для работы. Вы можете столкнуться с серьезными юридическими штрафами или даже быть обвинены в уголовном преступлении, если вы работаете без лицензии.

Лицензионное и сертификационное обучение будет обучать рабочих и менеджеров :

• Какие сертификаты или лицензии им нужны
• Как их получить
• Учебные курсы для подготовки к любым возможным тестам или экзаменам
• Важность пролонгации документов и как их продлевать

Домогательства, насилие и дискриминация на рабочем месте

В дополнение к политике компании существуют правовые нормы, которым должны следовать работники, когда речь идет о домогательствах, насилии и дискриминации. Соблюдая эти законы, компании могут создать безопасную рабочую среду для всех сотрудников.

Они также обеспечивают справедливое и равное обращение со всеми работниками без какой-либо дискриминации по признаку расы, пола, возраста, пола, национальности, инвалидности и т. д.

Большинство штатов требуют, чтобы компании добавляли в свои руководства для сотрудников правила борьбы с домогательствами и дискриминацией. Несоблюдение требований может привести к тому, что их работники подадут в суд на компании, и это приведет к потере репутации среди заинтересованных сторон.

В рамках тренингов по борьбе с домогательствами и дискриминацией работников учат:

• Какое поведение представляет собой домогательства, насилие и дискриминацию
• Как предотвратить дискриминацию с помощью обучения многообразию, равенству и интеграции (DEI)
• Предотвращение издевательств и насилия на работе, в том числе киберзапугивания
• Сообщение о случаях дискриминации и домогательств, включая сексуальные домогательства
• Процедуры компании для рассмотрения этих случаев
• Юридические права сотрудников в случае домогательств и дискриминации

Конфиденциальность и безопасность данных

Компании обязаны защищать определенные данные при ведении бизнеса.

Например, медицинские компании должны обеспечить безопасное хранение конфиденциальной информации о клиентах, включая личные данные и истории болезни. Работники проходят обучение, направленное на защиту защищенной медицинской информации (PHI) в соответствии с Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPPA).

Предприятия обеспечивают защиту данных с помощью сквозного шифрования данных, двухфакторной аутентификации, контроля разрешений доступа, безопасного облачного хранилища данных и других мер. Нарушение данных может привести к судебному иску со стороны клиентов или властей.

Компании часто также имеют внутреннюю политику защиты конфиденциальной информации . Это могут быть записи о персонале, данные о клиентах, методы работы или любой другой важный документ компании. Большинство сотрудников найдут раздел о конфиденциальности и неразглашении в своих трудовых договорах.

Обучение конфиденциальности и безопасности данных знакомит сотрудников с:

• Важность защиты конфиденциальных данных
• Лучшие практики обработки данных
• Предотвращение утечки данных
• Надлежащее использование каналов связи и технологий для обеспечения безопасности данных
• Настройка правильных разрешений и контроля доступа

Информационная безопасность

Кибербезопасность — это практика защиты онлайн-систем и сетей компании от цифровых атак, таких как взлом.

Большинству компаний, использующих онлайн-системы, необходимо обеспечить, чтобы данные компании и конфиденциальная информация не утекли. В противном случае они рискуют потерять секреты компании. В более крайних случаях компании также могут стать жертвами финансовых хищений в результате кибератак.

Обучение кибербезопасности направлено на обучение сотрудников:

• Потенциальные киберугрозы, такие как взлом, фишинговые атаки, вредоносное ПО и т. д.
• Как распознать и сообщить о подозрительной деятельности
• Создание надежных паролей
• Практикуйте безопасные привычки просмотра

Этический бизнес

Большинство компаний стремятся придерживаться правил, направленных на соблюдение этических норм ведения бизнеса.

Они помогают продвигать этичное поведение и честность на работе.

Правила могут быть внешними, например, правила о борьбе с отмыванием денег, законы об инсайдерской торговле, закон Сарбейнса-Оксли (предотвращение бухгалтерского мошенничества) и так далее. Они затрагивают работников и компании в целом.

Правила также могут быть внутренними политиками компании, такими как конфликт интересов, борьба со взяточничеством и т. д. Работники, которые не соблюдают эти правила, могут быть уволены с работы, а в некоторых случаях привлечены к уголовной ответственности.

Обучение деловой этике помогает работникам понять:

• Их этические обязанности с юридической и внутренней точки зрения компании
• Какие действия/поведения разрешены и запрещены
• Информирование и сообщение о неэтичных методах работы
• Последствия несоблюдения

Трудовое законодательство

Любая компания, в которой есть сотрудники, должна убедиться, что они соблюдают местные, государственные и федеральные законы о занятости.

Например, существуют специальные законы, гарантирующие минимальную почасовую оплату труда, перерывы на отдых, отгулы и многое другое. Другой пример касается преимуществ компании. В США любая компания с 50 и более сотрудниками должна предоставлять работникам неоплачиваемый отпуск в соответствии с Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA).

Существует множество законов о занятости для защиты работников. Компании, которые не соблюдают требования, могут стать жертвами больших штрафов или даже судебных исков.

Обучение кадровому праву направлено на то, чтобы помочь HR-специалистам или руководителям компаний понять:

• Основные правила трудоустройства
• Трудовое законодательство, касающееся найма, управления персоналом и увольнения
• Обучение равным возможностям
• Справедливые трудовые стандарты
• Рекомендации по соблюдению требований

Преимущества обучения комплаенсу

Предотвращает юридические и финансовые санкции

Обучение комплаенсу гарантирует, что работники знают, какие правила и положения им необходимо соблюдать в своей работе. Это также помогает им понять, что они могут и чего не могут делать, чтобы соответствовать требованиям. Кроме того, это гарантирует, что работники имеют сертификаты и лицензии, необходимые им для выполнения своей работы.

Пройдя обучение по соблюдению нормативных требований, сотрудники с меньшей вероятностью совершат дорогостоящие ошибки , которые могут привести к штрафу или судебному преследованию вашей компании.

Защищает коммерческую тайну компании и конфиденциальные данные

На курсах по соблюдению нормативных требований сотрудники узнают о передовых методах защиты компании от мошенничества, утечки данных и многого другого . Это также помогает им понять, какие инструменты они могут использовать для этого, например, контроль разрешений и двухфакторную аутентификацию. Таким образом, ваша компания сможет обеспечить безопасность своих данных, а вместе с тем и ваше конкурентное преимущество.

Обеспечивая безопасность данных, работники также защищают другие конфиденциальные данные, такие как информация о клиентах или сотрудниках. Это помогает защитить ваш бизнес от юридических проблем в соответствии с законами о защите данных.

Создает безопасную рабочую среду для сотрудников

Тренинги по соблюдению требований знакомят сотрудников с такими темами, как домогательства на рабочем месте, дискриминация, насилие и т. д. Работников учат их правам на работе и тому, как выявлять тревожные флажки и сообщать о них. Это помогает создать безопасную рабочую среду в вашей организации.

Помогает поддерживать ценности этических и честных практик

Обучение комплаенсу помогает работникам понять важность этичного ведения бизнеса. Рабочие узнают, что представляет собой неэтичная практика, например, взяточничество и инсайдерская торговля.

Сотрудники с большей вероятностью будут работать честно и добросовестно, когда они полностью осознают, что разрешено, а что нет. Кроме того, им предоставляются инструменты, необходимые для того, чтобы сообщить, если они заметят какую-либо подозрительную активность в компании. Таким образом, они обучены поддерживать основные ценности компании.

Увеличивает продажи за счет более качественных продуктов

Компании, которые продолжают соблюдать отраслевые стандарты, проверки качества и другие правила соответствия, скорее всего, создадут надежные и надежные продукты.

Хорошие продукты говорят сами за себя. Они приносят больший доход и создают хорошую репутацию компании на рынке, помогая вам привлечь больше клиентов.

Создает хорошую внешнюю репутацию

Создание высококачественных продуктов может помочь создать хорошую репутацию для вашей компании.

Кроме того, безопасные и этичные методы ведения бизнеса также помогают клиентам, инвесторам и другим заинтересованным сторонам чувствовать себя комфортно при ведении бизнеса с вами.

Наконец, справедливое отношение к работникам и уступчивый работодатель могут помочь привлечь таланты на рынок труда.

Повышает производительность и эффективность

Сотрудники работают быстрее, лучше и с меньшим количеством ошибок, если они хорошо обучены созданию высококачественных продуктов.

Обучение комплаенсу также помогает членам команды лучше понять ценности компании. Это может быть связано с деловой практикой, такой как честность и добросовестность. Кроме того, это может помочь показать им позицию компании в отношении внутренних факторов, таких как запугивание.

В целом, работники, которые могут относиться к организационным ценностям и чувствовать себя в безопасности на работе, с большей вероятностью останутся вовлеченными и продуктивными.

Лучшие практики для программ обучения комплаенсу

Программа обучения сотрудников по соблюдению требований должна эффективно работать, чтобы она приносила пользу. Вот несколько рекомендаций, которым следует следовать при выполнении программы обучения комплаенсу.

Определите потребности в обучении и соответствующим образом адаптируйте свои модули

Узнайте, какие законы и правила применяются к вашей компании.

Во-первых, подумайте, из каких мест вы работаете, в какой отрасли вы работаете и сколько у вас сотрудников. Вы можете найти применимые законы на веб-сайтах соответствующих регулирующих органов. Например, вы можете найти федеральные законы о занятости на веб-сайте Министерства труда. Точно так же вы можете найти законы о безопасности на официальном сайте OSHA.

Четко сообщайте информацию об обучении и сроки

Ваши работники должны знать , какое обучение им необходимо пройти и к какому сроку .

Например, вы можете отправить им электронное письмо, чтобы поделиться информацией и ссылкой на их онлайн-курс. Для обучения в классе отправьте им приглашение в календаре. Сообщите им, что это за курс, нужно ли им выполнить какую-либо предварительную работу, а также когда и где им нужно посетить курс.

Также очень важно убедиться, что вы четко обозначили сроки проведения курсов обучения сотрудников по соблюдению требований. Это особенно актуально для онлайн-курсов, которые они проходят в своем собственном темпе.

Будьте последовательны и регулярны в тренировках

Обучение комплаенсу не является разовым требованием. Законы могут меняться , поэтому важно информировать работников о последних правилах и о том, как им следовать.

Регулярно общайтесь со своим штатным экспертом по соблюдению требований или внешним консультантом, чтобы узнать, есть ли какие-либо изменения в законах, применимых к вашему бизнесу.

Если законы изменились, важно обновить содержание курса, чтобы отразить любые внесенные поправки.

Если законы остаются неизменными, вы можете регулярно проводить одни и те же курсы по соблюдению требований, например, каждые 6 месяцев. Кроме того, вы можете создавать и назначать курсы повышения квалификации, чтобы темы были актуальными и актуальными.

Используйте различные методы обучения

Смешанное — или смешанное — обучение — лучший способ помочь работникам запоминать информацию. Этот тип обучения включает в себя использование различных методов обучения, таких как обучение в классе, онлайн-обучение и обучение на рабочем месте.

Вы также можете использовать разные формы обучения для разных команд. Например, в случае ресторана вы можете научить сотрудников стандартизировать рецепты, сочетая обучение в классе и обучение на рабочем месте.

Сделайте это привлекательным

Обучение комплаенсу охватывает темы, которые чрезвычайно важны, но не всегда очень интересны. Сделайте свои модули более увлекательными, добавив викторины, симуляторы из реальной жизни, элементы геймификации и многое другое.

Они помогают сделать обучение увлекательным, но вы также можете использовать их как способ проверить понимание вашими сотрудниками ключевых понятий.

Оценить эффективность обучения

Регулярно собирайте отзывы о ваших программах обучения комплаенсу. Вы можете сделать это через проверки с сотрудниками. Кроме того, вы можете отправить сотрудникам онлайн-опрос, чтобы собрать их отзывы и предложения.

Автоматизируйте процесс

При таком большом количестве тем, которые нужно охватить, создание и запуск учебных модулей по соблюдению нормативных требований может быть ручной и трудоемкой задачей. Вы также должны быть в состоянии отслеживать, что работники завершают свои программы вовремя.

Лучший способ запустить программы обучения комплаенсу — это автоматизировать процесс. Это означает проведение обучения сотрудников по соблюдению требований в цифровом формате. Вы можете сделать это, используя специализированное обучающее программное обеспечение .

Как правило, это программное обеспечение позволяет создавать настраиваемые учебные курсы по соблюдению требований с использованием шаблонов или простых конструкторов с помощью перетаскивания. Вы также можете добавить викторины для проверки обучения через модули.

После публикации работники уведомляются о курсах обучения комплаенсу, которые им необходимо пройти. Вы можете отслеживать прогресс и отправлять им напоминания о завершении обучения.

Ниже мы подробно описали, как вы можете провести комплексное обучение по соблюдению требований с помощью Connecteam, лучшего комплексного решения для обучения соблюдению требований .

Настройка программы обучения комплаенсу с помощью Connecteam

Давайте взглянем на основные возможности Connecteam по обучению соответствию требованиям.

Создавайте индивидуальные учебные модули за считанные минуты

Connecteam позволяет быстро создавать учебные курсы по соблюдению требований , используя шаблоны. Вы также можете создавать настраиваемые учебные модули с нуля всего несколькими касаниями или щелчками на устройстве.

Функция обучения поддерживает изображения, видео, PDF-файлы и многое другое. Таким образом, вы можете использовать различные методы, чтобы сделать контент интересным и увлекательным.

Кроме того, вы можете разделить курсы на небольшие куски и настроить форматирование по своему усмотрению. Вы также можете добавлять тесты в свои учебные модули по соблюдению нормативных требований, чтобы проверить, насколько хорошо работники запоминают ключевую информацию.

Подход Connecteam, ориентированный на мобильные устройства, гарантирует, что сотрудники могут получать доступ к курсам и проходить их из любого места. Они получают автоматические напоминания о завершении обучения, и вы можете просматривать их прогресс в режиме реального времени на центральной панели управления.

Храните все учебные материалы по соблюдению нормативных требований в одном централизованном центре знаний.

Connecteam позволяет вам создать базу знаний , где вы можете хранить все свои документы и руководства по обучению комплаенсу (и любые другие документы компании). Это могут быть руководства по технике безопасности, стандартные операционные процедуры (СОП), руководство компании и многое другое.

База знаний поддерживает изображения, видео, документы, PDF-файлы и даже аудиоклипы, поэтому вы можете хранить контент и управлять им в любом формате. Также нет ограничений на размер файлов и общий объем хранилища .

Работники могут получить доступ к любым рекомендациям по соблюдению требований прямо со своих мобильных устройств. Они получают ответы, которые им нужны, мгновенно, без всяких возвратов и встреч.

Легко просматривайте историю соблюдения требований и лицензий работников на их временной шкале

Connecteam также позволяет вам просматривать историю занятости ваших сотрудников, статусы обучения, а также сертификаты и лицензии с помощью функции временной шкалы .

Вы можете видеть, когда истекает срок действия их сертификатов или лицензий, поэтому вы всегда будете организованы. Кроме того, вы можете добавить учебные модули и курсы повышения квалификации в их расписание, чтобы они были уведомлены о любом обучении, которое им необходимо пройти.

Следите за соблюдением отраслевых норм, используя формы и контрольные списки

С помощью настраиваемых контрольных списков Connecteam сотрудники не забывают выполнять важные задачи, такие как протокол в конце рабочего дня и проверки безопасности. Они также могут подавать отчеты об инцидентах и ​​многое другое, используя функцию форм Connecteam. Вы можете отслеживать прогресс и видеть обновления форм и контрольных списков в режиме реального времени.

В дополнение ко всему этому в Connecteam есть встроенный чат, с помощью которого вы можете общаться со своими сотрудниками индивидуально или в группах. Сообщения отправляются в режиме реального времени, а данные чата надежно хранятся в облаке. Лента новостей компании — это также простой способ сообщить всем о публикации нового учебного модуля.

Со всеми этими и многими другими инструментами Connecteam упрощает проведение программ обучения комплаенсу.

Заключение

Обучение по соблюдению требований знакомит сотрудников с законами и правилами, которых они должны придерживаться на работе. Без надлежащего обучения работники с большей вероятностью совершат дорогостоящие ошибки, которые приведут к крупным штрафам, потере лицензий или судебным искам против вашей компании.

Вот почему жизненно важно иметь надежную программу обучения по соблюдению нормативных требований в вашей компании. Вы можете обучать своих сотрудников стандартам безопасности, этике работы, дискриминации и многому другому.

Тем не менее, создание и проведение тренингов по соблюдению требований может быть утомительным. Используйте специальное программное обеспечение для обучения, такое как Connecteam, чтобы автоматизировать весь процесс. Вы можете создавать и назначать настраиваемые обучающие материалы, хранить руководства по соблюдению требований и просматривать истории обучения, сертификаты и лицензии ваших сотрудников в одном месте.

Начните работать с Connecteam бесплатно уже сегодня!

Часто задаваемые вопросы

Как организовать онлайн-обучение сотрудников комплаенсу?

Вы можете проводить онлайн-курсы по соблюдению нормативных требований, используя систему управления обучением (LMS) или универсальную платформу управления работой, такую ​​как Connecteam. С легкостью создавайте курсы с помощью шаблонов, создавайте пользовательские курсы с нуля, отправляйте напоминания о завершении и отслеживайте прогресс сотрудников в режиме реального времени. Connecteam также предлагает мобильное обучение, чтобы сотрудники могли проходить курсы из любого места.

Кто отвечает за соблюдение?

Каждый работник и менеджер в компании должен соблюдать правила компании и внешние законы. Надлежащее обучение по соблюдению требований помогает работникам понять правила и научиться их соблюдать. В нем также подчеркивается роль работников в соблюдении требований и последствия несоблюдения требований.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь