Цифровая адаптация сотрудников: преимущества, проблемы и инструменты

Ключевые выводы

• При цифровой адаптации сотрудников вы используете инструменты и технологии для адаптации новых сотрудников. Нет необходимости в личных курсах, тренингах или встречах.
• Преимущества цифровой адаптации включают повышение эффективности, снижение затрат и большее удобство.
• Проблемы, связанные с цифровой адаптацией, заключаются в том, что новые сотрудники чувствуют себя изолированными, считают процесс скучным и испытывают информационную перегрузку.
• Оптимизируйте процесс цифровой адаптации, используя различные типы контента, позволяя новым сотрудникам чувствовать себя частью команды и используя специальное приложение для адаптации.

Правильная адаптация сотрудников помогает им понять объем своей роли, почувствовать себя комфортно в своей команде и познакомиться с целями вашего бизнеса и корпоративной культурой. Без надлежащей адаптации новые сотрудники могут с трудом найти свое место и потерять интерес. Это может негативно сказаться на их продуктивности и даже привести к тому, что они уволятся.

Традиционная адаптация включает в себя множество документов, общие процедуры и небольшую постоянную поддержку. Это может занять массу времени и усилий, и трудно поддерживать вовлеченность сотрудников на протяжении всего процесса. Однако цифровая адаптация сотрудников все меняет.

В этом руководстве мы объясним, что такое цифровая адаптация, а также ее преимущества и проблемы. Мы также обсудим лучшие инструменты, которые можно использовать для оптимизации вашего цифрового процесса адаптации.

Что такое цифровая адаптация сотрудников?

Цифровая адаптация сотрудников включает в себя использование инструментов и технологий для адаптации новых сотрудников. В то время как традиционная адаптация осуществляется лично, цифровая адаптация может быть проведена полностью онлайн.

Компании могут использовать веб- или мобильное программное обеспечение для адаптации, например приложения или веб-платформы, для создания полностью индивидуальной программы адаптации. Вы можете использовать эти инструменты для создания и публикации учебных курсов, представления новых сотрудников в команду, обмена политиками, сбора документации и многого другого.

Преимущества цифровой адаптации сотрудников

По сравнению с традиционной адаптацией цифровая адаптация предлагает множество преимуществ. К ним относятся:

Повышенная эффективность

Традиционная адаптация часто представляет собой трудоемкий процесс, который включает в себя множество документов и длительные учебные занятия. Цифровая адаптация автоматизирует многие повторяющиеся задачи и обеспечивает бесперебойную работу процесса.

Это также позволяет хранить все в базе данных, к которой новые сотрудники могут получить доступ в любое время. Это позволяет им быстро и легко заполнять и отправлять документы и гарантирует, что сотрудники отдела кадров будут иметь всю необходимую им информацию в одном месте.

Цифровая адаптация также позволяет немедленно приступить к работе без необходимости личной встречи. К тому времени, когда новый сотрудник начинает свой первый рабочий день, он может иметь все необходимые знания и ресурсы, чтобы сразу приступить к работе.

Снижение затрат

С цифровым программным обеспечением для адаптации вам не придется беспокоиться о стоимости печати и хранения документов для адаптации или создания и проведения очных учебных занятий.

Цифровые системы позволяют автоматически хранить файлы сотрудников и управлять ими в одном месте. Они также позволяют создавать и публиковать комплексные онлайн-курсы обучения, поэтому вам не нужно тратить время и деньги на очное обучение. Вы можете разрабатывать курсы за считанные минуты и мгновенно публиковать их для новых сотрудников.

Цифровая адаптация также может улучшить удержание сотрудников, что снижает затраты на подбор и найм. Хороший опыт адаптации помогает сотрудникам чувствовать поддержку и укрепляет мысль о том, что они сделали правильный выбор, присоединившись к вашей организации. Это повышает их удовлетворенность работой и снижает вероятность досрочного увольнения.

Лучшее удобство

Цифровой онбординг удобен для всех участников. Вы можете получить доступ к встроенному программному обеспечению круглосуточно и без выходных . Новые сотрудники могут проходить вводные курсы в своем собственном темпе прямо со своих мобильных или настольных устройств.

Кроме того, сотрудникам не придется рыться в стопках бумаг, чтобы найти важную информацию. В цифровой системе они могут получить доступ к любым документам, которые им нужны, за считанные секунды.

Кроме того, многие программные решения для цифровой адаптации имеют функции чата, которые вы можете использовать для предоставления новым сотрудникам постоянной поддержки. Вы можете быстро ответить на их вопросы, даже после завершения адаптации.

Экономьте время и силы, легко обновляя адаптационные ресурсы

С помощью цифрового программного обеспечения для адаптации сотрудников вы можете легко загружать новые ресурсы для адаптации и обновлять существующие. Добавляйте важные новые документы или файлы всего за несколько кликов или касаний вашего устройства или обновляйте существующие ресурсы за считанные минуты .

Кроме того, цифровые инструменты адаптации являются гибкими и позволяют настраивать способ представления информации . Вы можете легко настроить свой процесс, если ваши потребности или цели адаптации изменятся. Вы можете добавлять такие вещи, как аудио, ссылки, видео, викторины и различные другие файлы, или группировать определенные курсы друг с другом.

Это сэкономит вам массу времени и усилий, избавив вас от головной боли, связанной с обновлением и управлением процессом адаптации.

Лучшее понимание для поддержки сотрудников и оптимизации процесса адаптации

Цифровая адаптация также позволяет компаниям отслеживать прогресс сотрудников во время адаптации. Как правило, прогресс отображается на панели инструментов.

Эта информационная панель позволяет вам видеть, кто начал курс, а кто в процессе . Он также контролирует завершение курса. Это поможет вам убедиться, что сотрудники успешно продвигаются вперед, и гарантирует, что новые сотрудники своевременно отправят нужную документацию.

Кроме того, отслеживание прогресса позволяет легко увидеть, борются ли сотрудники с определенными задачами адаптации или учебными курсами. Вы можете использовать эту информацию, чтобы скорректировать материалы для онбординга и оптимизировать процесс.

Проблемы цифровой адаптации сотрудников

В то время как цифровая адаптация сотрудников имеет множество преимуществ, есть также некоторые проблемы, о которых вы должны знать.

Новые сотрудники могут чувствовать себя изолированными

Во время цифровой адаптации новые сотрудники не будут лично общаться с менеджерами или членами команды. Это может привести к тому, что они почувствуют себя изолированными или не будут считаться «настоящей» частью команды.

Это может быть скучно или скучно

Процессы адаптации часто содержат немного больше, чем электронное письмо и несколько документов, чтобы быстро ввести нового сотрудника в курс дела. Они выполняют свою работу, поскольку у сотрудников есть необходимая информация. Но они неинтересны и мало что дают. вовлеченность сотрудников .

Базовый процесс адаптации, который включает в себя только просмотр политик, заполнение документов и чтение документов, не будет воодушевлять новых сотрудников и не заинтересует их своей ролью. Это подвергает их риску отстранения, что может привести к снижению производительности и увеличению текучести кадров.

Новые сотрудники могут испытывать информационную перегрузку

Когда новый сотрудник проходит адаптацию, ему нужно многому научиться. Есть документы, которые нужно просмотреть и подписать, люди, с которыми нужно поговорить, и обязанности, которые нужно понять. Это может быть очень обременительно для новых сотрудников и привести к информационной перегрузке в течение первых нескольких дней.

Способы улучшить процесс цифровой адаптации

Ниже приведены несколько советов по оптимизации и улучшению процесса адаптации цифровых сотрудников.

Отнеситесь серьезно к предварительной регистрации

Успешный процесс адаптации цифрового сотрудника начинается с предварительной адаптации. Это включает в себя все действия, которые происходят до того, как новый сотрудник официально приступит к своему первому рабочему дню. Вам нужно серьезно отнестись к предварительной адаптации, если вы хотите, чтобы ваш процесс работал гладко.

Предварительные действия могут включать:

• Настройка учетной записи электронной почты нового сотрудника и/или доступа к платформе
• Создание приветственного пакета
• Отправка информации о сотруднике, такой как организационная структура компании или политика льгот
• Информирование остальной части команды о присоединении нового члена.

Используйте разные типы контента во время адаптации и обучения

Онбординг часто может быть менее захватывающим, поэтому улучшите свой цифровой опыт, используя различные типы контента.

Вместо отправки десятков PDF-файлов или текстовых документов рассмотрите возможность использования видео, инфографики и даже викторин для передачи важной информации. Это может сделать адаптацию интересной и гарантировать, что ваши новые сотрудники останутся вовлеченными.

Обсудить цели

Поделитесь списком целей с сотрудниками во время адаптации — еще один отличный способ оптимизировать процесс цифровой адаптации.

Например, вы можете создать План на 30-60-90 дней для нового сотрудника. В нем описывается, что они будут делать, учиться и достигать в течение первых трех месяцев на новой работе.

Однако не перегружайте новых сотрудников информацией и не подталкивайте их к достижению нереалистичных целей. Помните, что все цели, которые вы ставите перед сотрудниками, должны быть SMART : конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными по времени.

Улучшить общение

Вы хотите правильно начать работу с новыми сотрудниками, поэтому постарайтесь хорошо с ними общаться. Вы можете позвонить, отправить электронное письмо или текст‌.

Тем не менее, вы также должны попробовать использовать способы оставаться на связи с новыми сотрудниками. Вы можете создавать забавные викторины, создавать анкеты, делиться GIF-файлами или придумывать ледоколы, чтобы облегчить беседу. Вы даже можете сыграть в викторину или обменяться забавными фактами с новыми сотрудниками.

Кроме того, вы можете рассмотреть возможность добавления новых сотрудников в групповой чат, чтобы они могли общаться с коллегами во время процесса адаптации.

Окажите радушный прием новым сотрудникам

Представьте новых сотрудников остальной команде с помощью сообщения в групповом чате или электронной почты всей компании, чтобы тепло приветствовать их. Видеоконференции — еще один отличный способ добиться этого.

Это помогает новым сотрудникам сразу почувствовать себя частью компании. Когда они чувствуют себя так, они с большей вероятностью будут вовлечены в работу. Это отлично подходит для поддержания низкой текучести кадров, поскольку люди с меньшей вероятностью покинут компанию, в которой они счастливы.

Предоставить наставников или приятелей

Вы также должны рассмотреть возможность предоставления новым сотрудникам наставника или «приятеля по адаптации». Соедините нового сотрудника с нынешним сотрудником, который либо находится на их должности, либо хорошо знает роль нового сотрудника, чтобы они могли быть максимально полезными.

С кем-то, кто покажет им основы, новые сотрудники быстрее привыкают к работе и чувствуют себя менее перегруженными. Кроме того, это помогает им строить важные отношения с коллегами с самого начала.

Персонализируйте опыт

Постарайтесь персонализировать процесс адаптации. Вы можете сделать это, адаптируя новых сотрудников по-разному в зависимости от их роли . Например, независимым подрядчикам потребуется вводная информация о выставлении счетов и льготах, которая отличается от той, которую получают сотрудники, работающие неполный и полный рабочий день. Между тем, руководителям потребуется адаптация, ориентированная на политики и процессы компании, чтобы они могли должным образом контролировать персонал.

Вы также можете адаптировать опыт адаптации сотрудников в зависимости от их стиля обучения . Например, вы можете реализовать разные методы адаптации для аудиалов и визуалов. У вас могут быть видео- или аудиозаписи, объясняющие определенные обязанности и правила для аудиалов. И у вас может быть инфографика и пошаговые наглядные руководства для визуалов.

Во время предварительной адаптации вы можете отправить анкету и спросить новых сотрудников, как они предпочитают учиться. Затем вы можете использовать соответствующие методы адаптации, чтобы сделать их опыт положительным.

Используйте приложение для регистрации

Адаптировать сотрудников в цифровом формате проще, если вы используете специальное приложение или программное решение.

С помощью цифрового программного обеспечения для адаптации сотрудников вы можете быстро и легко создавать учебные курсы, а новые сотрудники могут проходить их на своих мобильных или настольных устройствах. Сотрудники также могут просматривать и подписывать документы и получать доступ к базам знаний компании.

Как работодатель, вы можете использовать инструменты отслеживания, чтобы получить представление о том, как новые сотрудники проходят адаптацию. Вы также можете установить крайние сроки для задач адаптации и отправлять мгновенные уведомления новым сотрудникам для их выполнения. В некоторых бортовых приложениях также есть живые опросы, обзоры и ящики для предложений, которые могут помочь вам получить ценную обратную связь.

Лучше всего то, что вы и ваши сотрудники можете использовать адаптационное приложение из любого места и в любое время.

Лучшие инструменты для цифровой адаптации сотрудников

Говоря о приложениях, давайте рассмотрим несколько лучших инструментов для цифровой адаптации сотрудников.

Connecteam — это отмеченное наградами комплексное решение для адаптации и управления работой.

Он позволяет вам создать собственную программу адаптации всего за несколько кликов. Вы можете управлять всем процессом адаптации прямо из приложения Connecteam. Новые сотрудники также могут проходить адаптацию прямо из приложения! Они могут работать в своем собственном темпе и проходить адаптацию из любого места.

Connecteam также упрощает создание курсов. Вы можете разделить курсы на более мелкие разделы, чтобы новые сотрудники не были перегружены сразу большим количеством информации.

Вы можете полностью настроить содержание и структуру курса и легко вносить обновления. В Connecteam есть настраиваемые викторины, опросы и формы, которые вы можете использовать, чтобы убедиться, что новые сотрудники сохраняют знания. Кроме того, вы можете легко добавлять в свои курсы видео, PDF-файлы, ссылки и другие материалы. Более того, Connecteam позволяет вам повторно использовать свои адаптационные материалы и обновлять их по мере необходимости.

Кроме того, Connecteam позволяет собирать документацию от новых сотрудников и устанавливать сроки и напоминания о завершении курса. Вы также можете автоматически рассылать вводные курсы нужным людям в зависимости от их роли или даты начала.

Connecteam также упрощает отслеживание процесса адаптации сотрудников в режиме реального времени. Вы также можете увидеть, кто прошел курсы обучения. Эти аналитические данные помогут вам выявить потенциальные проблемные области, чтобы вы могли принимать решения, основанные на данных, для улучшения процесса адаптации.

Опросы и опросы Connecteam, а также ящик для предложений отдела кадров также позволяют собирать ценные отзывы от сотрудников.

Кроме того, чат в приложении Connecteam позволяет новым сотрудникам легко задавать вопросы, получать ответы и общаться с более широкой командой.

Инструменты отслеживания времени Connecteam — еще одна замечательная функция для адаптации и не только. Он имеет часы с точностью до секунды, поэтому работникам всегда платят правильно.

Стоимость Connecteam составляет всего 29 долларов в месяц для 30 пользователей . Он предлагает бесплатную пробную версию и бессрочный тарифный план для малого бизнеса с количеством пользователей до 10.

Zenefits — это программное решение для управления персоналом, предназначенное для управления наймом, адаптацией и учетными записями сотрудников. Платформа может автоматизировать HR-процессы и предлагает самостоятельную адаптацию, чтобы новые сотрудники могли подключиться до того, как они впервые приступят к работе.

Zenefits также предлагает возможность настраивать адаптацию, отправлять предложения о работе, выполнять проверку биографических данных. Это также упрощает подписание документов, таких как контракты. Он может обрабатывать льготы и начисление заработной платы, а также позволяет администраторам отслеживать ход адаптации.

Базовый пакет Zenefits начинается с 8 долларов за сотрудника в месяц. Он предлагает бесплатную демоверсию, но не имеет бесплатного плана.

Bamboo HR — это цифровое решение для настройки опыта сотрудников во время адаптации.

Он позволяет владельцам бизнеса и менеджерам создавать шаблоны адаптации, создавать базу данных сотрудников, назначать задачи и отслеживать прогресс. Bamboo HR также помогает собирать подписи сотрудников и может упростить повторяющиеся задачи адаптации. Его также можно интегрировать с другими инструментами и приложениями для управления работой.

Bamboo HR не публикует свои цены публично. Вместо этого предприятия должны обратиться и запросить ценовое предложение.

Хотя Bamboo HR предлагает бесплатную пробную версию, у него нет бесплатного плана.

Заключение

Неправильная адаптация может расстроить и запутать новых сотрудников, что может привести к преждевременному уходу из вашей компании. Цифровая адаптация делает процесс более эффективным, экономичным и удобным для всех участников.

Несмотря на то, что с цифровой адаптацией возникают проблемы, вы можете решить их, оптимизировав свой процесс. Вы можете сделать это, используя различные типы контента, назначая новых сотрудников с наставниками, обсуждая цели и многое другое.

Один из лучших способов создать цифровую программу адаптации сотрудников — использовать специальное программное решение, такое как Connecteam. Вы можете максимально эффективно ввести своих новых сотрудников в курс дела и убедиться, что они чувствуют себя вовлеченными с самого начала.