Будьте организованы: форма доступности сотрудников + бесплатный шаблон

Управление графиками работы работников может быть изнурительной задачей. Всего одна ошибка может привести к нехватке персонала, срыву сроков и испорченным отношениям с клиентами. Более того, попытка восполнить пробелы в последнюю минуту также может быть проблематичной. Это может мешать графикам других работников, снижать производительность и вызывать недовольство.

Вот почему так важно планировать расписание команд заранее. Форма доступности сотрудников поможет вам узнать о предпочтениях и доступности ваших сотрудников. Наличие этой информации заранее упрощает создание эффективных графиков смен.

В этой статье мы углубимся в формы доступности сотрудников, почему они важны и как их создать. Мы также предоставляем вам бесплатный шаблон и делимся рекомендациями по его реализации.

Что такое форма доступности сотрудников?

Форма доступности сотрудников — это документ, который помогает работодателям собирать информацию о доступности своих сотрудников . Он используется в таких отраслях, как производство, строительство, здравоохранение и т. д.

Форма доступности работы обычно включает:

• Доступность. В форме работников просят указать дни и часы недели, когда они определенно доступны для работы.
• Предпочтения. Некоторые формы позволяют работникам делиться запросами и предпочтениями. Например, сотрудник может работать по пятницам, но пятница также может быть его предпочтительным выходным днем.
• Ограничения. В форме также есть место, где сотрудники могут вводить любые ограничения расписания. Например, человек может быть не в состоянии работать в утреннюю смену из-за отсутствия возможности ухода за детьми в это время.

Почему это важно?

Надежная форма доступности работы поможет вам:

Достигайте бизнес-целей

Наличие нужных людей в нужном месте в нужное время является ключом к удовлетворению потребностей вашего бизнеса и максимальной производительности. Отслеживание доступности сотрудников в вашем рабочем графике гарантирует, что ваши проекты имеют достаточный охват.

Это также позволяет вам заранее корректировать смены, если некоторые сотрудники недоступны. Это предотвращает нехватку персонала. Это также снижает риск некачественной работы, незавершенных задач и срыва сроков.

Поддержка гибкой работы

Harvard Business Review сообщает, что 96% работников в США хотят гибкости на работе. Но сложно предложить удаленную работу тем, кто не работает на рабочем месте, потому что им необходимо физически присутствовать при выполнении своей работы. Однако с помощью формы доступности работников вы можете предложить своим передовым командам гибкое расписание.

Заранее зная предпочтения работников, вы можете создавать расписания, учитывающие их. Обмен сменами также возможен, когда вы или ваша команда знаете, кто еще свободен в этот день или в течение необходимых часов.

Предотвратить выгорание сотрудников

Понимание доступности команды позволяет предоставлять работникам заслуженные простои без ущерба для производительности. Например, вы можете предложить выходной день или несколько часов вместо тех, кто работал сверх установленного договором времени. Знание того, кто еще может заполнить пробел, может облегчить вам задачу. Энергичные сотрудники более продуктивны и реже болеют.

Уменьшить прогулы

Когда сотрудники сообщают о своей доступности, работа не противоречит их личным обязательствам. Это помогает сократить количество прогулов и опозданий, сводя к минимуму сбои в бизнес-операциях.

Сократить расходы на непредвиденные обстоятельства

Изменения в расписании в последнюю минуту неизбежны. Но зная наличие рабочих заранее, вы сможете гораздо легче решить эту проблему.

Например, если работник заболел, вы можете использовать информацию о доступности, чтобы найти подходящую замену среди своих сотрудников. Без этого вам, возможно, пришлось бы нанять подрядчика или платить сверхурочные существующим работникам, чтобы выполнить работу. Стоимость этого может быть очень высокой.

Более того, непредвиденные пропуски могут поставить под угрозу боевой дух команды. Когда вы не можете заменить отсутствующих работников, члены команды вынуждены соблюдать сроки с меньшими ресурсами. Это может вызвать недовольство в коллективе. Это также может способствовать развитию культуры обвинять других, когда сроки срываются.

С формами доступности сотрудников вы можете предотвратить это, обеспечив достаточное покрытие и поддержку для вашей команды.

Нанимайте эффективно

Помимо заполнения пробелов в навыках, компании часто нанимают сотрудников для заполнения пробелов в смене. После того, как все формы доступности будут заполнены, вы сможете определить, какие смены рискуют получить нехватку ресурсов. Затем вы можете нанять сотрудников, которые могут работать в это время.

Определите тихий отказ от курения

Мониторинг доступности сотрудников с течением времени может помочь выявить тихих увольняющихся. Это работники, которые выполняют возложенные на них обязанности, но не выходят за рамки своих ролей.

Ищите закономерности, в которых работники демонстрируют снижение доступности с течением времени. Это могут быть тихие лодыри, которые мысленно проверили или занимаются подработкой.

Затем вы можете предоставить им обучение, планы повышения производительности или другие формы поддержки. Если ничего не помогает, вы можете заменить их другим работником, который готов работать в их смены.

Что включить в форму доступности сотрудника

Хорошая форма доступности сотрудников должна включать:

Период действия

Укажите, в течение какого периода времени форма действительна, например, первый квартал года. Таким образом, работники могут указать свою доступность и предпочтения только в это конкретное время.

Контактная информация сотрудника

Обеспечьте место как минимум для полного имени работника, адреса электронной почты и номера телефона. Это понадобится вам, чтобы общаться с ними и информировать их об изменениях в расписании.

Четкие инструкции

Дайте четкие инструкции по заполнению формы. Сообщите работникам, если им нужно поставить крестик или поставить галочку. Или вы можете поручить им использовать определенные термины, такие как «доступен» или «недоступен», чтобы указать свои предпочтения. Кроме того, напомните им добавить AM и PM при указании временных предпочтений, чтобы избежать недоразумений.

График доступности

В этой части формы, важной для эффективного планирования, сотрудники могут вводить информацию о своей доступности. Вы можете отформатировать этот раздел как таблицу, которую они могут раскрасить или добавить текст. Или включите контрольный список, который они могут использовать, чтобы отметить свое время и доступность дня.

Какой бы формат вы ни выбрали, он должен быть простым и интуитивно понятным . Вы можете включить пример, чтобы помочь работникам понять, как должны выглядеть их ответы.

Предпочтительные смены

Предоставьте сотрудникам возможность указать, есть ли у них предпочтительное время смены или дни. Они также могут добавить предпочтения относительно дней или слотов, которых они хотели бы избежать.

Разница между доступностью и предпочтением заключается в том, что предпочтения — это приятное для рабочих. Возможно, вы не сможете отреагировать на все запросы, но вы можете рассмотреть их, когда это уместно.

Нет больше времени

Работники могут использовать этот раздел, чтобы сообщать об отпусках, визитах к врачу, личных днях и т. д., если они уже знают конкретную дату или время для этого. Однако это необязательно и не требует, чтобы работники заранее делились всеми своими запросами на оплачиваемый отпуск.

Дополнительные комментарии

Предоставьте работникам место для предоставления любой другой информации об их доступности. Например, кто-то может быть доступен только в разные среды. В этом разделе отражены нюансы, которые не вписываются в раздел доступности.

Благодарности

Включите заявление , подтверждающее, что работник предоставил точную информацию . Кроме того, укажите, что они несут ответственность за информирование вас о любых изменениях. Оставьте место для подписи формы и укажите дату подписания.

Как его создать (бесплатный шаблон формы включен)

Вы можете создать шаблон формы доступности работника, используя Microsoft Word, Google Docs или аналогичные инструменты. Сохраните форму в формате PDF, чтобы ее нельзя было изменить перед отправкой работникам.

Мы знаем, что создание формы с нуля может занять много времени. Так что используйте наш бесплатный шаблон формы доступности сотрудников, чтобы избавить себя от хлопот. Вы можете настроить его в соответствии с вашими потребностями.

Бесплатный шаблон формы доступности сотрудников

Образец формы занятости сотрудников Данная форма действительна с ________ по _______. Ф.И.О.: _____________________________Адрес электронной почты: __________________________Номер телефона: _________________ Инструкции: Добавьте галочку () к сменам, в которые вы готовы работать. Для любых смен , в которые вы не можете работать , оставьте поле пустым . Настройки смены/дня: Есть ли у вас какие-либо предпочтения в отношении определенных дней или смен?____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ * Примечание. Мы сделаем все возможное, чтобы учесть их в зависимости от рабочей нагрузки, сроков и других возможностей работников. Мы не можем гарантировать, что все предпочтения будут отражены в окончательном расписании. Информация о нерабочем времени: Есть ли какие-то конкретные дни или часы, когда вы просили или собираетесь просить об отгуле?____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ *Примечание. Этот раздел является необязательным. Включайте только ту информацию, в которой вы уверены. Дополнительные комментарии: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Подтверждение: Я, ________________ (имя печатными буквами), подтверждаю, что я предоставил точную информацию о моей занятости в этой форме. Я понимаю, что обязан информировать компанию о любых изменениях моей доступности. Я также подтверждаю, что, несмотря на то, что мои предпочтения будут учтены, мой график не всегда обязательно будет их отражать. Подпись сотрудника Дата

Рекомендации по эффективному внедрению форм доступности сотрудников

Ограничить изменения

Ограничьте, как часто работники могут вносить изменения в свои формы. Частые изменения доступности одного человека могут иметь каскадный эффект на график всей команды. Это может быть неприятно и трудно управлять.

Распространение форм среди существующих сотрудников и новых сотрудников

В дополнение к сбору сведений о доступности вашей существующей команды попросите всех новых участников заполнить форму. Это может помочь вам планировать и организовывать графики более эффективно для всей вашей команды.

Поддерживайте формы в актуальном состоянии

Попросите сотрудников просматривать и обновлять свои формы через регулярные промежутки времени, например, ежеквартально или каждые 6 месяцев. Когда предпочтения меняются, они обязаны информировать вас.

Подчеркните важность формы

Регулярно сообщайте о важности заполнения и обновления формы доступности сотрудников. Сделайте это частью стандартных ожиданий компании в вашем руководстве для сотрудников. Следите за рабочими, пока все не заполнили свои формы. Если форма хотя бы одного работника отсутствует, неполная или устаревшая, это может снизить эффективность всей практики.

Обеспечить справедливые методы работы

Будьте честны и беспристрастны, предлагая гибкость. Убедитесь, что все предпочтения учитываются в равной степени. Любые признаки фаворитизма могут вызвать негодование и даже поставить вас под юридический риск дискриминации.

Соблюдайте требования

В некоторых юрисдикциях работодатели должны уведомлять работников об изменении их графиков работы. Убедитесь, что вы понимаете законы, применимые к вашей компании, и соблюдаете их.

Оценить эффективность

Проанализируйте, насколько хорошо работает ваша форма доступности. Сделайте это, собрав данные о прогулах, обмене сменами и других изменениях в расписании. Подумайте, как вы можете улучшить форму. Например, вам нужно чаще обновлять его? Или вам нужно запросить часть информации, которая отсутствует в текущей форме?

Автоматизируйте весь процесс с Connecteam

Сбор и использование информации о доступности сотрудников — сложная задача. Но такое программное обеспечение, как Connecteam, избавляет от этой проблемы .

Поддерживает доступность и предпочтения в актуальном состоянии

Работники могут использовать мобильное приложение Connecteam обновлять их доступность в любое время и из любого места. Это избавляет вас от необходимости вручную сопоставлять каждый ответ в единый документ о доступности команды. Кроме того, вам не нужно будет просматривать и повторять процесс каждые несколько месяцев, поскольку информация обновляется в режиме реального времени.

Предлагает простой и гибкий график

Вы можете использовать инструмент Connecteam для планирования с помощью перетаскивания, чтобы создавать и назначать смены в зависимости от местонахождения работников, их доступности и многого другого.

Когда предпочтения действительны дольше, вы можете использовать многоразовые шаблоны смен и настроить общие смены или расписания, чтобы они повторялись ежедневно, еженедельно или ежемесячно.

Рабочие могут видеть доступность всей команды в общем расписании, что упрощает смену смены при необходимости. Это экономит время от необходимости искать кого-то, кто готов поменяться сменами.

Предоставляет интеллектуальные оповещения, заметки, файлы и многое другое

Вы можете видеть и одобрять все изменения смены в режиме реального времени. Кроме того, работникам отправляются интеллектуальные оповещения, если их смены меняются, поэтому вам не нужно связываться со всеми затронутыми работниками, чтобы сообщить им об этом. Это упрощает весь процесс и позволяет с легкостью предлагать гибкость.

Вам также отправляются интеллектуальные оповещения, если на смену был назначен менее квалифицированный сотрудник. Connecteam также позволяет прикреплять файлы, заметки и вложения к сменам. Таким образом, если менее квалифицированный человек должен заменить коллегу в последнюю минуту, он может найти всю информацию, необходимую для выполнения работы.

Connecteam — лучший универсальный магазин для управления расписаниями, отслеживания доступности и многого другого. Подпишитесь на бесплатную пробную версию , чтобы проверить все его функции, включая учет времени, чат в приложении, каталог компании и многое другое.

Краткое содержание

Доступность сотрудников имеет решающее значение для эффективного планирования работы и удовлетворения потребностей бизнеса. Информация о доступности работников позволяет вам обеспечивать гибкость, справляться с непредвиденными случаями отсутствия и поддерживать бесперебойную работу.

Форма доступности работников помогает собирать информацию о доступности и предпочтениях сотрудников. Вы можете создать его для своей компании, используя наш бесплатный шаблон. В этой статье мы также поделились советами по передовым методам управления и обновления форм доступности.

Хотя практика сбора и ведения форм доступности является полезной, она выполняется вручную и отнимает много времени. Программное обеспечение, такое как Connecteam, использует технологии для упрощения и автоматизации всего процесса. Проверьте это сегодня, чтобы сэкономить время и уменьшить количество конфликтов и ошибок в расписании.