Как написать форму дисциплинарного взыскания сотрудника + бесплатный шаблон

Дисциплинарное взыскание — неприятная, но необходимая задача при управлении сотрудниками. Это гарантирует, что вы немедленно устраните проблемное поведение, и дает сотруднику возможность исправить свое поведение. Но эффективный дисциплинарный процесс должен быть справедливым, последовательным и задокументированным.

Формы дисциплинарных взысканий сотрудников являются полезными инструментами для записи случаев неправомерных действий сотрудников или других дисциплинарных проблем и подробного описания того, как они будут решаться. Эти формы помогают гарантировать, что ваши дисциплинарные процессы не будут дискриминационными, поскольку один и тот же процесс будет применяться к каждому отдельному сотруднику.

Кроме того, они создают запись на случай любых будущих судебных исков со стороны сотрудника. Например, в зависимости от ситуации дисциплинарные бланки могут быть доказательством, которое поможет вам оспорить ложное обвинение сотрудника.

В этой статье мы расскажем, как написать дисциплинарную форму, включая рекомендации, которым необходимо следовать. Мы также предоставляем вам простой в использовании шаблон для начала работы.

Что такое бланк дисциплинарного взыскания?

Дисциплинарное взыскание работника представляет собой письменное предупреждение работнику о его поведении . В нем фиксируются опасения по поводу поведения сотрудника на работе, описываются действия, которые им необходимо предпринять для исправления своего поведения, и подробно описываются последствия невыполнения этих требований.

Эта форма используется, когда сотрудник ведет себя ненадлежащим образом или нарушает политику или процедуры компании. Например, вы можете оформить дисциплинарное взыскание на сотрудника по адресу:

• Неуместное поведение или язык.
• Нарушения техники безопасности.
• Необъяснимые отсутствия, опоздания или ранние отъезды.
• Вопросы качества работы.
• Непослушание.
• Нарушения дресс-кода.
• Нарушения политики или процедур компании.

Дисциплинарные формы обычно готовятся непосредственным руководителем или менеджером сотрудника или отделом кадров. Вы должны поместить копию в дело сотрудника для дальнейшего использования. Вы также должны дать копию сотруднику для его учета.

Виды дисциплинарных взысканий

Организация должна изложить свой дисциплинарный процесс в своем руководстве по политикам и процедурам. Это гарантирует, что сотрудники понимают, чего от них ожидают, и осознают последствия несоблюдения требований.

Конкретные этапы дисциплинарного процесса различаются в зависимости от организации и соответствующего трудового законодательства. Они могут включать:

• Устное предупреждение. В случае первого случая несоблюдения или если поведение сотрудника является разрушительным, но не является серьезным нарушением, его руководитель может сделать ему устное предупреждение. Во время этой беседы руководитель должен направить сотрудника к соответствующей политике или процедуре и обсудить, как исправить его поведение.
• Письменное уведомление. За более позднее нарушение, связанное с тем же поведением, или более серьезное нарушение, руководитель может вынести работнику письменное предупреждение. Некоторые организации выпускают несколько письменных уведомлений, прежде чем перейти на следующий уровень дисциплины.
• Формальный обзор. При повторном нарушении или серьезном первом нарушении может быть проведена проверка поведения работника на встрече с работником и представителем отдела кадров.
• Приостановка. Организация может временно отстранить сотрудника от выполнения своих обязанностей с оплатой или без нее за серьезное нарушение или в случае, если сотрудник не исправит свое поведение, несмотря на неоднократные предупреждения.
• Прекращение. В ответ на очень серьезное нарушение или в качестве крайней меры при повторных нарушениях работодатель может расторгнуть трудовой договор с работником.

Почему вы должны использовать дисциплинарную форму сотрудника?

Есть несколько причин использовать эти формы как часть вашего дисциплинарного процесса.

Борется с негативным поведением сотрудников

Разрешение сотрудникам продолжать плохое поведение или низкую производительность может негативно повлиять на отдельного сотрудника, а также на вашу рабочую силу в целом.

Например, когда сотрудник не соблюдает правила техники безопасности, он подвергает риску как себя, так и своих коллег. Плохое поведение одного сотрудника может также повлиять на культуру вашего рабочего места и моральный дух других сотрудников.

Дисциплинарная форма предупреждает сотрудника о неприемлемости его поведения и помогает понять, как с этим бороться. Решая такие проблемы, как низкая производительность или нарушения политик, вы помогаете создать более позитивную и безопасную рабочую среду для всего персонала.

Снижает оборот

Борьба с ненадлежащим поведением также помогает снизить текучесть кадров. Выдача работникам бланка дисциплинарного взыскания позволяет им исправить свое поведение. Это снижает необходимость для вас предпринимать дальнейшие действия, которые в противном случае могут привести к расторжению контракта с сотрудником.

В процессе вынесения письменного предупреждения также могут быть выявлены основные причины поведения или плохой работы сотрудника. Это дает вам возможность поддержать сотрудника и вмешаться до того, как он решит уйти .

Например, если сотрудник говорит, что он не знал о нарушении техники безопасности, вы можете предложить ему дополнительное обучение по технике безопасности на рабочем месте. Это устраняет основную причину проблемы и поддерживает сотрудника, а не оставляет его наедине с этим.

Документы о дисциплинарном взыскании

Важно документировать дисциплинарные меры в вашей организации. Дисциплинарные формы сотрудников создают немедленную запись дисциплинарных мер, объясняя, когда и почему они были приняты. В нем также задокументированы возможности, которые сотрудник имел, чтобы отреагировать и исправить свое поведение, а также шаги, предпринятые вашей организацией для их поддержки.

Эта запись необходима для защиты вашей организации от любых жалоб или судебных исков, связанных с дисциплиной сотрудников.

Эти формы могут служить доказательством, если сотрудник подаст на вас в суд, например, за дискриминацию или незаконное увольнение. Они могут помочь вам ответить на обвинения сотрудника или опровергнуть ложные утверждения.

Дисциплинарные формы также могут помочь противостоять любым предложениям о дискриминации, поскольку вы можете показать, что вы последовательно и справедливо применяете дисциплинарные меры ко всем сотрудникам.

Сохраняет дисциплинарные меры последовательными и профессиональными

Задокументировав свои дисциплинарные меры, вы можете убедиться, что вы применяете этот процесс последовательно ко всем сотрудникам. Каждый раз вы записываете один и тот же тип информации.

Письменное изложение этих деталей и предоставление копии сотруднику также способствует прозрачности. Это показывает сотрудникам, что ваши дисциплинарные процессы являются честными и открытыми , а не скрытными или проводятся без их участия.

Использование формы также дает менеджерам, супервайзерам и отделам кадров основу для профессионального дисциплинирования сотрудников. Это помогает им сосредоточить обсуждение с сотрудником на проблеме под рукой.

Дисциплинарные формы также обеспечивают справедливость по отношению к работнику. Сотрудник может четко понять, почему его наказывают, и ему предоставляется возможность ответить на обвинения в неправомерном поведении.

Что нужно включить в форму дисциплинарного взыскания сотрудника?

Вы можете адаптировать дисциплинарную форму в соответствии с потребностями вашей организации и любым применимым трудовым законодательством.

Как правило, к этим формам относятся:

• ФИО сотрудника.
• Их роль.
• Имя руководителя или менеджера сотрудника.
• Дата заполнения бланка и вручения работнику.
• Тип нарушения. Например, посещаемость, безопасность, качество работы, непослушание, домогательства или другое.
• Подробное описание проблемы или нарушения, включая даты, время, места и сведения о любых свидетелях. Он должен быть конкретным и содержать подробную информацию. Например, вместо того, чтобы говорить: «Сотрудник нарушил политику безопасности на рабочем месте», в форме следует объяснить, как он нарушил политику, когда и где это произошло, а также влияние такого поведения на других сотрудников или организацию.
• Политика и/или порядок поведения сотрудника нарушены . Это помогает сотруднику понять контекст предупреждения и ожидаемые стандарты поведения.
• Подробная информация о любых недавних и соответствующих нарушениях . Недавние нарушения, как правило, относятся к последним 5 годам.
• Шаги, которые сотрудник должен предпринять для исправления поведения , включая временные рамки для этого. Например, «Сотрудник должен пройти 6 часов дополнительного обучения технике безопасности в течение следующих 4 недель». Эти действия обычно решаются руководителем сотрудника, отделом кадров или обоими в соответствии с соответствующими политиками компании.
• Любые предлагаемые последующие действия. Например, контрольная встреча через 2 месяца.
• Возможные последствия, если работник не справится со своим поведением . Например, «Если сотрудник не посещает дополнительное обучение по технике безопасности или совершает дальнейшие нарушения политики безопасности, он должен посетить обзорную встречу с отделом кадров».
• Комментарии менеджера , например, чтобы расширить детали, уже имеющиеся в форме, или отметить отказ сотрудника подписать форму.
• Комментарии сотрудника . Разрешение сотруднику ответить на предупреждение в письменной форме вовлекает его в процесс и гарантирует, что его мнение будет услышано. Их комментарии могут предоставить контекст поведения или проблемы и помочь вам определить способы поддержки сотрудника. Например, если сотрудник говорит, что опоздал на несколько смен из-за проблем с уходом за детьми, вы можете поговорить с ним о более поздних сменах.
• Подпись сотрудника , подтверждающая, что он прочитал форму, получил копию и согласен предпринять корректирующие действия.
• Подпись руководителя . Как вариант, подпись другого лица, ответственного за дисциплинарные взыскания, например представителя отдела кадров.

Что делать, если работник отказывается подписывать дисциплинарное взыскание

Сотрудник может отказаться подписывать дисциплинарное взыскание, например, если он оспаривает факт нарушения или не согласен с предложенным корректирующим действием.

В этих ситуациях вы можете изменить подтверждение сотрудника , чтобы отразить его позицию, чтобы он подписал форму.

Например, подтверждение может подтвердить, что сотрудник получил копию формы, но не согласен с предупреждением. Вы также можете позволить сотруднику ответить в письменной форме , объяснив свое несогласие. Затем вы можете прикрепить их заявление к форме.

По крайней мере, важно получить подпись сотрудника, подтверждающую получение копии формы.

Советы по написанию дисциплинарной формы

Действуйте немедленно

Важно вынести письменное предупреждение сразу же после нарушения или возникновения проблемы. Это позволяет сотруднику предпринять шаги для решения проблемы сразу, а не допустить, чтобы она усугубилась.

Немедленное реагирование также помогает сотруднику понять связь между нарушением и дисциплинарным взысканием. Ясность этой ссылки снижает вероятность того, что сотрудник сочтет предупреждение карательным или домогательством.

Будьте подробны и конкретны

Убедитесь, что информация в ваших формах достаточно подробная. Это особенно важно, когда дело доходит до описания проблемы или инцидента. Четкое описание гарантирует, что сотрудник понимает поведение, которое ему необходимо исправить, и почему оно неприемлемо.

Например, вместо того, чтобы говорить, что сотрудник «ушел с работы раньше», в форме можно было бы указать: «Сотрудник ушел на 2 часа раньше 1 апреля 2023 года без предварительного одобрения или уведомления своего руководителя. Это оставило младший персонал без присмотра и увеличило риск инцидентов, связанных с безопасностью».

Описание происшествия также должно быть объективным . Позже он может быть использован в качестве отчета о том, что произошло в режиме реального времени, если сотрудник подаст в суд на компанию.

Хотя важно быть подробным, вы должны включать в форму только ту информацию, которая имеет непосредственное отношение к проблеме. Не углубляйтесь в более широкие вопросы. Это может запутать вашего сотрудника.

Надежно храните заполненные формы

Дисциплинарное производство в целом — и дисциплинарные формы в частности — должны оставаться конфиденциальными. Заполненные формы должны быть добавлены в личное дело сотрудника. Важно надежно хранить эти записи, чтобы только необходимые люди имели к ним доступ.

Хранение записей в цифровом виде — отличный способ обеспечить безопасное хранение дисциплинарных форм и доступ к ним только определенным людям в вашей организации. Управление цифровыми записями также упрощает поиск документов, когда они вам нужны.

Кроме того, вы можете хранить печатные копии форм в файлах ваших сотрудников в запираемом шкафу для документов или в надежном хранилище.

Прочтите наш подробный обзор лучших систем управления документами

Создать шаблон

В зависимости от размера вашей рабочей силы вам может потребоваться использовать дисциплинарные формы на полурегулярной основе. Полезно создать шаблон для использования во всей организации, чтобы все проблемы или инциденты последовательно регистрировались. Также важно убедиться, что ваш шаблон соответствует применимому трудовому законодательству. Это гарантирует, что ваш дисциплинарный процесс также соответствует необходимым законам и правилам.

Шаблон также экономит ваше время. Вам просто нужно заполнить необходимые поля, а не писать форму каждый раз с нуля. Добавив шаблон в руководство по политикам и процедурам или справочник для сотрудников, менеджеры и руководители всегда будут иметь к нему легкий доступ.

Чтобы помочь вам, мы создали шаблон формы дисциплинарного взыскания , который можно использовать в качестве отправной точки. Убедитесь, что вы адаптируете форму к потребностям вашей компании и любым юридическим требованиям.

Загрузите бесплатную форму дисциплинарного взыскания сотрудника

Гугл документы

Формы дисциплинарного взыскания защищают вас и ваших сотрудников

Дисциплинарные формы являются важной частью дисциплинарного процесса организации. Они фиксируют случаи неправомерных действий сотрудников или несоблюдения политики и документируют шаги, предпринятые для их устранения.

Это необходимо не только в случае судебного спора или оспаривания, но также гарантирует, что дисциплинарный процесс является справедливым, последовательным и прозрачным для ваших сотрудников, защищая их от предвзятости и дискриминации.

Ваши дисциплинарные формы для сотрудников должны включать всю информацию, имеющую отношение к проблеме или происшествию, в том числе сведения о сотруднике, описание поведения и согласованные корректирующие действия. Ведя подробные записи о дисциплине, вы можете создать культуру ответственности в своей организации, что приведет к более безопасной и позитивной рабочей среде.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь