Как создать форму оценки сотрудников + бесплатные шаблоны

Формы оценки сотрудников помогают предприятиям поддерживать последовательность и справедливость в оценках, предоставляют менеджерам возможность сообщать об ожиданиях и дают работникам возможность получать отзывы и повышать свою эффективность. Они также помогают менеджерам определить, какие вопросы задавать во время оценки эффективности. Поскольку эти формы также обеспечивают справедливость, они даже защищают компании от юридических споров.

В этой статье мы рассмотрим, что такое форма оценки сотрудников и ее преимущества, а также предоставим несколько удобных шаблонов для создания форм оценки сотрудников. Мы также рассмотрим несколько основных советов по созданию отличной формы оценки сотрудников.

Загрузите бесплатную стандартную форму оценки сотрудников здесь

Скачайте бесплатную форму самооценки сотрудника здесь

Что такое форма оценки сотрудников?

Форма оценки сотрудников — это форма, которую менеджеры и руководители используют для оценки поведения сотрудников, а также оценки и управлять их производительностью . Обычно они заполняются руководителем или менеджером, который отвечает за надзор за работой сотрудника и знаком с его работой. Таким образом, они могут предоставить конструктивную обратную связь о сильных сторонах сотрудника и областях, требующих улучшения.

Формы оценки используются в процессе оценки эффективности и обычно занимают от 1 до 3 страниц в зависимости от того, что вы хотите оценить. Вы также можете попросить сотрудников проводить самооценку в рамках процесса оценки.

Формы могут оценивать навыки сотрудников, такие как общение, знание работы, командная работа и инициативность. Они также могут включать в себя то, насколько хорошо сотрудники выполняют ключевые показатели эффективности (KPI), цели, соглашения об уровне обслуживания (SLA) и многое другое. Преимущество создания собственной формы оценки сотрудников заключается в том, что вы можете адаптировать ее для измерения любых компетенций, важных для вашего бизнеса.

После заполнения форм оценки сотрудников вы можете определить области, в которых сотруднику может потребоваться дополнительное обучение или развитие. Точно так же вы можете использовать это понимание, чтобы ставить цели для членов вашей команды. Затем вы, как правило, проводите встречу со своими сотрудниками, чтобы обсудить результаты оценки. Обычно это происходит во время ежемесячных или ежеквартальных обзоров, но вы также можете использовать формы для разовой постановки целей или для совещаний по возможностям.

Зачем использовать форму оценки сотрудников?

Существует ряд причин для использования форм оценки сотрудников. Вы можете использовать их для:

Сохраняйте справедливость в оценках эффективности

Формы оценки сотрудников обеспечивают стандартизированный процесс оценки работников, занимающих одну и ту же должность, по одним и тем же критериям. Это помогает создать последовательность и справедливость. В свою очередь, это устраняет возможность предвзятости или фаворитизма.

Вы можете использовать разные формы оценки для разных ролей, чтобы обеспечить справедливую оценку работников в соответствии с их конкретными должностными обязанностями.

Поддерживать профессиональное развитие

Формы оценки сотрудников обеспечивают справедливый и объективный способ оценить эффективность работы сотрудников и определить области, в которых сотрудники нуждаются в дополнительном обучении или возможностях развития. Это может помочь работникам приобрести новые навыки и добиться прогресса в вашей организации.

Возможности профессионального развития не всегда должны быть продвижением по службе. Они также могут включать в себя горизонтальные переходы на другую должность или в другой отдел, прием нового сотрудника или групповое обучение, а также принятие сотрудником дополнительных обязанностей.

Документировать прогресс сотрудника

Проведение регулярных оценок сотрудников и ведение записей форм оценки создает письменный отчет о прогрессе сотрудников. Это полезно, когда вы завершаете служебную аттестацию или решаете, кто заслуживает повышения или повышения.

Вместо того, чтобы основывать свои решения на том, как сотрудники работали в последнее время, этот банк документации может помочь вам принимать «справедливые и беспристрастные решения на основе исторических данных».

Совет для профессионалов: используйте программное обеспечение для управления сотрудниками, такое как Connecteam, чтобы отслеживать все оценки и весь график сотрудников в вашей компании. Это позволяет вашим сотрудникам отдела кадров проводить регулярные обзоры, основанные на фактах.

Начните бесплатно с Connecteam.

Увеличьте обратную связь и общение

Формы оценки предлагают структурированный способ предоставления документированной обратной связи вашим сотрудникам. Эта обратная связь может включать в себя сильные стороны сотрудника, области улучшения и вклад в бизнес. Вы также можете включить отзывы о хронометраже, днях, пропущенных из-за отсутствия, общем поведении на работе, карьерных целях и многом другом.

Предоставление обратной связи на работе имеет решающее значение для успеха сотрудников . Опрос, проведенный Gallup, показал, что сотрудники, которые просматривают регулярные отзывы, в 3,6 раза чаще говорят, что они мотивированы на выдающуюся работу. Это принесет пользу вашим клиентам, всей вашей команде и, в конечном счете, вашей прибыли.

Защитите свой бизнес от юридических споров

Формы оценки сотрудников также могут обеспечить юридическую защиту вашего бизнеса.

Например, вы должны уволить сотрудника за плохую работу. Однако этот сотрудник утверждает, что работал хорошо, и считает, что вы уволили его на дискриминационных основаниях. Они могут попытаться возбудить против вас судебный иск. Вы окажетесь в лучшей ситуации с юридической точки зрения, если сможете предоставить доказательства плохой работы работника с помощью форм оценки сотрудников за прошлые периоды.

Обязательно попросите сотрудников подписать свои формы оценки сотрудников после того, как вы проведете их оценочное собрание. Вы также должны подписать документ, а затем ксерокопировать форму. Дайте своим сотрудникам копию формы, а другую оставьте в своих файлах. Кроме того, вы можете создать резервную копию записи в безопасном облачном программном обеспечении для управления персоналом.

Советы по созданию формы оценки сотрудников

Иметь конкретную направленность

Убедитесь, что ваша форма оценки имеет четкую направленность, например эффективность работы, компетенции или цели и задачи.

Например, если вы оцениваете эффективность работы, вы можете включить вопросы, которые оценивают способность работника достигать KPI и выполнять основные обязанности своей роли.

Определить критерии оценки

Подумайте, какие компетенции, обязанности, навыки и/или поведение наиболее важны для достижения успеха в вашей организации. Вы можете сделать это, просмотрев должностные инструкции и освежив в памяти миссию и ценности компании.

Например, критерии оценки могут включать сильные коммуникативные навыки, позитивное отношение и готовность сотрудничать с другими.

Настройка форм для разных ролей

Адаптация форм для каждой позиции, которую вы оцениваете, гарантирует, что вы оцениваете навыки и компетенции, наиболее важные для этой работы. В свою очередь, это гарантирует справедливость ваших оценок . Сотрудники не будут оцениваться на основе критериев, не относящихся к их ролям.

Например, скажем, вы оцениваете продавца. Включите в форму вопросы, которые оценивают способность сотрудника выполнять планы продаж и строить отношения с клиентами.

Включите период проверки

В форме отметьте период времени, на который вы будете ссылаться во время оценки. Например, если вы анализируете эффективность сотрудника за последние 3 месяца, укажите точные даты в форме, например, с 3 января 2023 г. по 3 апреля 2023 г.

Используйте рейтинговую систему

Рейтинговая система — это предварительно установленная шкала для стандартизированного измерения производительности, поведения или компетенций сотрудника. Это поможет вам давать объективные оценки и гарантирует их справедливость.

Шкала оценки может быть:

• Числовой. Например, шкала от 1 до 5, где 1 означает плохую работу, а 5 — отличную работу.
• Описательный. Например, «очень плохо», «плохо», «удовлетворительно», «очень хорошо» и «отлично».
• Визуальный. Например, звездная шкала или смайлики, обычно их 5 или 10.
• Светофор. Например, красный означает неудовлетворительные результаты, желтый — соответствие ожиданиям, а зеленый — превышение ожиданий.

Используйте четкий, объективный язык

Избегайте сложных фраз или технического жаргона в формах оценки сотрудников. Используйте понятный и понятный язык.

Точно так же важно использовать объективный язык. Избегайте субъективных или эмоциональных выражений , которые можно интерпретировать.

Например, не включайте такой вопрос, как «Вы чувствуете, что сотрудник ленивый?» «Ленивый» — субъективный термин, слишком эмоциональный, чтобы использовать его в форме оценки сотрудников. Вместо этого вы можете спросить: «Насколько последовательно сотрудник достигает своих целей?»

Используйте как закрытые, так и открытые вопросы

Включение закрытых и открытых вопросов в эти формы — отличный способ убедиться, что вы собираете количественные и качественные данные о производительности сотрудников.

Закрытые вопросы имеют ограниченные ответы. Как правило, вы отвечаете на них «да» или «нет», «верно» или «неверно» или каким-либо другим заранее определенным ответом из ряда вариантов (например, по шкале оценок). Обычно они предоставляют количественную информацию.

Примером закрытого вопроса может быть: «По шкале от 1 до 10, насколько хорошо сотрудник сотрудничает с коллегами?» Ответы могут варьироваться от «1: требуется значительное улучшение» до «10: постоянно превосходит ожидания».

На открытые вопросы нельзя ответить «да» или «нет». Они предоставляют качественную информацию. Пример открытого вопроса: «В каких областях, по вашему мнению, сотруднику необходимо улучшить?»

Освободите место для обратной связи

Помимо закрытых и открытых вопросов, не забудьте оставить место для комментариев и общих отзывов для сотрудников. Вы можете включить небольшой раздел для обратной связи после каждого вопроса или разместить поле большего размера в конце оценочной формы.

Рекомендуется указать в форме, что оценщик должен включать как положительные, так и отрицательные отзывы и использовать при этом прямой, но вежливый язык. Это обеспечивает сбалансированность и конструктивность обратной связи.

Прочитайте наш подробный обзор лучших инструментов обратной связи с сотрудниками.

Например, «Отлично справляется с проблемами клиентов и предлагает решения, которые удовлетворяют их потребности. Однако вы использовали некоторые термины, с которыми клиенты могли быть незнакомы, что могло вызвать путаницу. Я советую использовать более простые термины, чтобы объяснения было легче понять. В целом, я ценю ваши усилия, направленные на то, чтобы наши клиенты были довольны».

Кроме того, оценщики должны указывать примеры из реальной жизни, оставляя комментарии в форме. Например, давая негативный отзыв о хронометраже, укажите конкретные случаи, когда сотрудник опаздывал.

Включите раздел для обсуждения SMART-целей

В своей форме добавьте место, чтобы обозначить цели, над которыми сотрудник может работать после своей оценки. Эти цели должны быть SMART:

• Конкретный . Например, «улучшить хронометраж» не является конкретным. Тем не менее, сотрудник, приходящий на 5 минут раньше для каждой смены, индивидуален.
• Измеримый. Например, сотрудник может стремиться увеличить свой доход от продаж на 20% с первого по второй квартал.
• Достижимо. Достижима ли цель с того места, где сейчас находится сотрудник? Например, они не могут перейти от подписания 1 клиента в месяц к подписанию 10 клиентов в месяц за одну ночь. Достижимой целью может быть переход от подписания 1 клиента к 3 клиентам в месяц в течение следующего квартала. Это может быть увеличено позже, чтобы сотрудник продолжал добиваться прогресса.
• Соответствующий. Актуальна ли цель для сотрудника и вашего бизнеса? Например, релевантной целью для менеджера отеля может быть повышение оценки удовлетворенности клиентов на 10% в течение следующих 3 месяцев.
• Ограниченный по времени. Например, руководитель проекта может поставить цель завершить коммерческий строительный проект в течение 6 месяцев. Эта цель привязана ко времени, потому что у нее есть конкретный крайний срок.

Обеспечьте конфиденциальность

Крайне важно, чтобы оценки эффективности сотрудников оставались конфиденциальными. Детали не должны обсуждаться ни с кем, кроме работника и его менеджера или начальника. Точно так же работники не должны иметь доступа к физическим формам оценки сотрудников, которые не являются их собственными.

Для обеспечения конфиденциальности надежно храните копии заполненных форм оценки сотрудников. Вы можете сделать это, либо храня их в запертом шкафу для документов, либо сохраняя формы в цифровом виде, например, в системе управления документами.

Если вы идете по цифровому маршруту, убедитесь, что формы защищены паролем, и установите соответствующие права доступа для каждой формы. Только рабочие и их менеджеры или начальники должны иметь доступ к своим формам оценки.

Шаблоны форм оценки сотрудников

Мы включили 2 бесплатных шаблона отзывов сотрудников, которые вы и ваши сотрудники можете использовать для оценки своей работы.

Одним из них является шаблон стандартной формы оценки, которую вы, как руководитель, должны будете заполнить. Другой — это шаблон формы самооценки, которую сотрудники могут заполнить во время самооценки.

Стандартная форма оценки эффективности сотрудников

Скачать образец формы оценки эффективности сотрудников

Форма самооценки

Подсказка к формам самооценки кроется в названии: члены вашей команды заполняют их сами. По их оценкам вы можете начать разговор о том, почему они так себя оценили. Например, если сотрудник поставил себе плохую оценку за посещаемость, но он ни разу не пропустил работу, спросите его, почему.

Как правило, в форме самопроверки используется заранее определенная система оценок. Сотрудники будут оценивать себя по ключевым компетенциям для своей должности.

Скачать образец формы самооценки сотрудника

Краткое содержание

Формы оценки сотрудников предоставляют вам простой способ оценить производительность и поведение ваших сотрудников. Используя эти формы, вы также можете предоставлять конструктивные отзывы сотрудников, ставить цели и делиться ими, а также определять сильные стороны сотрудников и области, требующие улучшения.

Поскольку эти формы обеспечивают стандартизированный способ оценки сотрудников, они обеспечивают справедливость оценок. Это помогает защитить вас в маловероятном случае юридического спора.

Следуя советам, изложенным в этой статье, и используя наши бесплатные шаблоны, вы можете быть уверены, что создаете справедливые, эффективные и простые в использовании формы оценки сотрудников.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь