Как создать руководство для сотрудников малого бизнеса: полное руководство

Справочник сотрудника — это документ, который охватывает ценности, политику, процедуры и юридические обязательства компании. Без него менеджеры тратят больше времени на ответы на вопросы, а сотрудники не понимают, чего от них ожидают. Кроме того, владельцы бизнеса могут столкнуться с юридическими проблемами, если у них нет четкого процесса решения деликатных вопросов сотрудников.

Хорошо написанное руководство для сотрудников дает вашей команде четкое представление о стандартах, процедурах и ожиданиях компании. Кроме того, у вас будет надежное и удобное руководство, которому можно следовать по любым вопросам, касающимся сотрудников или трудоустройства.

В этой статье мы предоставим вам пошаговое руководство по созданию справочника для сотрудников малого бизнеса, а также исчерпывающий образец справочника для сотрудников, который вы можете загрузить и настроить в соответствии со своими потребностями.

Зачем нужен справочник сотрудника

С помощью справочника для сотрудников владельцы и менеджеры малого бизнеса могут:

• Оставайтесь совместимыми. Все предприятия должны соблюдать местные, государственные и федеральные законы о занятости, поэтому ваше руководство для сотрудников должно соответствовать требованиям законодательства и правам сотрудников. Это отличный способ убедиться, что вы не нарушаете закон, и помогает защитить ваш бизнес в случае подачи иска сотрудником.

• Установите четкие ожидания. Справочник для сотрудников малого бизнеса позволяет вам делиться корпоративной культурой, ценностями и стандартами со своими сотрудниками. Ваша команда будет четко понимать, чего от нее ожидают, и о последствиях нарушения правил.

• Установите согласованность. Справочники для сотрудников малого бизнеса содержат четкие и последовательные правила трудоустройства. Они применяются ко всем в компании, независимо от их отдела, местоположения или стажа работы. Это хороший способ обеспечить одинаковое отношение ко всем сотрудникам.

• Снизить юридические риски. Справочники для сотрудников обеспечивают прозрачность в отношении дискриминации, домогательств, увольнения сотрудников и других требований законодательства. Это не только снижает риск судебных исков, но и защищает вас, если на вас подадут в суд, если вы следовали законным процедурам.

• Предлагайте простую адаптацию. Новые сотрудники могут использовать справочник для сотрудников, чтобы понять миссию вашего бизнеса, политику, льготы для сотрудников и многое другое. Это поможет им быстро освоиться и получить ответы на любые вопросы, которые могут у них возникнуть о методах работы вашего бизнеса.

• Экономьте время. С подробным руководством для сотрудников менеджеры малого бизнеса могут сэкономить массу времени, когда сталкиваются с проблемами сотрудников. Они могут мгновенно обратиться к справочнику за руководством, вместо того чтобы тратить драгоценное время на поиск решения.

<< Загрузите полный образец справочника >>

Как создать справочник сотрудника для вашего малого бизнеса

Шаг 1. Включите самое необходимое

Первый шаг к написанию справочника для сотрудников малого бизнеса — решить, какие темы он будет охватывать. Ниже приведены основные элементы, которые мы рекомендуем включить.

Ценности и миссия компании

Чтобы ваши сотрудники были привержены вашему бизнесу, они должны относиться к его миссии, целям и основным принципам. Расставьте приоритеты в начале руководства, чтобы работники знали, насколько важны эти элементы, и могли легко получить к ним доступ.

Этот первый раздел должен начинаться с заявления о миссии вашей компании. Убедитесь, что ваша миссия ясна, кратка и отражает общую цель вашего бизнеса. Он должен вдохновлять и мотивировать сотрудников, клиентов и других заинтересованных лиц.

Затем вы должны наметить основные ценности и принципы вашего бизнеса, например, совершенство, честность и инновации. Дайте четкое определение каждому из них, объясните, почему они важны для компании, и обсудите, как они отражаются в повседневной работе. Таким образом, сотрудники знают, как они должны отображать эти ценности в своей работе.

Общая политика и информация о занятости

Все справочники для сотрудников малого бизнеса содержат раздел общей политики занятости. Здесь сотрудники могут найти важную информацию о методах трудоустройства в компании, в том числе:

Политика найма

Используйте этот подраздел, чтобы информировать сотрудников о процессе найма в вашей компании, включая процесс подачи заявки, требования к адаптации и проверку биографических данных.

Кроме того, используйте это место, чтобы объяснить, какие типы занятости предлагает ваш бизнес, например, занятость по желанию. Это когда вы или ваши работники можете расторгнуть трудовой договор в любое время без объяснения причин и с периодом уведомления или без такового.

Наконец, это хорошее место для обсуждения любых испытательных сроков для новых сотрудников. Обсудите продолжительность испытательного срока, а также право на отпуск и льготы во время испытательного срока.

Рабочее время

Четко определите рабочее время для сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день. Не забудьте указать различия в статусе занятости, льготах и ​​политиках в отношении нерабочего времени между ними.

Перерывы и питание

Закон обычно требует, чтобы работодатели предоставляли работникам время для приема пищи и перерывы на отдых в рабочее время. В вашем руководстве для сотрудников должно быть указано минимальное и максимальное время перерывов. Вы также можете указать, как и когда вы хотите предоставлять эти перерывы, например, в середине рабочей смены или в шахматном порядке, чтобы не все работники были в перерыве одновременно.

Кроме того, будьте прозрачны в отношении того, получают ли сотрудники оплату во время перерывов на отдых. Кроме того, уточните, есть ли у них какие-либо другие ограничения, такие как пребывание в определенной зоне или на рабочем месте во время перерывов.

Отгулы и отпуска

Работники должны четко понимать, каковы их выходные пособия. Сюда входят оплачиваемые отпуска, такие как отпуск, больничные, отпуск в связи с утратой близких, выходные дни для исполнения обязанностей присяжных или личные дни.

Сотрудники также должны понимать, что ваш бизнес предлагает более длительные отпуска. Это может быть военный отпуск, длительный отпуск по болезни, творческий отпуск или отпуск по уходу за ребенком.

Убедитесь, что вы соблюдаете юридические требования в отношении отгулов и отсутствия. Например, законы некоторых штатов требуют, чтобы вы предлагали отпуск по беременности и родам, если в вашем бизнесе работает определенное количество сотрудников.

Важно указать разрешенные дни для всех различных типов отгулов в долгосрочных отпусках, любые ограничения на то, когда сотрудники могут их брать, а также оплачиваемые или неоплачиваемые отпуска.

Наконец, этот раздел должен также включать информацию о том, как запрашивать отсутствие, критерии приемлемости отсутствия и процесс возвращения к работе.

Процедуры управления эффективностью

Малые предприятия должны включать процессы и процедуры управления эффективностью в свои руководства для сотрудников. Это должно охватывать ожидаемые результаты, критерии продвижения по службе, а также процесс оценки и апелляции.

Вы также должны объяснить свой процесс повышения производительности. Обсудите, какие шаги вы предпринимаете, чтобы вернуть неэффективных сотрудников в нужное русло и какие проблемы могут привести к увольнению.

Процедуры безопасности

Любое руководство для работников малого бизнеса будет охватывать правила безопасности и защиты рабочих мест или рабочих мест. Это включает в себя информацию по технике безопасности о противопожарных учениях, процедурах эвакуации и неотложной медицинской помощи. Убедитесь, что ваше руководство соответствует соответствующим положениям Управления по охране труда и здоровья (OSHA) и положениям о компенсации работникам.

Более того, процедуры безопасности могут также охватывать защиту данных, политики паролей и меры физической безопасности, такие как доступ к безопасным областям.

Процедуры увольнения и увольнения

Справочники для сотрудников должны содержать четкие инструкции по процедурам увольнения и увольнения. Работники должны знать, как уйти в отставку и каков их период уведомления. Вы также можете включить информацию о передаче, выходных собеседованиях и возврате имущества компании.

Для расторжения предоставьте подробную информацию о том, почему контракты могут быть расторгнуты, например, из-за неправомерных действий, неудовлетворительной работы или увольнения.

Также укажите политику вашего бизнеса в отношении выходного пособия, в том числе то, на какое выходное пособие они могут рассчитывать, как оно рассчитывается и условия выплаты.

Наконец, вы также можете использовать этот раздел, чтобы сообщить сотрудникам, как они могут получить рекомендательные письма или присоединиться к выпускникам компании.

Соглашение о неразглашении или конфиденциальности

Эту тему вы найдете в любом шаблоне справочника для сотрудников. Соглашения о неразглашении или конфиденциальности не позволяют работникам делиться конфиденциальной деловой информацией с внешними сторонами или использовать ее в личных целях. Это может включать коммерческую тайну, бизнес-планы, данные клиентов или другую личную информацию.

В справочнике должно быть указано, как долго действует соглашение о неразглашении, последствия нарушения и любые исключения, например, когда раскрытие требуется по закону.

Законы о борьбе с дискриминацией и преследованием

Этот раздел справочника для сотрудников требуется в соответствии с федеральным законом и направлен на предотвращение дискриминации и домогательств на работе. Он также должен соответствовать всем соответствующим требованиям законодательства штата.

Четко объясните, как ваша компания определяет дискриминацию и домогательства, включая запрещенное поведение. Это может включать сексуальные домогательства, гендерную дискриминацию, расовую дискриминацию или другие формы дискриминации и домогательств.

В справочнике должны быть изложены процедуры вашей компании по борьбе с дискриминацией и домогательствами. Это должно охватывать, как сообщать о жалобах, какие расследования проводятся и каковы последствия для правонарушителей. Кроме того, вы можете обсудить подход вашей компании к обучению сотрудников методам борьбы с дискриминацией и домогательствами на работе.

Наконец, если вы являетесь работодателем, предоставляющим равные возможности, это хорошее место, чтобы подчеркнуть это. Обсудите свой подход к найму, продвижению по службе и вознаграждению сотрудников без дискриминации.

Нормы поведения

В этой части справочника для сотрудников основное внимание уделяется поведению сотрудников и поведению в рамках бизнеса. Ожидается, что сотрудники будут соблюдать правила, изложенные в кодексе поведения. Убедитесь, что вы также выделили последствия взлома кода.

Вот что включить:

• Профессионализм: как сотрудники должны относиться к коллегам, клиентам и другим людям на работе.

• Дресс-код: что можно и что нельзя носить сотрудникам на работе. Включите любые конкретные ограничения, такие как запрет на ношение одежды с длинными рукавами или лака для ногтей для операционных врачей и медсестер.

• Этика: определения и стандарты компании в отношении нечестности, мошенничества и незаконного поведения.

• Употребление наркотиков и алкоголя: Правила употребления наркотиков и алкоголя на работе и вне ее. Выделите последствия нарушения правил.

• Использование технологий: правила, касающиеся того, как сотрудники используют мобильные телефоны компании, рабочую электронную почту, Интернет на рабочей станции или рабочем месте или приложения, связанные с работой.

• Политика в отношении социальных сетей: что сотрудники могут и не могут публиковать о вашем бизнесе или своей работе в социальных сетях. Это также может включать в себя другие ограничения, такие как запрет на размещение сотрудниками разжигающих ненависть высказываний или неуместных комментариев в своих учетных записях в социальных сетях.

• Конфликт интересов: политика компании в отношении ситуаций, когда личные или финансовые интересы сотрудника мешают его способности действовать в интересах компании.

Это должно включать политику принятия подарков от клиентов, потенциальных сотрудников или поставщиков. Он также должен включать отношение вашего бизнеса к романтическим отношениям между сотрудниками, клиентами или другими заинтересованными сторонами, а также к найму родственников, друзей, бывших коллег или знакомых.

Кроме того, он должен охватывать тему сотрудников, имеющих финансовую собственность в компании, или сотрудников, занимающихся деятельностью, конкурирующей с бизнесом.

• Вымогательство: политика вашего бизнеса в отношении вымогательства любого рода, включая взяточничество, попытки продать услуги другим сотрудникам или клиентам для личной выгоды или переманивание коллег в новую компанию, когда сотрудники переходят на другую работу.

• Расходы и возмещение: процесс заявления расходов, связанных с работой. Уточните, что считается расходами, связанными с работой, например, поездка или обучение.

• Сообщение о нарушениях: как работники должны сообщать о любых нарушениях политики или кодекса компании и как они будут решаться.

Компенсации и льготы

Сотрудники часто ссылаются на раздел компенсаций и льгот. Он предоставляет важную информацию о заработной плате сотрудников и льготах компании.

В этом разделе опишите, как сотрудники получают оплату, например, почасовую, ежедневную, еженедельную или ежемесячную. Вы также должны объяснить, когда сотрудники могут рассчитывать на оплату в случае отпуска или других обстоятельств, которые могут привести к задержке оплаты. Например, если день выплаты зарплаты приходится на национальный праздник или выходной день, работники будут получать оплату на следующий рабочий день.

Кроме того, расскажите, как рассчитывается заработная плата, например, как почасовые сотрудники должны учитывать свое время и ставки оплаты за свое рабочее время. Обязательно соблюдайте юридические требования, такие как минимальная заработная плата, оплата сверхурочных и правила перерывов на отдых.

Вы также можете указать различные доступные способы оплаты, такие как прямые депозиты, чеки или платежные карты.

Кроме того, укажите, какие отчисления сотрудники могут ожидать от своей заработной платы. Это могут быть обязательные отчисления, такие как федеральные налоги и налоги штата, или добровольные отчисления для льгот, таких как сберегательные счета для здоровья. Кроме того, очень важно указать, вычитает ли ваш бизнес оплату отпуска по болезни или другого отсутствия.

Хотя вам не нужно подробно перечислять все преимущества, которые вы предлагаете, вы должны охватить основы. Например, укажите, какие планы медицинского страхования предлагаются, застрахованы ли иждивенцы и когда проводится ежегодная открытая регистрация.

Точно так же изложите основную информацию о других льготах, включая оплачиваемый отпуск (PTO), пенсионные планы, страхование жизни, скидки в тренажерном зале и так далее. Это отличный способ сообщить сотрудникам, на что они имеют право, и продемонстрировать преимущества, которые вы предлагаете на работе.

Дисциплинарная политика и политика в отношении грубых проступков

Работодателям часто приходится прибегать к дисциплинарным мерам, когда сотрудники нарушают правила компании. В справочнике должно быть четко изложено, что представляет собой дисциплинарный процесс. Объясните процесс расследования и ожидаемые результаты, включая устные и письменные предупреждения или увольнение в случае серьезных нарушений.

Приведите примеры того, какое поведение считается грубым проступком, например, кража, употребление наркотиков, дискриминация и т. д. Кроме того, укажите, что означает увольнение из-за грубого проступка в отношении периода уведомления, рекомендаций для будущего трудоустройства и невыплаченных премий.

Отказ от ответственности и подпись

Включите заявление об отказе от ответственности, в котором говорится, что руководство для сотрудников не является контрактом. Это не позволит сотрудникам подать на вас в суд, если процедуры руководства не будут соблюдаться.

Вы также можете найти необязательный раздел подписи в образце руководства для работников малого бизнеса. Здесь сотрудники могут расписаться, чтобы подтвердить, что они получили копию руководства, прочитали и поняли его. Опять же, это помогает защитить бизнес в случае, если сотрудник подаст неправомерный иск под предлогом незнания правил компании.

Шаг 2. Убедитесь, что это отражает культуру компании

Справочник сотрудника — отличный инструмент для демонстрации того, что представляет собой ваш бизнес и чего сотрудники могут ожидать от корпоративной культуры.

Используйте тон голоса, соответствующий фирменному стилю вашей компании, например, теплый или формальный. Кроме того, разработайте свои политики в соответствии с ценностями компании. Например, вы можете проявлять нулевую терпимость к дискриминации, но можете быть более снисходительны к своему дресс-коду. Вносите поправки в каждый раздел по ходу работы, чтобы руководство действительно представляло ваш бизнес и его культуру.

Шаг 3. Убедитесь, что это соответствует трудовому законодательству.

Справочники для сотрудников, написанные отделом кадров или владельцами бизнеса, могут получить пользу от юридической проверки. Это связано с тем, что правила различаются в зависимости от таких факторов, как место работы, количество сотрудников и типы работников. Юрист, который просматривает документ, может убедиться, что он охватывает все соответствующие федеральные, государственные и местные законы. Это поможет защитить ваш бизнес в случае судебного разбирательства.

Шаг 4. Сделайте его простым для чтения и легким для поиска

Помните о чрезмерном жаргоне и других сложных терминах, особенно если вы используете бесплатный шаблон справочника для владельцев малого бизнеса, который может включать слова и фразы, которые ваша компания не использовала бы. Ваш справочник должен быть простым для чтения и понятным.

Кроме того, сделайте справочник доступным. Подумайте о том, чтобы сохранить его на общем диске, где сотрудники смогут легко его найти.

Connecteam — отличное приложение для хранения и обмена важными корпоративными документами. Вы можете использовать его для надежного хранения справочника сотрудников. Более того, ваши сотрудники смогут получить к ним доступ откуда угодно со своих мобильных телефонов. Вы можете подписаться на бесплатную пробную версию, чтобы протестировать этот и многие другие мощные инструменты для работы, управления персоналом и коммуникации.

Шаг 5. Опубликуйте его и регулярно просматривайте.

После того, как вы просмотрели свой справочник и решили, где его хранить, вы можете опубликовать его для чтения вашими сотрудниками.

Кроме того, мы рекомендуем назначить ответственного владельца или команду для регулярной проверки и обновления руководства на основе отзывов сотрудников и изменений в законодательстве.

Шаг 6. Воспользуйтесь поддержкой — загрузите наш исчерпывающий образец руководства!

Создание справочника сотрудников может быть ошеломляющим. К счастью, вам не нужно писать его с нуля. Вы можете просмотреть справочники других компаний в качестве справочного материала или попросить оплачиваемого специалиста написать его для вас.

Однако наиболее эффективным способом создания справочника было бы использование бесплатного шаблона справочника для сотрудников малого бизнеса. Загрузите наш всеобъемлющий шаблон ниже и просто настройте его в соответствии с правилами и процедурами вашего бизнеса.

<< Загрузите полный образец справочника >>

Резюме

Создание справочника сотрудников является важным шагом для любого малого бизнеса. Это помогает установить четкие ожидания для сотрудников и гарантирует, что вы соблюдаете местные, государственные и федеральные правила.

Хороший справочник для сотрудников должен быть всеобъемлющим, охватывая информацию о трудоустройстве, компенсациях и льготах, политике в отношении дискриминации и домогательств, поведении сотрудников и многом другом. Он должен быть простым для чтения и понимания, а также легким доступом из любого места. Также желательно, чтобы юрист просматривал ваш справочник для сотрудников и назначал назначенного владельца для его регулярного обновления, чтобы он всегда соответствовал требованиям законодательства и бизнес-политикам.

Создав эффективное руководство для сотрудников, вы сможете создать культуру прозрачности и безопасности для своих сотрудников и защитить свой малый бизнес от юридических рисков.