Полное руководство по обзору эффективности сотрудников (+ бесплатный шаблон)

Как руководитель или специалист по кадрам вы несете ответственность за обеспечение надежного процесса оценки эффективности, который помогает сотрудникам получать обратную связь, ставить и достигать цели и развивать свою карьеру. Без оценки эффективности сотрудники не имеют четкого представления о своей работе и упускают возможности для улучшения.

Проведение регулярных обзоров производительности может помочь вам и вашим сотрудникам оставаться на одной волне, но с чего начать? В этом руководстве описано все, что вам нужно для создания, управления и документирования процесса оценки эффективности. Мы также прилагаем удобный бесплатный шаблон и объясняем, как упростить процесс с помощью программного обеспечения для управления эффективностью. Давайте погрузимся.

Что такое обзор эффективности сотрудников?

Анализ производительности сотрудников — это процесс, в ходе которого руководители оценивают работу сотрудника и предоставляют официальную обратную связь и рекомендации.

Типичный обзор производительности включает в себя самооценку сотрудника, отзывы менеджера об успехах и областях улучшения, общую оценку производительности и постановку целей.

В то время как менеджеры должны обеспечивать постоянную обратную связь с сотрудниками по мере их поступления, обзор производительности предлагает специальное время и пространство для обмена отзывами и совместной работы над постановкой целей и областей роста.

Выделяя определенное время для обсуждения производительности, достижений и целей, вы гарантируете своим сотрудникам, что вы заинтересованы в их росте и успехе.

Типы обзоров производительности

Несмотря на то, что существует несколько типов обзоров производительности, важно определиться со структурой и периодичностью и придерживаться их для всех сотрудников.

Ежемесячно

Если вы хотите часто общаться со своими сотрудниками, ежемесячная проверка позволит вам чаще предоставлять официальную обратную связь, давая вашим сотрудникам возможность постоянно совершенствоваться. Один из способов структурировать их — использовать структуру 30-60-90, в которой вы согласовываете цели, которых нужно достичь через 30, 60 и 90 дней.

Однако ежемесячная оценка эффективности может занять много времени. При частых оценках и сеансах обратной связи может показаться, что вы постоянно работаете над аттестацией, что может вызвать стресс. Такие частые проверки также могут привести к тому, что сотрудники будут больше сосредотачиваться на краткосрочных целях, чем на долгосрочном росте.

Ежеквартальный

Преимущество ежеквартальной оценки состоит в том, что она требует меньше времени, поскольку она проводится всего 4 раза в год, но при этом обеспечивается частая обратная связь. Сбор отзывов в течение квартала позволяет провести более всесторонний обзор и сосредоточиться на долгосрочных стратегических целях.

С другой стороны, при квартальном цикле ваша обратная связь с сотрудниками может запаздывать. Это может помешать улучшениям. Работникам также приходится дольше ждать формального положительного признания.

Годовой или полугодовой

Для более полной оценки многие компании выбирают годовой или полугодовой (то есть два раза в год) обзор эффективности. Это позволяет проводить долгосрочную оценку работы сотрудника и более глубоко ставить цели и планировать карьерный рост. Это также снижает административную нагрузку, поскольку проверки проводятся только один или два раза в год.

Однако при менее частой официальной обратной связи корректировка курса или повышение производительности могут занять больше времени.

Кто проводит оценку эффективности сотрудников?

Как правило, менеджеры проводят обзоры эффективности при поддержке отдела кадров или другого руководства.

Как руководитель вы лучше всех знаете работу своих сотрудников. Кроме того, отношения сотрудника с вами, скорее всего, крепче, чем с отделом кадров или вашим начальником. В большинстве компаний после того, как процесс оценки эффективности задокументирован, он контролируется отделом кадров.

Почему важны обзоры производительности?

Люди часто находят отзывы о производительности пугающими. Официальная встреча для обсуждения производительности с боссом может вызвать беспокойство. Тем не менее, обзоры эффективности выполняют важную функцию, и к ним следует относиться как к положительному опыту.

Обзоры эффективности дают вам возможность поделиться отзывами — как конструктивными, так и положительными — со своими непосредственными подчиненными.

Это также возможность согласовать цели и ожидания , чтобы ваши сотрудники покидали встречу с ясностью и пониманием своего карьерного роста.

Кроме того, обзоры — это отличная возможность отметить высокую эффективность и достижения. Обзор эффективности может служить катализатором для продвижения высокоэффективных сотрудников и дает возможность подумать о планировании преемственности.

Конечно, обзор производительности — это также время, чтобы связаться с сотрудниками, которые не работают в соответствии с ожиданиями . Открытое и честное обсуждение ожиданий и недостатков сотрудника может помочь вам разработать стратегии для улучшения или понять потребности в дополнительном обучении.

Как провести эффективный обзор эффективности сотрудников

Чтобы ваши обзоры эффективности были эффективными и мотивирующими, следует помнить несколько советов.

Встречайтесь с сотрудниками наедине, а лучше лично

Оценки эффективности работы сотрудников нервируют и могут быть эмоциональными, поэтому личный подход имеет значение . Держите обзор в уединенном месте, например, в вашем офисе, чтобы обеспечить конфиденциальность. Также лучше провести проверку лично, но если это невозможно, попробуйте видеовстречу.

Разговор лицом к лицу — будь то по видео или лично — ограничивает недопонимание, недопонимание и отвлекающие факторы.

Будьте конкретными и подробными

Один из самых важных советов по обзору производительности — быть конкретным. Точно так же, как обратная связь никогда не должна быть неожиданностью, она также никогда не должна быть двусмысленной. Дайте сотрудникам необходимую ясность в отношении их работы, обсудив с ними конкретные примеры.

Это касается как положительной, так и конструктивной обратной связи. Приводить конкретные примеры достижений так же важно, как и четко указывать области улучшения. Конкретная обратная связь дает понять, что ваша оценка основана на фактах.

Вот несколько полезных примеров словесных формулировок аттестации сотрудников до и после :

• «Вы работаете слишком медленно, и это не соответствует ожиданиям». → «Мы рассчитываем, что вы будете упаковывать 70 виджетов в час, а в среднем у вас было 50 в час. Чтобы оправдать ожидания от этой роли, вам нужно в среднем 70 в час».

• «Ты отлично помогаешь команде». → «Вы потратили 25% своего времени в этом году, помогая нам обучать новых сотрудников. Вы взяли на себя инициативу сделать это самостоятельно, и новые сотрудники освоились на неделю быстрее, чем раньше. Отличная работа!"

Будьте честны, прямолинейны и добры

Не всегда легко давать конструктивную обратную связь, но оценка эффективности предназначена для того, чтобы помочь сотрудникам расти. Таким образом, быть честным в отношении производительности является ключевой частью процесса и одним из самых важных советов по оценке эффективности для менеджеров.

Для этого помните о своей цели: научить своих сотрудников быть лучшими из них.

Подготовка к этому начинается задолго до обзора. Первый шаг — построить прочные отношения с течением времени и показать своим сотрудникам, что вы заботитесь об их росте. Вы можете добиться этого, проводя регулярные встречи с работниками, предоставляя им возможности роста и развития, такие как обучение и наставничество, а также ежедневно демонстрируя сочувствие.

Затем, во время оценки эффективности, убедитесь, что ваши отзывы честны, прямолинейны и добры. Вот некоторые способы достижения этого:

• Использование «Я» высказываний . Это может помочь вам не звучать так, будто вы указываете пальцем или обвиняете сотрудника.
  • Например: «Вы заставляете своих коллег чувствовать себя плохо, когда говорите о них на собраниях». → «На наших последних двух встречах я заметил, что вы говорили с некоторыми из ваших коллег, что мешало им полностью делиться своими мыслями».

• Делюсь примерами . Это контекстуализирует обратную связь и помогает сотрудникам увидеть, в чем они преуспели, а где им нужно улучшиться.
  • Например: «Ты никогда не приходишь вовремя». → «Я вижу, что за последний квартал вы опоздали как минимум на 15 минут в 20% запланированных смен».

• Избегание субъективизма . Будьте честны и объективны в своем языке, вместо того, чтобы использовать абсолюты, такие как «всегда» или «никогда», или капризы, такие как «хорошо» или «плохо».
  • Например: «Ты всегда делаешь ошибки». → «Я заметил, что ваши последние 3 отчета содержали некоторые ошибки, из-за которых остальной команде было трудно понять ваши точки зрения».

• Делимся предложениями по улучшению . Настройте сотрудников на успех с помощью действенных предложений и ‌ресурсов, которые помогут им стать лучше.
  • Например: «Тебе нужно стать лучше в презентациях». → «Я обнаружил, что ваша последняя презентация была не такой ясной и структурированной, как могла бы быть. Я пришлю вам по электронной почте некоторые ресурсы по публичным выступлениям, которые я рекомендую вам просмотреть. Давайте также устроим тренировку один на один на следующей неделе».

Мы также рекомендуем избегать «сэндвича с комплиментом», так как он может показаться бесполезным и неэффективным. Это когда вы делитесь положительными отзывами, затем отрицательными, а затем снова положительными отзывами. Вместо этого рассмотрите возможность разбить обзор производительности на раздел о достижениях и раздел о областях улучшения.

Не позволяйте предвзятости просочиться

Может быть легко непреднамеренно использовать предвзятый язык в обзорах производительности. Например, такие дескрипторы, как «резкий» или «приятный», могут иметь негативное значение для женщин. Хотя предвзятость в худшем случае может привести к расизму или дискриминации по возрасту, помните о других распространенных предубеждениях.

Менеджеры могут предложить более благоприятный отзыв тому, с кем они чувствуют близость (предвзятость похожего на меня) или тому, с кем они недавно провели много времени (предвзятость новизны).

Если менеджер сильно ценит определенную черту или навык, он может попасть в ловушку эффекта ореола или рога — дать отличную оценку тому, кто воплощает в себе это умение, или плохую оценку тому, кто этого не делает, даже если это не связано с работа.

Использование примеров и обеспечение честности и объективности ваших отзывов — отличные способы избежать предвзятости во время оценки эффективности. Сделайте еще один шаг вперед, собрав отзывы из нескольких источников, чтобы убедиться, что ваша оценка сотрудника не искажается вашей личной точкой зрения. Поговорите с коллегами сотрудника, непосредственными подчиненными и другими руководителями.

Не забудьте попросить оставить отзыв о своей работе

Потратьте несколько минут на то, чтобы запросить обратную связь от своих сотрудников : есть ли способы, которыми вы могли бы лучше поддерживать или признавать их? Что поможет им добиться большего успеха?

Обязательно выслушайте и серьезно отнеситесь к их отзывам. Если вы вносите какие-либо изменения, установите напоминание, чтобы зайти через несколько недель или месяцев, чтобы узнать, как идут дела.

Завершите с чувством ободрения и ясным путем вперед

Независимо от того, был ли обзор положительным или отрицательным, закончите его на положительной ноте . Повторите общие пункты оценки и то, что вы ожидаете в будущем. Четко объясните, чего вы ожидаете и спросите у сотрудника, что ему нужно от вас.

Они должны уйти с чувством ободрения, поддержки и того, что им есть над чем работать, даже если сам отзыв не был полностью положительным.

Сообщите им, когда вы снова зарегистрируетесь, и поблагодарите их за встречу с вами и обсуждение их работы. Вы также можете связаться с ними по электронной почте или в прямом сообщении, чтобы сообщить им, что вы цените их время и усилия.

Делитесь отзывами между отзывами

Одно из самых важных правил оценки производительности состоит в том, что она никогда не должна удивлять . Не заставайте своих сотрудников врасплох, предоставляя обратную связь в течение года. Ваши сотрудники оценят прозрачность, а регулярная обратная связь поможет им скорректировать курс по мере необходимости.

Это также поможет вам написать официальную оценку эффективности. Делайте заметки на протяжении всего периода проверки и документируйте отзывы по мере их предоставления. Это избавляет вас от необходимости запоминать все самостоятельно и гарантирует, что ваши сотрудники получат полную и справедливую оценку.

Примеры оценки эффективности сотрудников: основные направления и вопросы

Специфика различается в разных организациях, но во всех обзорах эффективности есть общие элементы. Используйте приведенные ниже примеры основных направлений и вопросов в качестве отправной точки, чтобы определить, как оценивать сотрудников при их следующей проверке.

• Ролевая компетентность: знает ли сотрудник о требованиях своей роли и выполняет ли их? Соответствует ли их работа ожиданиям, предъявляемым к должности, или превосходит их? Обратитесь к описанию работы или карьерной лестнице, чтобы оценить, как ваш сотрудник справляется с ней.

• Лидерство: Подает ли сотрудник пример и проявляет инициативу? Делятся ли они знаниями с другими членами команды? Предлагают ли они новые идеи и решения?

• Метрики и KPI: способен ли сотрудник достичь целей своей должности? Если для их роли есть определенные ключевые показатели эффективности (KPI), соответствуют ли они им или превышают их? Каким образом сотрудник выходит за рамки?

• Командная работа и сотрудничество: как сотрудник сотрудничает? Регулярно ли они ищут и предлагают обратную связь и учатся на идеях членов команды? Работают ли они над достижением общей цели команды или компании?

• Обслуживание клиентов. Довольны ли клиенты, клиенты или заинтересованные лица сотрудника предоставляемой услугой?

• Воздействие: есть ли примеры влияния сотрудника на команду, отдел или компанию?

• Коммуникация: общается ли сотрудник четко и эффективно на всех уровнях, включая активное слушание и быстрые ответы?

• Ценности компании: воплощает ли сотрудник ценности и принципы компании?

Вы можете сэкономить время и силы в процессе оценки производительности, используя шаблон . Мы предоставили один для вас ниже.

Образец шаблона обзора эффективности сотрудников

Как подготовиться к обзору эффективности

Подготовка к обзору производительности не должна быть сложной, но важно быть усердной. Вам нужно:

Установите цели

Четко определите цели проверки и то, чего вы надеетесь достичь . Это может быть решение проблем с производительностью, обсуждение развития карьеры или признание хорошо выполненной работы.

Сохраняйте и пересматривайте документацию

Точно так же, как вы хотите документировать текущую обратную связь, не забывайте документировать официальные отзывы. Надлежащее ведение записей позволяет вам обращаться к прошлым обзорам и отслеживать документацию любых проблем с производительностью.

Перед обзором просмотрите прошлые и текущие данные о производительности и подготовьте конкретные примеры, которые будут сопровождать ваши отзывы. Рассмотрите возможность получения информации от коллег ваших сотрудников, непосредственных подчиненных и других руководителей.

Разберитесь с рейтинговой системой

Все сотрудники должны оцениваться по одной шкале . Многие компании используют 5-балльную шкалу для оценки эффективности сотрудников. Точная шкала варьируется в зависимости от организации, но общая разбивка шкалы может выглядеть следующим образом:

• 5 – Часто превосходит ожидания
• 4 – Иногда превосходит ожидания
• 3 – оправдывает ожидания
• 2 – Иногда оправдывает ожидания
• 1 – Не оправдывает ожиданий

Вы и другие менеджеры должны проводить сеансы калибровки , чтобы обеспечить согласованность оценок сотрудников. Во время этой встречи каждый менеджер может объяснить причину оценок своей команды и убедиться, что решения объективны и справедливы.

Обеспечить обучение менеджеров

Чтобы обеспечить справедливый процесс для всех сотрудников, менеджеры должны пройти обучение оценке эффективности. Это хорошая идея, чтобы освежить информацию перед каждым обзором, чтобы информация была свежа в памяти каждого. Это также хорошее время, чтобы высказать любые юридические соображения, такие как недопущение предвзятости и дискриминации и соблюдение правил конфиденциальности.

Приходите, чтобы просмотреть сеансы, открытые и целенаправленные

Готовясь к обзору производительности, будьте готовы получить отзывы о своей работе. Хотя может быть трудно услышать конструктивную обратную связь, сохраняйте позитивный настрой и поддерживайте открытый диалог.

Обзоры производительности не всегда бывают простыми, так что будьте готовы и к неожиданным поворотам . Не удивляйтесь, если сотрудник плохо отреагирует, задаст агрессивные вопросы или даже заплачет. Сохраняйте спокойствие и нейтралитет, насколько это возможно, и делайте все возможное, чтобы вернуть разговор к их выступлениям. Сосредоточьтесь на объективных фактах, а не на субъективных утверждениях, мнениях и чувствах.

Наконец, очистите свой календарь. Обзор — это двусторонний доверительный разговор, поэтому крайне важно не отвлекаться и не торопиться с обзором, чтобы выполнить еще одно обязательство.

Как программное обеспечение для управления производительностью может помочь

Хотя шаблон может помочь, еще эффективнее использовать программное обеспечение для управления производительностью.   для проведения аттестации сотрудников. Отличным вариантом является Connecteam, который предлагает набор инструментов для всего жизненного цикла сотрудников, включая управление производительностью.

Это программное обеспечение позволяет документировать отзывы и обзоры, обеспечивать признание сотрудников и с легкостью планировать обзоры. Это также поможет вам:

Признайте сильную производительность

Вы знаете, как важна регулярная обратная связь и признание, а надежное программное обеспечение для управления эффективностью позволяет вам поощрять и признавать заслуги своих сотрудников. С помощью Connecteam, например, вы можете отмечать годовщины или другие важные события , хвалить за отличную работу и даже отправлять сотрудникам цифровые жетоны, которые они могут обменять на награды, такие как подарочные карты.

Документ производительности

Используя программное обеспечение для документирования производительности и отзывов по мере их поступления, вы обнаружите, что подготовка обзоров производительности не составляет труда. Например, Connecteam позволяет вам отслеживать успехи и достижения сотрудников и делиться новостями обо всем, от достижений KPI до историй успеха клиентов. Вы также можете использовать временные шкалы сотрудников , чтобы держать прошлые обзоры производительности, изменения оплаты и достижения прямо у вас под рукой.

Легко делитесь важной информацией

Нужно сообщить о предстоящих обзорах? Правильное программное обеспечение для управления эффективностью будет включать в себя инструменты связи , которые позволят вам отправлять информацию всей вашей компании за считанные секунды, сводя к минимуму путаницу и держа всех в курсе. Вы можете упростить проверку производительности, поделившись документацией по процессу, советами по оценке производительности для сотрудников и напоминаниями о крайних сроках.

Например, инструменты связи Connecteam включают в себя чат в приложении и ленту обновлений . Вы можете делиться информацией и объявлениями — в письменной форме, в видео или даже в забавных GIF-файлах — с конкретными сотрудниками, группами людей, командами или всей организацией одновременно.

Начните работу с Connecteam бесплатно уже сегодня!

Соберите информацию о вовлеченности сотрудников

Как менеджер, вы захотите понять мысли своих сотрудников, будь то процесс оценки производительности или их общее удовлетворение. Времени для обсуждения этого во время самого обзора не так много, но вы можете использовать программное обеспечение для повышения производительности, чтобы собрать всю информацию.

С помощью программного решения, такого как Connecteam, вы можете создавать опросы и опросы за считанные секунды, а затем отправлять их своим сотрудникам для заполнения в режиме реального времени. На некоторых платформах также есть функции форм и ящиков для предложений, чтобы получить еще больше отзывов от ваших сотрудников.

Вы можете использовать эти данные, чтобы усовершенствовать свой подход к оценке эффективности и внести существенные улучшения в компании.

Заключение

Теперь вы вооружены всем необходимым для проведения эффективных и действенных обзоров производительности сотрудников. Используя передовой опыт и шаблон проверки производительности, описанные в этой статье, вы будете готовы к проверкам, и ваши сотрудники больше никогда не останутся в неведении относительно своей производительности.

По мере того, как вы проходите процесс обзора, обратите внимание на возможности повышения эффективности и помните, что программное обеспечение для управления эффективностью может быть очень полезным инструментом. Если вы хотите интегрировать программное обеспечение для управления эффективностью в процесс проверки, рассмотрите возможность использования Connecteam в качестве комплексного решения для управления эффективностью.

Часто задаваемые вопросы

Что такое 5-бальная шкала оценки работы?

Многие компании используют 5-балльную шкалу для оценки эффективности сотрудников. Хотя в разных компаниях она может различаться, общая разбивка шкалы выглядит следующим образом:

• 5 – Часто превосходит ожидания
• 4 – Иногда превосходит ожидания
• 3 – оправдывает ожидания
• 2 – Иногда оправдывает ожидания
• 1 – Не оправдывает ожиданий

Каковы золотые правила оценки эффективности?

Менеджеры должны подготовиться заранее, отслеживая работу сотрудников в течение всего периода проверки. Они должны выделить достаточно времени для разговора о производительности и быть готовы ответить на вопросы сотрудника.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь