Полное руководство по управлению записями сотрудников + лучшие инструменты

Между табелями учета рабочего времени, платежными ведомостями и отчетами о производительности управление записями сотрудников может быть непосильной задачей для большинства отделов кадров. И не всегда легко сделать это правильно.

В лучшем случае плохое управление записями доставляет неудобства, затрудняя поиск документов, когда они вам нужны. В худшем случае это становится ответственностью с серьезными юридическими последствиями. Вот почему важно использовать эффективную систему управления записями сотрудников.

Программное обеспечение для управления кадровой документацией идеально подходит для этого. Это экономит ваше время и усилия, автоматизируя процессы ведения записей и поиска. Это дает вам доступ к HR-документам из любого места, сохраняя их в соответствии с вашими обязательствами по соблюдению требований. Кроме того, упрощается актуализация и точность документов сотрудников.

В этой статье мы объясним, как настроить систему управления делами сотрудников и лучшие цифровые инструменты, которые помогут вам в этом.

Что такое ведение кадрового делопроизводства?

Управление записями сотрудников относится к управлению жизненным циклом записей сотрудников в соответствии с соответствующими законами и правилами. Также называется управлением кадровыми документами и включает в себя хранение, доступ, обработку и уничтожение документов сотрудников.

Лучший способ управлять записями сотрудников — это система управления документами. Как правило, основанная на программном обеспечении система управления документами хранит, упорядочивает и отслеживает документы в электронном виде.

Типы записей о сотрудниках

Записи сотрудников включают в себя:

• Личная информация , например полные имена, адреса, реквизиты банковского счета и контакты для экстренных случаев.
• Медицинская информация , включая медицинские записи, письма врачей, информацию об инвалидности и запросы на приспособления.
• Записи о приеме на работу , такие как описания вакансий, заявления, резюме, заметки о собеседованиях, письма с предложениями и проверки рекомендаций.
• Истории трудоустройства , такие как записи о приеме на работу, информация о приеме на работу и формы I-9.
• Заработная плата и льготы , включая табели учета рабочего времени, отчеты о посещаемости, налоговые документы, планы медицинских льгот и формы регистрации льгот.
• Кадровые записи , включая предупреждения или другие дисциплинарные меры, награды и документы об увольнении, такие как выходные собеседования.
• Записи о профессиональном развитии , включая обзоры производительности, продвижение по службе и документы о переводе.
• Оставлять записи , включая запрошенные и утвержденные отгулы.
• Контракты и соглашения , такие как трудовые договоры, соглашения о конфиденциальности и подписанные руководства для сотрудников.
• Кадровые документы , такие как письменные политики.
• Записи по технике безопасности , включая учебные материалы по технике безопасности, отчеты об инцидентах и ​​документы о компенсации работникам.
• Учебные материалы, профессиональные лицензии и сертификаты.

Почему важно эффективное управление записями?

Это необходимо для соблюдения требований

Система управления делами сотрудников часто требуется по закону. К предприятиям применяется ряд законов о ведении учета. Это требует от работодателей вести точный учет сотрудников в течение определенного времени, известного как «период удержания».

В США существует несколько федеральных законов, обязывающих работодателей вести учет сотрудников. К ним относятся:

• Закон о возрастной дискриминации
• Закон о равной оплате труда
• Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA)
• Закон о семейном отпуске и отпуске по болезни (FMLA)
• Закон о безопасности и гигиене труда (Закон об охране труда)
• Раздел VII Закона о гражданских правах

Например, в соответствии с FLSA работодатели должны хранить любые записи, используемые для расчета заработной платы, включая табели учета рабочего времени и графики, в течение двух лет.

Существуют также законы и постановления о ведении учета на уровне штата и на местном уровне. Они устанавливают различные сроки хранения и требования к хранению.

Очень важно, чтобы вы понимали свои юридические обязательства в отношении записей о сотрудниках, чтобы избежать штрафов. Это может включать сложную правовую базу, поэтому вам следует обратиться за профессиональной консультацией по законам, применимым к вашему бизнесу.

Надежно хранит конфиденциальную информацию

Управление документами сотрудников включает в себя обработку личной информации сотрудников. Это включает в себя их банковские реквизиты, налоговую информацию и медицинские документы. Эти конфиденциальные документы часто регулируются законами о защите персональных данных. Поэтому очень важно, чтобы вы хранили их надежно и чтобы к ним могли получить доступ только соответствующие люди.

Хорошая система управления записями идеально подходит для защиты конфиденциальных документов. Системы управления цифровыми документами, в частности, предлагают ряд функций безопасности. К ним относятся защита паролем, шифрование, управление разрешениями и история доступа.

Подобные функции обеспечивают доступ к документам только ‌утвержденным людям. Они также создают цифровую карту истории документа, показывающую, когда он был создан, кто и когда к нему обращался.

Такие меры безопасности, как контроль доступа и шифрование, помогают снизить риск кибератак или утечки данных. Контроль версий также может обнаруживать попытки взлома вашей системы управления документами, что позволяет вам быстро реагировать.

Это повышает эффективность и поддерживает соответствие вашего бизнеса

Ручное управление записями может занять много времени. Это включает в себя поиск в шкафах для документов или единиц хранения, содержащих сотни или тысячи документов, чтобы найти тот, который вы ищете. В опросе Wakefield Research 54% респондентов заявили, что тратят больше времени на поиск необходимых документов, чем на ответы на электронные письма или сообщения.

Программное обеспечение для управления записями оцифровывает процесс хранения и поиска документов. Благодаря централизованному хранению и упорядочению цифровых файлов вы можете быстро и легко найти нужные документы. Таким образом, ваше время освобождается для более важной работы.

Наличие быстрого доступа к документам также важно для подготовки документов для аудиторских отчетов или других нормативных целей. Это также имеет отношение к реагированию на жалобы или судебные иски. В таких ситуациях часто возникают крайние сроки, поэтому быстрый поиск документов имеет решающее значение.

Управление цифровыми записями также позволяет автоматизировать некоторые этапы процесса управления записями, например категоризацию и хранение документов. Это позволяет выполнить работу быстрее, чем ручная работа с документами. Это также снижает риск человеческой ошибки, включая случайное уничтожение документов.

Это улучшает обмен информацией

Хорошо организованные и доступные документы облегчают обмен информацией с нужными людьми в вашей организации.

Благодаря централизованному хранению документов сотрудники всегда имеют доступ к документам, необходимым им для работы. Это также позволяет избежать дублирования работы. Сотрудники могут проверить, существует ли документ перед его созданием.

Кроме того, эффективная система управления документами упрощает совместную работу сотрудников. Они могут обмениваться документами и обновлять их в режиме реального времени.

Это также помогает вашей команде быстрее принимать лучшие бизнес-решения. У каждого всегда под рукой самая актуальная информация для принятия взвешенных решений.

Как настроить систему управления цифровыми документами

Классифицируйте свои кадровые документы

Первым шагом при настройке системы управления документами является определение типов файлов HR, которые необходимо хранить. Чтобы упростить регистрацию, разбейте их по категориям. Например, записи о персонале, записи о безопасности, записи об обучении и жалобы.

Подобная систематизация документов упрощает их хранение, особенно если в вашем программном обеспечении для управления записями есть функция автозаполнения. Это также гарантирует, что документы хранятся отдельно, что упрощает назначение прав доступа к ним.

Установить права доступа

Затем вы можете решить, кому нужен доступ к каждому типу документа. Как правило, чем более конфиденциальны записи, тем меньше людей нуждаются в доступе к ним.

Менеджеры по персоналу обычно имеют доступ к широкому кругу записей о сотрудниках. Например, они должны иметь возможность просматривать платежные ведомости, а также личную и медицинскую информацию сотрудников.

С другой стороны, сменный работник не нуждается в доступе к этой информации. Вместо этого им нужен доступ к формам, отчетам о безопасности и кадровым политикам.

Установив разрешения, вы можете контролировать, кто имеет доступ к тому или иному документу. Таким образом, хотя все сотрудники отдела кадров могут просматривать записи о заработной плате и сотрудниках, вы можете запретить всем остальным сотрудникам открывать их.

Важно проверить соответствующее законодательство в отношении разрешений на документы. Некоторые законы определяют, кто может получить доступ к определенным документам или информации, содержащейся в записях сотрудников.

Определите периоды хранения и триггерные события

Затем определите, как долго вы будете хранить типы документов и когда часы начнут работать в это время (т. е. триггерное событие). Например, триггерные события могут включать в себя создание записи, дату оценки эффективности или увольнение сотрудника.

Периоды хранения и триггерные события часто определяются законом. Например, в США на федеральном уровне работодатели обязаны хранить:

• Заявления о приеме на работу и резюме на 1 год.
• Сведения о заработной плате в течение 3 лет после их создания.
• Записи Управления по безопасности и гигиене труда (OSHA) за 5 лет после года, к которому относятся записи.

Ознакомьтесь с законами и постановлениями на федеральном уровне и уровне штата, применимыми к вашему бизнесу.

Хотя вы можете хранить записи по истечении установленного законом срока хранения, лучше регулярно удалять просроченные записи. Хранение записей без необходимости может затруднить управление документами. Они могут увеличить затраты на хранение документов и замедлить извлечение документов, особенно печатных копий.

Вам также необходимо решить, как распоряжаться документами по истечении срока хранения. Решения для управления цифровыми записями обычно автоматизируют этот процесс. Они надежно уничтожают электронные записи по истечении срока их действия, чтобы их нельзя было восстановить.

Если у вас также есть физические записи, подумайте, можете ли вы просто выбросить документы или их нужно безопасно утилизировать. Возможно, вам придется нанять компанию по уничтожению документов со строгими процедурами цепочки хранения для сбора, уничтожения и уничтожения конфиденциальных документов, например, содержащих личные данные сотрудников.

Добавьте дополнительные меры безопасности

Наконец, рассмотрите способы повышения безопасности вашей системы управления документами.

В системе управления цифровыми записями вы можете устанавливать права доступа в соответствии с типом документа. Но вы также должны проверить, что записи сотрудников зашифрованы. Это означает, что они защищены от чтения или редактирования, если третье лицо получит к ним доступ, пока ваши сотрудники используют их, обмениваются ими или загружают их.

В качестве дополнительного уровня безопасности вы также можете добавить пароли или двухфакторную аутентификацию для пользователей, получающих доступ к определенным документам.

Регулярное резервное копирование записей ваших сотрудников также важно на случай, если ваша система выйдет из строя. Используйте зашифрованные файлы для хранения цифровых резервных копий на защищенных локальных или облачных серверах. Резервные копии в бумажном виде следует хранить в запирающихся шкафах для документов или в запертом хранилище.

Еще один способ защитить вашу систему управления документами сотрудников — обучить ваших сотрудников безопасности данных, например, с помощью онлайн-курсов обучения. Это помогает им понять риски и способы выявления потенциальных киберугроз, которые могут поставить под угрозу записи сотрудников.

Другие лучшие практики, о которых следует помнить

Понимание прав ваших сотрудников

Помимо законов о хранении документов и сроках хранения, важно понимать права сотрудников в отношении их записей.

Законы о защите персональных данных дают сотрудникам право знать, как их персональные данные собираются, обрабатываются и передаются. Убедитесь, что и ваш отдел кадров, и ваши сотрудники проходят обучение по этому вопросу. Например, проведите серию вебинаров по защите персональных данных и убедитесь, что вы указали эту тему в своем справочнике для сотрудников. Это поможет каждому в вашей организации понять свои права и обязанности по защите персональных данных.

Также важно настроить процессы, позволяющие сотрудникам запрашивать доступ или изменение их личной информации, например, через онлайн-форму. В руководстве по политикам и процедурам укажите, какое лицо или отдел отвечает за это, чтобы сотрудники знали, к кому обратиться.

Разработайте четкие, письменные политики и процессы управления документами

Ваш план управления документами должен поддерживаться письменными политиками и процессами. Они помогут вашему отделу кадров в том, как создавать, организовывать и хранить записи о сотрудниках.

Когда вы пишете, обязательно объясните различные типы документов сотрудников, как хранить эти документы, кто имеет к ним доступ, а также когда и как их следует уничтожить.

Также важно поделиться этими политиками и процессами со своими сотрудниками. Вы можете сделать это, включив их в свое руководство по политикам и процедурам, включив их в свой процесс адаптации и регулярно отправляя электронные письма всей компании, чтобы напомнить сотрудникам о процедурах ведения учета.

Записав это руководство и доведя его до своей команды, вы обеспечите согласованность управления записями в вашей организации. Это также дает вашему отделу кадров удобную точку отсчета, чтобы они могли принимать правильные решения при работе с записями сотрудников.

Будьте в курсе соблюдения законодательства

Законы и правила, касающиеся управления записями, часто меняются. Это особенно верно, когда речь идет о развитии технологий управления цифровыми записями.

Следите за тем, чтобы быть в курсе этих изменений и корректируйте свои политики и процедуры по мере необходимости. Поступая таким образом, вы можете ограничить риск несоблюдения требований, которое может привести к штрафам или судебным искам.

Регулярно просматривайте записи о сотрудниках

Информация о сотрудниках регулярно меняется, часто в результате текучести кадров, продвижения по службе и изменения личных обстоятельств. Внедрите системы для регулярной проверки ваших записей о сотрудниках, чтобы убедиться, что они содержат точную информацию.

Инструменты управления цифровыми записями часто имеют функции, помогающие в этом. Например, вы можете настроить повторяющееся ежегодное напоминание членам команды, чтобы они обновили свои личные данные и контактные данные для экстренных случаев.

3 лучших инструмента управления документами сотрудников

Имея широкий выбор программного обеспечения для управления записями сотрудников, может быть трудно выбрать лучшее для вашего бизнеса. Вот наши рекомендации по трем лучшим инструментам управления документами.

Connecteam упрощает управление всеми типами документов сотрудников от их создания до их утилизации. Функции управления документами Connecteam надежно хранят конфиденциальные документы, упрощают ваши операции и помогают вам соответствовать требованиям.

Используя полнофункциональное мобильное приложение Connecteam, вы и ваши сотрудники можете загружать документы на ходу. Затем вы можете получить доступ к записям сотрудников из их безопасного местоположения через централизованную панель инструментов.

Кроме того, Connecteam предлагает неограниченное хранилище. Храните столько, сколько необходимо, и сохраняйте документы столько, сколько требуется по закону.

Благодаря встроенному командному чату Connecteam также позволяет вам обмениваться документами и обсуждать их с вашими сотрудниками в режиме реального времени. Существуют также расширенные функции уведомлений, которые вы можете использовать, чтобы ваши документы были актуальными и точными. Например, Connecteam может уведомить вас об истечении срока действия трудовых договоров.

Разрешения на доступ и сквозное шифрование дополнительно защищают конфиденциальные документы сотрудников, предотвращая утечку данных.

Connecteam также имеет интуитивно понятный интерфейс и всестороннюю поддержку клиентов. Вашей команде будет легко начать работу, и они могут легко связаться со службой поддержки, если у них возникнут какие-либо вопросы или проблемы.

Но Connecteam — это гораздо больше, чем просто приложение для управления делами сотрудников. Это комплексное цифровое решение для управления сотрудниками, которое включает в себя функции планирования, общения, признания сотрудников и обучения.

Это также очень доступное решение для управления документами. Бесплатный план Connecteam для малого бизнеса предоставляет до 10 пользователям доступ к самым популярным функциям, включая управление документами сотрудников. Платные планы начинаются с 29 долларов в месяц для 30 пользователей, а затем всего 0,50 доллара в месяц за каждого дополнительного пользователя.

Цены

• Всего от 29 долларов в месяц для первых 30 пользователей.
• Бесплатная 14-дневная пробная версия
• Доступен бесплатный план

DynaFile — это программное обеспечение для управления облачными документами, которое можно использовать для управления файлами сотрудников. Он предоставляет централизованное хранилище данных через Интернет и оцифровывает процессы управления записями предприятий.

Он включает в себя функцию автоматического сканирования, которая поддерживает пакетное сканирование большого количества документов. Пользователи также могут обмениваться файлами через общедоступные или частные ссылки на документы.

DynaFile присваивает файлам штрих-коды во время сканирования, которые впоследствии можно использовать для поиска записей. Он также предлагает функцию, которая позволяет автоматически подавать документы.

Другие функции включают права доступа пользователей, элементы управления администратором и электронные подписи. Однако DynaFile не предлагает мобильного приложения.

Цены

• Свяжитесь с продавцом, чтобы узнать цену
• Пробная версия: нет
• Бесплатный план: Нет

Avokaado — это цифровой инструмент для управления жизненным циклом контрактов. Это помогает пользователям составлять, вести переговоры, подписывать и управлять своими контрактами.

Пользователи могут составлять контракты на основе автоматизации на основе пунктов и шаблонов. Они также могут автоматизировать отслеживание сроков и устанавливать напоминания о важных датах, касающихся документов, таких как даты продления.

Avokaado использует частное облачное хранилище. Это позволяет работодателям отслеживать исходные контракты или контракты на основе шаблонов и сотрудничать с ними. Платформа также позволяет пользователям управлять доступом к файлам и добавлять электронные подписи к контрактам.

Avokaado — это автономная система управления контрактами. Однако он предлагает интеграцию с существующим программным обеспечением пользователей, включая Persona и Salesforce.

Цены

• От 312,40 долларов в месяц (цены указаны только в евро: 290 евро в месяц).
• Пробная версия: Да
• Бесплатный план: Да

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей статьей о 10 лучших программах для управления кадровыми документами.

Решение для управления цифровыми записями для вашего бизнеса

Программное обеспечение для управления записями сотрудников — лучший способ хранить и получать доступ к записям ваших сотрудников. Это позволяет вам делать это быстро и легко, с уровнем безопасности, с которым не может сравниться ручная обработка данных.

Одним из наиболее важных аспектов управления записями ваших сотрудников является понимание ваших юридических обязательств. Ознакомьтесь с законами и постановлениями на федеральном уровне и уровне штата, чтобы узнать, какие записи вы должны хранить, как долго вы должны их хранить и кто имеет к ним доступ.

Затем вы можете настроить систему управления цифровыми документами, которая не только соответствует требованиям законодательства, но и отвечает потребностям вашего бизнеса.