Как использовать систему обмена сообщениями для сотрудников для лучшего общения на рабочем месте

В сегодняшней среде рассредоточенных и безработных сотрудников эффективное общение с вашими сотрудниками является более сложной задачей, чем когда-либо. Многие сотрудники большую часть дня находятся на выезде или работают в разных часовых поясах, поэтому традиционные способы связи не всегда работают. Система обмена сообщениями для сотрудников может помочь вам решить эти проблемы, чтобы вы могли общаться со своими сотрудниками независимо от того, где и когда они работают.

Что такое система обмена сообщениями для сотрудников?

Система обмена сообщениями сотрудников — это инструмент для общения со всеми в вашей организации с использованием центральной платформы. С помощью системы обмена сообщениями для сотрудников вы можете общаться с помощью мгновенных сообщений, чатов, голосовых вызовов, досок объявлений, социальных сетей и многого другого. Сотрудники могут легко обмениваться информацией, сотрудничать и управлять повседневными задачами.

Особенности эффективной системы обмена сообщениями для сотрудников

Не все системы обмена сообщениями для сотрудников одинаково полезны. Чтобы получить максимальную отдачу от вашего, ищите решение, которое имеет следующие функции:

Удобный интерфейс

Если пользовательский интерфейс вашей системы обмена сообщениями неуклюж и устарел, вам будет трудно заставить своих сотрудников использовать его. Хорошая система обмена сообщениями будет неотъемлемой частью почти каждого рабочего процесса, поэтому выбор системы, простой в использовании, должен быть главным приоритетом.

В идеале система должна иметь интуитивно понятный дизайн — каждый должен иметь возможность разобраться, как она работает с приборной панели или точки доступа. Возможно, вам придется предоставить своим сотрудникам некоторое обучение работе с вашей системой, но это не должно быть настолько сложным, чтобы создавать больше проблем, чем пользы.

Мобильный доступ

Люди используют мобильные устройства гораздо чаще, чем ноутбуки или настольные компьютеры, в частности, работая без рабочего стола. У ваших сотрудников, скорее всего, всегда есть мобильное устройство, поэтому эффективная система позволит им общаться и получать уведомления на свои телефоны или планшеты.

Интеграции

Ваша система обмена сообщениями должна быть включена в вашу повседневную жизнь, чтобы сотрудники могли без труда пользоваться ею в течение всего рабочего дня. Хорошая система будет интегрироваться с инструментами, которые вы уже используете, такими как электронная почта и программное обеспечение для управления проектами.

Настройка

Каждый бизнес уникален, и ваша система обмена сообщениями для сотрудников должна учитывать эти различия, позволяя вам настраивать платформу. Возможность создавать различные каналы или группы на основе проектов, тем и даже общих интересов сделает вашу систему более полезной.

Функциональность поиска

Старые сообщения не обязательно теряют свою значимость по мере того, как новые их хоронят, поэтому «пропало» не должно означать «забыто». Поиск по старым беседам чрезвычайно полезен, когда вам нужна информация о прошлых проектах.

Общий доступ к файлам

Когда ваши сотрудники совместно работают над проектом, возможность обмениваться файлами в системе обмена сообщениями может ускорить прогресс.

Безопасность и конфиденциальность

Вы будете обсуждать конфиденциальную деловую информацию в своей системе обмена сообщениями, поэтому убедитесь, что вы выбрали ту, которая защищает вашу конфиденциальность и предоставляет расширенные функции безопасности.

Как правильно выбрать систему обмена сообщениями для сотрудников

Ваша компания уникальна, как и ваши потребности в общении. Прежде чем вы начнете оценивать поставщиков, подумайте о том, как вы общаетесь в настоящее время и как вы могли бы улучшить свои текущие коммуникации. Вам потребуются другие функции, если ваши сотрудники в основном работают в полевых условиях, чем вам понадобятся, если они все обычно находятся в одном офисе.

Спросите своих сотрудников, что они думают о вашей текущей системе и как бы они предпочли общаться. Когда они чувствуют, что имеют право голоса при выборе системы, они с большей вероятностью внедрят ее и будут вовлечены в ее использование.

Как только вы поймете, чего хотят ваши сотрудники и какие функции могут помочь вам улучшить коммуникацию, вы можете начать сравнивать поставщиков. Найдите функции, которые вы определили как наиболее важные, убедитесь, что ваши данные будут защищены, и сравните цены на нужные вам планы. Многие компании предлагают урезанные бесплатные версии, но это не лучший выбор.

Как использовать системы обмена сообщениями для сотрудников для лучшего общения на рабочем месте

После того, как ваша система будет установлена, вы можете использовать ее для оптимизации своих повседневных бизнес-операций.

Адаптация и ориентация

Вашим сотрудникам предстоит многому научиться, когда они впервые начнут работать с вами. От того, где взять добавку кофе, до освоения своей новой роли, успешная адаптация требует большего, чем просто подписание некоторых HR-форм и просмотр нескольких обучающих видео. Вы хотите, чтобы ваши новые сотрудники перенимали культуру и ценности вашей компании по мере того, как они осваивали основы. Вы также не хотите, чтобы они стояли и ждали, пока кто-нибудь скажет им, что делать дальше.

Ваша система обмена сообщениями для сотрудников может упростить процесс адаптации и помочь новым сотрудникам ассимилироваться в своих рабочих группах. Многие различные отделы должны быть вовлечены в процесс привлечения новых сотрудников.

Рабочий процесс адаптации в вашей системе обмена сообщениями может упростить для разных отделов отслеживание действий по адаптации и ориентации. Таким образом, сотрудники будут точно знать, что от них ожидается и что им следует делать дальше, а менеджерам и вашему отделу кадров не придется дублировать свою работу для каждого сотрудника.

Системы обмена сообщениями также облегчают сотрудникам знакомство с новыми членами команды и общение со своими наставниками и руководителями. Если у них есть вопрос, отправить сообщение быстрее и проще, чем отправить электронное письмо или физически искать их руководителей.

Командное сотрудничество

Ваши сотрудники могут использовать системы обмена сообщениями для совместной работы, быстро обмениваясь идеями, обновлениями и файлами друг с другом. Системы обмена сообщениями обеспечивают общение в режиме реального времени, поэтому ваши команды могут обсуждать и решать проблемы немедленно — без необходимости длинных, затянувшихся потоков электронной почты или личных встреч.

Используйте свою систему обмена сообщениями в качестве центрального хранилища документов и другой информации, связанной с текущими проектами, где все члены команды могут получить к ней доступ. Держа всех в курсе, вы можете избежать недоразумений и противоречивых приоритетов. Надежная система обмена сообщениями будет служить оперативным инструментом управления проектами, позволяя сотрудникам быть в курсе хода выполнения и планировать свои следующие шаги.

Отзывы сотрудников

Открытое общение необходимо для создания позитивной рабочей культуры, в которой сотрудники вовлечены и чувствуют, что их ценят. Обратная связь — это один из способов способствовать более открытому и честному общению между менеджерами и рабочими, а также между коллегами.

Использование ваших внутренних каналов связи для облегчения обратной связи на нескольких уровнях предоставляет всем в вашей компании информацию, необходимую им для повышения эффективности их работы. Менеджеры могут дать сотрудникам обратную связь, чтобы отметить хорошо выполненную работу и указать области для улучшения. Системы обмена сообщениями идеальны, когда общение один на один просто невозможно. Они также отлично подходят для продолжения более формального обзора производительности.

Коллеги могут давать друг другу обратную связь, чтобы признать, что кто-то сделал все возможное. И хотя обратная связь между менеджером и сотрудником и коллегами необходима, не упускайте из виду важность сбора отзывов сотрудников о менеджерах и политике компании.

Заменять сотрудников дорого — в среднем от половины до двух их окладов. Когда вы запрашиваете обратную связь от своих сотрудников и действуете в соответствии с ней, они, как правило, чувствуют себя ценными и с большей вероятностью будут вовлечены в компанию и свою работу. Вы можете сделать это с помощью системы обмена сообщениями несколькими способами.

1. Лента компании дает сотрудникам возможность реагировать в режиме реального времени на события и сообщения. Они могут оставлять комментарии и смайлики в сообщениях, чтобы вы могли почувствовать отношение сотрудников к вашим объявлениям.
2. Вы можете использовать свою систему обмена сообщениями для создания и отправки опросов — от простой проверки пульса до более полных опросов об удовлетворенности сотрудников. Используйте данные, полученные в ходе опросов, для принятия обоснованных решений по улучшению условий работы ваших сотрудников.

Аварийная связь

К счастью, настоящие чрезвычайные ситуации случаются редко для большинства предприятий. Но когда они происходят, они требуют быстрых действий для защиты всех участников. Вы не хотите пытаться разобраться со сложной системой экстренной связи в разгар кризиса.

Вместо этого вы можете использовать свою систему обмена сообщениями для экстренной связи. Заранее установив процедуры реагирования на чрезвычайные ситуации и протоколы безопасности, вы опередите игру в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Вы сможете уведомлять сотрудников о том, какие действия они должны предпринять во время кризиса или стихийного бедствия. Вы также можете отправлять оповещения и убедиться, что все знают, где собраться после пожарной тревоги или эвакуации.

Даже в более мелких чрезвычайных ситуациях ваша система связи может спасти жизнь. Сообщите своим сотрудникам, что им не нужно беспокоиться о попытках добраться до работы по обледенелым дорогам, или присылайте советы по подготовке к чрезвычайным ситуациям во время сезона ураганов.

Планирование смен и напоминания

Быть в курсе меняющихся графиков сложно как для сотрудников, так и для менеджеров. Ваша коммуникационная система может помочь всем отслеживать, предоставляя смены и графики в центральном месте.

Менеджеры могут быстро составлять графики и отправлять напоминания сотрудникам о скором начале их смены. Сотрудники могут переключаться между сменами напрямую, минуя менеджеров. Сотрудники также могут запросить отгул напрямую через систему обмена сообщениями, чтобы не было ошибок или недоразумений. Вы можете дублировать расписания, чтобы избежать повторяющейся работы, и отправлять всем уведомления при публикации нового расписания.

Общение с внештатными работниками

Безрабочие сотрудники могут чувствовать себя отрезанными от остальной команды, если вы не уделяете первостепенное внимание общению. Хотя бесрабочие работники не новы, технологии теперь предлагают средства для общения с ними более эффективно, чем когда-либо. Работники здравоохранения, ресторанного обслуживания, производства и строительства не всегда имеют легкий доступ к электронной почте, который есть у офисных работников, поэтому им нужны более оперативные формы связи.

Системы обмена сообщениями обеспечивают прямой контакт с бесрабочими работниками, чтобы они могли оставаться в курсе событий и чувствовать себя вовлеченными в события компании. Они также могут быстро зарегистрироваться с вопросами или проблемами и сообщить своему руководителю о своем прогрессе, не делая телефонных звонков.

Опрос и обмен информацией

Сообщайте своим сотрудникам о событиях компании, таких как:

• Вакансии
• Новые политики
• Сроки оформления пособия
• Общественные мероприятия

Если вы планируете мероприятие, отправьте быстрый опрос, чтобы узнать мнение каждого. Например, если вы планируете корпоративную рождественскую вечеринку, предложите варианты — хотят ли ваши сотрудники перекусить, обменяться печеньем или пойти в караоке? Запустите быстрый опрос, чтобы узнать.

Признание сотрудников и повышение морального духа

Вы также можете использовать ленту своей компании для признания сотрудников и похвалы. Каждому нравится чувствовать, что его работу ценят, и создание культуры признания улучшит удержание сотрудников.

Чтобы быть эффективным, признание должно быть своевременным и связанным с ценностями компании. Признание, которое приходит спустя месяцы после хорошей работы, не будет столь же эффективным, как немедленное признание. Используйте ленту своей компании, чтобы сразу узнавать и вознаграждать своих лучших исполнителей.

Вы также можете предоставить сотрудникам возможность вознаграждать друг друга, настроив программу вознаграждения сотрудников. Менеджеры и сотрудники могут давать вознаграждения, которые можно обменять на подарочные карты.

Несмотря на огромную ценность публичных наград, также важно отправлять личные сообщения с благодарностью. Поскольку рабочая среда без рабочего стола означает, что сотрудники постоянно находятся в движении, вы с меньшей вероятностью встретите сотрудника, чтобы передать свою похвалу. Поощряйте менеджеров отправлять людям ободряющие личные сообщения, чтобы помочь наладить отношения.

Общение с новыми сотрудниками

Приспособление к новой работе может быть ошеломляющим, и ваши новые сотрудники особенно уязвимы в течение первых нескольких недель. Упростите процесс, поддерживая тесный контакт через систему обмена сообщениями.

Сообщите своим новым сотрудникам, как использовать систему обмена сообщениями, и добавьте их на любые каналы, на которых работает их команда, чтобы укрепить чувство общности. Руководители должны поддерживать тесный контакт на протяжении всего периода обучения, чтобы сотрудники могли задавать любые вопросы и чтобы они проходили адаптацию в соответствии с ожиданиями.

Настройте автоматические сообщения для общения с новыми сотрудниками на основе определенных триггеров. Например, вы можете отправить поздравительную записку вместе с наградой, когда они завершат ориентационное обучение. Однако убедитесь, что их менеджер также отправляет персонализированные сообщения и часто проверяет их.

Лучшие практики использования систем обмена текстовыми сообщениями для сотрудников

Системы обмена сообщениями для сотрудников являются мощным инструментом коммуникации. Однако, как и любой инструмент, им можно злоупотребить. Чтобы убедиться, что ваши данные используются на благо как вашей компании, так и ваших сотрудников, вы должны разработать передовые методы их использования.

Установите четкие правила

Старайтесь не злоупотреблять возможностью связаться со своими сотрудниками. Если в вашей организации установлены четкие рабочие часы, не используйте систему обмена сообщениями в нерабочее время. Если ваш бизнес работает в течение длительного времени, убедитесь, что ваши сотрудники знают, что они не должны проверять или отвечать на сообщения в нерабочее время.

Вы не обязательно должны ограничивать использование системы обмена сообщениями только рабочими беседами — создание каналов для общих интересов — отличный способ способствовать развитию сообщества и инноваций — но вы должны ожидать, что все сообщения будут уважительными и профессиональными. Четко объясните ожидания и дайте всем понять, что если они не говорят об этом перед своим руководителем, им не следует говорить об этом в системе обмена сообщениями.

Сохраняйте конфиденциальность и безопасность

Не только вы должны защищать конфиденциальную информацию компании, но и ваши сотрудники должны знать, что их сообщения будут храниться в тайне, когда это необходимо. Если сотрудник отправляет своему руководителю сообщение о личном вопросе, он должен быть уверен, что он будет обработан конфиденциально.

Избегайте отвлекающих факторов

Ваша система обмена сообщениями должна повышать производительность сотрудников, а не снижать ее. Избегайте чрезмерного использования вашей системы и отвлечения ваших сотрудников от выполнения их основной работы. Человеческий мозг не предназначен для многозадачности, поэтому позвольте своим сотрудникам сосредоточиться на важных задачах.

Кроме того, если вы будете слишком много писать, ваши сотрудники начнут от вас отворачиваться. Когда все важно, ничего не важно. Бесконечные уведомления о каждой незначительной проблеме потеряют свое значение. Сохраняйте мелкие обновления в ленте компании и ограничивайте уведомления действительно важными сообщениями и актуальной информацией.

3 лучшие системы обмена сообщениями для сотрудников

Connecteam — это универсальная система обмена сообщениями для сотрудников с расширенными функциями чата, поэтому вы можете оставаться на связи со своей командой, где бы она ни находилась. С Connecteam вы можете отправлять аудиосообщения, видео, изображения и файлы. Функция геолокации даже позволяет вам точно знать, где находятся ваши сотрудники во время работы.

Благодаря веб-приложению и мобильному доступу вам не нужно какое-либо специальное оборудование, чтобы оставаться на связи, что делает Connecteam идеальным решением для сотрудников без рабочего стола.

Вы можете создавать собственные смарт-группы на основе критериев во встроенном каталоге сотрудников. Добавьте всех участников определенной команды в один групповой чат, а всех менеджеров в другой. Вам не нужно вручную добавлять людей по одному.

Держите разговоры в нужном русле и на профессиональном уровне, назначив модератора. Администратор может удалить неприемлемый контент и установить элементы управления для ограничения доступа к определенным функциям.

Благодаря расширенным функциям безопасности Connecteam обеспечивает безопасность ваших сообщений и других данных. Когда сотрудники покидают вашу организацию, они автоматически теряют доступ к Connecteam. Данные не загружаются на отдельные устройства, а информация не может быть сохранена или экспортирована из системы.

Connecteam выходит далеко за рамки обмена сообщениями и предоставляет полную систему управления сотрудниками. Вы можете заниматься планированием, HR, управлением проектами и коммуникациями на одной и той же доступной платформе.

Slack был создан для делового общения. Его рабочий процесс и функции чата позволяют вам сотрудничать и общаться в режиме реального времени. Вы можете настроить различные каналы в Slack в зависимости от проекта, местоположения, команды или любой другой категории.

В Slack ваши групповые чаты организованы в потоки с четкой структурой. Вы можете редактировать и удалять сообщения и отправлять быстрые ответы. Slack интегрируется с другими распространенными бизнес-инструментами и предлагает бесплатную подписку.

WhatsApp — бесплатная система обмена сообщениями, принадлежащая Meta. WhatsApp часто используется для безопасного общения благодаря двухфакторной аутентификации, шифрованию и исчезновению сообщений. Вы можете создавать групповые чаты для отправки текстов, голосовых заметок, файлов, фотографий и видео. WhatsApp позволяет узнать, кто в сети и кто видел ваши сообщения.

Помимо бесплатного плана, у WhatsApp также есть бизнес-план для внутреннего общения и массовых текстовых сообщений для ваших сотрудников, а также для прямого обмена текстовыми сообщениями с клиентами.