Как написать форму запроса на отгул сотрудника + бесплатный шаблон

Для менеджера отслеживание запросов на отпуск для всей команды может стать настоящей головной болью. Вы должны совмещать удовлетворение индивидуальных потребностей сотрудников с обеспечением надлежащего укомплектования персоналом. Вот почему важно иметь четко определенный процесс запроса на отгулы.

Формы запроса на отпуск сотрудников, являющиеся частью более широкой политики в отношении выходных, являются отличным инструментом для стандартизации этого процесса. Они дают работникам формальный способ попросить об отгуле и упрощают для вас или других сотрудников отдела кадров утверждение и отклонение запросов.

Вы также можете записать одобрение или отказ в каждой форме. Таким образом, вы можете сразу увидеть, кому был предоставлен отпуск и в каком размере.

В этой статье мы объясним, что такое формы запроса на отпуск для сотрудников, почему они важны и как они вписываются в политику в отношении отпусков. Кроме того, мы предлагаем бесплатный шаблон и объясняем, как лучше всего реализовать формы запросов в вашей организации.

Что такое форма запроса на отгул?

Форма запроса на отгул сотрудника — это письменный документ, который позволяет членам команды запрашивать любой тип отпуска, который им может понадобиться. К видам отпуска относятся, в частности:

• Отпускные дни
• Декретный отпуск
• Больничный
• Больничные
• Военный отпуск
• Отпуск в связи с утратой
• отпуск по травме
• Отпуск в соответствии с Законом об отпуске по семейным и медицинским показаниям (FMLA)
• Общий неоплачиваемый или оплачиваемый отпуск (ОТП) по другим причинам

Затем эти формы отправляются менеджерам, руководителям групп или сотрудникам отдела кадров, которые одобряют или отклоняют каждый запрос.

Однако не все организации используют документы-заявки на отгулы. Некоторые просят сотрудников запросить отпуск по электронной почте, в устной форме или с помощью цифровой платформы.

В целом, эти формы являются частью более широкой политики компании в отношении нерабочих дней и помогают стандартизировать процесс запроса на отпуск .

Почему это важно?

Грамотная политика в отношении отгулов и форма запроса на отгулы сотрудников могут помочь вашей организации:

Согласие

На работодателей распространяются юридические требования по предоставлению определенных видов отпуска, таких как отпуск по болезни или отпуск по семейным обстоятельствам. Например, Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA) требует от работодателей предоставления 12-недельного неоплачиваемого отпуска с сохранением рабочего места работникам, которые нуждаются в отпуске по болезни или нуждаются в уходе за хронически больным членом семьи.

Используя форму запроса на отгул, вы можете убедиться, что ваш бизнес соответствует требованиям законодательства, и последовательно и надежно документировать запросы сотрудников на отгулы.

Кроме того, наличие записей о запросах и утверждениях сотрудников на отпуск может помочь продемонстрировать, что политика вашей компании в отношении отпусков соответствует трудовым нормам и правилам ведения учета.

Управление отпусками сотрудников и потребностью в рабочей силе

Формы запроса позволяют вам увидеть, кто использует свой оплачиваемый отпуск (PTO). Они позволяют планировать заранее, чтобы снизить риск нехватки кадров . Формы также позволяют отслеживать, кто был утвержден на отпуск, и гарантировать, что ни один запрос на отпуск не будет пропущен.

Поддержка ваших сотрудников

Американские рабочие являются одними из самых перегруженных работой в мире: более 20% работников в частном секторе не имеют доступа к ВОМ. Это оставляет их с плохим балансом между работой и личной жизнью, что может способствовать таким проблемам, как выгорание и отстраненность.

Хорошая политика в отношении нерабочих дней дает сотрудникам доступ к столь необходимому времени простоя, а стандартизированные формы позволяют им гораздо проще запросить отпуск. В свою очередь, сотрудники чувствуют поддержку, зная, что у них есть четкий способ отвлечься от работы, чтобы перезарядиться и восстановить силы.

Сокращение текучести кадров и невыходов на работу

Аналогичным образом, опрос Deloitte, в котором приняли участие 1000 специалистов, показал, что 42% всех работников и почти половина работников-миллениалов сообщили об уходе с работы из-за эмоционального выгорания. Harvard Business Review сообщает, что, когда сотрудники перегружены работой, компании сталкиваются с более высокой текучестью кадров, увеличением количества прогулов и более высокими расходами на страхование.

С помощью форм запроса члены команды могут легко запросить отпуск, когда им это нужно . Таким образом, у них будет меньше соблазна пропустить работу или, что еще хуже, уволиться.

Что включить в форму запроса на отгул

Вот что может включать в себя хорошая форма запроса на отпуск.

Инструкции к форме

Они должны объяснить работнику, как заполнять форму. Вы также можете указать, насколько заранее сотрудники должны запрашивать отпуск.

Дата запроса

Для отделов кадров и менеджеров важно видеть, когда сотрудник запросил отпуск, чтобы они могли своевременно одобрить или отклонить форму.

Информация о сотрудниках

В бланке должны быть указаны имя и подпись работника. В зависимости от организации он также может включать номер сотрудника, роль и отдел, чтобы помочь компании идентифицировать работника.

Запрошенные даты и почему

В форме должен быть раздел, где сотрудник может указать точные дни или время, когда он просит отгул, и общее количество дней или часов, которые он просит.

Также важно отслеживать, почему работник просит отпуск. Это может помочь отделу кадров принять решение о том, следует ли одобрять запросы на отгулы.

В этом разделе также может быть место для дополнительных комментариев, если сотрудник хочет предоставить больше информации о своем запросе.

Раздел для отслеживания того, был ли одобрен запрос

Должна быть область, где сотрудники отдела кадров могут указать, был ли запрос одобрен. В этом разделе также должно быть место для подписи менеджера или сотрудника отдела кадров.

Бесплатный шаблон запроса на отгул сотрудника

Вы можете создать форму запроса на отгул с помощью Google Docs, Adobe Acrobat, Microsoft Word или другого текстового процессора. Вы можете добавить логотип и цвета вашей компании, а затем сохранить форму в формате PDF . Рекомендуется сохранить форму в формате PDF, так как в этом формате ее проще заполнить в цифровом виде.

При создании формы используйте простой и лаконичный язык . Это поможет работникам быстрее заполнить форму и предотвратит путаницу. Вы также захотите принять слегка формальный тон. Даже если ваша рабочая обстановка непринужденна, формальный и фактический тон передает важность документа.

Создать форму с нуля может быть непросто, поэтому загрузите наш шаблон формы запроса на получение бесплатного отпуска и используйте его в качестве отправной точки. Вы можете настроить его в соответствии с вашими потребностями.

>> Загрузите шаблон формы запроса на получение бесплатного отгула <<

Рекомендации по эффективному внедрению форм запросов на отгулы сотрудников

Внедрите политику отгулов

Ваша форма запроса на отгулы должна быть частью более широкой политики отгулов, чтобы обеспечить справедливое рассмотрение запросов. Ваша политика нерабочих дней должна быть легко доступна для работников. Включите его в свой справочник для сотрудников и храните там, где члены команды могут легко на него ссылаться.

Вы можете объяснить следующее в своем полисе:

• Различные типы отсутствий, такие как отпуск по болезни, отпуск по семейным обстоятельствам, отгулы и т. д.
• Когда сотрудники могут взять отпуск.
• Как сотрудники могут запросить отпуск.
• Надлежащее использование бланков заявления на отпуск.
• Что должны делать сотрудники, если у них возникла чрезвычайная ситуация в последнюю минуту или болезнь, из-за которой нельзя подать заявление на отпуск.
• Сколько рабочих могут отсутствовать на работе одновременно. Это может быть выражено в процентах, например, 20% команды или отдела.
• Кто проверяет, утверждает и отклоняет запросы.
• Куда сотрудники должны обратиться или к кому они должны обратиться, если у них есть вопросы о запросах на отгулы.
• Что могут сделать работники, если их запрос отклонен.

В вашей политике нерабочего времени также должны быть указаны:

Период(ы) уведомления для запросов

Работники должны понимать , насколько заранее они должны просить отпуск. Некоторые компании требуют уведомления об отпуске не менее чем за 2 недели до 1 месяца.

Срок уведомления может зависеть от гибкости графика вашей компании. Например, вы можете попросить работников сообщать вам как минимум за 2 месяца о более длительных отпусках, таких как 4 недели или более.

Существенное уведомление поможет вам соответствующим образом спланировать график работы сотрудников. Это также дает вам время, чтобы нанять временную замену, если это необходимо.

График вашего ответа

В идеале вы должны быть в состоянии ответить на форму запроса на отпуск в течение 3 дней или меньше . Это не должно занять больше недели. Если ваши сотрудники отправляют запросы в цифровом виде через онлайн-платформу, вы можете отвечать на запросы еще быстрее.

Правила модификации запросов

Подумайте, каковы правила изменения форм запросов, если планы сотрудника меняются. Вы можете захотеть, чтобы члены команды отправили электронное письмо конкретному менеджеру или сотруднику отдела кадров, чтобы изменить свою форму. Или вы можете потребовать от работников отправить новую форму запроса.

Порядок отказа в предоставлении отгула

Создайте формальную процедуру, которой должны следовать менеджеры или сотрудники отдела кадров при отклонении запросов на отгулы. Затем изложите это в своей политике нерабочего времени.

Например, вы можете попросить человека, который отклонил запрос, напрямую связаться с сотрудником, чтобы объяснить свое решение. Вы можете указать в политике, что менеджеры или отдел кадров будут предлагать сотрудникам альтернативные выходные дни или часы в качестве компромисса.

Или вы можете попросить сотрудников отправить определенное количество дополнительных запросов после того, как один из них был отклонен, например, 1 или 2. Вы можете потребовать, чтобы сотрудники указывали разные дни или часы в последующих формах запросов.

Используйте цифровое решение для управления нерабочими днями

Программное обеспечение для управления цифровыми выходными, такое как Connecteam, может помочь вам легко создать политику выходных и управлять запросами на выходные.

Connecteam — это комплексное решение для управления персоналом, предлагающее ряд функций, призванных помочь вам более эффективно управлять своим персоналом.

Используя функцию управления выходными в Connecteam, ваши сотрудники могут отправлять запросы на отпуск со своих мобильных устройств, а менеджеры могут одобрять или отклонять запросы всего несколькими щелчками мыши. Система автоматически отслеживает все запросы на отгулы и утверждения, поэтому нет необходимости вручную отслеживать запросы или использовать электронные таблицы.

Вы также должны прочитать наш подробный обзор лучших трекеров для сотрудников.

С помощью Connecteam вы можете установить правила относительно того, сколько времени сотрудники могут брать в отпуск, сколько уведомлений они должны предоставить, а также будут ли определенные периоды года недоступны для запросов на отпуск.

Лучше всего то, что функция управления нерабочими днями Connecteam легко интегрируется с остальной частью платформы Connecteam, позволяя вам управлять всеми аспектами вашей рабочей силы с единой платформы. Это позволяет легко планировать смены, общаться с сотрудниками и отслеживать время и посещаемость из одного центрального места.

Начните работать с Connecteam бесплатно уже сегодня!

Заранее планируйте узкие места и проблемы

Во время крупных мероприятий и праздников многие сотрудники часто просят отпуск на одно и то же время.

Вы можете спланировать это заранее, связавшись со своими сотрудниками за месяц или более до праздника, чтобы узнать, кто готов работать. Создайте банк сотрудников, которых вы можете использовать в течение этого периода. Вы также можете рассмотреть возможность предоставления этим работникам отпуска во время следующего отпуска. Таким образом, вы не полагаетесь на одних и тех же сотрудников, которые будут работать слишком много дней или часов.

Вы также должны установить минимальный штат сотрудников . Подумайте, какой процент вашего персонала вам нужен для каждой смены. Кроме того, убедитесь, что такое количество работников может обеспечить качество обслуживания, ожидаемое вашими клиентами в любое другое время года.

Если ваша организация работает в праздничные дни или занята, так как все хотят отдохнуть, вы можете принять временные кадровые решения перед праздниками, чтобы заполнить пробелы.

Кроме того, есть несколько способов убедиться, что просьбы об отгулах обрабатываются справедливо в популярное время отпуска. Вы можете установить политику приоритетности запросов по старшинству, в порядке очереди или по тому, у кого меньше всего выходных. Вы даже можете предложить бонусы работникам, которые хотят работать и в большие праздники.

Болезни и чрезвычайные ситуации

Сотрудники могут внезапно заболеть или попасть в чрезвычайную ситуацию. В этих случаях у них обычно не будет времени попросить отпуск за несколько дней или недель вперед с помощью формы запроса. Вот почему так важно иметь политику отгулов в последнюю минуту.

Ваша политика должна включать:

• Определение того, что представляет собой болезнь или чрезвычайную ситуацию.
• Объяснение того, с кем должен связаться ваш сотрудник в таких ситуациях, будь то вы, кто-то другой или сотрудник отдела кадров.
• Минимальное количество предупреждений, которые работник должен уведомить перед началом рабочего дня. Например, 2 часа.
• Нужен ли сотруднику больничный лист, если он вернется. Многие организации требуют больничный после 3-х дневного отсутствия.
• Оплачивается ли отгул в последнюю минуту.

Кроме того, вы захотите создать внутреннюю политику для работы с отсутствующими в последнюю минуту. Вы должны знать, как заполнить внезапный пробел в смене. У вас может быть список дежурных работников, с которыми вы можете связаться в последнюю минуту. Вы также можете отправить групповой текст или запрос по электронной почте своим сотрудникам, чтобы узнать, доступен ли кто-то.

Создайте процесс приема, чтобы быстро реагировать на запросы об отгулах

Когда сотрудники просят отпуск, они, вероятно, с нетерпением ждут ответа. Вашему бизнесу также необходимо знать, какие запросы утверждены, чтобы вы могли заполнить любые графики или смены, затронутые отсутствием.

Процесс приема может помочь. Это просто означает процесс отправки и обработки форм запросов . Это идет рука об руку с вашей политикой свободного времени.

При создании процесса приема вы должны учитывать:

• Где и как подаются формы.
• Кто отвечает за их рассмотрение.
• Как принимаются решения об отпуске.
• Как подавать заполненные формы.

Например, вы можете попросить сотрудников отправить заполненные формы по электронной почте или лично — либо вам, назначенному члену команды, либо вашему отделу кадров. Вы также можете попросить сотрудников отправлять формы в цифровом виде через онлайн-платформу управления работой или программное решение для обмена файлами.

Вы можете создать свой процесс приема вручную, создав пошаговый набор инструкций, чтобы поделиться с персоналом отдела кадров, который будет заниматься формами запросов. Но это может быть сложно и требует много времени.

Используя цифровую платформу, такую ​​как Connecteam, вы можете автоматизировать большую часть процесса запроса на отпуск. Работники могут запросить отгул с любого устройства, и вы можете получать запросы в режиме реального времени. Эти платформы позволяют вам немедленно просмотреть запрошенный отпуск сотрудников.

Они также уведомляют сотрудников о принятии решения по их запросу. Кроме того, вы можете сразу увидеть, кто запросил отпуск и чей запрос все еще нуждается в решении.

Некоторые цифровые платформы также напрямую связаны с функциями планирования, поэтому вы можете быстро обновлять смены и расписания, спрашивать членов команды, которые могут заменить отсутствующего работника, и получать уведомления, если смене требуется больше сотрудников.

Проверьте свою политику нерабочих дней на предмет ее соответствия

Вы можете обсудить с юристом свои правила предоставления отпуска, чтобы убедиться, что они не нарушают никаких законов .

Например, в большинстве случаев работодатели не имеют права отказывать сотруднику в отпуске по FMLA. Однако в случаях, когда у работодателя менее 50 сотрудников или работник, запросивший отпуск, проработал в компании менее 1250 часов или 12 месяцев, он может не иметь права на отпуск. Понимание деталей этого закона важно.

Любой, кто принимает решения об отпуске в вашей компании, должен понимать, когда запросы на отпуск должны быть утверждены, а когда работники могут не иметь права на отпуск.

Оцените эффективность ваших бланков запросов на отгулы

Формы заявления на отпуск должны сократить количество отсутствующих сотрудников, а также количество неявок и незвонков. Если они этого не делают или если сотрудники регулярно не отправляют формы должным образом, пересмотрите свою политику .

Подумайте, нужно ли вам запрашивать дополнительную информацию у сотрудников. Или посмотрите, есть ли дополнительные инструкции, которые вы можете предоставить в формах, чтобы помочь сотрудникам правильно заполнять формы запросов и отправлять их вовремя.

Например, если ваши формы слишком сложны, работники могут не чувствовать себя уверенно при их заполнении. Оптимизация форм запросов до 1-2 страниц и использование простого языка могут помочь. Предоставление места для дополнительных заметок в форме может дать сотрудникам возможность объяснить своими словами, почему им нужен отпуск.

Если у вас много отсутствующих в последнюю минуту, вы также можете поближе взглянуть на свою временную шкалу. Требуете ли вы от работников уведомления за несколько месяцев? Некоторые работники могут не строить планы заранее. Разрешение работникам запрашивать отпуск с уведомлением за несколько недель может обеспечить большую гибкость.

Краткое содержание

Форма запроса на отгул помогает сотрудникам сообщать, когда им нужен отпуск, больничный или любой другой отпуск. Это также позволяет вам расставлять приоритеты для этих запросов и информировать сотрудников, когда и когда они могут взять определенные выходные.

Эффективная форма запроса на отпуск для сотрудников также может уменьшить путаницу и недопонимание между сотрудниками и руководством и обеспечить соблюдение требований законодательства.

Используя наш бесплатный шаблон и рекомендации, изложенные в этой статье, вы можете избавиться от стресса, связанного с управлением запросами на отгулы, и создать форму запроса, которая идеально подходит для вашего бизнеса.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь