Как создать руководство по обучению сотрудников за 10 шагов

Создание эффективного руководства по обучению сотрудников поможет вам обеспечить стабильную адаптацию новых сотрудников, убедиться, что все в вашей компании соответствуют бизнес-целям и ценностям, а также вооружить ваших сотрудников знаниями, которые им необходимы для достижения успеха в своих ролях.

Вы можете использовать учебные пособия для различных целей, и они могут охватывать широкий спектр тем, рабочих процессов, лучших практик и многого другого. Однако, какими бы важными они ни были и какими бы универсальными они ни были, создание одного из этих руководств может оказаться непростой задачей.

В этой статье мы проведем вас через 10 шагов, чтобы создать и внедрить собственное руководство по обучению сотрудников. Мы также объясняем, как Connecteam может оптимизировать этот процесс.

Что такое учебное пособие и какова его цель?

Учебное пособие — это всеобъемлющий документ, содержащий инструкции и информацию о процессе, рабочем процессе или предмете .

Для этих руководств нет стандартного формата. Некоторые предлагают пошаговые инструкции, некоторые предоставляют наглядные материалы, такие как блок-схемы, а третьи представляют собой подробные документы.

Многие компании предоставляют учебные пособия для сотрудников, чтобы они могли легко получить доступ к информации, связанной с работой, независимо от того, являются ли они новыми сотрудниками или проработали в компании много лет.

Вот несколько наиболее распространенных случаев использования учебного пособия:

• Адаптация нового сотрудника. По мере того, как сотрудники присоединяются к компании, учебное пособие позволяет легко освоить требования к ролям, ожиданиям, системам, которые использует бизнес, а также политикам и процедурам компании.
• Продолжение обучения. Даже опытные сотрудники время от времени нуждаются в переподготовке. Важно предоставить учебные пособия, чтобы работники могли обращаться к передовым методам и процессам.
• Соответствие и нормативно-правовое обучение. Учебные пособия по таким темам, как сексуальные домогательства, дискриминация, инсайдерское обучение, кибербезопасность и безопасность на рабочем месте, помогут вашей компании соответствовать требованиям законодательства.
• Обучение продукту или системе. Когда вы внедряете новую систему или продукт в своем бизнесе, сотрудники должны знать, как правильно их использовать. Предоставьте им эту информацию, создав учебное пособие с пошаговыми инструкциями для оптимального использования.

Помимо обучения сотрудников, часто требуются учебные пособия, чтобы информировать клиентов о том, как использовать продукты или услуги вашей компании.

Преимущества учебных пособий

Обеспечить последовательность в вашей команде

Хорошее учебное пособие позволяет всем сотрудникам проходить одинаковое обучение, снижая вероятность путаницы или ошибок.

Когда важные процессы или процедуры задокументированы для всей команды, вы можете быть уверены, что все работают по одному и тому же сценарию и следуют одним и тем же инструкциям. Это также гарантирует команде, что они следуют правильным шагам.

Оптимизируйте процесс адаптации

Использование учебного пособия позволяет сэкономить время при адаптации новых сотрудников . Вы можете гарантировать, что каждый сотрудник получает одинаковую стандартную информацию и настроен правильно с первого дня. Чем раньше сотрудники узнают подробности своей роли, тем раньше они смогут начать приносить пользу.

Сотрудники могут быстрее и эффективнее адаптироваться к работе с помощью эффективных учебных материалов — независимо от того, нужно ли им понять политики, процессы и процедуры или пройти углубленное обучение по продуктам или услугам вашей компании.

Воспитывать находчивость, работоспособность и независимость

Сотрудники будут более находчивы при решении проблем и обучении новым навыкам, если будут знать, что существуют эффективные учебные пособия и где их найти.

Они могут обратиться к руководству, а не обращаться к вам или другому менеджеру за помощью. Это экономит всем время и повышает уверенность и независимость членов команды, поскольку они успешно находят решения самостоятельно.

Сотрудники, которые хорошо обучены и уверены в своих знаниях своей работы, также, вероятно, будут работать лучше, быть более продуктивными и оставаться вовлеченными.

Повышение соответствия и безопасности

Лучший способ гарантировать, что ваша команда соблюдает правила, — убедиться, что они вооружены правильной информацией и шагами, которым нужно следовать. Создание учебного пособия — отличный способ изложить эти процедуры и протоколы, чтобы избежать проблем с соблюдением требований или судебных исков .

Вы даже можете предоставить обучающие видеоролики вместе с письменным руководством, чтобы сотрудники имели живое, реальное представление о том, как соблюдать требования.

Уменьшить количество ошибок

Подробная программа обучения передает важную информацию непосредственно в руки сотрудников. Вам не придется беспокоиться о том, что сотрудник может забыть, как правильно выполнять задачу, документировать работу или следовать протоколам и процедурам.

Избегание ошибок сводит к минимуму необходимость переделывать работу и помогает улучшить качество работы в целом.

Это также поможет вам избежать оплаты штрафов или сверхурочных часов . Например, правильное обучение повышает вероятность того, что работа будет сделана правильно с первого раза. Это избавляет вас от необходимости платить сотруднику за сверхурочную работу, чтобы он задерживался и исправлял это. Он также информирует сотрудников о надлежащих процедурах, особенно в отношении безопасности или соблюдения требований, что снижает риск штрафов за нарушения.

Экономьте деньги на затратах на обучение

Учебные пособия могут помочь вашему бизнесу сэкономить деньги. Во-первых, он обеспечивает последовательный способ обучения всех по определенной теме. Вам не нужно платить за создание и предоставление индивидуальных учебных занятий или обучающих видео. Вместо этого вы можете собрать эту информацию в единый источник, которым смогут пользоваться все ваши сотрудники.

Кроме того, поскольку сотрудники всегда могут обратиться к учебному пособию, вам не нужно будет тратить деньги на создание курсов повышения квалификации или сеансов микрообучения, чтобы научить сотрудников, если они забудут информацию.

Как создать руководство по обучению сотрудников за 10 шагов

Хотя точный процесс может варьироваться в зависимости от потребностей вашей компании, создать учебное пособие так же просто, как выполнить 10 общих шагов.

Шаг 1. Определите цели обучения и знаний

Первое, что вам нужно сделать, это выяснить , каким знаниям вы хотите научить посредством этого тренинга . Подумайте о самых важных целях, которые вы хотите, чтобы сотрудники достигли. Какие навыки они должны изучить или развить? Какую информацию они должны усвоить?

Полезно записать несколько конкретных целей. Например: «После прочтения этого руководства сотрудники поймут, как именно оформляется подписка на льготы для сотрудников». Или: «Этот тренинг вооружит членов команды конкретными инструкциями по заполнению самооценки».

Шаг 2: Определите целевую аудиторию

Далее подумайте о целевой аудитории. Подумайте, кому нужны эти знания или кому будут полезны эти инструкции.

Вы должны учитывать такие вещи, как уровень опыта, роль и фон . Например, старший сотрудник, вероятно, обладает иными знаниями, чем младший, поэтому помните, какое обучение может быть полезным для каждого работника.

Точно так же сотрудники на разных должностях будут иметь разные навыки и понимание. Например, вы можете включить техническую информацию в учебное пособие для инженеров, но это, скорее всего, вызовет путаницу в руководстве для специалистов по персоналу.

Определяя свою аудиторию, вы также должны подумать о целях, которые вы ставите. Например, самой большой целью может быть повышение безопасности на вашем складе. Вашей целевой аудиторией будет любой, кто проводит там время, работая. Или, может быть, вы стремитесь создать управленческую команду, состоящую из отличных тренеров. Вашей целевой аудиторией будут работники, которые уже занимают руководящие должности или заинтересованы в продвижении по службе.

Шаг 3. Соберите ресурсы и информацию

Прежде чем вы будете готовы создать свое учебное пособие, убедитесь, что у вас есть вся необходимая информация.

Например, для учебного пособия по конкретной процедуре компании соберите всю существующую документацию по процедуре и любым соответствующим процессам. Для обучения работе с программным обеспечением или системой вам понадобятся любые руководства или руководства по внедрению. Чтобы создать руководство по технике безопасности, обязательно ознакомьтесь с любыми правилами или кодексами.

Это также прекрасное время для консультаций с любыми внутренними или внешними экспертами в данной области . Те, кто тесно связан с темой тренинга, могут поделиться своими мыслями, идеями и лучшими практиками, о которых вы, возможно, не подумали.

Шаг 4: Выберите формат и структуру

Затем решите, как отформатировать и структурировать ваше руководство.

Выберите лучший формат

Существует множество типов учебных материалов, поэтому у вас есть из чего выбирать.

Вы можете написать документ, создать набор слайдов (например, презентацию PowerPoint или Google Sheets) или использовать интерактивную систему управления обучением (LMS) для создания своего руководства.

В конечном счете, выберите то, что лучше всего подходит для типа обучения, которое вы предоставляете, и для вашей целевой аудитории.

Например, вы можете использовать набор слайдов для руководства, которое включает множество наглядных материалов, таких как рабочие процессы и инфографика, для руководства, ориентированного на безопасность. Поскольку сотрудники отдела кадров могут обращаться к руководству по мере необходимости, документ позволяет им легко находить необходимую им информацию.

Структурируйте свое руководство

Независимо от того, как вы представляете информацию, вам понадобится четкое описание самого содержания. Создайте схему, которая разбивает содержимое на небольшие, легко усваиваемые фрагменты .

Начните с создания заголовков для каждого раздела, включая введение в обучение, чтобы объяснить, что пользователь может ожидать узнать, оглавление и заключение, в котором резюмируется пройденное.

Создавая руководство, сосредоточьтесь на простом и доступном дизайне . Вы не хотите, чтобы учебный контент терялся среди слишком большого количества цветов или стилей. Придерживайтесь фирменного стиля вашей компании или используйте только пару разных цветов. Это помогает облегчить чтение руководства.

Кроме того, убедитесь, что вы используете один и тот же легко читаемый шрифт . Шрифт без засечек, такой как Arial, является безопасным вариантом. Используйте только пару разных размеров шрифта для заголовков, заголовков, подзаголовков, основного текста и т. д.

Включите наглядные пособия

Эффективный учебный материал включает наглядные пособия. Даже если ваше обучение в основном основано на тексте, включение нескольких наглядных пособий является полезным способом передачи информации, особенно тем, кто учится визуально.

Рассмотрите возможность добавления изображений , показывающих, как выполнять процесс, например блок-схем или пояснительных диаграмм, или иллюстраций, чтобы заинтересовать сотрудников. Таблицы могут помочь вам отображать большие объемы информации в удобоваримой форме.

Изображения могут сделать ваше руководство визуально более интересным, но не используйте слишком много файлов . Они могут отвлечь внимание от более важной информации и сделать ваш контент загроможденным.

Шаг 5: Набросайте и отредактируйте контент

Обратитесь к созданному вами плану и начните заполнять пробелы . Детализируйте его по мере необходимости, особенно если вы обнаружили новую информацию при разговоре с представителями малого и среднего бизнеса или просмотре документов.

Используйте желаемый конечный результат в качестве ориентира. Чему нужно научиться, чтобы сотрудник ушел полностью обученным? Что вам нужно им объяснить?

Помните о последовательности информации , чтобы она текла логично. Начните с самого начала и развивайте тему на протяжении всего обучения.

В качестве примера предположим, что вы создаете учебное пособие по технике безопасности. Ты мог бы:

• Начните с введения о том, почему безопасность важна и как эти процедуры повышают безопасность в вашей компании.
• Погрузитесь в суть тренинга, чтобы объяснить все, что нужно знать вашим сотрудникам.
• Завершите кратким изложением и шагами. Что делать вашим сотрудникам дальше? Как они должны действовать теперь, когда они обучены?

Кроме того, не забывайте учитывать свою аудиторию при составлении своего контента. Избегайте чрезмерно конкретного или технического жаргона, если вы обучаете широкую аудиторию. Кроме того, держите под рукой все материалы тренинга, имеющие отношение к аудитории.

Например, избегайте профессионального жаргона в учебном пособии, предназначенном для всей вашей компании. Вместо этого используйте язык, понятный всем, независимо от их положения. С другой стороны, для обучения, ориентированного на процесс, который применим только к одной команде, вы можете адаптировать руководство, чтобы оно было более конкретным для знаний этой команды.

После того, как вы написали свой контент, прочитайте его и внесите необходимые изменения .

Шаг 6. Предоставьте руководство по тестированию и внесите необходимые изменения

Прежде чем выполнять развертывание в масштабах всей компании, протестируйте его на небольшом подмножестве сотрудников компании. Вы можете выбрать членов определенного отдела, членов руководства или даже 1-2 человека из кросс-функциональных команд, чтобы получить всестороннюю группу.

Попросите их прочитать учебное пособие, а затем попросите их оставить отзыв. Отправьте им опрос , задав такие вопросы, как:

• Что вы вынесли из этого тренинга?
• После прочтения руководства, как бы вы оценили свое понимание темы?
• Насколько это обучение соответствует вашей роли? Как это поможет вам улучшить работу?
• Было ли что-то, что вы надеялись узнать, но не узнали?
• Какие у вас есть предложения для будущих дополнений или изменений в этом тренинге?

После того, как вы соберете их отзывы, проанализируйте ответы, чтобы понять темы и области для улучшения. Используйте эту информацию, чтобы внести изменения в руководство, прежде чем публиковать его для всех.

Шаг 7. Распространите на всех сотрудников

Поздравляем, ваше учебное пособие готово к публикации! Теперь пришло время поделиться с вашими сотрудниками.

Начните с сообщения о новом ресурсе вашей команде . Объясните, зачем существует это руководство, как оно может им помочь и где они могут получить к нему доступ.

Рассмотрите возможность использования многоаспектной коммуникационной стратегии . Отправьте электронное письмо, поделитесь руководством в приложении обмена сообщениями вашей компании и опубликуйте его во внутренней базе знаний или на вики-странице. Это охватывает все основания и гарантирует, что никто не пропустит информацию. Это также дает сотрудникам различные варианты доступа к руководству.

Шаг 8: Отслеживайте прогресс

Когда сотрудники работают с учебным пособием, может быть полезно отслеживать их прогресс и завершение.

Вам не нужно будет отслеживать прогресс для каждого руководства. Это зависит от типа обучения . Руководства, которые предназначены для использования по мере необходимости, или те, которые учат пользователей, как использовать конкретное программное обеспечение, обычно не требуют отслеживания прогресса.

Однако вы захотите отслеживать ход обучения, необходимого для соблюдения нормативных требований или требований, или руководств, предлагающих новую информацию.

Шаг 9: Проверьте знания сотрудников

Подумайте о том, чтобы добавить в свое учебное пособие тесты или другие интерактивные элементы. Они помогают проверять знания сотрудников и поддерживать их вовлеченность .

Обратитесь к основным целям знаний, которые вы отметили, затем составьте свой тест и включите вопросы для оценки этих знаний. Вы можете настроить викторины, чтобы они появлялись на протяжении всего руководства или только в конце. Вы даже можете потребовать от сотрудников пройти викторину, прежде чем официально закончить учебное пособие.

Шаг 10. Собирайте отзывы и обновляйте их с течением времени

Точно так же, как вы делали это, когда делали пробный запуск своего руководства, вы захотите запросить отзывы сотрудников , чтобы внести улучшения в ваше учебное пособие.

Здесь также хорошо работает опрос. Вы даже можете провести 1 опрос до того, как сотрудники прочитают руководство, и 1 после.

Пример начального опроса может включать такие вопросы, как:

• Что вы надеетесь узнать из этого учебного пособия?
• По шкале от 1 до 5, как бы вы оценили свое текущее понимание темы?

Для опроса после обучения вы можете использовать вопросы, аналогичные тем, которые вы использовали в своем тестовом опросе. Вы можете оценить, как много они узнали, и собрать любые отзывы или предложения, которые они могут иметь.

Проанализируйте эти ответы и обновите учебное пособие по мере необходимости .

Как Connecteam может помочь вам в обучении

Connecteam — это универсальная платформа для управления работой, включающая в себя все необходимое для проведения увлекательного обучения сотрудников .

Создавайте собственные обучающие материалы и курсы для сотрудников

С Connecteam вы можете легко создавать полноценные обучающие курсы, небольшие видеоролики, персонализированные учебные пособия и другие материалы.

Используйте шаблоны или создавайте материалы и курсы с нуля. Вы можете включать PDF-файлы, видео, формы, изображения, инфографику и многое другое и разбивать курсы на легко усваиваемые модули.

Кроме того, по мере того, как все меняется, можно легко пересматривать и обновлять учебный контент по мере необходимости.

Сотрудники могут использовать мобильное приложение Connecteam для доступа к информации об обучении из любого места и в любое время. Это поощряет непрерывное обучение и может помочь повысить их уверенность и независимость.

Храните всю информацию в одном месте

Когда вы используете Connecteam для создания учебных материалов, вы можете безопасно хранить всю информацию в центральной базе знаний .

Сотрудники могут обращаться к учебным материалам и любым другим важным документам компании в любое время. Этот единственный источник правды означает, что никому не нужно тратить время на поиск информации из разных мест.

Отслеживайте прогресс и проверяйте знания

Connecteam позволяет легко отслеживать прогресс обучения сотрудников . Просто просмотрите центральную информационную панель, чтобы увидеть, как далеко продвинулся в обучении каждый работник. Connecteam позволяет отправлять автоматические напоминания сотрудникам, чтобы побудить их пройти обучение.

Кроме того, интерактивные викторины позволяют вам проверить знания членов команды, чтобы вы были уверены, что они получат то, что им нужно от обучения.

По мере того, как сотрудники завершают обучение и проходят викторины в приложении, вы можете вознаграждать их достижения значками признания или цифровыми жетонами.

Запросить отзыв совсем несложно

Функция опросов и опросов Connecteam позволяет быстро и легко получать отзывы от сотрудников. Вы можете создавать и публиковать опросы и опросы прямо в приложении, а сотрудники могут отвечать откуда угодно.

Используйте шаблоны или создавайте собственные опросы с ответами «да/нет», шкалой оценок, открытыми вопросами и вопросами с несколькими вариантами ответов. Просматривайте результаты в режиме реального времени прямо со своего мобильного устройства и отправляйте сотрудникам интеллектуальные оповещения, напоминающие им о необходимости заполнить опрос до истечения крайнего срока.

Нет ограничений на обучение сотрудников

Благодаря возможности проводить неограниченное обучение и делиться им с неограниченным количеством пользователей , Connecteam растет вместе с вашей компанией, независимо от того, имеете ли вы 10, 100 или 10 000 сотрудников. Никогда не беспокойтесь о нехватке места для хранения или о необходимости доплачивать за дополнительных учащихся.

Заключение

Создание руководств по обучению сотрудников упрощает адаптацию, повышает производительность сотрудников, повышает согласованность и уменьшает количество ошибок. С помощью этого руководства вы готовы выполнить 10 шагов по разработке и внедрению собственного учебного пособия.

Вы можете использовать Connecteam для удовлетворения любых потребностей в обучении сотрудников — от создания материалов до сбора отзывов. Ваши сотрудники оценят простоту доступа к материалам на ходу, а вы получите выгоду от наличия знающих и квалифицированных работников. Планы начинаются всего с 29 долларов США в месяц для 30 пользователей, а малые предприятия с 10 или менее сотрудниками могут использовать Connecteam на 100 % бесплатно в течение всей жизни.

Часто задаваемые вопросы

Что должно быть включено в учебные материалы?

Учебные материалы для сотрудников должны включать письменный контент, наглядные пособия для иллюстрации процессов и рабочих процессов, а также видеодемонстрации. Лучше всего также включать тесты или викторины для проверки знаний сотрудников.

Какие инструменты используются для обучения сотрудников?

Существует множество цифровых инструментов, которые вы можете использовать для обучения сотрудников. Однако важно выбрать тот, который предлагает параметры настройки, письменный и визуальный контент, неограниченное количество пользователей и доступ на ходу. Connecteam — отличный выбор универсального решения для обучения.

Хотите получать больше отличных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь