Как написать письмо с подтверждением занятости + бесплатные шаблоны

Как работодатель, ваши сотрудники могут попросить вас подтвердить информацию об их занятости у ипотечных кредиторов, арендодателей или даже у другого работодателя.

Хотя письма с подтверждением занятости, как правило, короткие и их легко подготовить, важно составить их правильно.

Допущение ошибки не только плохо отражается на вашей компании, но также может повлиять на способность сотрудника получить кредит, жилье или новую работу.

В этом руководстве мы расскажем, как подготовить письмо с подтверждением трудоустройства, в том числе какую информацию указать.

Чтобы помочь вам, мы также включили несколько образцов письма о подтверждении занятости и подготовили два готовых к использованию шаблона.

Скачайте бесплатные шаблоны здесь

Форма подтверждения сотрудника – Текущий сотрудник

Форма проверки сотрудника - Бывший сотрудник

Что такое письмо о подтверждении занятости?

Письмо с подтверждением работы является доказательством чьей-либо текущей или предыдущей работы. Он подтверждает, что сотрудник работает — или работал — в вашей компании, и включает такие сведения, как даты его работы, должность и зарплата.

Письмо о подтверждении занятости иногда также называют:

• письмо о приеме на работу
• письмо, подтверждающее трудоустройство
• письмо о подтверждении работы
• письмо о подтверждении заработной платы
• справка о доходах письмо
• форма подтверждения занятости

Эти письма обеспечивают независимую проверку ключевых сведений о занятости для третьих лиц. Запрос на письмо может поступить через сотрудника или напрямую от третьей стороны, например, банка, арендодателя, государственного учреждения или другого работодателя.

Письма с подтверждением работы отличаются от рекомендательных или рекомендательных писем, в которых описывается, насколько хорошо сотрудник выполнил свою роль. Вместо этого письма, подтверждающие трудоустройство, предоставляют нейтральную информацию о времени, проведенном сотрудником в вашей компании.

Откуда поступают запросы о проверке сотрудников?

Запросы на письмо с подтверждением заработной платы могут исходить от сотрудника, который затем передает его третьему лицу, которому требуется информация.

Сотрудники не обязаны объяснять вам, почему они запрашивают письмо. Тем не менее, они должны сообщить вам, какую информацию включать в него, когда они запрашивают письмо от имени третьего лица.

Запросы также могут поступать напрямую от третьих лиц. К ним относятся:

• Финансовые институты. Например, когда сотрудник подает заявку на ипотеку или другой кредит, банк должен подтвердить его способность производить выплаты. Если сотрудник подает заявку на реструктуризацию существующего кредита или отсрочку платежей из-за финансовых трудностей, банку также часто необходимо подтвердить его доход, прежде чем принимать решение об удовлетворении его заявки.
• Арендодатели. Когда работник подает заявку на аренду недвижимости, арендодатель может захотеть убедиться, что у него есть возможность оплатить арендную плату, депозит и другие сборы за обслуживание.
• Другие работодатели. Если сотрудник подает заявление о приеме на работу в другую компанию, потенциальный работодатель может запросить письмо с подтверждением работы, чтобы перепроверить информацию в резюме сотрудника.
• Иммиграционные юристы могут запросить письмо от работодателя при подготовке заявления на визу для сотрудника или члена его семьи. Например, письмо с подтверждением заработной платы может быть использовано в качестве доказательства способности работника спонсировать заявление члена семьи на постоянное проживание.
• Агентства по взысканию долгов иногда связываются с работодателями и запрашивают письма с подтверждением работы, чтобы стимулировать оплату. Вам следует обратиться за юридической консультацией по поводу ответов на запросы такого типа, поскольку по закону вы часто можете предоставить только ограниченную информацию.
• Государственные органы могут запросить подтверждение письма с места работы для выявления случаев мошенничества с социальным обеспечением или для подтверждения заработной платы по решению суда. Если вы получили такой запрос, лучше всего обратиться к юристу за советом.

Также важно обратиться за юридической консультацией, чтобы понять, когда по закону вы обязаны отвечать на запросы, подтверждающие получение письма с места работы.

Часто вам не нужно этого делать. Тем не менее, может быть хорошей идеей предоставить письмо, если оно поддерживает сотрудника, например, помогая ему получить ипотечный кредит, подписать договор аренды или найти новую работу.

Исключением обычно являются запросы от государственных органов. По закону от вас может потребоваться ответить на них, и в запросе обычно излагаются соответствующие правила или законы.

Что должно быть включено в письмо о подтверждении занятости?

Есть некоторая основная информация, которую вы всегда должны указывать при написании письма о подтверждении занятости. Конкретные детали зависят от запроса, а также политики вашей компании и соответствующих законов и правил.

Убедитесь, что ваше письмо включает:

• Дата написания письма , чтобы получатель знал, что информация в нем актуальна.
• Название и адрес вашей компании.
• Приветствие. Если вы знаете данные получателя, вы можете обратиться к нему напрямую. Если нет, используйте «Кого это может касаться».
• ФИО сотрудника.
• Даты их трудоустройства , включая даты начала и окончания. Вы можете отметить дату окончания как «настоящую», если сотрудник все еще работает в вашей компании.
• Ваше имя и контактная информация , если у получателя возникнут вопросы или ему потребуется дополнительная информация.
• Ваша подпись.

Если это специально требуется и разрешено законом, вам также может потребоваться включить:

• Название и адрес компании-получателя, если они известны.
• Должность сотрудника и отдел.
• Краткое описание должностных обязанностей сотрудника.
• Зарплата работника.
• Подтверждающие доказательства их заработной платы, такие как платежные квитанции или табели учета рабочего времени.
• Частота оплаты — например, еженедельно или ежемесячно.
• Количество часов, отработанных сотрудником в неделю или месяц.
• Тип занятости (полный рабочий день, неполный рабочий день или контракт)
• Почему их работа заканчивается.
• Ожидается ли продолжение их работы.
• Право работника на повторный прием на работу.

В зависимости от запроса вы можете предоставить подтверждающее письмо о трудоустройстве в цифровом или бумажном формате и отправить его по почте, электронной почте или факсу.

Как отформатировать письмо, подтверждающее трудоустройство

Подготовьте письмо на фирменном бланке или бланке с логотипом вашей компании. Это подтверждает его подлинность для получателя.

Лучше всего представить эти письма в формате делового письма.

Укажите название и адрес вашей компании, дату и адрес получателя (если известен) в верхнем левом углу письма. Затем включите ваше приветствие, содержание вашего письма и формальную подпись, например, «искренне» или «с наилучшими пожеланиями». Ваша подпись, имя и роль должны следовать.

Политика и процедура письма о подтверждении работы

Как работодатель, ваши сотрудники могут регулярно запрашивать форму подтверждения занятости. По этой причине полезно создать политику проверки писем о приеме на работу и установить процедуру запроса и подготовки их.

Создание политики и процедуры гарантирует, что ваша компания использует последовательный подход к письмам, подтверждающим трудоустройство.

Политики и процедуры также экономят ваше время и время ваших сотрудников. Вы можете добавить их в руководство по политикам и процедурам, чтобы ваши сотрудники могли легко их найти. Четко изложив шаги, вы получите всю необходимую информацию от сотрудника без необходимости ходить туда-сюда.

Политика

Политика формы проверки сотрудников определяет, как обрабатываются запросы на письма и кто несет ответственность за их подготовку.

Прежде чем составлять свою политику, важно подтвердить свои юридические обязательства как на федеральном уровне, так и на уровне штата. Проверка писем о приеме на работу включает передачу конфиденциальной информации о сотрудниках третьим лицам.

Часто существуют законы и правила, касающиеся того, какую информацию о сотрудниках вы можете и не можете раскрывать, а также процесс для этого. Например, в некоторых штатах США работодатели не могут делиться историей заработной платы с третьими лицами.

Возможно, вам потребуется получить подписанное согласие сотрудника на раскрытие его информации, прежде чем предоставить письмо, подтверждающее трудоустройство. Также рекомендуется запрашивать запросы в письменной форме. Письменные запросы и подписанные формы разрешения создают запись на случай любых последующих споров, например, если сотрудник возражает против раскрытой вами информации.

По этим причинам отделу кадров (HR) часто поручают отвечать на запросы о проверочных письмах сотрудников. Затем они могут убедиться, что письмо соответствует внутренней политике компании и любым соответствующим законам.

Менеджеры или руководители также могут подготовить формы проверки сотрудников. Тем не менее, отдел кадров все равно должен просмотреть их перед отправкой.

Процедура

Создание стандартной процедуры запроса подтверждения писем с места работы экономит ваше время и время ваших сотрудников. Сотрудники знают, к кому обращаться и какая информация требуется.

В своей процедуре объясните:

• Кому сотрудники и третьи лица должны направить запрос.
• Кто отвечает за подготовку писем.
• Какая информация необходима для подготовки письма.
• Требуется ли письмо в цифровом или печатном виде и куда его отправить.
• Сроки ответа на запросы.
• Ссылки на любые связанные политики или формы.

Может быть полезно создать образец формы, которую сотрудники могут использовать для запроса письма. Добавление формы в руководство по политикам и процедурам или справочник для сотрудников упрощает ее поиск вашим работникам. Они просто заполняют необходимую информацию и отправляют ее соответствующему лицу или отделу.

Совет для профессионалов: используйте специальную систему управления кадровыми документами, например Connecteam, чтобы легко управлять всеми важными документами и информацией о сотрудниках.

Попробуйте Connecteam бесплатно сегодня

Советы по подготовке письма о подтверждении работы

При написании письма о подтверждении заработной платы помните об этих моментах.

Говорите коротко и по делу

Эти письма не должны быть длинными или сложными. Им просто нужно представить запрашиваемую информацию нейтрально. Эти письма не должны переходить в мнения — например, о работе или характере сотрудника.

Вычитывайте письмо перед отправкой

Как и любое внешнее сообщение, письмо, подтверждающее трудоустройство, является отражением вашего бизнеса. Он должен быть безошибочным и профессиональным.

Также проверьте, чтобы в письме была вся запрашиваемая информация. Это важный документ для работника, который помогает ему получить ипотеку, жилье или будущую работу. Предоставление неполной информации может замедлить их применение.

Убедитесь, что информация, содержащаяся в письме, является точной и правдивой.

Подробности в вашем письме должны быть основаны на записях отдела кадров. Третьи стороны могут использовать ваше письмо для принятия серьезных решений в отношении вашего сотрудника, таких как выдача или отказ в выдаче визы члену семьи сотрудника.

Точность также помогает защитить вас от любых последующих жалоб от сотрудников, которые недовольны предоставленной вами информацией.

Предоставить письмо вовремя

Запросы писем с подтверждением сотрудников часто зависят от времени. Например, банк, рассматривающий заявку на ипотеку, может запросить информацию в течение двух рабочих дней.

Если сотрудник запросил письмо с подтверждением занятости, вы должны постараться ответить на него как можно быстрее. Вы можете указать время обработки в вашей политике и процедуре. Затем сотрудники понимают, насколько заранее они должны сделать свои запросы.

Образцы письма о подтверждении занятости

Ниже приведены два примера писем о проверке работы как для нынешних, так и для бывших сотрудников.

Это подтверждение текущего шаблона письма о приеме на работу отформатировано как официальное деловое письмо. Настройте текст в соответствии с вашей соответствующей информацией. Сохраните копию для справки и следите за тем, чтобы ваша будущая корреспонденция по подтверждению трудоустройства была быстрой, четкой и лаконичной.

Скачать шаблон письма с подтверждением текущего трудоустройства

Гугл документы

Этот шаблон письма о подтверждении прошлой работы оформлен как официальное деловое письмо. Настройте текст в соответствии с вашей соответствующей информацией. Сохраните копию для справки и следите за тем, чтобы ваша корреспонденция по подтверждению трудоустройства в будущем была быстрой, четкой и лаконичной.

Скачать шаблон письма с подтверждением прошлого места работы

Гугл документы

Упростите процесс

Вашим сотрудникам могут регулярно требоваться формы проверки сотрудников, поэтому полезно иметь политику и процедуры для обработки их запросов. Это стандартизирует процесс, помогая вам своевременно предоставлять письма. Это также гарантирует, что вы включите необходимую информацию, такую ​​​​как роль сотрудника, описание работы и зарплата.

Написав профессиональные и точные формы подтверждения занятости, вы можете помочь своим работникам в покупке собственного дома, аренде жилья и поиске работы в будущем.

Следуйте нашему пошаговому руководству и используйте наши шаблоны писем с подтверждением занятости, чтобы легко создавать профессиональные письма с подтверждением занятости по запросу.

Хотите получать больше отличных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь