14 самых важных адаптационных документов для новых сотрудников

Введение

Цель адаптации — помочь новым сотрудникам почувствовать себя желанными, информированными и готовыми взяться за дело. Сделав процесс простым, увлекательным и информативным, вы создадите основу для долгих и успешных отношений с новыми членами вашей команды.

Большая часть эффективной адаптации сотрудников — это предоставление правильной документации.

В этой статье я обсуждаю важность адаптационных документов в процессе адаптации и перечисляю 14 документов, которые вы должны предоставить новым сотрудникам.

Почему важен хороший процесс адаптации?

Хороший процесс адаптации имеет важное значение для вашего бизнеса, потому что он помогает новым сотрудникам чувствовать себя желанными и облегчает их переход на новые должности.

Когда новые сотрудники получают положительный опыт адаптации, их вовлеченность также улучшается. Сотрудники с большей вероятностью будут чувствовать себя преданными своей работе, что может привести к повышению производительности и повышению уровня удержания.

На самом деле, исследование Brandon Hall Group, проведенное в 2015 году, показало, что в организациях с хорошо организованным процессом адаптации сотрудников уровень удержания сотрудников выше на 82%.

Упорядочение документации по регистрации является важной частью процесса. Предоставляя новым сотрудникам документы с четкой и краткой информацией о роли, льготах и ​​политиках компании, вы помогаете сотрудникам быстро освоиться и чувствовать себя уверенно на новой должности.

Это уменьшает путаницу, экономит время и обеспечивает более плавный переход и лучшую производительность. Это выгодно как новому сотруднику, так и вашей организации в целом!

Что такое посадочные документы?

Вступительные документы содержат важную информацию, которая настраивает новых членов вашей команды на успех. Они также помогут вам выполнить требования правительства.

Ниже я выделил наиболее важные документы по адаптации, разделенные на 4 раздела.

Юридические и налоговые формы

Они являются обязательными и требуются правительством штата или федеральным правительством. К ним относятся такие документы, как формы W-4 и I-9, которые необходимо заполнить в течение нескольких дней после даты начала работы сотрудника, чтобы избежать штрафов или санкций.

Документы для конкретной компании

Они охватывают всю информацию, которую должен знать сотрудник, независимо от его должности. К ним относятся справочники для сотрудников, организационные схемы и заявления о миссии.

Ролевые документы

В них подробно описаны ваши ожидания от нового сотрудника и представлены стандартные операционные процедуры (СОП), а также руководства по политике и процедурам.

Документы об оплате и льготах

Они рассказывают вашим сотрудникам о том, как им будут платить и какими преимуществами они могут воспользоваться. Они также предоставляют работникам информацию, необходимую им для получения льгот. Эта категория может включать в себя пакеты медицинских пособий, информацию 401k, политику нерабочего времени, документы по опционам на акции и многое другое.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с шаблоном контрольного списка адаптации Connecteam .

14 основных документов по адаптации

Теперь, когда вы в курсе, что такое адаптационные документы, давайте обсудим 14 наиболее важных документов для привлечения новых сотрудников.

Юридические и налоговые регистрационные документы

Форма W-4

Важно предоставить новым сотрудникам форму федерального подоходного налога W-4, которая позволит им скорректировать свой статус удержания налога . Вы несете ответственность за отслеживание самой последней формы W-4 каждого сотрудника и обеспечение того, чтобы их зарплаты отражали их обновленные варианты удержания.

Чтобы соответствовать правилам, вы должны хранить эти налоговые документы в файле для каждого работника в течение как минимум 4 лет после даты уплаты или уплаты налога на рабочую силу, в зависимости от того, что наступит позже.

Сохраняя организованность и ведя точный учет, вы можете гарантировать, что ваш бизнес соответствует закону, а вашим сотрудникам выплачивается точная оплата.

форма I-9

Форма занятости I-9 является важным документом , используемым для проверки права нового сотрудника на работу в Соединенных Штатах .

Как работодатель, вы несете ответственность за то, чтобы ваш новый сотрудник имел законное разрешение на работу в стране на основании его гражданства, визы, резидента и иммиграционного статуса. Формы I-9 требуются для граждан и неграждан.

Процесс I-9 включает два основных этапа:

• Новый сотрудник должен заполнить форму, подтверждающую его право на участие, и документы, которые можно использовать для подтверждения его статуса.
• Новый сотрудник должен представить документы, подтверждающие право на работу , которые работодатель должен рассмотреть. Как правило, отдел кадров компании проверяет, соответствуют ли документы списку допустимых документов IRS. Этими документами могут быть, например, паспорта, свидетельства о рождении или карты постоянного жителя.

Как только вы подтвердите гражданство нового сотрудника, он сможет начать работать в вашей компании.

Вам не нужно подавать форму I-9 для трудоустройства или подтверждающие документы, но они должны быть у вас в наличии, если этого потребует сотрудник иммиграционной службы.

Формы для госпошлины

В некоторых штатах есть обязательные формы удержания налогов. Вам следует обратиться в местное правительство, чтобы узнать, нужны ли вам сотрудники для заполнения этих документов о приеме на работу.

В настоящее время в 31 штате требуется свидетельство штата об удержании налога . Это:

• Алабама
• Аризона
• Арканзас
• Калифорния
• Коннектикут
• округ Колумбия
• Грузия
• Гавайи
• Иллинойс
• Индиана
• Айова
• Канзас
• Кентукки
• Луизиана
• Мэн
• Мэриленд
• Массачусетс
• Мичиган
• Миссисипи
• Миссури
• Нью-Джерси
• Нью-Йорк
• Огайо
• Оклахома
• Орегон
• Пенсильвания
• Род-Айленд
• Вермонт
• Вирджиния
• Западная Виргиния
• Висконсин

Тестирование на наркотики и проверка биографических данных

Вы должны включить копию своей политики тестирования на наркотики в свои документы о приеме на работу, если ваша компания требует тестирования на наркотики.

Также важно вести учет результатов тестов и проверок биографических данных в соответствии с государственными или отраслевыми нормами.

Мой совет: использование цифровой онлайн-системы управления сотрудниками с поддержкой настраиваемых форм и загрузки документов означает, что вы можете хранить все файлы сотрудников вашей компании в одном месте.

Connecteam позволяет сотрудникам заполнять свои формы W-4, I-9 и другие данные из любого места. Это может помочь оптимизировать и упростить процессы адаптации. Подпишитесь на бесплатную пробную версию, чтобы протестировать эти и другие функции.

Вступительные документы компании

Договор о неконкуренции

Соглашения о неконкуренции запрещают сотрудникам работать на конкурентов или открытие аналогичного бизнеса в течение определенного периода после ухода из вашей компании, например, 6 месяцев.

Эти соглашения могут быть полезны для компаний, которые вкладывают значительный объем ресурсов в развитие конфиденциальной информации или отношений с клиентами, которые имеют решающее значение для их успеха.

Кроме того, соглашения о неконкуренции могут помочь компаниям сохранить конкурентное преимущество, не позволяя бывшим сотрудникам делиться своими знаниями и опытом с конкурентами. Они также могут помочь избежать конфликта интересов. Эти соглашения помогают сотрудникам сосредоточиться на своих текущих должностных обязанностях и не использовать свое положение в компании для получения выгоды от конкурирующего бизнеса.

Контактная форма для экстренных случаев

Наличие контактной формы для сотрудников в экстренных случаях является неотъемлемой частью плана управления рисками любой компании. Форма позволяет вашей компании быстро и легко связаться с назначенным сотрудником контактным лицом в случае чрезвычайной ситуации или несчастного случая.

Наличие контактной формы для экстренных случаев также повышает удовлетворенность сотрудников . Знание того, что у их работодателя есть контактная информация на случай чрезвычайной ситуации, и с ним можно связаться в случае чрезвычайной ситуации, может дать сотрудникам душевное спокойствие и помочь им почувствовать себя ценными и заботливыми. Это простой шаг, который может сыграть важную роль в построении позитивной корпоративной культуры и укреплении чувства общности и поддержки среди сотрудников.

Справочник сотрудника

Справочник сотрудника служит руководством для работников по политике, ожиданиям и процедурам компании. Он дает четкий и краткий обзор того, что ожидается от сотрудников и что они могут ожидать от компании. Это также помогает защитить компанию юридически.

Некоторые ключевые элементы, которые должны быть включены в руководство для сотрудников:

• Обзор компании. Начните с введения, в котором рассказывается о компании, ее миссии и культуре. Это может помочь сотрудникам почувствовать связь с организацией и понять ее ценности и цели.

• Политика занятости: например, классификация сотрудников, должностные инструкции, графики работы и льготы.

• Кодекс поведения. Опишите ожидания компании в отношении поведения сотрудников, включая политику, касающуюся дресс-кода, поведения на рабочем месте, а также политику борьбы с дискриминацией и домогательствами.

• Безопасность и защита: включите политики, связанные с безопасностью и защитой, такие как аварийные процедуры, правила безопасности на рабочем месте и политики ИТ-безопасности.

• Управление эффективностью: опишите процесс управления эффективностью компании, включая то, как оценивается производительность, обратная связь и дисциплинарные процедуры.

• Увольнение и увольнение: объясните политику и процедуры компании в отношении увольнения и увольнения, включая требования к уведомлению и собеседования при увольнении.

Также включите форму подтверждения для подписи сотрудников. Это будет означать, что они получили и прочитали руководство и поняли его содержание.

Кроме того, помните, что язык должен быть простым и понятным, а руководство регулярно обновляется, чтобы отражать любые изменения в политиках или процедурах.

Организационная структура

Предоставление новым сотрудникам организационной схемы помогает сотрудникам понять структуру компании , иерархию и отношения отчетности.

Это также может помочь новым сотрудникам более эффективно общаться со своими коллегами. Они могут лучше понимать роли и обязанности своих коллег, что упрощает сотрудничество и достижение общих целей. Организационная схема также может помочь сотрудникам определить, к кому обращаться с вопросами или проблемами и кто имеет право принимать определенные решения.

Руководство по бренду

Руководство по бренду гарантирует, что сотрудники понимают фирменный стиль компании и то, как последовательно его представлять. Этот документ гарантирует, что голос и имидж компании останутся неизменными среди всех сотрудников.

Этот документ должен содержать рекомендации по:

• Голос и тон в маркетинговых материалах
• Использование логотипов
• Используемые шрифты и типографика
• Цветовые схемы и формы, которые должны быть включены
• Правила использования фотографий и иллюстраций

Ролевые документы

Письмо с предложением работы

В письме с предложением о трудоустройстве излагаются ожидания нового сотрудника, его оплата и льготы . После того, как сотрудник внимательно просмотрит и подпишет письмо с предложением, его следует сохранить в своем файле для дальнейшего использования в случае возникновения каких-либо потенциальных проблем.

Трудовой договор

У вас может быть отдельный контракт с сотрудником, в котором содержится больше деталей, чем в письме с предложением о приеме на работу.

Трудовые договоры могут содержать дополнительную информацию о:

• Должность и обязанности
• График работы
• Компенсация
• Политика и процедуры прекращения
• Интеллектуальная собственность
• Конфиденциальность
• Политика и процедуры разрешения споров
• Преимущества

Мой совет: в контракте с сотрудником включите детали, относящиеся к должности, такие как компенсация и рабочее время. Поместите более общие правила и информацию, которой должны придерживаться и знать все сотрудники, в справочнике для сотрудников. Вы можете обратиться к справочнику сотрудников в трудовом договоре.

Руководства по процессам и процедурам

Наряду с практической адаптацией и обучением у напарника по адаптации я рекомендую вам снабдить сотрудников официальными инструкциями по процедурам . Они должны содержать подробные инструкции для различных задач, за которые будет отвечать новый сотрудник. Они также должны наметить процедуры эскалации для решения любых проблем, которые могут возникнуть.

Сотрудники могут легко вернуться к этим руководствам после завершения первоначального процесса адаптации.

Документы об оплате и льготах

Форма прямого депозита

Многие работники предпочитают получать заработную плату прямым переводом на свои банковские счета. Чтобы упростить этот процесс, вам необходимо предоставить своему новому сотруднику форму прямого депозита , где он может ввести данные своего банковского счета и предпочтения по депозиту.

Документ с обзором преимуществ

Документ с обзором льгот для сотрудников должен содержать исчерпывающую информацию о пакете льгот, предлагаемом компанией.

Документ должен включать:

• Медицинское страхование: объясните варианты, доступные для сотрудников, такие как типы планов, суммы покрытия и страховые взносы.

• Пенсионные планы: подробно опишите пенсионные планы, предлагаемые компанией, например план 401(k) или пенсионный план. Включите требования к взносам сотрудников и соответствующие взносы работодателя.

• Политика нерабочего времени: опишите политику компании в отношении отпусков, больничных, выходных и праздничных дней.

• Другое страхование: Подробно опишите любые дополнительные страховые выплаты, такие как страхование жизни, страхование по инвалидности или страхование зрения и стоматологическое страхование.

• Оздоровительные программы: опишите любые оздоровительные программы, которые предлагает компания, например, абонементы в тренажерный зал, медицинские осмотры или программы по снижению стресса.

• Программы помощи сотрудникам. Опишите любые программы помощи сотрудникам, предлагаемые компанией, такие как консультационные услуги, финансовое планирование или юридическая помощь.

• Дополнительные льготы: Подробно опишите любые дополнительные льготы, которые предлагает компания, такие как скидки для сотрудников, возмещение расходов на обучение или помощь с транспортом.

Предоставление четкого и исчерпывающего документа с обзором преимуществ может помочь сотрудникам понять ценность их пакета преимуществ и принять обоснованное решение о своих возможностях.

Краткое содержание

Эффективная адаптация имеет решающее значение для успеха любого нового сотрудника. Это задает тон их опыту работы в компании и создает основу для позитивных трудовых отношений.

Большую роль в этом играет оформление документов. Предоставляя документы в четкой и организованной форме, работодатели уменьшают стресс и путаницу в процессе адаптации новых сотрудников и настраивают их на успех в новой роли.