Полное руководство менеджера по фиксированным графикам

Фиксированный график работы является важным аспектом управления сотрудниками.

Для менеджера важно составить график работы, который обеспечит продуктивность вашей команды, удовлетворит потребности бизнеса и мотивирует сотрудников.

Это руководство призвано предоставить вам необходимые знания и навыки для эффективного создания и управления фиксированным графиком работы.

Понимание фиксированных рабочих графиков

Фиксированные графики работы — это распространенный тип графика, требующий от сотрудников работать в фиксированное время каждый день в течение установленного количества часов в день.

Обычный график «с девяти до пяти» является одним из примеров фиксированного графика работы.

Их можно использовать для смен в любое время и для работы как с полной, так и с частичной занятостью.

Что такое фиксированный график работы?

При фиксированном графике сотрудники работают в одно и то же время и в одном и том же месте в одни и те же установленные дни в неделю.

Фиксированные графики обычно представляют собой восьмичасовые смены в течение пяти дней, всего 40 часов в неделю, например, смены с 8:00 до 17:00 с перерывом на обед.

Предприятие может работать в несколько фиксированных смен, таких как дневные и ночные смены, с некоторыми перекрывающимися часами, если его деятельность осуществляется круглосуточно.

Как правило, организация устанавливает график, и у сотрудников есть четкие ожидания относительно того, когда они будут работать и сколько.

Преимущества фиксированных графиков работы для предприятий и сотрудников

Фиксированный график работы дает преимущества как сотрудникам, так и предприятиям.

Некоторые из причин, по которым они нравятся сотрудникам, такие как снижение стресса и лучшая командная сплоченность, повышают производительность и коммуникацию для бизнеса.

Предсказуемость обеспечивает баланс между работой и личной жизнью

Наличие предсказуемости на работе на основе расписания облегчает сотрудникам планирование мероприятий, таких как семейные мероприятия, развлечения и приемы у врача.

Фиксированный график работы также помогает работникам поддерживать постоянный режим сна и получать качественный сон, необходимый им для работы, повышая производительность и поддерживая здоровье.

Совместное время укрепляет связи между коллегами

Сотрудники, работающие в одни и те же смены, естественным образом развивают лучшие навыки командной координации.

Вовлеченность сотрудников является решающим фактором при управлении командой.

Лучшее общение укрепляет сплоченность команды, и сотрудники могут чувствовать себя более связанными со своими коллегами, работая вместе для достижения общих целей.

Составление расписания улучшает управление временем и персоналом

Менеджеры понимают, что построение фиксированного графика — это перспектива «установил и забыл».

Как только вы создадите фиксированный график работы, идеально подходящий для вашего бизнеса, вы можете расслабиться и позволить графику повторяться.

Вам нужно будет только управлять временем или корректировать курс там, где это необходимо. Фиксированный график также упрощает измерение производительности сотрудников.

В качестве бонуса сотрудники, которым нравится их смена, могут захотеть остаться.

Недостатки фиксированных графиков работы для предприятий и сотрудников

Хотя фиксированный график работы имеет много преимуществ, он также может иметь некоторые недостатки.

Сотрудники могут хотеть большей гибкости или лучших рабочих смен, а у менеджеров могут возникнуть проблемы с укомплектованием непопулярных смен или справедливым распределением времени для опытных сотрудников.

Меньшая гибкость вызывает трения сотрудников

Работники с фиксированным графиком имеют меньше возможностей для маневра, когда их жизненные ситуации меняются, и они не могут просто поменяться сменами.

Некоторым становится скучно делать одно и то же в одно и то же время в одном и том же месте, и они предпочитают сменный или гибкий график. Кроме того, последние данные свидетельствуют о том, что многие работники предпочитают гибкий график работы.

Непопулярные смены увеличивают оборот

Даже если вы разработаете максимально справедливый фиксированный график работы, маловероятно, что каждый работник получит свою идеальную смену.

Некоторым придется работать в менее желательные смены, что может привести к высокой текучести кадров, поскольку недовольные работники уходят с корабля в погоне за более благоприятными сменами.

Производительность может пострадать при установленном расписании

Как правило, сотрудники с более высоким стажем отдают предпочтение лучшим сменам, что может непреднамеренно привести к тому, что определенные смены будут сгруппированы с наиболее опытными работниками.

Это может привести к тому, что для некоторых смен потребуются более опытные руководители.

Некоторые высокоэффективные работники завершат поставленные задачи до окончания установленной смены.

Если менеджеры не внимательно следят за результатами, это может привести к пустой трате времени и утомлению сотрудников.

Разработка эффективного фиксированного графика работы

Идеальный фиксированный график работы должен соответствовать потребностям вашего бизнеса, а также потребностям ваших сотрудников.

Когда вы убедитесь, что плюсы фиксированного графика работы перевешивают минусы, пришло время настроить его для вашей компании, но вам нужно помнить о нескольких соображениях.

Оценка бизнес-требований

Фиксированный график работы должен соответствовать потребностям вашего бизнеса, прежде чем удовлетворять другие факторы.

Учитывайте уровень квалификации и рабочую силу, необходимые для выполнения всех ваших внутренних процессов, чтобы все операции выполнялись без сбоев.

Это скажет вам, кем вам нужно работать — и когда.

Определение доступности и предпочтений сотрудников

Тщательно проверяйте доступность сотрудников, чтобы избежать операционных трений.

Не делайте предположений о доступности сотрудников и личных ситуациях, но узнайте их.

Люди всегда ценят, когда с ними обращаются как с людьми, поэтому, хотя вы не можете пожертвовать потребностями бизнеса в угоду личным предпочтениям каждого, не забудьте обеспечить четкое информирование о решениях по расписанию.

Планирование смен и назначение задач

Учитывайте требования к навыкам и трудозатратам при выполнении задач в каждую смену.

Вы хотите распределить своих самых квалифицированных и опытных работников по разным сменам, чтобы повысить эффективность и избежать задержек из-за пробелов в навыках или нехватки рабочей силы.

Доведение расписания до сотрудников

Информирование ваших сотрудников о вашем фиксированном графике перед его внедрением дает вам возможность рассмотреть их отзывы и позволяет им быстро и плавно адаптироваться.

Вы также можете объяснить обоснование своего расписания, включая любые установленные правила, которым вы следуете.

Управление фиксированными рабочими графиками

По мере того, как вы разрабатываете фиксированный график работы, который лучше всего подходит для вашего бизнеса, вам также необходимо создавать политики для его поддержки, в том числе заранее планировать конфликты в расписании и отслеживать посещаемость и производительность.

Обработка запросов сотрудников на изменение расписания

Запрос сотрудника на расписание — одна из наиболее распространенных проблем с расписанием сотрудников, но решение не должно быть сложным.

Программное обеспечение для цифрового планирования может упростить как планирование, так и внесение корректировок.

Предоставьте сотрудникам четкую возможность запрашивать изменения, чтобы они чувствовали себя услышанными и учтенными, даже если вы в конечном итоге не можете удовлетворить запрос.

Чтобы решить, пойдет ли изменение на пользу бизнесу, рассмотрите имеющиеся у вас ресурсы на смену, на которую они хотят перейти, и на ту, которую они надеются отключить.

Вам нужно сбалансировать доступность сотрудников с вашими потребностями в персонале.

Если другая смена может использовать дополнительные руки или дополнительный опыт, возможно, имеет смысл удовлетворить их просьбу.

Но если это популярная смена, и у вас нет проблем с подбором персонала, вам нужно тщательно подумать о том, что нужно изменить, чтобы учесть их предпочтения.

Если ответ на запрос сотрудника положительный, вы можете изменить порядок смен за считанные минуты, используя цифровые инструменты планирования с функцией перетаскивания.

Если ответ отрицательный, укажите причины и соответствующие политики. Избегайте ложных надежд на то, что «возможно, когда-нибудь» у них произойдет этот сдвиг.

Если есть шанс, что вы сможете предоставить изменение графика в будущем — например, если вы регулярно переоцениваете смены или если сотрудники, достигшие определенного срока пребывания, получают право на приоритетное рассмотрение, — четко сообщите об этом сотруднику.

Управление конфликтами расписания

Создавайте политики, которые определяют, когда и как сотрудники могут запрашивать отпуск, в том числе определяют, разделены ли дни отпуска по болезни и дни отпуска.

Убедитесь, что эти политики четко изложены в вашем руководстве для сотрудников, чтобы сотрудники могли легко ссылаться на них.

Что касается оперативной стороны, установите план кадрового обеспечения.

Можете ли вы продолжать свою деятельность, если один человек отсутствует, или вы можете вызвать другого сотрудника на замену?

Предоставление вашим сотрудникам простого способа напрямую координировать обмен сменами может иметь смысл.

Убедитесь, что ваши политики соответствуют местным трудовым законам и правилам, и придерживайтесь их, чтобы обеспечить справедливое отношение ко всем сотрудникам.

Стратегии мониторинга производительности и посещаемости сотрудников

Вы должны быть уверены, что сотрудники приходят и выполняют свою работу, но не должны ставить под угрозу их чувство автономии.

Прогулы на рабочем месте — это реальная проблема, которую менеджеры должны решить, поскольку чуть более 3% работников отсутствуют в любой рабочий день.

Тем не менее, многие работники недовольны тем, что за ними следят или управляют на микроуровне, поэтому будьте откровенны и четко сообщайте о своей политике мониторинга на рабочем месте.

Ищите простую в интеграции систему управления посещаемостью, которая позволяет сотрудникам вести учет прихода и ухода и легко интегрируется с вашими системами расчета заработной платы и управления персоналом.

Вы также можете отслеживать производительность с помощью эффективного программного обеспечения для управления задачами, которое помогает сотрудникам выполнять проекты быстро и в рамках бюджета.

Использование контрольных списков и поставленных задач упрощает управление и повышает эффективность.

Лучшие практики управления фиксированными рабочими графиками

Есть разница между простым управлением расписаниями, чтобы убедиться, что у вас есть люди, где они вам нужны, и хорошим управлением расписаниями.

Лучшие практики включают в себя эффективную коммуникацию, соблюдение нормативных требований, вклад сотрудников и баланс между работой и личной жизнью.

Общайтесь со своими сотрудниками

Открытые линии связи жизненно важны для поддержания морального духа и продуктивности, независимо от того, какой тип планирования вы используете.

Внедрение прозрачных функций общения и взаимодействия в рабочий процесс может способствовать формированию культуры доверия.

Когда вам нужно внести изменения, четко сообщите о своих причинах и предупредите сотрудников как можно раньше, чтобы они приспособились к ним.

Обеспечение соблюдения трудового законодательства и правил

При разработке политики планирования убедитесь, что она соответствует применимым федеральным, государственным и местным трудовым законам и нормативным актам.

Вам нужно будет соблюдать график сверхурочной работы и оплату, праздники, перерывы на обед и отдых, а также сроки информирования работников об их графиках, среди прочего.

Поощряйте отзывы и предложения сотрудников

Заранее и чаще запрашивайте обратную связь от своих сотрудников, чтобы быть уверенным, что вы держите руку на пульсе того, кто счастлив и преуспевает в своей роли, а кто все больше разочаровывается.

Когда вы знаете, в чем заключаются проблемы, вам будет легче их решать.

Старомодное окно опроса, скорее всего, будет проигнорировано, но если вы уже используете цифровые решения, вы можете легко интегрировать инструмент обратной связи с сотрудниками, который позволяет использовать несколько каналов для общения, включая настраиваемые опросы и шаблоны, живые опросы и функции чата для быстрый и прямой ввод.

Поддержка баланса между работой и личной жизнью

Поддержание хорошего баланса между работой и личной жизнью является общей проблемой среди сотрудников.

Согласно исследованию McKinsey, почти половина сотрудников сообщают о симптомах эмоционального выгорания.

Благодаря разделению работы и семейной жизни у работников появляется достаточно времени, чтобы отключиться от работы и восстановить силы.

Менеджеры могут обучать сотрудников стратегиям поддержания этого баланса, в том числе назначению рабочих пространств и устройств, разумным ограничениям для чтения и ответа на сообщения, связанные с работой, здоровым привычкам и предсказуемому графику.

Инструменты для управления фиксированными рабочими графиками

Планирование рабочей силы является сложной задачей, даже при относительной стабильности фиксированных графиков работы.

Предположим, вы управляете многими сотрудниками по разным фиксированным графикам.

В этом случае вы потратите больше времени на предварительное планирование, и после того, как расписания будут установлены, они не потребуют такого тщательного контроля, как некоторые другие типы расписаний, такие как гибкие расписания.

Два основных подхода к управлению фиксированными графиками работы включают ручное планирование смен и программное обеспечение для планирования.

Планирование смен вручную

Менеджер или кто-то еще в команде определяет графики работы для запланированных вручную смен.

Как правило, они используют сложную электронную таблицу, чтобы сопоставить доступность и предпочтения сотрудников с потребностями бизнеса и попытаться найти золотую середину.

Некоторым людям нравится практический подход и человеческий фактор при рассмотрении предпочтений, но человеческий фактор также оставляет место для человеческой ошибки.

Это трудоемкий процесс настройки и мониторинга, если у вас больше нескольких сотрудников, а анализ данных вручную сам по себе является рутиной.

Введение в программное обеспечение для планирования

Программное обеспечение для планирования снижает временную нагрузку на планирование рабочей силы.

Универсальное приложение планировщика заданий от Connecteam поможет вам оптимизировать управление сменами и добиться максимальной производительности с меньшими трудностями. Это повышает эффективность и точность, а также включает автоматическую отчетность.

Connecteam помогает оптимизировать все задачи управления персоналом и планирования работы, обеспечивая постоянную эффективность работы с функциями, которые позволяют:

• Оцифровка рутинных задач управления сотрудниками, таких как командные напоминания и обновления статуса
• Отслеживание сотрудников с помощью приложения часов
• Мгновенно создавайте расписания и делитесь ими с вашими безрабочими командами
• Сбор информации от ваших сотрудников путем создания отчетов, контрольных списков, форм и запросов онлайн

Часто задаваемые вопросы

В чем разница между фиксированным графиком работы и гибким графиком работы?

При фиксированном графике работы сотрудники обычно работают в одни и те же еженедельные смены в течение одинакового количества часов и дней. Однако не все работы требуют строгого графика.

Гибкие графики работы менее жесткие и позволяют сотрудникам отрабатывать определенное количество рабочих часов в неделю или день, но эти смены не обязательно приходятся на одно и то же точное время.

Какие есть альтернативы фиксированному графику работы?

Существует по крайней мере 15 типов графиков работы, которые могут рассмотреть менеджеры. Другие распространенные графики работы включают гибкие графики, в которых сотрудники и работодатели сотрудничают, чтобы определить, сколько работает сотрудник, сменные графики работы, в которых рабочие чередуются между дневными и ночными сменами, разделенные смены, в которых сотрудники работают два временных интервала в один день с расширенным перерыв между ними и дежурные смены, в которые сотрудники работают по мере необходимости.

Как влияет фиксированный график работы на моральный дух сотрудников?

Все сотрудники разные, и некоторые ценят предсказуемость фиксированного графика, который позволяет им отделять свое личное время от рабочего времени, в то время как другим может быть скучно из-за повторяющегося характера их графика или они разочаровываются в смене, которая им не нравится.

Как я могу обеспечить, чтобы мой фиксированный график работы был справедливым и равным для всех сотрудников?

Обеспечение четкого информирования обо всех политиках планирования заранее и соблюдение этих политик — лучший способ обеспечить сотрудникам справедливый и равноправный график работы.

Будьте честны при рассмотрении запросов на предпочтительное расписание и свободное время и будьте последовательны в том, как вы учитываете срок пребывания и производительность. Подумайте об использовании программного обеспечения для планирования, которое сводит к минимуму возможность предвзятого принятия решений.