5 шаблонов учета рабочего времени Google Sheets и 1 гораздо лучший вариант

Точное отслеживание рабочего времени помогает обеспечить правильную оплату труда сотрудников, бесперебойную и эффективную работу смен, а также соответствие фактического рабочего времени еженедельному графику. Это также помогает компаниям соблюдать требования и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Многие компании по-прежнему полагаются на Google Таблицы для создания табелей учета рабочего времени и управления ими. Однако ручное отслеживание времени увеличивает риск дорогостоящих ошибок. Ошибки в табелях учета рабочего времени сотрудников могут привести к недоплате или переплате, проблемам со сверхурочными и оплачиваемыми отпусками и т. д.

Подобные ошибки могут вызывать недовольство сотрудников, наносить ущерб репутации компании, отнимать время у администраторов и даже приводить к дорогостоящим судебным издержкам.

К счастью, есть лучший вариант. Специализированное программное обеспечение для отслеживания времени обеспечивает большую точность, лучшие функции и большую поддержку, чем шаблон для отслеживания времени.

В этой статье мы обсудим преимущества специального программного обеспечения для учета рабочего времени. А для тех, кто все еще заинтересован в ручном учете времени, мы предлагаем 5 бесплатных шаблонов учета рабочего времени ниже.

Что такое ручное отслеживание времени?

Ручное отслеживание времени включает использование электронных таблиц, таких как Google Sheets или Excel, для записи времени прихода и ухода часов. Время вводится вручную, а в электронной таблице подсчитывается общее количество отработанных часов.

Например, сотрудник или его менеджер могут указать время начала как 9:30 и время окончания как 16:15. Формула в электронной таблице вычисляет это значение до 6,75 часов (6 часов 45 минут).

Вы также можете заранее подготовить вручную табели учета рабочего времени с ожидаемым рабочим временем, как в расписании, а затем скорректировать часы, если сотрудники опаздывают или начинают работать раньше.

Отслеживание времени ваших сотрудников имеет решающее значение для управления вашей рабочей силой и обеспечения точности расчета заработной платы. Однако ручное отслеживание времени отнимает много времени и подвержено ошибкам .

Недостатки отслеживания времени вручную

К сожалению, ручное отслеживание времени имеет некоторые недостатки. К ним относятся:

• Потерянное время. Ручной ввод часов в табель учета рабочего времени — трудоемкий процесс. Ваше время может быть лучше потрачено на другие задачи, особенно когда на рынке есть специальное программное обеспечение для отслеживания времени. Автоматизация этой задачи высвободит время вашей команды, чтобы они могли выполнять более содержательную работу.
• Увеличение ошибок. Создание и обновление табелей учета рабочего времени вручную увеличивает вероятность человеческих ошибок. Менеджеры и сотрудники будут стараться изо всех сил поддерживать 100% точность, но ошибки случаются, и их бывает трудно исправить. Существует также вероятность того, что вы или ваши сотрудники не успеете вовремя обнаружить ошибки, что приведет к ошибкам в расчете заработной платы.
• Повышенный риск проблем с соблюдением требований. Какой бы невинной или подлинной ни была ошибка, ошибки в табеле рабочего времени могут привести к нарушению трудового законодательства. Это могло произойти из-за опечатки, неправильного учета перерывов или неучета сверхурочной работы сотрудников. Конечно, ошибки могут быть. Но очень важно помнить о последствиях. Эти нарушения могут привести к серьезным штрафам.

К счастью, существует гораздо лучший вариант, позволяющий избежать этих трудностей.

Как выбрать цифровой тайм-трекер

Цифровой трекер времени — огромное преимущество для компаний, которые хотят упростить и автоматизировать учет времени, планирование, расчет заработной платы и многое другое.

Мы рекомендуем искать программное обеспечение для учета рабочего времени, которое имеет следующие функции:

• Часы одним касанием. Ищите программное обеспечение со встроенными часами, которые ваши сотрудники могут запускать и останавливать одним касанием. Это превратит мобильные устройства ваших сотрудников в часы и позволит им работать из любого места.
• Автоматизированный, точный учет времени. Расставьте приоритеты в системах, которые автоматически отслеживают время, которое сотрудники тратят на выполнение различных задач, проектов или клиентов. Это дает вам четкое представление о том, над чем работают сотрудники, и гарантирует, что им платят за то время, которое они отработали. Лучшее программное обеспечение будет иметь часы с точностью до секунды.
• Автоматическое создание табеля учета рабочего времени. С легкостью сопоставляйте отработанные часы ваших сотрудников в точные, готовые к просмотру табели учета рабочего времени.
• Интеграция заработной платы. Ищите цифровое программное обеспечение для отслеживания рабочего времени, которое будет напрямую интегрироваться с вашим текущим программным обеспечением для расчета заработной платы или позволит легко экспортировать табели учета рабочего времени для последующего импорта в предпочитаемого вами поставщика платежных ведомостей. Это помогает избавиться от головной боли при расчете заработной платы.
• GPS и геозоны . GPS-отслеживание позволяет расставить приоритеты безопасности сотрудников и убедиться, что рабочие приходят и уходят с нужных рабочих мест. Геозона позволяет вам ограничить, откуда сотрудники могут входить, помогая ограничить ошибки и кражу времени.
• Безопасный киоск . Функционал киоска позволяет превратить любое устройство в центральные часы, через которые сотрудники могут входить и выходить. Он отлично подходит для строительных площадок, розничных магазинов, складов и многого другого. Вам также понадобится трекер времени, который позволит вам делать селфи, чтобы исключить возможность удара приятеля.
• Управление перерывами, сверхурочными и оплачиваемыми отпусками (PTO) . Правила и расчеты перерывов, сверхурочных часов и отгулов могут быть сложными и трудными для ручного управления. Цифровой счетчик рабочего времени, который делает все это за вас, помогает гарантировать соответствие требованиям и способствует благополучию сотрудников.
• Пользовательские отчеты, которые вы можете адаптировать к уникальным потребностям вашего бизнеса. Просматривайте и анализируйте данные обо всем: от оплачиваемых часов и хода выполнения проекта до производительности сотрудников и затрат на сверхурочные. Доступ к подробным отчетам поможет вам принимать решения на основе данных.
• Инструменты планирования сотрудников. Такие функции, как автоматическое планирование смен, планирование смен с помощью перетаскивания и утверждение смены смен одним щелчком мыши, упрощают процесс планирования ваших сотрудников и позволяют вам и вашей команде сосредоточиться на более важных задачах.
• Полнофункциональное мобильное приложение , позволяющее сотрудникам отслеживать время на ходу, обмениваться сменами с коллегами, запрашивать отгулы, общаться с членами своей команды и с вами и многое другое.

Connecteam как тайм-трекер (лучший вариант)

Connecteam — лучший универсальный цифровой трекер времени. Он предлагает мощные и настраиваемые функции для всего, что вам нужно для эффективного, продуктивного и рентабельного бизнеса.

Давайте углубимся в функции, которые делают Connecteam лучшим вариантом для учета вашего времени, и многое другое.

Цифровые табели учета рабочего времени и интеграции для бесперебойной обработки заработной платы

Connecteam автоматически преобразует данные отслеживания рабочего времени сотрудников в цифровые табели учета рабочего времени, которые вы можете легко просмотреть перед расчетом заработной платы. Для каждого сотрудника вы можете увидеть общее количество отработанных часов в день и расчетный период, любые выходные и сверхурочные часы, а также общую заработную плату сотрудников. Панель администратора также помечает нарушения, поэтому вы можете легко обнаружить и исправить потенциально дорогостоящие ошибки.

Сотрудники могут получить доступ к своим табелям учета рабочего времени, запросить изменения и отправить свое утверждение прямо из мобильного приложения. Это экономит время, ограничивает количество ошибок и помогает обеспечить постоянную точность расчета заработной платы.

С Connecteam вы можете легко экспортировать табели рабочего времени для использования с вашим предпочтительным поставщиком платежных ведомостей. Что еще лучше, Connecteam предлагает прямую интеграцию расчета заработной платы с QuickBooks Online и Gusto — и другие интеграции находятся в процессе.

Часы с одним касанием для сверхточного отслеживания времени

С Connecteam ваши сотрудники могут легко и уверенно приходить и уходить. Они могут запускать и останавливать часы одним касанием и быть уверенными, что программное обеспечение Connecteam записывает их время с точностью до секунды.

Connecteam также предоставляет киоск-приложение , чтобы несколько сотрудников могли входить и выходить из одного места на общем устройстве.

Еще одна полезная функция для входа и выхода — инструмент распознавания лиц. Он сканирует лица сотрудников, когда они приходят на работу, чтобы убедиться, что это действительно они начинают свою смену. Это помогает предотвратить кражу времени из-за ударов приятелей, гарантируя, что ваша платежная ведомость всегда будет точной.

Технология GPS и геозона для проверки местонахождения сотрудников

Connecteam превращает любое мобильное устройство в часы с поддержкой GPS . Точное местоположение сотрудников фиксируется, когда они приходят и уходят, и вы также можете использовать отслеживание местоположения в реальном времени для проверки местоположения сотрудников. Это может обеспечить безопасность одиноких работников в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Кроме того, инструмент геозоны Connecteam позволяет вам создать виртуальный «забор» вокруг рабочих мест или офиса и требовать, чтобы сотрудники находились в пределах области, чтобы приходить и уходить.

Автоматизированные перерывы и сверхурочная работа помогут вам соответствовать требованиям

Connecteam позволяет создавать собственные перерывы и правила сверхурочной работы , подходящие для вашего бизнеса, отрасли и местоположения. Это не только помогает вам соответствовать требованиям и ограничивает расходы, связанные со сверхурочной работой, но также гарантирует, что работники получают необходимое им время простоя и получают надлежащую оплату.

Панель администратора обеспечивает четкое представление о текущих, предстоящих, еженедельных и ежемесячных перерывах и сверхурочных. Вы даже можете выбрать уведомления, когда сотрудники приближаются к сверхурочной работе, и настроить напоминания для сотрудников о перерывах или отгулах.

Создание и развертывание расписаний за считанные минуты

Функции автоматического планирования смен Connecteam упрощают планирование идеального графика. Вы можете назначать сотрудников на смены в зависимости от их квалификации, предпочтений смены и доступности или устанавливать открытые смены, которые может занять любой сотрудник.

Кроме того, вы можете добавлять контрольные списки и формы , файлы, описания и многое другое. к сменам, чтобы сотрудники знали, что делать, когда они приходят на работу. Сотрудники также могут документировать важную информацию о своих сменах, например, сколько миль они проехали на служебном автомобиле, какое оборудование они использовали или насколько они продвинулись в проекте. .

Чтобы помочь управлять вашими трудозатратами, автоматические средства проверки конфликтов Connecteam предупредят вас о любом совпадении между PTO сотрудника и запланированными сменами. Это гарантирует, что смены не дублируются и не переукомплектовываются.

Без проблем PTO и оставить запросы и утверждения

Connecteam позволяет легко отслеживать запросы вашей команды на отгулы и отгулы прямо из приложения.

Ваша команда может запросить PTO из любого места в любое время, и вы получите уведомление прямо на свое устройство. Как только вы одобрите запрос, Connecteam автоматически введет PTO в расписание вашего сотрудника. Это так просто!

Простое в использовании полнофункциональное мобильное приложение

Безопасное мобильное приложение Connecteam позволяет вашим сотрудникам управлять своим рабочим днем ​​из любого места. Они могут приходить и уходить, просматривать свои расписания, обновлять информацию о доступности, общаться с менеджерами и коллегами и т. д.

Кроме того, вы можете отправлять сотрудникам напоминания об их смене, чтобы они с меньшей вероятностью пропустили работу, и информировать их о важных обновлениях компании, чтобы они всегда были в курсе.

Более того, мобильное приложение Connecteam основано на облаке, что означает, что все изменения в расписаниях, сменах, доступности и т. д. обновляются в режиме реального времени.

Начните бесплатную 14-дневную пробную версию Connecteam уже сегодня, чтобы упростить планирование ваших сотрудников.

5 трекеров времени Google Sheets

Шаблон еженедельного расписания Toggl (Google Таблицы)

Toggl предлагает шаблон отслеживания времени Google Sheets, который позволяет отслеживать время начала смены, время начала и окончания перерыва, время окончания смены и дополнительные сверхурочные часы, которые работают сотрудники. Затем этот трекер расписания вычисляет разницу между рабочими часами сотрудников и запланированными часами (с учетом перерывов и сверхурочной работы) и дает недельный итог. Там же указана сумма, которую работник должен получить.

Все расчеты автоматизированы, а почасовые ставки сотрудников можно изменить внизу страницы.

Загрузите шаблон здесь.

Шаблон расписания на неделю (Google Таблицы) от Smartsheets

Smartsheets — это шаблон отслеживания рабочего времени Google Sheets, который автоматически подсчитывает, сколько сотрудникам причитается заработная плата. С помощью этого шаблона расписания можно установить ставку сверхурочной работы сотрудников и отслеживать часы болезни и отпуска сотрудников.

Загрузите шаблон здесь.

Шаблон еженедельного расписания Clockit (Google Таблицы)

Clockit предлагает несколько шаблонов отслеживания рабочего времени сотрудников, в том числе еженедельные трекеры, расписания проектов, двухнедельные трекеры и шаблон ежемесячного расписания. Это позволяет настраивать в зависимости от того, как оплачиваются сотрудники.

Загрузите шаблон здесь.

Шаблон еженедельного расписания (Google Таблицы) от Quidlo

Шаблон расписания Quidlo для Google Sheets позволяет менеджерам записывать общее время, затраченное на каждый проект для каждого сотрудника. Основным недостатком этого шаблона является отсутствие возможности включения перерывов или оплаты сверхурочных. Из-за этого его лучше всего использовать для управления проектами или отслеживания оплачиваемых часов клиентов, а не рабочих часов сотрудников.

Загрузите шаблон здесь.

Бесплатный шаблон расписания Everhour (Google Таблицы)

Этот шаблон табеля рабочего времени Google позволяет менеджерам записывать сверхурочные, больничные, отгулы, перерывы и отработанные часы. Установите ставки заработной платы сотрудников и ставки сверхурочной работы и отслеживайте время в десятичных дробях. Бесплатный шаблон Everhour также включает в себя шпаргалку по времени/десятичной системе счисления.

Загрузите шаблон здесь.

Шаблоны отслеживания времени и программное обеспечение для отслеживания времени

Все еще не уверены, подходит ли вам шаблон электронной таблицы Google или специальное программное обеспечение для учета рабочего времени? Ознакомьтесь с нашей сравнительной таблицей ниже, чтобы помочь вам принять решение.

Резюме

Отслеживание времени является важным аспектом управления персоналом и работой. Вы можете использовать Google Таблицы или Excel, чтобы отслеживать рабочее время сотрудников, а также создавать табели учета рабочего времени и управлять ими. Однако использование подобных ручных трекеров времени отнимает много времени и оставляет ваш бизнес открытым для ошибок в расчете заработной платы и проблем с соблюдением требований.

Вы можете использовать один из 5 бесплатных шаблонов табелей учета рабочего времени для Google Sheets, упомянутых в этой статье, но использование специального программного обеспечения, такого как Connecteam, является гораздо лучшим вариантом .

Connecteam предлагает мощные и гибкие функции, такие как часы с поддержкой GPS, автоматическое планирование смен, шаблоны смен, инструменты управления PTO и отпусками и многое другое. У него есть бесплатный план для малого бизнеса с количеством пользователей до 10, а его платные планы начинаются всего с 29 долларов в месяц для до 30 пользователей.

В целом, хотя бесплатные шаблоны расписаний для Google Таблиц могут быть полезны, они могут не соответствовать потребностям каждой команды или проекта. Для более надежного и эффективного управления расписаниями мы рекомендуем использовать Connecteam.

Подпишитесь на бесплатную пробную версию , чтобы убедиться в ценности для себя.