Как рассчитать стоимость рабочей силы: полное руководство

Стоимость рабочей силы может быть одним из самых больших расходов, которые вам придется учитывать в вашем бюджете, в зависимости от вашего бизнеса. Более того, есть много вещей, которые следует учитывать при определении справедливой заработной платы.

Обеспечить конкурентоспособную заработную плату, не отказываясь от своей прибыли, — это деликатный баланс, но он возможен.

Независимо от того, каким бизнесом вы занимаетесь, если у вас есть сотрудники, вы должны платить им за их время. Процесс определения того, как рассчитать стоимость рабочей силы, может быть пугающим, но это не обязательно должно быть пугающим!

Вот где пригодится это полезное руководство. Узнайте, что входит в стоимость рабочей силы, пошаговые инструкции о том, как ее рассчитать и как убедиться, что она не съедает ваш бюджет.

Что такое стоимость рабочей силы?

Затраты на оплату труда — это общая сумма, выплаченная работникам за определенный период времени, включая заработную плату, льготы и налоги с фонда заработной платы. Все предприятия стремятся зарабатывать деньги, но вам нужны сотрудники, которые помогут вам в этом, и вы должны платить им.

Большая часть управления персоналом — независимо от того, работаете ли вы в отделе кадров или владеете собственным бизнесом — определяет все, что входит в годовую стоимость рабочей силы. Помните, что в некоторых отраслях это будут ваши самые большие расходы.

Кроме того, поскольку заработная плата неуклонно растет, важно, чтобы вы осознавали преимущества, которые вы должны предоставлять своим сотрудникам сверх их почасовой ставки.

Это намного превышает стоимость часа. Вы также должны включить следующее в свои расчеты затрат на оплату труда:

• Налоги
• Преимущества
• Через некоторое время
• Стоимость обучения/адаптация
• Бонусы
• Общие расходы на заработную плату

Давайте подробнее рассмотрим некоторые из них.

Налоги

Налоги на заработную плату являются частью головоломки стоимости рабочей силы. Эти налоги включают в себя сбор FICA в размере 7,65%, который покрывает социальное обеспечение и Medicare, соответственно, а также менее известный налог FUTA в размере 6%, который оплачивает федеральную безработицу.

Вы также не можете забыть о государственных налогах на безработицу, а также о местных налогах на безработицу.

Также важно отметить, что налоги на заработную плату необходимо добавлять к валовой заработной плате — это то, что сотрудники зарабатывают до пособий, налогов и любых других вычетов из заработной платы.

Преимущества

Льготы могут включать стандартное страхование здоровья, стоматологии, инвалидности и жизни, а также пенсионные планы, оплачиваемый отпуск (PTO), а также отпуска и больничные.

Эти дополнения чрезвычайно важны, когда речь идет о том, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя ценными, и могут помочь увеличить удержание рабочих мест и снизить текучесть кадров. Исследование Pew Research показало, что 43% респондентов заявили, что уволились с работы, потому что она не приносила хороших результатов.

Пенсионные планы также следует учитывать. Наиболее распространенные пенсионные планы, предлагаемые американскими компаниями, — это планы, финансируемые работниками, такие как 401 (k).

В чем разница между прямыми и косвенными затратами на оплату труда?

Теперь, когда вы знаете все, что входит в расчет реальных затрат на рабочую силу, важно понимать разницу между прямыми и косвенными затратами на рабочую силу.

Прямые затраты на рабочую силу — это общая компенсация, которую вы даете своим сотрудникам, включая любые льготы и налоги, а также стоимость материалов, которые вам нужны для их предоставления, таких как столы, компьютеры и все остальное, что им может понадобиться для выполнения их работы.

Косвенные затраты на рабочую силу также известны как «накладные расходы». Они включают в себя любое обслуживание материалов, которые нужны вашей команде, эксплуатационные расходы, аренду и коммунальные услуги для офисных помещений, а также обучение. Косвенные затраты на оплату труда часто зависят от отрасли.

Например, предприятия, которым требуется парк транспортных средств, нуждающихся в техническом обслуживании, естественно, будут иметь больше косвенных накладных расходов, чем офисный бизнес.

Вы можете легко рассчитать прямые затраты на рабочую силу, сложив заработную плату ваших сотрудников, льготы и стоимость необходимых им материалов. Затем вам необходимо рассчитать любые косвенные расходы, связанные с вашим бизнесом.

Отслеживайте прямые и косвенные расходы отдельно, чтобы точно знать, что входит в ваши операционные расходы. И хотя знание этой информации поможет вам лучше понять, сколько стоит компенсация вашим сотрудникам, это также поможет вам оценить ваши товары и услуги.

Вы можете посмотреть, каковы ваши прямые затраты на рабочую силу, а затем определить цену, которая даст вам конкурентное преимущество перед конкурентами.

Расчет косвенных затрат поможет вам спланировать будущее, разработать стратегию масштабирования и убедиться, что в вашем бюджете достаточно денег для операционных расходов.

Обратите внимание, что средняя стоимость рабочей силы обычно составляет от 20 до 35% от вашего валового объема продаж в зависимости от вашей отрасли. Помня об этом, вы сможете устанавливать цены на свои продукты и услуги так, чтобы это соответствовало вашим бизнес-целям.

Пошаговое руководство по расчету стоимости рабочей силы

Теперь, когда вы лучше понимаете все, что входит в стоимость рабочей силы, пришло время узнать, как рассчитать стоимость рабочей силы в час для вашего бизнеса. Есть несколько формул, которые можно использовать, чтобы понять это — все, что вам нужно, это очень конкретные числа.

Ниже вы узнаете, как точно рассчитать стоимость рабочей силы для конкретного сотрудника, включая почасовую оплату и затраты на сверхурочные. Чтобы было проще понять, назовем ее Патрисия.

Она работает графическим дизайнером в небольшой технологической компании в Нью-Йорке, и ее средняя почасовая ставка составляет около 35 долларов в час, что намного превышает минимальную заработную плату.

Вы начнете с подсчета ее общей заработной платы, пособий и налогов, а также определения того, сколько часов она фактически отработала. Затем вы примете во внимание любые другие расходы, чтобы вы могли рассчитать стоимость рабочей силы за один год, чтобы выяснить истинную стоимость рабочей силы для Патриции.

Шаг 1. Вычислите ‌валовую заработную плату

Валовую заработную плату можно рассчитать, выяснив, сколько часов проработала Патриция, и ее брутто-почасовую заработную плату. Формула очень проста.

Ожидается, что штатные сотрудники будут работать 40 часов в неделю в течение 52 недель в году, что составляет 2080 рабочих часов в год. Если Патрисия зарабатывает 35 долларов в час, ее валовая годовая заработная плата составит 72 800 долларов.

Как видно из этого примера, неудивительно, что стоимость рабочей силы является одной из самых больших статей расходов для владельцев бизнеса в зависимости от отрасли. Хотя вы, конечно, хотите платить своим людям справедливо, важно быть реалистичным в отношении того, сколько вы действительно можете позволить себе платить им.

В этом примере только один сотрудник стоит более 70 тысяч долларов. Если ваши годовые валовые продажи не очень высоки, вам, возможно, придется переосмыслить свою бизнес-модель, если вы хотите продолжать хорошо платить своим людям.

Здесь важно отметить, что валовая заработная плата не включает льготы, сверхурочные или налоги на заработную плату. Вы узнаете, как учесть эти расходы на шаге 3.

Шаг 2: Определите фактическое количество отработанных часов

У штатного работника может быть 2080 рабочих часов в году, но реальность такова, что людям нужны перерывы и отпуска, и они иногда болеют. Патрика любит свою работу, но это не значит, что она хочет работать по 40 часов в неделю, все 52 недели в году.

Чтобы определить фактическое количество часов работы Патриции, предположим, что у нее был 21 день оплачиваемого отпуска. Если в рабочем дне 8 часов, значит, у нее было 168 выходных. Используйте эти числа в новой формуле, чтобы рассчитать, сколько часов работала Патрисия.

Использование приведенной выше формулы с фактическим рабочим временем Патриции означает, что она отработала 1912 часов. Хотя она не считала свое время, она решила использовать свой отпуск.

В ее компании каждый сотрудник получает стандартные 14 выходных дней в рамках своей политики отпусков. Она использовала семь дней отпуска, чтобы взять полноценный трехнедельный отпуск.

Напоминаем, что работодатели не обязаны предлагать отгулы как часть пакета льгот для сотрудников. Тем не менее, это привлекательно для потенциальных сотрудников, а надежная программа PTO может побудить членов команды остаться на долгое время. Это то, что нужно иметь в виду!

Шаг 3: Учтите любые дополнительные расходы

Пришло время принять во внимание все те другие расходы, которые были затронуты выше. Преимущества должны быть добавлены к валовой заработной плате, чтобы рассчитать общую стоимость труда для данного работника. Вы добавите эти затраты в другую формулу, чтобы получить окончательную цифру.

Итак, какими преимуществами пользуется Патриция, работая графическим дизайнером в технологической компании?

• Медицинская страховка
• Страхование жизни
• Страховка по инвалидности
• Пенсионный план, финансируемый работником, с согласованием с работодателем
• Бесплатный обед в столовой компании
• Ноутбук и планшет
• Ежеквартальные возможности для продолжения образования

Чтобы дать вам лучшее представление о том, насколько подобные льготы могут повлиять на почасовую заработную плату, Министерство труда США опубликовало исследование в 2021 году, которое показало, что средний работник частного сектора зарабатывал 38,07 доллара в час.

Средняя почасовая заработная плата составила 26,86 доллара, или 70,5% от общей суммы. Оставшиеся 11,22 доллара пошли на пособия.

Стоимость пособий — не единственная статья расходов, о которой следует помнить. Вы также должны включить сверхурочные и бонусы, чтобы получить реальную стоимость труда.

Qualtrics опубликовала исследование, которое показало, что 57% сотрудников хотят работать дополнительные смены, чтобы бороться с инфляцией. Это означает, что становится более важным, чем когда-либо, включать его в формулу общей стоимости рабочей силы.

Допустим, Патриция работала несколько раз по 50 часов в неделю в течение года. Сверхурочные часы часто превышают стандартную почасовую оплату — некоторые компании предлагают полуторное время, а другие — двойное.

Помните: в выходные и праздничные дни также часто взимается более высокая заработная плата.

Патриция действительно добилась успеха в нескольких проектах в течение года, и поэтому она была награждена премией за свои усилия. Вам нужно добавить ее сверхурочные часы, а также ее премию в свои расчеты, чтобы определить полную стоимость труда.

Наконец, не забывайте об этих важных налогах на заработную плату! FICA поступает непосредственно из еженедельной зарплаты Патриции, и технологическая компания обязана платить FUCA. И, поскольку они расположены в Нью-Йорке, они также должны платить налоги штата по безработице в Нью-Йорк.

Хотя все эти преимущества могут показаться чрезмерными, ваши сотрудники оценят вас намного больше, если вы предложите их. Дело в том, что счастливый сотрудник — это более продуктивный сотрудник, а продуктивный сотрудник бесценен.

Шаг 4: Рассчитайте общую стоимость рабочей силы в год

Вы знаете общую заработную плату Патрисии, фактические часы, которые она отработала, и все другие расходы, которые входят в ее зарплату. Теперь пришло время определить ее общие затраты на оплату труда в год с помощью другой формулы.

Формула общей стоимости труда довольно проста. Давайте посмотрим, сколько Патриция обходится ее компании в год, исходя из ее валовой заработной платы и других расходов.

Если вы помните, она отработала в общей сложности 2080 часов в течение года и зарабатывает 35 долларов в час, что означает, что она зарабатывала 72 800 долларов. Она брала отпуск, а также отгулы, но ей платили за эти часы.

Теперь давайте разберем эти расходы и добавим некоторые реальные цифры, чтобы помочь вам понять.

• Социальное обеспечение: 6,2% от 72 800 долларов = 4 513,60 долларов.
• Медикэр: 1,45% от 72 800 долларов = 1 055,60 долларов.
• Налог штата Нью-Йорк на безработицу: 4,1% с первых 7000 долларов = 287 долларов.
• Налог FUTA: 0,6% от первых 7000 долларов = 42 доллара.
• Медицинская страховка: 4000 долларов.
• Сверхурочные: $1000
• Другие преимущества: 1500 долларов США.

Исходя из этих цифр, дополнительные расходы, которые вы должны добавить к базовой зарплате Патриции в размере 72 800 долларов, составляют 8 402,20 доллара. Фактические затраты на оплату труда Патриции в команде технологической компании составляют 81 202,20 доллара.

Формула общей стоимости рабочей силы очень проста в использовании, если у вас есть доступ ко всем необходимым числам. Опять же, проконсультируйтесь с финансовым отделом или поговорите со своим бухгалтером или бухгалтером, если у вас есть какие-либо вопросы или вы начинаете чувствовать себя потерянным. Вот для чего они там!

Как насчет процента затрат на оплату труда?

Пока мы говорим о стоимости рабочей силы, вам также необходимо знать процент стоимости рабочей силы вашего бизнеса.

Знание этого позволит вам еще глубже изучить стоимость рабочей силы для вашего бизнеса. Это поможет вам определить, не слишком ли высока стоимость рабочей силы, что может негативно сказаться на вашей прибыли.

Процент затрат на рабочую силу сравнивает ваши затраты на рабочую силу с вашими валовыми продажами, и знание этих цифр необходимо для вашего бюджета, роста и планирования.

Чтобы рассчитать свой, во-первых, вам нужно знать свой годовой валовой доход. Вы сможете найти эту информацию в отчете о прибылях и убытках вашей компании, который вы можете получить у кого-нибудь из финансового отдела.

Затем определите общие затраты на оплату труда в вашем бизнесе (как указано в пошаговых инструкциях выше) и используйте эту полезную формулу для расчета процента затрат на оплату труда:

(Общие затраты на оплату труда / Валовой объем продаж) x 100 = Процент затрат на оплату труда

Этот процент обычно варьируется в зависимости от того, в какой отрасли вы работаете. Если вы продаете продукт, ваш, вероятно, попадет в упомянутые выше 25–30%. Затраты на рабочую силу в ресторане обычно немного выше, поскольку это бизнес, основанный на обслуживании.

Тип работы, которую вы выполняете, а также то, что вы предлагаете за почасовую заработную плату, будут напрямую влиять на ваш процент стоимости рабочей силы. Вышеприведенная формула может быть использована для определения вашего годового процента стоимости рабочей силы.

Вы также можете посмотреть на другие периоды времени, такие как недели, месяцы или кварталы, а не на годы, особенно если вы недавно получили более высокую валовую прибыль или увеличили заработную плату своим сотрудникам.

Вы можете использовать ту же формулу, но вам нужно будет просмотреть промежуточные отчеты о продажах вашей компании, чтобы получить правильные цифры для подстановки в нее.

Хотя у вас может возникнуть соблазн сократить расходы везде, где это возможно, если вы недовольны своим процентом затрат на рабочую силу, важно действовать осторожно. Если вы уменьшите свою почасовую заработную плату или оклад, вы рискуете потерять основных сотрудников или низкое качество работы.

Это балансирование, которое вы должны освоить, если хотите, чтобы ваш бизнес преуспел и чтобы члены вашей команды были довольны.

Рассчитайте стоимость рабочей силы сегодня

Теперь вы знаете, как рассчитать стоимость рабочей силы для вашего бизнеса. Как вы обнаружили, стоимость рабочей силы выходит за рамки почасовой оплаты труда и учитывает множество других факторов, таких как льготы, налоги и другие основные расходы.

Когда вы используете данные для расчета того, во сколько вам обходится оплата труда ваших сотрудников, у вас будет больше возможностей для предоставления справедливой и конкурентоспособной компенсации без негативного влияния на вашу прибыль.

Специалистам по персоналу может быть поручено рассчитать затраты на рабочую силу в рамках их MO — используйте приведенные выше формулы, чтобы сделать это, и вы не ошибетесь!

Знание стоимости рабочей силы является ключом к правильному управлению персоналом. Будьте в курсе затрат на оплату труда вашего бизнеса с помощью самого передового инструмента для отслеживания рабочего времени и создания табелей учета рабочего времени на рынке.

Начните работу с Connecteam бесплатно прямо сейчас и контролируйте затраты на рабочую силу.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь