Как рассчитать часы заработной платы и различные инструменты для использования

Расчет заработной платы для ваших почасовых сотрудников начинается с отслеживания того, сколько часов они работают. Вы можете отслеживать часы вручную, но рукописные расписания и ручные часы подвержены человеческим ошибкам, которые могут быть дорогостоящими.

К счастью, в настоящее время существует множество платформ цифровых часов, которые могут помочь вам отслеживать время и точно рассчитывать часы для начисления заработной платы. В этом руководстве мы объясним, как рассчитать часы заработной платы, и выделим 3 лучших приложения для отслеживания времени, которые ваш бизнес может использовать сегодня.

Различные методы учета отработанных часов

Для того, чтобы подсчитать, сколько часов отработал сотрудник, сначала нужно вести учет его рабочего времени в течение недели. Есть несколько различных подходов, которые вы можете использовать.

Рукописные табель учета рабочего времени

Рукописные табели учета рабочего времени — это самый простой способ следить за временем, но и самый подверженный ошибкам. С рукописными табелями рабочего времени сотрудники или менеджеры могут просто записывать часы, которые они работают каждый день, на листе бумаги.

Этот метод проблематичен, потому что сотрудники легко забывают записывать свое рабочее время . Если они все-таки забудут, будет сложно вернуться и ввести время прихода и ухода по памяти.

Даже если ваши сотрудники записывают свое рабочее время со 100% точностью, рукописные табели все равно вызывают проблемы. Вам нужно будет подсчитать количество часов каждого сотрудника вручную, что может привести к ошибкам при расчете часов для расчета заработной платы.

Вам также необходимо хранить эти физические табели учета рабочего времени в течение как минимум 3 лет в соответствии с федеральными налоговыми нормами. Это занимает место в вашем офисе, которое можно было бы использовать с большей пользой.

Часы с ручным управлением

Часы с ручным управлением используют перфокарты, считывающие карты или биометрические данные (такие как сканирование отпечатков пальцев), чтобы отслеживать сотрудников на работе и вне ее. Эти часы обычно располагаются в центральной зоне, где сотрудники должны проходить мимо них, что затрудняет забывание сотрудниками учета рабочего времени.

Преимущества

Одним из преимуществ часов с ручным управлением является то, что сотрудники должны физически присутствовать на часах , чтобы приходить или уходить. Это может помочь уменьшить кражу времени, которая происходит, когда сотрудник отсчитывает дополнительное время до того, как он приходит на работу или после того, как уходит.

Недостатки

Основным недостатком ручных часов является то, что они не подходят для сотрудников, которые проводят большую часть своего времени в полевых условиях . Если сотрудник не приходит в офис или на центральное рабочее место, у него может не быть возможности приходить и уходить.

Еще один недостаток часов с ручным управлением заключается в том, что они обычно производят бумажные карточки учета рабочего времени. Как и рукописные табели учета рабочего времени, они требуют, чтобы вы вручную суммировали часы работы сотрудников, и должны храниться в вашем офисе.

Таблицы

Электронная таблица предлагает базовую цифровую альтернативу физическим табелям учета рабочего времени. Вы можете создавать электронные таблицы, используя такие платформы, как Microsoft Excel или Google Sheets.

Преимущества

Переход на цифровые технологии имеет множество преимуществ. Во-первых, к цифровым табелям легко получить доступ с вашего компьютера или мобильного устройства. Нет риска потерять цифровую карточку учета рабочего времени в куче бумажной работы.

Вы и ваши работники также можете совместно использовать цифровой табель учета рабочего времени, что позволит вашей команде оставлять заметки или комментарии друг другу.

Кроме того, электронные таблицы позволяют сотрудникам отслеживать не только время прихода и ухода, но и другую информацию. Например, они могли предоставить заметки о том, над какой задачей они работали. Это может быть очень полезно для понимания того, насколько продуктивны ваши сотрудники и сколько времени уходит на выполнение конкретного проекта.

Еще одним преимуществом цифрового отслеживания времени является то, что вы можете автоматически добавлять часы . Большинство программ для работы с электронными таблицами предлагают функцию суммирования, которая помогает устранить ошибки при расчете часов заработной платы.
Наконец, цифровые табели легко хранить . Они могут храниться на жестком диске или в облачном хранилище вашей компании, а не занимать ценное место в вашем офисе. Это также полезно для соблюдения требований к ведению записей, поскольку вероятность потери цифровых табелей меньше по сравнению с физическими табелями учета рабочего времени.

Недостатки

Хотя электронные таблицы предлагают большие преимущества по сравнению с ручными часами и рукописными заметками, у них все же есть недостатки.  

Во-первых, в электронной таблице легко ввести неверную информацию о времени , что может привести к ошибкам в платежной ведомости.

Сотрудники также должны не забывать вводить свои часы вручную, как и в рукописных табелях учета рабочего времени.

Также нет встроенного способа проверить часы, которые сотрудник вводит в таблицу учета рабочего времени. Это может увеличить количество случаев кражи времени в вашем бизнесе, что будет стоить вам денег.

Программное обеспечение для цифровых часов

Программное обеспечение для цифровых часов является лучшим решением для учета рабочего времени сотрудников и расчета часов для расчета заработной платы.

Преимущества

Это программное обеспечение предлагает все преимущества цифрового отслеживания времени, а также устраняет некоторые ключевые недостатки электронных таблиц.

Приложения для отслеживания времени могут автоматически запускать и останавливать отслеживание времени в зависимости от того, что делает сотрудник. Например, приложение для отслеживания времени может начать отслеживать время, когда сотрудник открывает свою электронную почту. Некоторые варианты, такие как Connecteam, также будут отправлять напоминания сотрудникам, чтобы они запускали свои часы, когда они прибывают на место работы.

Еще одним преимуществом программного обеспечения цифровых часов является то, что оно обычно включает в себя функции для предотвращения кражи времени. Например, от сотрудников может потребоваться сделать селфи, что не позволит кому-то другому сделать это от их имени.

Вы также можете развернуть программное обеспечение часов на центральном киоске , в котором сотрудники должны физически присутствовать, чтобы отсчитывать время прихода и ухода. Это повторяет одно из ключевых преимуществ часов с ручным управлением.

Кроме того, многие приложения для учета рабочего времени автоматически рассчитывают количество рабочих часов , что избавляет вас от необходимости суммировать часы работы сотрудников.

Они также могут интегрироваться напрямую с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы. Таким образом, вы можете рассчитать заработную плату в несколько кликов вместо того, чтобы тратить целый день на подсчет часов и перепроверку своей математики.

Как рассчитать часы заработной платы

Если у вас есть табель учета рабочего времени сотрудника, вы можете рассчитать общее количество отработанных им часов для расчета заработной платы. То, как вы это сделаете, зависит от того, отслеживаете ли вы время вручную или используете программное обеспечение для отслеживания времени.

Способ 1: рассчитать количество отработанных часов вручную

Если вы отслеживаете время с помощью физических табелей учета рабочего времени или электронных таблиц, вам потребуется вручную рассчитать отработанные часы.

Начните с преобразования всех часов из формата am/pm в 24-часовой формат . Например, 15:00 становится 15:00. Это значительно упрощает вычитание времени начала работы сотрудника из времени его окончания.

Затем преобразуйте минуты в десятичный формат . Вы можете сделать это, разделив минуты каждой записи времени на 60. Например, 14:15 станет 14,25 (15/60 равно 0,25).

Теперь вы можете вычесть время начала работы сотрудника из времени его окончания . Если сотрудник начал работу в 9:05 и закончил в 17:15, то получается 17,25 – 9,08 = 8,17 отработанных часов.

Наконец, не забудьте вычесть все перерывы, которые сотрудник делал в течение дня. Например, если они взяли 45-минутный перерыв на обед, вы подсчитали бы 8,17 – 0,75 = 7,42 рабочих часа.

Способ 2: рассчитать отработанное время с помощью калькулятора заработной платы

Вместо подсчета часов вручную вы можете воспользоваться бесплатным калькулятором заработной платы .

Этот калькулятор карточек учета рабочего времени позволяет вам вводить время начала и окончания работы сотрудника каждый день и автоматически подсчитывает его рабочие часы. Вы можете рассчитать часы на 1 или 2 недели за один раз.

Если вы введете ставку оплаты сотрудника и порог сверхурочной работы, калькулятор также определит их оплату за период оплаты. Вы можете распечатать табель учета рабочего времени или загрузить его и перенести в программу расчета заработной платы.

Способ 3: Автоматический подсчет отработанных часов

Если вы отслеживаете время с помощью приложения часов, ваше программное обеспечение будет автоматически подсчитывать количество отработанных часов . Он обрабатывает все вышеперечисленные расчеты за кулисами и отображает количество отработанных часов каждый день.

Полезно, что многие приложения для учета рабочего времени также выделяют несоответствия в табеле учета рабочего времени сотрудника. Например, если сотрудник не ввел ни одного часа в течение одного дня, программное обеспечение может пометить это, чтобы вы могли просмотреть его. Это дает вам возможность спросить сотрудника, не забыли ли они активировать свои часы или обнаружить другие проблемы, прежде чем запускать платежную ведомость.

Использование отработанных часов для расчета брутто-зарплаты

Как только вы узнаете общее количество часов, отработанных сотрудником в неделю, вы можете рассчитать его валовую заработную плату.

Если сотрудник отработал 40 часов или меньше , просто умножьте количество рабочих часов в неделю на базовую ставку заработной платы, чтобы определить его валовую заработную плату.

Если сотрудник работал более 40 часов в неделю , вы должны оплатить ему сверхурочную работу. Вот как это сделать:

1. Умножьте базовую ставку заработной платы работника на 40, а затем запишите это число.
2. Умножьте количество сверхурочных часов, отработанных сотрудником, на его базовую ставку заработной платы, а затем на 1,5, чтобы рассчитать оплату сверхурочных.
3. Сложите первое число и оплату сверхурочных вместе, чтобы определить валовую оплату работника.

В качестве примера предположим, что сотрудник отработал 46 часов при базовой ставке заработной платы 10 долларов в час. Вы подсчитали бы: (40 х 10 долларов) + (6 х 10 долларов х 1,5) = 490 долларов.

Лучшее программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников

Программное обеспечение для цифровых часов является лучшим решением для учета рабочего времени сотрудников и расчета часов для расчета заработной платы.

Давайте подробнее рассмотрим 3 лучшие платформы часов, которые ваш бизнес может использовать сегодня.

Connecteam — это комплексное решение для управления работой со встроенными цифровыми часами и множеством функций, которые помогут вам отслеживать рабочие часы, рассчитывать заработную плату и оптимизировать свой бизнес.

Часы автоматические и с точностью до секунды . Но если сотрудники забывают приходиться или уходить, они также могут вручную добавить записи о времени.

Наша платформа доступна в Интернете и для мобильных устройств, поэтому сотрудники могут легко отслеживать свое время в офисе или в пути.

Connecteam также предлагает централизованный киоск времени . Вы можете настроить Connecteam на общем планшете или смартфоне и требовать, чтобы сотрудники фиксировали вход и выход на этом центральном устройстве.

Чтобы уменьшить кражу времени, вы также можете потребовать от сотрудников делать селфи, когда они приходят.

Кроме того, вы можете настроить геозоны. вокруг вашего офиса или рабочего места. (Количество геозон, которые вы можете создать, не ограничено.) Connecteam использует отслеживание местоположения по GPS, чтобы гарантировать, что сотрудники могут входить только в пределах геозон. Сотрудники получат напоминание о том, что нужно приходить на работу, когда они прибудут на место работы.

Функция отслеживания местоположения GPS также полезна для проверки текущего местоположения сотрудников.

Кроме того, если сотрудники собираются перейти на сверхурочную работу, вы получите предупреждение. Это может помочь вам сократить ненужные сверхурочные и сэкономить деньги на заработной плате.

Говоря об этом, Connecteam позволяет легко рассчитывать часы для начисления заработной платы. Наше программное обеспечение автоматически рассчитывает время перерывов, пропусков, сверхурочных и оплачиваемых выходных и создает автоматические цифровые табели учета рабочего времени за считанные секунды. Он также помечает ошибочные записи времени и позволяет менеджерам утверждать или отклонять табели учета рабочего времени с любого устройства.

Когда вы будете готовы к расчету заработной платы, вы можете экспортировать свои табели учета рабочего времени в несколько кликов. Connecteam предлагает прямую интеграцию с QuickBooks Online и Gusto для еще более быстрого начисления заработной платы.

Все данные о времени, которые собирает Connecteam, доступны для просмотра с помощью автоматических отчетов и централизованной панели мониторинга. Он даже отслеживает остатки нерабочих дней сотрудников, что упрощает управление запросами сотрудников на отгулы.

Connecteam полностью бесплатен для компаний с количеством сотрудников до 10 . Для крупных предприятий цены начинаются всего с 29 долларов в месяц для сотрудников до 30 человек.

Попробуйте Connecteam бесплатно в течение 14 дней , чтобы узнать, как он может помочь вам отслеживать часы работы и легко рассчитывать заработную плату.

Timely — это программное обеспечение для отслеживания времени на базе искусственного интеллекта, которое автоматически фиксирует, сколько времени сотрудники проводят в различных приложениях для повышения производительности. Он узнает, какая работа связана с каким проектом, и становится тем точнее, чем больше сотрудников используют платформу.

Сотрудники могут отмечать записи времени, созданные Timely, как оплачиваемые или неоплачиваемые часы. Это полезно для выставления счетов клиентам, поскольку менеджеры могут получить отчет обо всех оплачиваемых часах, потраченных на проект. Менеджеры также могут использовать эти данные для мониторинга производительности и определения того, какие проекты могут выиграть от увеличения рабочей силы.

Timely может автоматически создавать расписания, но не имеет встроенной системы утверждения. Сотрудникам необходимо вручную отправлять свои табели учета рабочего времени менеджерам, а любые вопросы о записях времени должны решаться вне Timely.

Timely начинается с 9 долларов за пользователя в месяц.

Harvest — это программа для учета рабочего времени, предназначенная для фрилансеров и небольших команд. Это позволяет пользователям отслеживать время в Интернете, на настольных или мобильных устройствах. Пользователи также могут создавать собственные напоминания, чтобы они никогда не забывали запускать и останавливать трекер времени.

Harvest позволяет пользователям организовывать записи времени в проекты и помечать часы как оплачиваемые или неоплачиваемые. Программное обеспечение может автоматически создавать клиентские счета и интегрируется с PayPal и Stripe, чтобы клиенты могли платить онлайн. Harvest также интегрируется с QuickBooks Online и Xero.

Примечательно, что Harvest не создает табели учета рабочего времени для сотрудников. Он поддерживает настраиваемые отчеты, включающие общее количество часов сотрудников, но менеджерам необходимо будет вручную вводить эти часы в свое программное обеспечение для расчета заработной платы.

Harvest бесплатен для отдельного пользователя с двумя проектами. Урожай для команд начинается с 10,80 долларов США на пользователя в месяц.

Заключение

Точное отслеживание времени, которое сотрудники тратят на работу, является ключом к расчету заработной платы. В то время как вы можете отслеживать время и суммировать часы работы сотрудников вручную, программное обеспечение цифровых часов является превосходным подходом , который экономит время и устраняет дорогостоящие ошибки.

Лучшее приложение для цифровых часов на сегодняшний день — Connecteam. Он предлагает мобильные часы, центральный киоск времени, оповещения для выездных сотрудников, централизованную панель отчетности для менеджеров и многое другое. Это универсальное решение для всех ваших потребностей в управлении работой.

Начните работу с Connecteam бесплатно уже сегодня!

Часто задаваемые вопросы

Как рассчитать отработанные часы в Excel?

Если у вас есть время прихода и ухода сотрудника в Excel, вы можете просто вычесть время прихода и ухода из времени ухода. Чтобы расчет был точным, записи времени должны быть отформатированы как данные времени в Excel, а не как текст или числа.

Как лучше всего рассчитать заработную плату?

Лучший способ рассчитать часы заработной платы — использовать программное обеспечение для цифрового учета рабочего времени , также известное как приложения для учета рабочего времени. Эти инструменты помогают вам точно отслеживать часы работы сотрудников и могут автоматически создавать табели учета рабочего времени для расчета заработной платы.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь