Как оценить время выполнения для управления проектами

Планирование и оценка имеют решающее значение для завершения проекта — вам нужно знать, сколько времени займет проект, чтобы вы могли устанавливать реалистичные сроки, управлять ресурсами, устанавливать соответствующий бюджет и устанавливать ожидания как для сотрудников, так и для заинтересованных сторон.

Без надлежащего планирования проекты, которые должны были занять несколько недель, могут затянуться на месяцы. Это отсутствие производительности может привести к превышению вашего бюджета, стоить вашему бизнесу денег из-за избыточных затрат на рабочую силу и оставить ваших клиентов недовольными.

Популярный метод, который менеджеры проектов используют для эффективного планирования и оценки, — это прогноз предполагаемого времени выполнения (ETC). В этом руководстве мы подробно рассмотрим, что такое ETC, важность правильной оценки времени, как правильно оценить время и многое другое.

Каково расчетное время для завершения?

ETC включает в себя оценку общего количества времени, необходимого для завершения проекта . Это более точно, чем простое предположение, и дает вам больше уверенности при назначении персонала, установлении бюджета и распределении ресурсов. Это также поможет вам спланировать задачи, которые необходимо выполнить, и гарантирует, что все будут знать, сколько времени им осталось работать.

ETC следует рассчитывать как можно раньше в жизненном цикле проекта, чтобы получить точную оценку количества времени, необходимого для его завершения.

Важность правильной оценки времени

Во-первых, правильная оценка времени может помочь вашей команде избежать задержек и сдать завершенные проекты вовремя .

Вы должны быть в состоянии постоянно укладываться в сроки, чтобы завоевать доверие своих клиентов или клиентов, чтобы они снова и снова запрашивали ваши услуги. ETC может помочь вашей команде эффективно управлять своим временем, чтобы все задачи соответствовали или превосходили ожидания клиентов .

Точная оценка времени также может помочь вам убедиться, что у вас есть необходимые средства для завершения каждого проекта и нужных сотрудников, когда они вам нужны.

Кроме того, ETC может помочь руководителям проектов создавать подробные расписания. В этих графиках будет указано, за что отвечает человек или команда, а также сроки проекта, основанные на ваших прогнозах.

Знание того, сколько времени должно занять выполнение задачи и кто из сотрудников отвечает за ее задачи, поможет вам более эффективно управлять своей командой.

Существуют также негативные последствия неправильной оценки времени . Вы рискуете нарушить сроки проекта, сдвинуть сроки и перегрузить сотрудников. Кроме того, завершение проекта позже, чем ожидалось, может разочаровать клиентов и повредить вашей репутации.

Отсутствие правильной оценки ETC также может привести к недостаточному бюджету, если проект займет слишком много времени, что будет стоить вам и даже вашим клиентам денег. В некоторых случаях проекты могут полностью провалиться из-за плохой оценки времени.

Советы по правильной оценке времени

Неправильная оценка времени может быть дорогостоящей и опасной, поэтому вот несколько советов, чтобы убедиться, что вы правильно оцениваете время.

Будьте в курсе всего, что вам нужно для завершения проекта

Без полного списка задач, совещаний и других требований для завершения проекта вам будет сложно оценить время выполнения.

Все, что имеет решающее значение для успеха проекта, должно быть записано и учтено. Отсутствующие вещи могут легко добавить дни или недели к вашей оценке, что может сбить ваш график. Не забудьте перечислить действия и требования проекта в соответствующем порядке — либо в хронологическом порядке, либо по приоритету, либо в обоих направлениях.

Вы можете рассмотреть возможность использования такого метода, как структура декомпозиции работ, чтобы разбить более крупные проекты и получить четкое представление обо всем, что необходимо сделать.

Кроме того, не забывайте учитывать, сколько времени потребуется для проведения предпроектного тестирования, общения с сотрудниками и клиентами и редактирования проектов при оценке времени выполнения.

Просмотрите данные из прошлых проектов

Использование исторических данных из прошлых проектов может помочь уточнить ваши текущие оценки. Просмотрите свои прошлые сроки и проектные задачи, чтобы понять, сколько времени они заняли, а затем используйте эту информацию, чтобы направлять свои прогнозы ETC.

Убедитесь, что вы просматриваете похожие проекты, чтобы убедиться, что анализируемая вами информация актуальна и полезна.

В некоторых случаях вы можете просмотреть исторические данные других компаний, которые завершили аналогичные проекты. Однако доступ к нему может быть сложным и дорогостоящим в некоторых случаях.

Обязательно отслеживайте время работы сотрудников, чтобы точно видеть, сколько времени заняли конкретные задачи и проекты. Это поможет отслеживать ваш текущий проект, а также значительно облегчит будущие оценки.

Привлекайте свою команду к оценке

Постарайтесь привлечь членов команды к оценке, которую вы создаете. Консультации с другими могут помочь убедиться, что ваши оценки разумны и точно отражают время, необходимое вашей команде для выполнения проектов.

Кроме того, вовлечение вашей команды может помочь повысить удовлетворенность сотрудников . Просьба об их вкладе заставляет сотрудников чувствовать себя ценными и способными, что делает их более вовлеченными. Кроме того, они будут более мотивированы усердно работать и придерживаться графика проекта, если они помогли его создать.

Кроме того, не стесняйтесь обращаться к экспертам или специалистам, которые работали над подобными проектами. Свежий взгляд может творить чудеса. Люди со специальным опытом и знаниями могут дать вам лучшее представление о том, сколько времени займет проект, и могут дать вам дополнительные сведения об эффективном управлении проектами.

Помните о рисках

В ваших усилиях по созданию точной оценки времени вы должны осознавать риски. Риски могут привести к таким проблемам, как задержки и проблемы с бюджетом, которые могут привести к полной остановке проектов.

Риски могут быть внутренними, например, отсутствие финансирования, необходимого для проекта, или неожиданное увольнение работников. Внешние риски, такие как ненастная погода, не позволяющая вам попасть на рабочее место, также могут сбить проект с курса.

Принимая во внимание потенциальные риски и имея план на случай непредвиденных обстоятельств, вы можете свести задержки к минимуму и не допустить, чтобы одна проблема привела к провалу проекта.

Работайте с некоторой гибкостью

При создании планов проекта и определении сроков важно запланировать дополнительное время на случай, если оно вам понадобится. Например, используйте дополнительное время для решения таких проблем, как нехватка рабочей силы, отказ оборудования, перебои в подаче электроэнергии, ненастная погода и даже недоступность определенных ресурсов.

Планы со сжатыми сроками выполнения, не обеспечивающие гибкости, могут развалиться, когда возникнет всего одна проблема. Лучше перестраховаться, чем сожалеть, и добавление некоторого времени на непредвиденные обстоятельства может спасти вам жизнь.

Кроме того, следите за временем, которое вы тратите на другие дела во время работы над проектами. Ни одна команда не может быть на 100% эффективна все время, и вам нужно планировать это. Даже когда вы и ваша команда работаете над самыми важными проектами, вы обязаны болтать друг с другом, задавать вопросы и отвечать на них, брать что-нибудь поесть или выпить или как-то иначе отвлечься.

Полностью избежать траты времени просто нереально, поэтому лучше включить это в общую оценку.

Всегда пересматривайте свой график после завершения проекта

Когда проект завершен, подробно изучите его график. Это может дать вам четкое представление о фактической продолжительности проекта по сравнению с вашей оценкой. Вы можете легко определить любые различия между оценкой и результатом и принять решение о том, как устранить их в своем следующем проекте.

Кроме того, вы должны приложить усилия для отслеживания прогресса в каждом проекте. Вы можете настроить временную шкалу на лету, если возникнут какие-либо проблемы.

Отслеживание также гарантирует, что вы всегда будете в курсе того, как продвигается проект. Доступ к правильным инструментам управления задачами (обзор лучших приложений для управления задачами), таким как контрольные списки, назначение текущих задач и уведомления о задачах, отправляемые прямо на устройства сотрудников, может упростить эту задачу.

Отслеживая прогресс, вы можете сравнить, как обстоят дела на самом деле, с тем, как вы предполагали, что они будут развиваться, чтобы сделать будущие оценки более точными. Чем больше работы вы приложите к анализу и пониманию своих проектов, тем точнее будут ваши оценки в будущем.

Лучшие методы оценки времени

Когда у вас есть необходимая информация и вы знаете обо всем, что влечет за собой проект, вы можете начать делать свои оценки. Застрял на том, как оценить время для проекта? Вот некоторые из лучших и самых популярных методов, которым вы можете следовать.

Восходящая оценка

Метод восходящей оценки включает в себя анализ задач по отдельности и определение того, сколько времени может занять каждая из них. Затем вы просто суммируете время выполнения отдельных задач, и у вас остается общая оценка всего проекта.

Это может быть очень точным способом оценки часов для проектов, поскольку он заставляет вас сначала смотреть на каждую конкретную задачу, а затем на проект в целом.

Этот метод часто требует больше времени и усилий, но в конечном итоге он помогает избавиться от стресса, связанного с оценкой времени, разбивая большой проект на более управляемые отдельные задачи.

Нисходящая оценка

Оценка «сверху вниз» противоположна оценке «снизу вверх». Он включает в себя определение того, сколько времени у вас есть на работу над проектом, а затем распределение этого времени между его задачами.

Вы можете рассмотреть возможность использования исторических данных, чтобы получить представление о том, сколько времени займет весь проект, и сделать свои оценки на их основе. Или вы можете просто оценить время выполнения на основе спецификаций клиента.

В целом, оценка сверху вниз может быть более быстрым и простым подходом, поскольку вы больше фокусируетесь на проекте в целом, а не на каждой задаче в деталях.

Трехточечная оценка

Как следует из названия, метод трехточечной оценки включает в себя три оценки времени проекта: наилучший сценарий, наихудший сценарий и наиболее вероятный сценарий.

Оценка в лучшем случае — если все идет по плану с нулевыми проблемами, а оценка в худшем случае — если все, что может пойти не так, пойдет не так. Наиболее правдоподобной оценкой является та, которая объясняет лишь несколько сбоев на этом пути.

Оценка по трем точкам часто является самым безопасным способом оценки времени, поскольку она помогает убедиться, что вы готовы независимо от того, как идет проект. Скажем так, это требует больших усилий. Многие менеджеры проектов в конечном итоге используют среднее значение всех трех сценариев, чтобы получить фактическую оценку.

Параметрическая оценка

Этот метод включает в себя определение времени, необходимого для выполнения одной задачи, а затем умножение этого времени на количество аналогичных задач, задействованных в проекте. Многие задачи в проекте похожи, и этот метод позволяет делать точные оценки, не анализируя каждую из них.

Поскольку параметрическая оценка требует, чтобы вы группировали похожие задачи вместе для оценки времени проекта, могут возникнуть некоторые различия, особенно если задачи не так похожи, как вы первоначально думали. Тем не менее, этот метод может быть полезен, если вы знаете задачи и то, что они требуют.

Сравнительная оценка

Сравнительная оценка (также известная как аналогичная оценка) — это когда вы изучаете, сколько времени заняли прошлые проекты, а затем применяете эти данные к вашему текущему проекту. Например, разумно предположить, что текущий проект займет четыре месяца, если вы и ваша команда потратили четыре месяца на аналогичный проект в прошлом.

Вы можете быстро и легко оценить время, используя этот метод, но точность может пострадать, если текущий проект и прошлый проект, на который вы ссылаетесь, имеют разные требования.

Заключение

Не зная, как оценить время проекта, вы можете столкнуться с неудачными проектами, неточными бюджетами и проблемами с расписанием. Сотрудники могут застрять на работе долгие часы, и сроки могут быть сорваны. Плохая оценка времени заканчивается пустой тратой времени и денег и оставляет клиентов менее чем в восторге.

Независимо от того, какие проекты берет на себя ваша компания, использование прогноза расчетного времени выполнения (ETC) может помочь вам уложиться в сроки, составить более точные графики, правильно управлять временем и оставаться в рамках бюджета. Ваши сотрудники будут лучше понимать, что им нужно делать и к какому сроку, а вы сохраните свою репутацию, последовательно выполняя проекты вовремя.