Как написать сотруднику + бесплатная форма записи сотрудника

Как менеджер, вы несете ответственность за то, чтобы члены вашей команды соответствовали установленным для них ожиданиям. Но иногда вам нужно принять дисциплинарные меры, когда сотрудник ведет себя ненадлежащим образом на рабочем месте.

Один из способов сделать это — написать сотруднику.

Записи сотрудников содержат официальные записи о неприемлемом поведении работника. Очень важно использовать последовательную документацию, когда вы записываете сотрудника. Это помогает поддерживать справедливую структуру в вашем бизнесе и создает письменные записи поведения сотрудников с течением времени.

Если все сделано правильно, письменное описание сотрудника может помочь улучшить его поведение и гарантировать, что он соответствует ожиданиям и стандартам.

В этой статье мы объясним, как написать сотруднику и что вы должны сказать во время письменной встречи. Мы также предоставляем бесплатный образец бланка заявления сотрудника .

Что такое запись сотрудника?

Письмо сотрудника — это официальный письменный отчет о неприемлемом поведении, поведении или производительности работника . Он информирует сотрудника о том, что его поведение не соответствует ожиданиям, и дает ему обратную связь о том, что ему нужно изменить или улучшить. В нем также подробно описаны последствия отсутствия улучшения.

Записи сотрудников используются для незначительных проблем , которые не требуют дисциплинарного собрания, но все же неприемлемы. Например, частые опоздания, деструктивное поведение, такое как грубость, или незначительные нарушения дресс-кода.

Письмо сотрудника обычно служит первым этапом вашего дисциплинарного процесса. Однако вы также можете использовать его как самостоятельный метод дисциплины сотрудников.

Разница между выпиской и дисциплинарным собранием

Написания и дисциплинарные собрания — два метода дисциплины сотрудников. Менеджеры и руководители используют их для решения проблемы поведения сотрудников, которое не соответствует ожиданиям. Хотя эти два метода похожи, они служат разным целям.

Описание действует как часть «бумажного следа» для документирования неприемлемого поведения сотрудника. Часто это первый шаг в формальном дисциплинарном процессе.

Дисциплинарное собрание — это официальная встреча, которая проводится между работником и его руководителем или руководителем. Обычно это происходит , когда поведение сотрудника крайне неуместно . Например, дискриминация, притеснение, воровство, нарушение техники безопасности или серьезное неподчинение.

Дисциплинарные собрания также можно использовать, когда поведение работника не улучшилось после получения письменного заявления от сотрудника . Например, предположим, что вы написали сотруднику за нарушение дресс-кода, но он по-прежнему неправильно носит форму. В этом случае вы можете провести дисциплинарное собрание.

Дисциплинарные собрания и отчеты дают вам возможность подвести черту под определенным типом поведения, исправить его и двигаться вперед вместе. Ваш тон должен быть серьезным, но поддерживающим.

Когда следует выписывать сотрудника?

Обычно работника выписывают за мелкие дисциплинарные проступки. Вот несколько примеров типов поведения, которые могут потребовать описания :

• Постоянные опоздания.
• Деструктивное или непрофессиональное поведение, которое не равносильно неповиновению. Например, ругаться матом во время встречи или грубить коллегам.
• Проблемы с посещаемостью или продуктивностью. Например, использование социальных сетей в рабочее время или другие отвлекающие факторы, снижающие производительность.
• Несоблюдение надлежащих политик или процедур. Например, неправильное заполнение необходимых документов.
• Незначительные нарушения дресс-кода.
• Отсутствие обратной связи по мелким вопросам.

Вы можете решить проблемы с производительностью или частые отсутствия, используя рецензии, но они, как правило, не лучший инструмент для решения этих проблем. Вместо этого проблемы с производительностью можно решать с помощью политики возможностей вашей компании. Частые отсутствия можно контролировать с помощью вашей политики отсутствия.

Точно так же некоторые вопросы могут быть слишком серьезными, чтобы оправдать написание со стороны сотрудника . Сюда могут входить:

• Кража.
• Физическое насилие по отношению к коллеге, менеджеру или клиенту.
• Сексуальное домогательство.
• Запугивание.
• Серьезные нарушения здоровья и безопасности.
• Серьезное неподчинение.

В вашей дисциплинарной политике должно быть четко указано, какие виды поведения будут считаться дисциплинарными, а какие могут повлечь за собой судебное разбирательство.

Что включить в отчет о сотрудниках

Хотя нет никаких юридических требований к тому, что вы должны включать в описание сотрудника, форма может помочь вам создать структуру в вашем бизнесе.

Вот несколько примеров того, что нужно включить в форму:

• Название и логотип компании.
• Дата написания.
• ФИО работника и должность.
• Имя и должность менеджера.
• Место для документирования подробностей неправомерного поведения. Это включает в себя описание того, что произошло, соответствующие даты, время и свидетелей.
• Место для заметок обсуждения, которое у вас было с сотрудником. Это должны быть краткие заметки, подытоживающие разговор. Не чувствуйте себя обязанным записать разговор дословно.
• Место для записи плана улучшений. Это должно включать в себя корректирующие действия, которые сотрудник должен предпринять для улучшения, и возможные последствия, если он не улучшит свое поведение.
• Место для подписи руководителя и сотрудника.

Вы должны заполнить письменный отчет сотрудника вскоре после того, как заметили неприемлемое поведение.

Что делать после заполнения формы выписки работника

Запланируйте неформальную встречу с вашим сотрудником , чтобы представить ему форму и объяснить свои опасения. На этом этапе вы можете собрать краткие записи обсуждения, договориться о дальнейших действиях, а затем попросить своего сотрудника подписать форму.

Сотрудник может отказаться подписывать отчет, если считает его несправедливым или неточным. Напомните им, что они подписывают, чтобы подтвердить, что они получили рецензию, а не соглашаться с тем, что в ней говорится об их поведении.

Если они по-прежнему отказываются подписывать форму, отметьте их отказ в графе для подписи. Простое «сотрудник отказался подписывать» покроет это. Отказ работника подписать запись не делает документ недействительным и не препятствует его использованию в будущем дисциплинарном производстве.

Затем вы должны создать копию подписанной или неподписанной рецензии. Дайте один экземпляр своему сотруднику, а другой сохраните в его личном деле. Если сотрудник отказывается взять свою копию, сохраните себе обе копии. Приложите записку о том, что сотрудник не взял с собой копию.

Вы также можете загрузить цифровую копию рецензии в программное обеспечение для управления персоналом, если оно у вас есть. Это гарантирует, что у вас всегда будет копия формы, если оригинал утерян или поврежден.

Что делать, когда выписываете сотрудника?

То, что вы должны сказать во время рецензии, будет зависеть от характера поведения сотрудника. Тем не менее, независимо от содержания рецензии, существуют общие рекомендации, которым следует следовать.

Будьте ясны и основательны

Записать сотрудника может быть сложно, но важно быть ясным и тщательным.

В описании четко объясните, что поведение, которое вы заметили, неприемлемо и что они получают из-за этого описание. Подробно опишите, о каком поведении вы говорите, когда оно произошло и почему оно неприемлемо. Возможно, такое поведение влияет на других сотрудников или противоречит вашему кодексу поведения. Это также может быть по любой другой серьезной причине.

Если ваш сотрудник задает вопросы во время отчетной встречи, отметьте их в форме и ответьте на них в конце. Не придумывайте ответ, если не знаете, как ответить на вопрос. Скажите сотруднику, что вы проверите и вернетесь к ним. Не бойтесь обратиться за поддержкой к другому менеджеру, если вы не уверены.

Используйте «Я» утверждения

Я-утверждение — это инструмент коммуникации, который фокусируется на убеждениях или чувствах говорящего . Как следует из названия, эти утверждения начинаются с «я», а не «ты».

Использование высказывания «Я» — это небольшое изменение языка, которое может сделать сотрудников более восприимчивыми к тому, что вы им говорите. Это предотвращает перекладывание вины и помогает сохранить объективность разговора. Использование «я»-утверждений также помогает укрепить доверие между вами и вашим сотрудником.

Например:

• — Я заметил, что вы опоздали на три на этой неделе. Вместо «Вы много опаздывали на этой неделе».
• «Я обеспокоен тем, что ваше поведение во время собраний команды было разрушительным». В отличие от «Ты очень груб на собраниях».
• «Я разочарован тем, что мой отзыв вам не был принят на прошлой неделе». Вместо «Вы не слушали меня на прошлой неделе».

Будьте понимающими

Написание не о наказании вашего сотрудника. Речь идет о документировании и справедливом и последовательном устранении плохого поведения. Это способ помочь сотрудникам узнать, что их поведение не соответствует ожиданиям, и поделиться советами о том, как они могут добиться успеха в будущем.

Тон встречи должен быть серьезным, но также поддерживающим и понимающим . Важно дать вашим сотрудникам презумпцию невиновности и поддержать их, изменив их поведение.

Вот способы проявить понимание при составлении письма о сотруднике:

• Используйте неосуждающий язык. Например, не пишите: «Вы вели себя совершенно непрофессионально на нашей последней встрече команды». Вместо этого напишите: «Во время нашей последней встречи команды я заметил, что вы перекрикивали своих коллег и прерывали их выступления. Такое поведение было разрушительным».
• Укажите контекст в своем объяснении. Например, если сотрудник часто опаздывает, объясните в форме, почему важно приходить на работу вовремя. Вы могли заметить, что опоздание влияет на производительность, моральный дух команды или репутацию компании среди клиентов.
• Предложите ресурсы и поддержку. Например, если сотрудник изо всех сил пытается соответствовать ожиданиям по производительности, предложите ему дополнительную поддержку, например дополнительное обучение или обновление справочника сотрудников.

Будьте готовы к конфликту

В то время как рецензия сотрудника — это возможность улучшить поведение и производительность сотрудника, никому не нравится, когда ему говорят, что он плохо справляется со своей работой.

Конфликт является естественной частью рецензий сотрудников. Сотрудник может чувствовать себя эмоционально, как будто его наказывают, или даже что решение несправедливо. Активно слушайте и отвечайте на чувства вашего сотрудника.

В процессе оформления сотрудник может:

• Отрицайте любые нарушения. Сотрудник может отрицать то, что вы ему говорите, заявлять, что информация не соответствует действительности, или пытаться прекратить разговор. Вот почему так важно прийти на встречу подготовленным с доказательствами. Они не могут разумно отрицать содержание статьи, когда перед ними доказательства.
• Сорвать собрание. Сотрудник может кричать, ругаться, плакать или выходить из комнаты. Если это произойдет, сохраняйте спокойствие и объективность. Принесите им стакан воды или выйдите из комнаты и подождите, пока сотрудник успокоится.
• Переложить вину на коллегу. Ваш сотрудник может попытаться заявить, что его коллега действительно виноват в его плохом поведении. Например, предположим, что сотрудник постоянно срывает сроки. Они могут утверждать, что их коллега отвлекает их и мешает выполнять работу. Поощряйте сотрудника концентрироваться на собственных действиях. Например, вы можете сказать: «Давайте сосредоточимся на разработке стратегий, которые помогут вам не сбиться с пути и достичь своих целей».
• Переложите вину на себя или на компанию. Сотрудник может попытаться направить разговор на нападки на вас или компанию как на причину своего неприемлемого поведения. Не занимайте оборонительную позицию и не вступайте в спор. Сохраняйте спокойствие и верните разговор к конкретной поведенческой проблеме.

Лучшие советы для рецензий сотрудников

Сохраняйте спокойствие и объективность

Чувство разочарования, расстроенности или даже злости на своего сотрудника понятно, когда вам нужно написать ему. Тем не менее, вы никогда не должны записывать их или проводить встречу, когда вы злы или расстроены. Эти чувства мешают быть честным и объективным.

Найдите время, чтобы успокоиться. Прогуляйтесь или выпейте немного воды. Или вы можете потренироваться перефразировать эмоциональные утверждения — например, «Ты всегда опаздываешь!» — в утверждения «я». Это поможет вам рассеять свои чувства и подготовит вас к тому, чтобы начать процесс написания с ясной головой.

Как только вы успокоитесь, заполните форму записи в своем собственном темпе. Если снова нахлынут тяжелые эмоции, сделайте 10-минутный перерыв. Затем продолжайте писать. Помните, что можно заполнить форму письменного описания на следующий день после инцидента.

Подробно документируйте проблемы и ведите учет

Включите в запись как можно больше подробностей . Это включает в себя любые даты, время или дополнительные доказательства, подтверждающие рецензию. Будучи подготовленным, вы будете чувствовать себя уверенно на собрании и поможете получить наилучший результат для себя и своего сотрудника.

После того, как вы заполнили форму описания и провели встречу с вашим сотрудником, сохраните оригинал описания для дальнейшего использования. Этот документ может пригодиться, если сотрудник поднимает юридический спор.

Также важно вести учет написания:

• Создайте бумажный след для дальнейших дисциплинарных мер
• Поддержка любых будущих решений, касающихся продвижения по службе или боковых изменений
• Вести формальный учет выполнения работы.

Обратитесь к политике компании

Политика вашей компании должна поддерживать ваше решение выписать сотрудника.

Если вы напишете сотруднику по причинам, выходящим за рамки вашей политики, сотрудники могут заявить о несправедливом обращении или подать иск против вас.

В политике должно быть указано, какое поведение является приемлемым, что может потребовать письменного описания, а что может представлять собой неправомерное или грубое неправомерное поведение. Вы можете сделать это в виде списка или таблицы.

Вот несколько примеров различных способов форматирования:

Форма списка

Записать

• Постоянные опоздания
• Нарушения дресс-кода
• Неуважительное поведение
• Продолжение…

проступок

• неподчинение
• Отсутствие без разрешения (самоволка)
• Фальсификация документов
• Продолжение…

Грубые проступки

• Кража
• Серьезные нарушения здоровья и безопасности
• Домогательство
• Продолжение…

Форма таблицы

Кроме того, политика вашей компании должна включать пункт, охватывающий все основания на случай, если сотрудники проявят неприемлемое поведение, не подпадающее под действие политики.

Например, пункт, гласящий: «Следующее поведение и действия являются примерами вопросов, которые обычно считаются неправомерными действиями и будут рассматриваться в соответствии с нашей Дисциплинарной процедурой. Этот список предназначен в качестве руководства и не является исчерпывающим».

Поговорите со своим отделом кадров о включении этого пункта в вашу дисциплинарную политику.

Следите за своим сотрудником

После того, как вы заполнили письменную форму, поговорили с вашим сотрудником и отправили документы на хранение, важно связаться с вашим сотрудником.

Это может быть случайная проверка, чтобы узнать, как у них дела с тех пор, как они были написаны, или проверить, достигли ли они целей, указанных в форме описания.

Последующая встреча — это не возможность напомнить сотруднику об их проступке. Наоборот, это возможность спросить, нужна ли им дальнейшая поддержка или руководство , чтобы улучшить свое поведение.

Одной проверки должно быть достаточно. Однако, если на встрече будут подняты какие-либо дополнительные вопросы, вам может потребоваться запланировать дополнительные встречи, чтобы поддержать вашего сотрудника.

Итог по написанию сотрудниками

Письма сотрудников — эффективный инструмент для управления поведением сотрудников, предоставления корректирующей обратной связи и информирования об ожиданиях. Это не возможность наказать сотрудников, а возможность понять, как они могут улучшить свое поведение.

Описания обычно используются для незначительных проступков, таких как неуважительное поведение, постоянное опоздание или незначительное нарушение дресс-кода. Они могут стать частью вашего дисциплинарного процесса в качестве устного предупреждения или служить самостоятельным инструментом.

Записи должны основываться на поведении, изложенном в вашей дисциплинарной политике. Формы для написания должны быть заполнены как можно более подробно, представлены сотруднику во время неформальной встречи, подписаны и надежно сохранены для дальнейшего использования.

Бесплатный шаблон описания сотрудника

Этот образец формы письменного заявления сотрудника готов к использованию в вашей организации. Настройте логотип и текст в соответствии с вашей соответствующей информацией. Сохраните подписанную копию для справки, а другую версию передайте сотруднику, над которым ведется запись.

Загрузите бесплатный шаблон описания сотрудника

Пример записи

Если вы не знаете, как должен быть отформатирован шаблон, мы подготовили образец описания, чтобы вы могли черпать вдохновение.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь