Как создать и выполнить успешный план передачи знаний

Поддержание высокого уровня квалификации и информированности ваших сотрудников — это то, как вы помогаете им добиться успеха в своей работе. В конечном счете, именно так вы помогаете своей организации добиться успеха. Передача знаний — простой способ сделать это.

Передача знаний — это процесс обмена информацией и навыками между членами команды для предотвращения неудач, недопонимания и потери важных знаний. Когда у вас есть надежные процессы передачи знаний, вы можете избежать всего этого и упростить доступ к информации для всех в вашей команде.

Однако для того, чтобы сделать передачу знаний возможной, вам нужен план.

В этом руководстве мы обсудим, как составить надежный план передачи знаний и как он может помочь вашему бизнесу.

Мы также включили удобный шаблон, который поможет вам начать работу.

Что такое передача знаний?

Передача знаний — это формальный процесс и ряд конкретных действий по обмену знаниями или информацией между одной частью вашего бизнеса и другой .

Это может выглядеть как обмен данными между менеджерами и сотрудниками или обмен данными между одноранговыми узлами. Это также может означать обмен информацией, когда член вашей команды покидает компанию.

Цель передачи знаний состоит в том, чтобы предотвратить потерю знаний . Обычно это выглядит как обмен различными видами знаний, классифицируемых как неявные или явные знания, с людьми в вашей компании. Это также может помочь заполнить пробелы в информации, когда сотрудники увольняются, и может поддержать интеграцию нескольких отделов, чтобы уменьшить избыточность в вашем бизнесе.

В целом передача знаний включает в себя обмен задачами, информацией, документами, процессами, идеями и т. д. Как уже упоминалось, передача знаний включает в себя 2 основных типа знаний : неявные и явные знания.

Вот разбивка каждого:

Неявное (или неявное) знание

Неявные или неявные знания относятся к информации, которую сотрудникам трудно передать или передать в устной или письменной форме. Он включает в себя понимание, опыт и наблюдения человека.

Примеры навыков, которые считаются неявными знаниями, включают:

• Способность делать логические прогнозы
• Язык тела и юмор
• Способность узнавать людей с первого взгляда
• Эмоциональный интеллект
• Знание конкретных языков
• Лидерские качества

Неявное знание также является более специализированным и персонализированным, поскольку оно хранится в сознании человека. Это в основном приобретается посредством когнитивных процессов (таких как наблюдение, размышление, интуиция и т. д.) и практики.

Лучший способ передать неявные знания — это личные встречи или встречи . Это позволяет дающим и получателям неявных знаний часто взаимодействовать. Это, в свою очередь, помогает установить взаимное доверие.

Явное знание

Явные знания — это любая информация , быстро записанная, систематизированная и выраженная для совместного использования и передачи. Гораздо проще документировать и записывать явные знания, чем неявные.

Может быть сложно понять, имеете ли вы дело с явной или неявной информацией. Подумайте об этом так: явное знание — это прямая информация , которой люди делятся и выражают.

Это почти всегда четко документировано, часто в письменной форме. Например, это может быть стандартная операционная процедура (СОП) или маркетинговый отчет за квартал. Помимо СОП, адаптационная документация и практические руководства также могут служить явными знаниями.

Четыре основных типа передачи знаний

В то время как есть 2 типа знаний, связанных с передачей знаний, есть 4 основных типа самой передачи знаний. Это:

• От молчаливого к молчаливому: включает передачу нематериальных знаний от одного человека или группы другому, который хранит эти знания в неявной форме.
• От молчаливого к явному: также называется экстернализацией. Это включает в себя преобразование неявных знаний в явные знания, например, физическое документирование чьих-то личных идей в заметках о встречах.
• От явного к явному: включает создание новой информации из существующих явных знаний, например оцифровку физического отчета.
• От явного к подразумеваемому: также называется интернализацией. Это включает в себя обучение явным знаниям человека или группы, которые сохраняют их в своем уме. Примером может служить человек, который делится политикой управления персоналом с командой, который запоминает эту информацию.

Почему важна передача знаний

Передача знаний имеет множество различных преимуществ, что делает ее важной для бизнеса.

Во-первых, это помогает улучшить управление временем при обучении новых сотрудников их конкретным ролям. Когда ваша команда участвует в передаче знаний, менеджеры знают точную информацию, чтобы поделиться с новыми сотрудниками, которые не будут терять время и путаться во время адаптации и обучения. Кроме того, эффективная передача знаний высвобождает ваше время, чтобы вы могли сосредоточиться на других аспектах адаптации, таких как представление новых сотрудников остальной команде.

Передача знаний также помогает развитию ваших сотрудников . Они могут обучаться навыкам и информации у других сотрудников организации, развиваясь так, как не могли бы, если бы передача знаний не была стандартной практикой в ​​вашей компании.

Кроме того, передача знаний помогает существующим сотрудникам перейти на роль уходящего члена команды. Это помогает вашей компании сохранять ключевую информацию, даже когда вы имеете дело с текучестью кадров.

В то же время он лучше готовит всех ваших сотрудников к успешной работе, помогая им работать более продуктивно .

Кроме того, передача знаний важна, поскольку она способствует инновациям . Это может привести к появлению новых идей, повышению мотивации сотрудников, улучшению деловой репутации, повышению степени удовлетворенности клиентов и многому другому.

Наконец, процесс передачи знаний часто включает создание централизованного места для хранения знаний , что помогает предотвратить потерю информации. Это снижает вероятность того, что важные фрагменты данных будут потеряны, удалены или упущены из виду членами команды.

Что такое планы передачи знаний?

Планы передачи знаний — это стратегии, которые помогают предприятиям перемещать информацию из одной части организации в другую. В большинстве случаев это выглядит как перемещение информации от одного человека или отдела к другому.

По сути, эти планы представляют собой дорожные карты для обмена знаниями с подробным описанием того, что представляют собой знания, как ими будут делиться, кто ими будет делиться и кто их получит.

Планы передачи знаний могут быть либо письменными документами, либо устными стратегиями. В любом случае цель та же: обеспечить успешную передачу знаний внутри организации.

Эти планы обычно включают 4 ключевых этапа:

1. Определите ключевые знания
2. Зафиксируйте это знание
3. Документируйте знания
4. Поделитесь знаниями

Эти этапы позволяют предприятиям передавать знания от одного человека или отдела к другому без потери или неверной интерпретации информации.

Преимущества планов передачи знаний

Существует несколько способов, которыми вы можете извлечь выгоду из создания и реализации надежной стратегии передачи знаний. Вы можете ускорить сбор и распространение знаний, лучше внедрить идеи в другие отделы, стимулировать инновации в своей компании и многое другое.

Они также могут помочь вам:

Повышение производительности и эффективности на рабочем месте

Эти планы оптимизируют обмен знаниями, облегчая сотрудникам доступ к информации, необходимой им для выполнения своей работы. Они не будут тратить время на то, чтобы задавать вопросы или обмениваться сообщениями с другими отделами. Это дает им больше времени, чтобы сосредоточиться на своей работе.

Это также позволяет им принимать более взвешенные решения и решать проблемы быстрее и эффективнее. Это поддерживает продуктивность ваших сотрудников и вашей организации.

В то же время, когда сотрудники вооружены ключевыми знаниями, они лучше подготовлены к тому, чтобы выполнить работу правильно с первого раза. Это избавляет их от ошибок и необходимости переделывать определенные части своей работы.

Расширение сотрудничества

Планы передачи знаний также могут облегчить совместную работу отделов . Они способствуют беспрепятственному обмену информацией между сотрудниками разных отделов, позволяя им использовать знания, навыки, идеи и многое другое друг друга для достижения большего успеха компании.

Кроме того, эти планы предотвращают попадание информации в один отдел. Вместо этого существует процесс обмена знаниями между членами команды и отделами, когда они в них нуждаются. Это улучшает общий доступ к информации внутри компании, что делает совместную работу более гладкой.

Увеличение вовлеченности

Планы передачи знаний помогают опытным коллегам и профильным специалистам легче обмениваться информацией с другими сотрудниками вашей компании. Это знакомит ваших сотрудников с идеями, навыками и информацией, о которых они, возможно, раньше не слышали, и которые могут заинтересовать их.

Это может стимулировать интерес к новым навыкам , побуждая ваших сотрудников использовать возможности профессионального развития, которые могут помочь им лучше выполнять свою текущую работу или получить навыки для выполнения новых обязанностей. Этот недавно возникший интерес мотивирует сотрудников, что, в свою очередь, делает их более вовлеченными.

Что включить в план передачи знаний

Отбросив определения, давайте обсудим, что следует включить в план передачи знаний.

В целом, хороший план передачи знаний будет включать:

• Основная цель: какова конечная цель передачи этой информации?
• Четко определенные знания: чем вы хотите поделиться? Является ли информация молчаливой или явной?
• Кто делится знаниями: кто тот человек, команда или отдел, которым принадлежат знания?
• Кто получает знания: кто человек, команда или отдел, которым будут переданы знания?
• Кто получает выгоду от передачи знаний: кто еще, кроме дарителя и получателя, получит выгоду от обмена информацией?
• Методология: Как вы будете делиться знаниями? Например, вы можете выбрать наставничество, работу в паре или слежку за работой.
• Инструменты: Какие инструменты вы будете использовать для облегчения обмена знаниями? Например, цифровые платформы для совместной работы, системы управления обучением или онлайн-базы знаний.
• Крайний срок: когда необходимо поделиться информацией?
• Местоположение: Где будет храниться информация? Например, будут ли они храниться в компьютерной базе данных, такой как Google Диск или Dropbox, или в физическом месте, например в картотеке?
• Последующие действия: как вы будете поддерживать связь с теми, кто участвует в обмене знаниями, чтобы отслеживать прогресс и собирать отзывы?
• Измерение: как вы будете измерять и количественно оценивать успех передачи знаний?

Ответы на эти вопросы помогут вам определить, кто, как, что, почему, когда и куда передает знания. Вы можете легко разработать эффективный план, которому сможет следовать каждый.

Исключить ненужную информацию

Помимо того, что вы должны знать, что вы должны указать в плане передачи знаний, также важно знать, чего не следует включать. Это будет означать, что нужно посмотреть, какие фрагменты информации не имеют отношения к вашей цели, и исключить их из обсуждения.

Например, допустим, вы передаете знания о политике найма вашей компании. В этом случае вы захотите пропустить другую информацию о персонале, которая не имеет прямого отношения к найму, например, правила в отношении увольнений и увольнений.

В противном случае вы можете перегрузить членов команды и затруднить им усвоение и использование новой информации.

Выполните план передачи знаний за 7 шагов

Чтобы обеспечить бесперебойную работу, мы подготовили удобный контрольный список для передачи знаний. Каждый из семи шагов, описанных ниже, даст вам четкое руководство о том, что необходимо сделать.

Давайте погрузимся и начнем передавать знания на одном дыхании.

Шаг 1: Определите свои цели и потребности

Первым шагом в создании плана передачи знаний является определение вашей цели и определение информации, которую необходимо собрать.

Постановка цели часто включает в себя рассмотрение того , какие люди или отделы уязвимы к потере знаний и какая информация является критически важной, которую необходимо сохранить. Вам также необходимо выяснить, кто отвечает за эту информацию и действительно ли вам нужна передача знаний для ее сохранения.

Например, цель может заключаться в том, чтобы вооружить текущего сотрудника навыками и знаниями, необходимыми для того, чтобы занять место уходящего члена команды. Или, чтобы ваш отдел продаж научился навыкам и качествам вашего отдела маркетинга, чтобы улучшить сотрудничество.

Оттуда вы можете определить, какую информацию вам нужно собрать . Посмотрите на знания, которые человек или группа должны использовать ежедневно. Что требуется для их ролей или функций их команды или отдела? Это в основном неявные знания, такие как лидерские качества, или явные знания, такие как навыки управления тяжелой техникой?

Вы также должны выяснить, какие знания являются эксклюзивными для определенных людей или отделов. Подумайте о том, как работает каждая команда и какие члены команды или отделы знают, как выполнять задачи, которые должны знать и другие. Вы также можете подумать о том, к кому люди обычно обращаются за помощью, когда они застряли, пытаясь выполнить задачу. Вы захотите собрать информацию от этих людей.

Наконец, вы можете составить список информации, которой необходимо поделиться между членами команды, и записать ее в свой план передачи знаний.

Шаг 2: Соберите информацию

Далее вам нужно будет фактически собрать информацию.

Это может быть сложно, потому что вы можете иметь дело как с неявными, так и с явными знаниями. Это означает, что вам придется использовать различные методы для сбора информации, например:

• Проведение прямого наблюдения / слежки за работой (отлично подходит для неявных знаний)
• Просмотр или запись видео (полезно для неявных знаний)
• Проведение интервью (отлично подходит для неявных знаний)
• Семинары и информационные сессии (полезны как для неявных, так и для явных знаний)
• Глядя на письменные документы (отлично подходит для явных знаний)
• Просмотр общих документов на платформах для совместной работы (полезно как для неявных, так и для явных знаний)
• Просмотр руководств по политике и процедурам (отлично подходит для явных знаний)
• Прослушивание или запись аудиозаписей (отлично подходит для неявных знаний)
• Проведение опросов (полезно как для неявных, так и для явных знаний)
• Проведение фокус-групп или групповых обсуждений (полезно как для неявных, так и для явных знаний)

Шаг 3. Храните информацию правильно

Когда у вас будет вся эта информация, вам придется ее где-то хранить. Вы можете хранить информацию физически, например, в картотеке, или в цифровом виде.

В любом случае вам, возможно, придется расшифровать определенные фрагменты информации , чтобы они были либо в цифровом, либо в физическом формате.

Например, если вы сняли пошаговое видео о том, как выполнить определенную задачу, вы захотите сохранить его на USB-накопителе, если вы будете хранить знания в физическом месте. Если у вас есть физические письменные заметки и вы храните знания в цифровом виде, вам нужно будет оцифровать заметки перед их сохранением.

Вы также должны помнить о правилах конфиденциальности и хранения . Когда вы собираете знания, некоторые из них могут включать конфиденциальные данные. Обязательно ознакомьтесь с любыми правилами безопасности и конфиденциальности, которые могут повлиять на то, как вы решите хранить свою информацию.

Шаг 4: Выберите инструменты

Прежде чем вы сможете начать передачу знаний, вы должны выяснить, какие инструменты вы будете использовать для этого.

Некоторые из этих инструментов могут быть физическими, например письменные учебные материалы или реквизит, необходимый для личного обучения. Другие могут быть цифровыми, например платформы для видеоконференций, такие как Zoom, или программное обеспечение, позволяющее проводить интерактивные презентации.

Чтобы выбрать инструменты, подумайте, как лучше всего поделиться информацией, которую вы хотите передать. Например, может быть лучше всего использовать платформу видеоконференций для передачи неявных знаний, таких как интуитивные навыки продавца по обслуживанию клиентов. Для явных знаний, таких как правильная процедура закрытия ресторана на ночь, письменные документы могут быть идеальными.

Имейте в виду, что вам может понадобиться использовать сочетание физических и цифровых инструментов в процессе передачи знаний, поэтому планируйте это соответствующим образом.

Шаг 5: Выберите методологию и выполните перевод

Далее пришло время выбрать методологию доставки.

Существует несколько различных способов передачи знаний, которые вы можете выбрать. К ним относятся:

• Наставничество: отлично подходит для обмена неявными знаниями, при этом более опытный человек обучает кого-то с меньшим опытом.
• Наблюдение за работой: предоставление новым учащимся возможности следить за человеком, когда он выполняет свою повседневную работу, чтобы увидеть, как он применяет знания на практике.
• Обучение по принципу «равный-равному»: предполагает работу в парах или группах для обмена неявными и явными знаниями.
• Обучение на рабочем месте или управляемый опыт: вовлекает опытного сотрудника, обучающего другого члена команды задачам, передовым методам и многому другому в течение их обычных рабочих дней. Это помогает передавать как неявные, так и явные знания. Это отлично подходит для кинестетических или практических учеников.
• Обучение под руководством инструктора: как следует из названия, это когда эксперт в предметной области или высококвалифицированный сотрудник проводит учебную сессию, чтобы научить других определенной теме. Это может быть либо лично (с физической презентацией или лекцией), либо онлайн (с цифровой презентацией или лекцией).
• Моделирование и ролевые игры: с помощью этого метода люди участвуют в рабочей ситуации в контролируемой среде. Это учит их правильным навыкам и поведению. Этот метод хорошо работает для передачи неявных знаний.
• Электронное обучение и обучение на основе технологий: это включает использование цифровых платформ с видео, цифровыми учебными материалами, викторинами и другими цифровыми действиями для обмена знаниями.
• Видеоинструкция: включает предварительно записанные или живые записи инструктора, диктующие виртуальные уроки отдельному человеку или группе.
• Коучинг: это когда более опытный сотрудник тесно сотрудничает с другим членом команды, чтобы развивать свои навыки, улучшать свои знания и обеспечивать хорошую работу.
• Социальная вовлеченность: предполагает использование интерактивной платформы, которая позволяет сотрудникам искать информацию и общаться друг с другом для содействия передаче знаний.

Помните, что это всего лишь несколько примеров различных методологий передачи знаний. Вам нужно будет выбрать те, которые наиболее подходят для вашего бизнеса , чтобы обеспечить успешную передачу знаний.

В зависимости от того, какую методологию вы выберете, вам, возможно, придется вернуться и добавить новые инструменты в свой план передачи знаний.

После того, как вы выбрали свою методологию (или методологии), выполните передачу знаний!

Шаг 6. Измерьте успешность передачи

После того, как вы завершили свою программу передачи знаний, пришло время измерить ее успех.

Во-первых, вам нужно определить ключевые показатели эффективности (KPI) , которые будут означать, что передача прошла успешно. Вот некоторые примеры:

• Улучшенные опросы удовлетворенности клиентов
• Меньше дефектов продукта
• Повышение производительности или эффективности при выполнении задач
• Улучшение соблюдения или соблюдения правил
• Меньше ошибок в определенных процессах
• Более быстрое время отклика службы поддержки клиентов

Запишите их в свой план передачи знаний, а затем сравните с ними результаты вашей передачи. Были ли ваши сотрудники успешными или они промахнулись? Есть ли дополнительная информация, которую необходимо передать, или области для улучшения, которые необходимо определить?

Эта оценка является ключом к обеспечению эффективности ваших процессов передачи знаний.

Шаг 7. Соберите отзывы

Наконец, вы должны связаться со всеми вовлеченными сторонами . Свяжитесь с человеком или людьми, которые поделились знаниями, с теми, кто их получил, с другими, кто извлек выгоду из переданных знаний, и со всеми, кто сыграл роль в этом процессе.

Вы можете проверить лично, по телефону, по электронной почте или с помощью мгновенных сообщений и узнать мысли и мнения ваших сотрудников о процессе. Вы даже можете создать и опубликовать опрос, попросив своих сотрудников оставить отзыв.

Последующие действия могут дать ценную информацию о том, что сработало, а что можно улучшить. Это, в свою очередь, может помочь вам усовершенствовать свой подход в следующий раз, когда вам нужно будет поделиться знаниями в вашей компании.

Шаблон передачи знаний

Поскольку все компании разные, универсального плана передачи знаний не существует. Но использование шаблона плана передачи базовых знаний в качестве отправной точки — отличная идея. Вы можете настроить его, чтобы создать эффективную стратегию, которая работает для вашего бизнеса.

Мы подготовили шаблон для передачи знаний, который вы можете использовать для начала работы:

Как Connecteam может помочь вам передать знания в вашем бизнесе

Одним из наиболее важных компонентов плана передачи знаний являются методологии и инструменты, которые вам понадобятся для обмена информацией. Connecteam, универсальная платформа для работы и управления знаниями, предлагает несколько инструментов, упрощающих обмен знаниями.

Давайте посмотрим на несколько выдающихся.

Делитесь знаниями с помощью индивидуального обучения

Для начала Connecteam предлагает мощные функции обучения сотрудников , которые упрощают обмен знаниями.

Вы можете создавать и загружать свои собственные учебные материалы, а также создавать собственные курсы с нуля или с помощью одного из шаблонов Connecteam. Добавляйте видео, изображения, звуковые заметки и многое другое. Затем примите участие в викторине, чтобы определить, насколько хорошо сотрудники усвоили информацию об обучении. Вы также можете сегментировать модули, чтобы сотрудникам было проще пройти обучение, не перегружаясь.

Сотрудники могут получать доступ к курсам и материалам со своих мобильных устройств или настольных компьютеров, и количество сотрудников, которые могут использовать Connecteam, не ограничено. Обучите несколько команд или всю компанию!

Изображение: добавьте изображение функции обучения Connecteam.

Кроме того, функции обучения Connecteam могут служить методологией для вашего плана передачи знаний. Вы можете создавать и хранить модули электронного обучения, обучающие видео, сеансы под руководством инструктора и многое другое прямо на платформе. В Connecteam даже есть функция управления событиями, которую вы можете использовать для планирования личных тренировок.

Все это приводит к более плавной передаче знаний внутри вашей организации.

Хранение и доступ к информации через центр знаний

Функция центра знаний Connecteam позволяет вам управлять аспектом хранения при передаче знаний. Храните всю важную информацию вашей компании в одном центральном месте, к которому сотрудники могут легко получить доступ независимо от их физического местонахождения.

Несколько других особенностей базы знаний включают в себя:

• Никаких ограничений по хранению , так что вы можете хранить столько, сколько вам нужно.
• Сквозное шифрование данных , чтобы ваши данные были защищены и соответствовали правилам конфиденциальности.
• Автоматическая синхронизация данных , поэтому вы знаете, что сохраненная вами информация никогда не устаревает. Последние изменения всегда отражаются в документах!
• Настраиваемые разрешения пользователей , поэтому вы можете указать, какие сотрудники могут просматривать какие файлы.

Держите сотрудников в курсе, используя чат в приложении и функцию обновлений

Коммуникационные инструменты Connecteam могут помочь вашей компании упростить процесс передачи знаний.

Во-первых, встроенная функция чата позволяет вам и членам вашей команды общаться друг с другом в режиме реального времени в индивидуальных или групповых беседах. Отправляйте сообщения с видео, изображениями, аудиозаметками и вложенными файлами, чтобы быстро и легко передавать знания.

Существует также функция обновлений , которая позволяет вам делиться информацией со всеми в вашей организации или только с определенными группами сотрудников. Вы можете выбрать, кто будет получать информацию, исходя из отдела, функции, имени и других факторов.

Как менеджер, вы можете видеть количество просмотров ваших сообщений, а Connecteam будет отправлять уведомления и напоминания на устройства сотрудников, чтобы информация не была упущена.

Обе эти функции позволяют легко распространять информацию в вашей организации и могут быть инструментами, которые вы используете для выполнения своего плана передачи знаний.

Собирайте отзывы с помощью опросов и опросов

Вы также можете использовать функцию опросов и опросов Connecteam , чтобы собирать отзывы сотрудников о ваших процессах передачи знаний.

Платформа предоставляет шаблоны опросов, но вы также можете легко создавать свои собственные, используя различные типы вопросов, включая вопросы «да/нет», вопросы с несколькими вариантами ответов и открытые вопросы. Существует также возможность отправлять автоматические напоминания сотрудникам о завершении опросов.

Заключение

Передача знаний включает в себя обмен информацией между членами команды внутри организации. Это помогает улучшить общение и сделать информацию более доступной. Для этого необходимо иметь план передачи знаний.

Тщательный план передачи знаний поможет вам осуществить процесс передачи знаний четко, лаконично и эффективно. Это может помочь повысить производительность, совместную работу, вовлеченность сотрудников и многое другое в вашем бизнесе.

Независимо от того, какой тип знаний вы передаете, важно следовать пошаговому руководству, аналогичному тому, что мы представили в этой статье. Мы также рекомендуем использовать цифровой инструмент управления работой, такой как Connecteam, чтобы еще больше оптимизировать обмен знаниями в вашей компании.

Начните работу с Connecteam сегодня!  

Часто задаваемые вопросы

Какова основная цель передачи знаний?

Основной целью передачи знаний является улучшение распространения и доступа к информации внутри компании. В результате это помогает предотвратить потерю информации, поощряет совместную работу, повышает эффективность и многое другое.

Каковы 4 типа передачи знаний?

Четыре типа передачи знаний:

• Молчаливый к молчаливому
• От молчаливого до явного
• От явного к явному
• Явный к молчаливому

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь