Как создать эффективный график дежурств для всей вашей команды

Создание эффективного графика дежурств для вашей команды может быть сложной и трудоемкой задачей. Может быть сложно обеспечить справедливое распределение рабочей нагрузки сотрудников и достаточное количество времени для отдыха между обычными сменами и дежурными сменами. Найти баланс между доступностью членов команды, навыками и старшинством также сложно.

Благодаря хорошо спланированному графику ваша команда будет готова справляться с чрезвычайными ситуациями и непредвиденными проблемами в нерабочее время. Эффективный график также может повысить моральный дух, предотвратить выгорание и улучшить отношения с клиентами.

В этом руководстве мы рассмотрим, как работает планирование по вызову, и поделимся 11 основными советами по его созданию в соответствии с потребностями вашей организации.

Что такое планирование по вызову?

В графике дежурств указывается, какие сотрудники будут доступны для решения чрезвычайных ситуаций в нерабочее время.

Когда работник дежурит, ему обычно нужно ответить на запрос о работе в короткие сроки. Потенциально это может быть в любое время дня и ночи.

Вам может понадобиться график дежурств, если вам нужна круглосуточная помощь для ваших клиентов, или если ваш бизнес зависит от постоянной работы определенного ключевого оборудования.

Отрасли, которые часто требуют такого типа графика, включают:

• Сантехника
• Электрики
• Домашняя безопасность
• Медицинские или экстренные службы
• Сфера услуг — в периоды занятости может потребоваться дополнительный персонал.

Обычно дежурные сотрудники должны быть доступны по телефону или через приложения для обмена сообщениями. Им также может потребоваться ответить в течение определенного периода времени.

Как работодатель, вы можете быть обязаны платить своим работникам более высокую ставку компенсации, когда они дежурят.

Выбор правильной модели планирования

Существует множество различных типов рабочих графиков, которые вы можете использовать для составления графика работы по вызову. Наиболее распространенные типы графиков дежурства включают в себя:

Ротация штатных сотрудников

С графиком дежурства по вызову, ваши работники по очереди реагируют на чрезвычайные ситуации. Это позволяет избежать возложения на одних и тех же сотрудников ответственности за работу по вызову.

Например, у вас может быть группа сотрудников, дежурящих в течение одной недели. Затем эти работники вернутся к своим обычным сменам на следующей неделе, а другая группа будет дежурить по вызову. Вращающийся график может меняться ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.

Первичные/вторичные контакты

Тип планирования устанавливает первичную точку контакта для экстренных вызовов. Второй контакт вмешается, если основной контакт недоступен или не может решить проблему. Эта модель особенно полезна, если в вашем бизнесе часто возникает несколько чрезвычайных ситуаций.

Вы можете решить объединить двух сотрудников и чередовать роли основных и второстепенных контактных лиц. Например, один сотрудник будет основным контактным лицом на одной неделе, а другой — на следующей неделе.

Неделя/выходные

В рамках этой модели вы делите своих сотрудников на две дежурные группы . Один будет на связи в будни, а другой в выходные.

Следуй за Солнцем

Модель «Следуй за солнцем» устанавливает графики ваших работников в зависимости от их местонахождения . Сотрудники обычно дежурят по телефону в светлое время суток в своем регионе. Эта система может подойти для глобальных компаний, сотрудники которых находятся в разных частях мира.

Экспертная поддержка

Этот тип расписания позволяет оказывать специализированную поддержку в особо сложных ситуациях. Это позволяет вашим постоянным дежурным работникам передать проблему назначенному эксперту , когда они не могут решить ее самостоятельно.

Экспертами по вызову часто являются ваши самые опытные работники или специалисты со специальной квалификацией. Обычно они решают проблемы, которые могут быть слишком сложными для решения другими, менее квалифицированными работниками. Они могут, например, работать с машинами или инструментами, требующими специальных знаний. Это может быть кто-то вроде сантехника или дежурного инженера.

11 советов по составлению графика дежурств

Лучший метод планирования для вашего бизнеса будет зависеть от размера вашей команды и отрасли, в которой вы работаете. Тем не менее, есть определенные советы, которые могут помочь всем предприятиям создать графики дежурств, которые подходят для сотрудников и клиентов.

Когда вы составляете график работы по вызову, первым шагом будет решить, когда вам может понадобиться покрытие и сколько вам, вероятно, понадобится.

Как только у вас будет четкое представление о ваших потребностях, вы сможете составить график и выделить бюджет для поддержки по телефону.

Как владелец бизнеса, вы захотите предоставить своим клиентам или клиентам лучшее, что может предложить ваша компания. Тем не менее, также важно учитывать благополучие ваших дежурных сотрудников.

Согласование определения чрезвычайной ситуации предотвратит частые беспокойства ваших работников в неподходящее время, например, посреди ночи.

Работа с вашими сотрудниками, чтобы определить, что именно означает для них быть «дежурными», может помочь вам избежать недоразумений в будущем.

Вот несколько примеров того, какие основные правила вы должны разъяснить в своем определении.

• Как часто ваши сотрудники должны быть на связи.
• Время начала и окончания их смен.
• Типы ситуаций, на которые им может понадобиться реагировать.
• Методы связи, которые должны использовать дежурные сотрудники, например, доступность по телефону или электронной почте.
• Ожидаемое время ответа.
• Ставка оплаты по вызову.

Также может быть полезно время от времени напоминать вашим сотрудникам о причинах, по которым им необходимо быть на связи.

Работа по вызову с большей вероятностью будет успешной, если она будет учитывать пожелания и потребности сотрудников.

Например, работникам с детьми может быть трудно быть на связи во время школьных каникул. У других сотрудников могут быть религиозные убеждения, из-за которых они не могут быть на связи в определенные дни. С другой стороны, некоторые члены команды могут приветствовать возможность работать посменно, когда это возможно, поскольку это может позволить им заработать дополнительные деньги.

Также важно чтить заслуги своих сотрудников. запросы на отгулы при создании графика дежурств.

Такая гибкость может значительно улучшить отношения между работодателем и работником. Это показывает, что вы цените своих работников как людей, живущих вне работы. В свою очередь, ваши сотрудники с большей вероятностью выполнят ваши просьбы о том, чтобы они работали в разные смены.

Как менеджер по персоналу, вы понимаете сильные и слабые стороны своих сотрудников. Например, некоторые из ваших работников могут обладать первоклассными техническими навыками, в то время как другие могут наладить хорошие отношения с клиентами.

Используя эти знания, вы станете эффективным планировщиком по вызову. Учет уникальных характеристик ваших сотрудников поможет вам направить наиболее подходящих сотрудников на дежурную работу.

В дополнение к удовлетворению запросов ваших сотрудников на отпуск при создании графика дежурств убедитесь, что график позволяет членам вашей команды брать достаточное количество выходных и иметь оплачиваемый отпуск.

Программное обеспечение для планирования смен может дать вам представление о режимах работы ваших сотрудников. Имея доступ к этой информации с первого взгляда, вы сможете определить сотрудников, которые работают по долгому или сложному графику.

Точно так же вы также можете проверять баланс между работой и личной жизнью сотрудников во время регулярных бесед один на один и корректировать свое расписание по мере необходимости, чтобы предотвратить переутомление и потенциальное выгорание.

Работники, утомленные работой без общения или многими ночными сменами подряд, могут искать работу в другом месте. Наличие эффективной стратегии работы по вызову имеет решающее значение для стратегии удержания сотрудников вашей компании.

Применение одного и того же подхода к составлению расписания для всех членов вашей дежурной команды имеет важное значение для обеспечения счастливой и продуктивной работы. Убедитесь, что вы регулярно не назначаете одних и тех же сотрудников дежурными или не назначаете определенных сотрудников в дежурные смены.

Проявление фаворитизма при назначении работы в нерабочее время может повредить моральному духу. Точно так же, полагаясь на то, что одни и те же сотрудники будут регулярно дежурить, может привести к выгоранию, а также повлиять на физическое самочувствие ваших сотрудников.

Полезно быть открытым с вашими сотрудниками о том, как вы создали свой график. Объяснение того, почему вы выбрали конкретных сотрудников для дежурства, может повысить прозрачность вашей команды и помочь предотвратить разногласия в будущем.

Предоставление вашим работникам надлежащего уведомления о часах их дежурства может иметь решающее значение для их удовлетворенности работой . Это поможет сотрудникам избежать конфликтов с их нерабочими обязанностями, такими как уход за детьми или посещение врача.

Членам вашей команды может быть трудно достичь здорового баланса между работой и личной жизнью, если они не получают надлежащего уведомления о своих графиках. Обычная работа в сжатые сроки также может означать, что они пропускают важные торжества или не могут проводить время с семьей. Эта ситуация может привести к недовольству, моральному ущербу и снижению уровня вовлеченности сотрудников.

Независимо от того, насколько эффективна ваша система планирования работы по вызову, могут возникнуть непредвиденные трудности.

Например, ваши дежурные работники могут столкнуться с чрезвычайными ситуациями и быть не в состоянии работать. Это может произойти по нескольким причинам, включая болезнь или поломку автомобиля. В экстремальных обстоятельствах ваши сотрудники могут столкнуться с опасной или угрожающей ситуацией, когда они прибудут на место работы по вызову.

Важно иметь специальное контактное лицо для вашего дежурного персонала. Это может быть телефонный номер, служба групповых сообщений или приложение для чата, встроенное в ваше программное решение для общения с сотрудниками.

Чтобы ваш график дежурств был успешным, вам нужно убедиться, что он может работать в долгосрочной перспективе . Поиск отзывов от ваших сотрудников и клиентов или клиентов может быть эффективным способом сделать это.

Спросите своих сотрудников, как они относятся к работе по вызову, и подумайте, не нужно ли вам внести какие-либо изменения в свой график. Например, вы можете исследовать альтернативные схемы смен для сотрудника, если часы его работы по вызову противоречат его жизни вне работы.

Поиск обратной связи от клиентов или клиентов не менее важен. Вы можете сделать это с помощью опросов, опросов, электронных писем или простых телефонных звонков. Затем просмотрите отзывы и внесите соответствующие изменения в свой график дежурств, чтобы решить любые проблемы.

Например, вы можете добавить в свой график дежурств более опытных сотрудников. Это помогает обеспечить адекватную поддержку вашей команды во время чрезвычайной ситуации. Или вы можете ввести первичную/вторичную систему планирования по вызову. Таким образом, ваша компания может обрабатывать несколько инцидентов одновременно, и клиенты не будут ждать ответа слишком долго.

Программное обеспечение для планирования может упростить процесс планирования и автоматизировать некоторые задачи, такие как обмен сменами, запросы на отгулы и общение. Это сэкономит ваше время и усилия, позволяя сосредоточиться на более важных бизнес-операциях.

Connecteam — это комплексное решение для управления сотрудниками, которое включает в себя удобное приложение для планирования . Приложение для планирования предназначено для того, чтобы помочь вам эффективно создавать расписание дежурств и управлять им. Вы можете легко создать сменный график, управлять доступностью сотрудников и отслеживать посещаемость. Кроме того, Connecteam позволяет членам вашей команды с легкостью запрашивать отгулы и менять смены, упрощая всем управление своим графиком.

Использование программного обеспечения для планирования, такого как Connecteam, гарантирует, что все в вашей команде знают о расписании, снижает вероятность конфликтов в расписании и гарантирует, что ваша команда всегда готова к дежурствам.

С Connecteam вы можете:

• Просматривайте смены сотрудников с первого взгляда.
• Отслеживайте сверхурочные часы и перерывы.
• Предоставьте персоналу напоминания о дежурных сменах.
• Просмотр заявок на отгулы.
• Дайте описание обязанностей сотрудников в течение каждой смены.
• Добавляйте контрольные списки, формы, файлы и многое другое в смены.
• Создавайте открытые дежурные смены, которые сотрудники могут назначать сами.
• Составьте график ротации вызовов.

Попробуйте Connecteam в течение 14 дней бесплатно уже сегодня и с легкостью составьте для своей команды отличный график дежурств по телефону!

Понимание закона

Очень важно, чтобы вы понимали законы, касающиеся работы по вызову, если вы требуете, чтобы ваши сотрудники работали таким образом.

В США основным законодательным актом, который вам необходимо рассмотреть, является Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA ). Это касается заработной платы и условий труда для сотрудников, на которых распространяется действие закона. Они известны как неисключенные сотрудники.

Рабочие, подпадающие под действие закона, как правило, это те, кто зарабатывает менее 35 568 долларов в год. Во многих случаях это включает строителей или работников сферы услуг.

В соответствии с условиями FLSA любое время, которое ваши работники проводят по вызову в вашем помещении, будет засчитываться в их отработанное время . Обычно вам нужно будет платить им за их время в эти часы. Однако вам может не понадобиться платить дежурным работникам, если они могут свободно покинуть ваше помещение.

Вам также может потребоваться заплатить своим сотрудникам, когда они дежурят, если есть какие-либо ограничения на то, что они могут и не могут делать в это время.

Время сотрудника может быть ограничено, если ему часто приходится отвечать на звонки из вашей компании, находясь дома. Кроме того, необходимость находиться рядом с местом работы или офисом вашего предприятия может считаться ограничением рабочего времени ваших работников. Сотрудники, которым необходимо оставаться рядом с вашим бизнесом, возможно, не смогут использовать свое личное время, как в противном случае.

Вам также необходимо рассмотреть вопрос о сверхурочной работе , если на ваших работников распространяется действие FLSA. В законе говорится, что всем работникам, не освобожденным от налога, должны выплачиваться сверхурочные, если они работают сверх стандартной 40-часовой рабочей недели. Эта сверхурочная работа должна быть по крайней мере в 1,5 раза больше их обычной оплаты.

Законы о труде различаются в зависимости от штата, поэтому вам также необходимо ознакомиться с правилами, действующими в вашем регионе.

Резюме

Наличие дежурных работников может быть необходимо, если ваша сфера деятельности связана с чрезвычайными ситуациями в любое время дня и ночи или если вашему бизнесу требуется дополнительный персонал в периоды занятости.

Хорошо организованная система дежурства может гарантировать, что вы предоставляете высококачественное обслуживание своим клиентам или клиентам. Это также улучшает баланс между работой и личной жизнью сотрудников, повышает их вовлеченность и снижает текучесть кадров.

Не существует универсального подхода к планированию. Для эффективного планирования работы по вызову проведите открытый разговор с членами вашей команды, чтобы вы могли понять их конкретные потребности и доступность, а они знали, чего вы от них ожидаете.

При создании расписания рассмотрите различные шаблоны планирования, такие как чередование вызовов, и убедитесь, что у ваших сотрудников достаточно свободного времени между сменами. Относитесь к членам команды одинаково при назначении смен и регулярно пересматривайте и корректируйте свой график на основе отзывов.

Наконец, используйте специальное приложение для планирования сотрудников, чтобы у вас всегда были подходящие работники для каждой работы.

Начните с бесплатной 14-дневной пробной версии Connecteam прямо сейчас!