Полный контрольный список заработной платы на конец года + руководство по подготовке заработной платы

Подготовка платежной ведомости может занимать много времени в лучшие времена, но в конце года она становится еще более трудоемкой. Последняя платежная ведомость года является наиболее сложной, требуя от вас просмотра информации о заработной плате за весь год и подачи необходимых документов в налоговые органы.

Важно заполнить эти формы и вовремя уплатить все причитающиеся налоги. В противном случае вам могут грозить штрафы. Также очень важно, чтобы ваши формы были точными, чтобы избежать дальнейших наказаний, включая штрафы.

В этой статье мы объясним, как вы можете подготовиться к своей последней платежной ведомости в году, а также шаги, которые вы можете предпринять, чтобы обеспечить бесперебойную работу платежной ведомости в следующем году. Мы также включили контрольный список заработной платы на конец года, чтобы помочь вам заполнить окончательный расчет заработной платы легко и без ошибок.

Что такое начисление заработной платы в конце года?

Расчет заработной платы на конец года — это процесс проверки финансовых отчетов и отчетов по заработной плате вашего бизнеса для подсчета заработной платы сотрудников, других компенсаций, налогов с заработной платы и отчислений за год, а затем предоставления этих записей в соответствующие налоговые органы.

Предприятия проводят расчет заработной платы на конец года в течение последнего квартала календарного года и в начале первого квартала нового года.

Вообще говоря, расчет заработной платы на конец года включает в себя такие задачи, как:

• Проверка информации о сотрудниках и обновление информации по мере необходимости.
• Сумма вознаграждения сотрудников, налогообложение и отчисления.
• Подача соответствующих форм в Службу внутренних доходов (IRS), Социальное обеспечение. Администрация (SSA), а также налоговые органы штата и местные органы власти.
• Уплата любых налогов, которые ваш бизнес должен.

Конкретные обязательства по выплате заработной платы на конец года зависят от характера, типа и размера вашего бизнеса.

Федеральное, государственное и местное налоговое и трудовое законодательство будет применяться к вашему бизнесу при начислении заработной платы в конце года.

Обязательно обратитесь за юридической консультацией, чтобы полностью понять все свои обязательства. Это поможет обеспечить точность платежной ведомости на конец года и соответствие вашего бизнеса требованиям. Вы можете столкнуться с санкциями, включая проверки и штрафы, за несвоевременную подачу форм или предоставление неверной информации налоговым органам.

Когда заканчивается расчетный год 2023?

Конец года расчета заработной платы — это процесс, который выполняется в течение четвертого квартала календарного года и продолжается до начала первого квартала следующего года.

Например, окончательный расчет заработной платы в 2023 году происходит в декабре. Большинство федеральных налоговых форм, необходимых для выплаты заработной платы в конце года, должны быть поданы в январе 2024 года.

Какие налоговые формы вам нужны?

Существует ряд форм, которые работодатели должны подготовить и подать в рамках своей платежной ведомости на конец года.

• Форма W-2 : подается от имени каждого сотрудника для декларирования заработной платы сотрудников и налоговых вычетов в Администрацию социального обеспечения (SSA). Власти используют эту информацию для расчета пособий Social Security и Medicare. Вы также должны дать копию сотрудникам для использования в их личных налоговых декларациях.
• Форма W-3 : обобщает информацию в форме W-2 и прилагается к форме W-2 для подачи в SSA.
• Форма 1099-NEC : отчеты о доходах от независимых контрактов. Работодатели должны подать копию этой формы для каждого независимого подрядчика, которому они платят более 600 долларов США в течение календарного года. Работодатели также должны предоставить копию подрядчику для личного налогового учета.
• Форма 1096: используется для подведения итогов и отправки формы 1099 в налоговую службу (IRS), если вы используете бумажную версию.
• Форма 940: подается предприятиями с 1 или более сотрудниками. В этой форме указывается годовая заработная плата работодателя для расчета федерального налога на безработицу (FUTA).
• Форма 941 : ежеквартальная форма, используемая для декларирования налогов, включая федеральный подоходный налог, налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь (FICA).
• Форма 943: подается предприятиями, которые выплачивают заработную плату сельскохозяйственным рабочим, облагаемым подоходным налогом, налогом на социальное обеспечение или программой Medicare (FICA).
• Форма 944: заполняется работодателями с ежегодными налоговыми обязательствами, у которых удержанный федеральный подоходный налог и FICA составляют 1000 долларов США или меньше. Это позволяет им платить налоги ежегодно, а не ежеквартально.
• Формы 1095-B и 1095-C: Предоставляет IRS подробную информацию о медицинском страховании, предлагаемом сотрудникам. Работодатели, у которых менее 50 штатных сотрудников, используют форму 1095-B. Форма 1095-C предназначена для работодателей, у которых более 50 штатных сотрудников.

Как подготовиться к выплате заработной платы в конце этого года

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы помочь вашему бизнесу подготовиться к окончательной платежной ведомости в этом году.

Проверьте налоговую информацию вашего бизнеса

Подтвердите данные, такие как идентификационный номер работодателя (EIN) штата и федерального уровня, название компании и адрес. Обновите их, если за последний год произошли какие-либо изменения.

Подтвердить информацию о сотруднике

Убедитесь, что сведения о заработной плате ваших сотрудников верны. Подтвердите свои полные официальные имена, контактные адреса, номера социального страхования и другую контактную информацию и обновите ее по мере необходимости.

Это также хорошее время, чтобы сообщить о любых изменениях в вашей рабочей силе, например, если сотрудник ушел в продолжительный отпуск, его трудовые отношения были уволены или он скончался в течение года.

Это поможет вам отправлять копии налоговых документов сотрудников в нужное место и предоставлять актуальную информацию в IRS. Вы можете быть оштрафованы, если вы этого не сделаете. Например, вы можете быть оштрафованы за указание неправильного имени сотрудника или номера социального страхования в форме W-2.

Рассчитать бонусы по итогам года

Включите любые годовые бонусы в итоговую зарплату ваших сотрудников, чтобы они могли облагаться налогом соответствующим образом.

Как и когда вычитать бонусы из налогов вашего бизнеса, зависит от того, используете ли вы кассовый метод учета или метод начисления .

При кассовом методе вы можете вычитать бонусы как коммерческие расходы в течение налогового года, когда они выплачиваются. С помощью метода начисления‌ вы можете вычитать бонусы в том году, когда они были заработаны, независимо от того, были ли они выплачены.

Просмотрите периоды оплаты, чтобы подтвердить заработную плату, налоги и льготы

Хотя вы не можете создавать отчеты на конец года, пока не выдадите окончательные платежные чеки, полезно заранее проверить и подготовить более ранние платежные периоды.

Во-первых, подтвердите правильность статуса платежной ведомости каждого сотрудника. Например, обратите внимание, были ли они активны, в отпуске, уволены или умерли в предыдущем году.

Кроме того, проверьте статус регистрации сотрудников, чтобы подтвердить, освобождены они или нет от федерального подоходного налога. Эта информация обычно доступна в их форме W-4 (сертификат удержания).

Затем просмотрите предыдущие периоды начисления заработной платы , чтобы убедиться, что каждому сотруднику платили правильно в течение года. Например, подтвердите, что им выплачивалась правильная заработная плата, премии и сверхурочные. Кроме того, убедитесь, что сотрудники получали зарплату за каждый платежный период, особенно если вы находитесь в штате, который требует обязательных зарплатных чеков.

Кроме того, дважды проверьте другие сведения о заработной плате сотрудников , такие как налоговые ставки, льготы, вычеты, выплаты пособий и возмещение расходов.

Один из способов сделать это — запустить соответствующие отчеты по заработной плате . Например, сводный отчет о заработной плате дает обзор валовой и чистой заработной платы, налоговых удержаний, вычетов и других сведений о заработной плате. Сводные отчеты по сотрудникам содержат более подробную информацию о каждом работнике.

Для этого крупные предприятия обычно используют программное обеспечение для расчета заработной платы или службу расчета заработной платы. Малым предприятиям может потребоваться запустить эти процессы расчета заработной платы вручную. Это включает в себя сначала рассмотрение платежных ведомостей для каждого сотрудника и периода оплаты за год. Следующим шагом является ручное сложение валовой и чистой заработной платы, удержаний и вычетов по всей рабочей силе, а также для каждого отдельного сотрудника.

Проверяйте остатки отпусков сотрудников

Если ваша компания предлагает сотрудникам оплачиваемый отпуск (PTO), проверьте их остаток отпуска. Затем разберитесь с ними в соответствии с вашей политикой PTO.

Вы можете отправить сотрудникам напоминание об использовании своего отпуска, особенно если ваша компания применяет политику «используй или потеряешь», которая не позволяет сотрудникам использовать ранее накопленный отпуск в новом году.

Если от вас требуется по закону или вы решили выплатить начисленные работникам отгулы на отпуск, сделайте это в своей окончательной платежной ведомости, чтобы эти суммы можно было отразить в налоговых целях.

Заказать любые необходимые налоговые формы

Если вы подаете бумажные формы в IRS и SSA, важно получить версии за текущий год . Ваш поставщик платежных ведомостей может предоставить вам их. В противном случае вы можете запросить их в IRS.

Доставка бумажных форм может занять около 10 рабочих дней, поэтому убедитесь, что вы запросили их заблаговременно до истечения срока подачи.

Отправьте формы W-2 и 1099

После того, как вы перепроверили и подготовили информацию о своей заработной плате, вы можете заполнить свою платежную ведомость на конец года.

Формы W-2 должны быть отправлены всем сотрудникам до 31 января. Формы 1099 также должны быть отправлены вашим независимым подрядчикам до 31 января.

Вы можете предоставить эти документы в электронном виде, если ваши сотрудники согласны с этим.

Подавать соответствующие формы в налоговые органы и платить налоги

Подайте все необходимые формы в IRS и SSA, а также в налоговые органы штата и местные налоговые органы. Сроки для них различаются, поэтому убедитесь, что вы подтвердили их заранее.

Многие федеральные налоговые формы должны быть поданы до 31 января следующего года. К ним относятся:

• Форма W-2.
• Форма W-3.
• Форма 1099-НЭК.
• Форма 1096.
• Форма 940.
• Форма 941.
• Форма 944.

Также важно проверить крайний срок уплаты любых налогов, которые вы должны заплатить в результате подачи этих форм. Список дат подачи заявок для малого бизнеса можно найти на веб-сайте IRS. Найдите налоговую информацию для индивидуальных предпринимателей, товариществ, корпораций, корпораций типа S, компаний с ограниченной ответственностью (LLC) и международных компаний на веб-сайте IRS.

Различные сроки подачи и оплаты могут применяться к государственным и местным налоговым декларациям. Эти сведения можно найти на веб-сайтах государственных и местных налоговых органов . Или обратитесь за помощью к своему финансовому отделу или бухгалтеру.

Контрольный список заработной платы на конец года

• Подтвердить информацию о компании
• Подтвердить информацию о сотруднике
  • Обновляйте статус сотрудника по мере необходимости
• Рассчитайте премии по итогам года и включите их в окончательный фонд заработной платы.
• Пересмотрите периоды оплаты
  • Правильно ли указан статус заработной платы работника?
  • Правильно ли классифицируются сотрудники как освобожденные или не освобожденные?
  • Верны ли начисления заработной платы, вычетов, удержаний и пособий работникам?
• Проверить баланс PTO сотрудников
  • Включить начисленные отгулы в окончательный расчет заработной платы, если политика компании предусматривает выплату их сотрудникам.
• Заказать необходимые формы
• Отправьте формы W-2 и 1009 сотрудникам и независимым подрядчикам.
• Подать необходимые формы в соответствующие налоговые органы
• Оплатить задолженность по налогам

Как подготовиться к зарплате в следующем году

После того, как вы завершили выплату заработной платы на конец года, вы можете предпринять несколько шагов, чтобы обеспечить бесперебойную работу платежной ведомости в следующем году.

Проверьте наличие юридических обновлений

Налогообложение и трудовое законодательство постоянно меняются. Важно быть в курсе любых предстоящих изменений, которые повлияют на фонд заработной платы в следующем году.

Важно следить за увеличением минимальной заработной платы , чтобы при необходимости можно было скорректировать компенсацию работникам. Эти обновления обычно публикуются на федеральных, государственных и местных веб-сайтах министерств труда. Повышение минимальной заработной платы часто начинается с 1 января нового года, поэтому нужно знать об изменении заранее.

Налоговые ставки и требования к отчетности также меняются, так что следите за ними тоже.

Пересмотреть компенсацию в следующем году

Определите, есть ли какие-либо изменения в заработной плате сотрудников или повышения заработной платы для некоторых сотрудников в следующем году, чтобы вы могли соответствующим образом обновить свою платежную ведомость.

Кроме того, убедитесь, что в платежной ведомости на следующий год отражены все запланированные изменения в выплатах работникам .

Это также хорошее время для сброса начислений по отгулам , включая любой накопленный отпуск, который сотрудники не могут перенести.

Ознакомьтесь с политиками и процессами расчета заработной платы

Важно пересмотреть свои политики расчета заработной платы и обновить их по мере необходимости. Это может включать корректировку периодов оплаты, переформатирование платежных ведомостей или переход на новое программное обеспечение для расчета заработной платы.

Этот обзор особенно важен для предприятий, которые значительно выросли. Например, периоды оплаты, методы оплаты, форматирование платежных ведомостей и процессы расчета заработной платы, возможно, потребуется обновить, чтобы приспособиться к большему количеству сотрудников.

Проверьте соответствующие даты на новый год

Чтобы составить график начисления заработной платы на новый год, проверяйте даты закрытия кварталов и даты окончания периода на соответствующих веб-сайтах федеральных, государственных и местных налоговых органов.

Отметьте это в своем календаре, чтобы вы могли выделить время для подготовки необходимых документов и документов. Кроме того, примите во внимание любые даты, которые приходятся на выходные или праздничные дни, чтобы вы могли планировать их заранее. Это поможет вам выполнять текущие обязательства по заработной плате и подготовиться к концу года.

Оптимизируйте расчет заработной платы с помощью цифрового приложения

Один из лучших способов оптимизировать процессы начисления заработной платы, в том числе расчет заработной платы за последний год, — это использовать такое приложение, как Connecteam.

Разработанный, чтобы сэкономить ваше время и деньги, Connecteam включает в себя удобную функцию Time Clock , которая позволяет сотрудникам записывать свое рабочее время с точностью до секунды. Это обеспечивает точную информацию о смене для расчета заработной платы.

Вы также можете использовать Time Clock, чтобы установить выбранный период оплаты . Это дает вам краткий обзор любого платежного периода, что особенно полезно при подготовке отчетов для вашей последней платежной ведомости в году.

Connecteam также позволяет создавать цифровые расписания непосредственно из Time Clock. Вы можете легко просматривать, изменять и утверждать эти табели через приложение, упрощая процесс предварительной начисления заработной платы.

Затем вы можете экспортировать утвержденные расписания непосредственно в свою систему расчета заработной платы, зная, что они содержат точную и достоверную информацию о времени. Connecteam интегрируется с несколькими поставщиками платежных ведомостей, включая QuickBooks Online и Gusto.

Лучше всего то, что Connecteam — это универсальное приложение. Помимо функций расчета заработной платы, вы можете использовать Connecteam, чтобы оставаться на связи со своими сотрудниками, за считанные минуты создавать и обмениваться командными расписаниями, а также отслеживать обучение своих сотрудников.

Хотите узнать, как Connecteam может помочь вашему бизнесу? Ознакомьтесь с нашими доступными тарифными планами , в том числе с нашим бессрочным тарифным планом для малого бизнеса. Или начните с бесплатной пробной версии сегодня.

Заключение

Важно правильно рассчитать заработную плату на конец года и обеспечить своевременное предоставление налоговым органам точной информации. Использование приведенного выше контрольного списка заработной платы на конец года в качестве руководства — хорошее место для начала. Приложение для управления работой, такое как Connecteam, также помогает вам записывать часы работы сотрудников, льготы и отгулы, чтобы обеспечить точность ваших записей о заработной плате.

Но помните, что потребности в заработной плате каждой организации уникальны и варьируются в зависимости от типа и размера вашего бизнеса, уровня доходов, отрасли и т. д. Вам следует обратиться за конкретным советом по ситуации в вашем бизнесе, чтобы убедиться, что вы выполняете требования по заработной плате на конец года и избежать любых наказаний.

Часто задаваемые вопросы

Каковы обязанности по выплате заработной платы в конце года?

Как бизнес, ваши основные обязанности в конце года по расчету заработной платы включают в себя:

• Подтверждение актуальности информации о вашем бизнесе и сотрудниках.
• Подготовка и подача необходимых налоговых форм для отчетности по заработной плате и удержаниям.
• Оплата любых налоговых обязательств.

Какие самые распространенные удержания из заработной платы?

Конкретные вычеты, которые вам необходимо сделать из заработной платы работника, зависят от нескольких факторов. Однако некоторые общие обязательные отчисления включают федеральный подоходный налог и налог штата, налог на социальное обеспечение и налог на Medicare.

Отказ от ответственности

Информация, представленная на этом веб-сайте о начислении заработной платы на конец года, предназначена только для информационных целей. Законы и процедуры о заработной плате и налогах регулярно меняются и могут варьироваться в зависимости от индивидуальных обстоятельств. Несмотря на то, что мы приложили все усилия для обеспечения актуальности и надежности предоставленной информации, мы не можем гарантировать ее полноту, точность или применимость к вашей конкретной ситуации. Поэтому мы настоятельно рекомендуем читателям обратиться за советом к своему финансовому отделу, бухгалтеру или финансовому консультанту, чтобы обеспечить соблюдение применимых законов и правил. Обратите внимание, что мы не можем нести ответственность за какие-либо действия, предпринятые или не предпринятые на основании информации, представленной на этом веб-сайте.

Хотите получать больше отличных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь