Как создать руководства по политике и процедурам (+бесплатный шаблон)

Хорошие политики и процедуры неэффективны, если ваши сотрудники не знают, где их найти. Вот почему так важно хранить их в руководстве, где члены команды могут легко получить к ним доступ, когда им это нужно.

Руководство по политикам и процедурам — это центральный структурированный документ со всеми вашими политиками и процедурами. Важнейший инструмент управления сотрудниками, он устанавливает стандартные операционные процедуры, помогающие принимать решения. Улучшенное принятие решений приводит к лучшему соблюдению требований и производительности в вашей организации. Наличие централизованного руководства также гарантирует, что ваши сотрудники всегда будут знать, к кому обратиться за информацией, необходимой им для выполнения своей работы.

В этой статье рассказывается, как создать руководство по политикам и процедурам, и предоставляется бесплатный шаблон, который поможет вам начать работу.

Что такое руководство по политике и процедурам?

Руководство по политике и процедурам — это ключевой деловой документ, который направляет сотрудников по наиболее важным политикам организации и связанным с ними процессам. Это руководство, доступное в цифровом формате или в печатном виде, является внутренним документом для использования в организации.

Политики — это более широкие правила, которые определяют основные виды деятельности, такие как управление персоналом (HR) или использование технологий. Они обеспечивают необходимое руководство для принятия решений и поведения сотрудников.

С другой стороны, процедуры более специфичны. Они предоставляют пошаговые инструкции, которые помогают сотрудникам выполнять такие задачи, как подача заявления на отпуск или сообщение о несчастном случае на рабочем месте.

Руководство по политике и процедурам — это, по сути, свод правил для организации. Он направляет как работодателей, так и сотрудников при принятии важных решений, излагает передовой опыт и стандарты работы, а также разъясняет ожидания организации в отношении своих сотрудников.

Что должно охватывать руководство по политике и процедурам?

Руководства по эффективным процедурам обычно охватывают ряд тем, имеющих отношение к вашему бизнесу.

Например, большинство из них включают раздел о правах на отпуск, в котором рассматриваются:

• Виды и суммы отпусков, на которые имеют право сотрудники, например, оплачиваемый отпуск (PTO) и отпуск по болезни.
• Как сотрудники начисляют отпуск (ежедневно, ежемесячно или ежегодно)
• Условия для выхода в отпуск
• Запрос на отпуск и процесс утверждения, включая сроки
• Что происходит с накоплениями за неиспользованный отпуск

Другие разделы, которые вы можете включить:

• Организационная диаграмма, определяющая структуру отчетности вашей организации
• Описание культуры вашей организации (включая ее миссию и основные ценности)
• Политика найма
• Кадровые политики, такие как дисциплинарные взыскания
• Ваша политика разнообразия, справедливости и инклюзивности (DEI)
• Политика в отношении домогательств и дискриминации
• Внутренние жалобы
• Правила охраны труда и техники безопасности
• Аварийные процедуры
• Политика льгот для сотрудников
• Оставить правила
• Нормы поведения
• Процедуры оплаты
• Банковские процедуры
• Правила использования корпоративных кредитных карт
• Возмещение расходов и формы
• Дресс-код
• Использование технологии
• Использование социальных сетей
• Правила работы на дому
• Правила переселения
• Правила и формы поездок
• Учебные пособия
• Политика обслуживания клиентов
• Конкретные процессы, относящиеся к вашему рабочему месту, например те, которые необходимы при утверждении нового проекта или подаче заявки на грант.

Почему важно руководство по политике и процедурам

Создание руководства по вашим политикам и процедурам предлагает ряд преимуществ для вашего бизнеса и сотрудников.

Повышает производительность

Хорошо написанное руководство по политикам и процедурам становится надежным и единственным источником достоверной информации в вашей организации. Поскольку все соответствующие политики и процедуры хранятся в одном месте, сотрудники могут обращаться к ним по мере необходимости.

Обеспечение легкого доступа к информации ограничивает отвлечение внимания сотрудников, поскольку им не нужно просматривать множество бумажных документов, чтобы найти то, что им нужно. Цифровые руководства легко найти, и сотрудники могут получить к ним доступ из любого места. Ваши сотрудники могут найти необходимую им информацию в течение нескольких минут и приступить к работе. Руководство также устраняет необходимость прерывать работу другого сотрудника, чтобы попросить о помощи.

Легкий доступ к соответствующим политикам и процедурам, относящимся к бизнес-операциям, также экономит время вашей организации за счет снижения риска ошибок или инцидентов. Сотрудники понимают лучшие практики и могут применять их в своей работе. Если инцидент действительно происходит, сотрудники знают, как реагировать, чтобы свести к минимуму его последствия и сбои.

Например, если сотрудник получил травму на работе, он должен сначала обратиться за медицинской помощью, чтобы не усугубить травму. Они также знают, что нужно как можно скорее сообщить о событии через форму отчета об инциденте. Это позволяет организации решать любые более широкие вопросы безопасности, снижая риск будущих инцидентов.

Устанавливает стандарты поведения и ожидания

Руководство дает сотрудникам четкое представление о том, что от них ожидается с точки зрения как их работы, так и поведения. Использование единого авторитетного документа для определения общих целей способствует созданию позитивной рабочей среды, в которой все работают над достижением одних и тех же целей.

Кроме того, руководство — это еще один способ донести миссию и ценности вашей организации, чтобы все сотрудники были на одной волне. Это помогает сотрудникам понять контекст своей работы и то, как она способствует общей картине, создавая ощущение командной работы.

Установление ваших политик и процедур также обеспечивает основу для любых необходимых дисциплинарных мер. В руководстве могут быть описаны шаги, которые необходимо предпринять для устранения нарушений политики, что позволит менеджерам более эффективно справляться с потенциально сложными ситуациями.

Например, если сотрудник неоднократно опаздывает на работу, руководитель знает, что сначала нужно обсудить с ним проблему, а не сразу принимать дисциплинарные меры. Разговор с сотрудником может помочь определить, почему ему трудно прийти вовремя. Затем руководитель может помочь сотруднику решить проблему.

Улучшает соответствие

Руководство по политикам и процедурам — лучшее место для рассмотрения любых законов и правил, применимых к вашему бизнесу. Они могут включать в себя антидискриминационное законодательство, требования к ведению документации и правила охраны труда и техники безопасности на рабочем месте.

В своем руководстве вы можете создавать политики и процедуры, соответствующие любым применимым законам. Когда сотрудники понимают эти политики и процедуры и почему они существуют, они с большей вероятностью будут им следовать. Это помогает улучшить организационное соответствие.

Улучшение соответствия снижает риск несчастных случаев на рабочем месте, обеспечивая безопасность ваших сотрудников. Это также снижает риск нарушений соответствия, которые могут привести к санкциям, таким как штрафы.

Облегчает адаптацию и обучение

Руководство также упрощает процессы адаптации и обучения.

Новые сотрудники часто испытывают информационную перегрузку в первые несколько недель. Руководство — отличный ресурс, который можно включить в адаптационные материалы, чтобы помочь им познакомиться с организацией. Вы можете направить новых сотрудников к приоритетным политикам и процедурам, а остальные они смогут прочитать в своем собственном темпе.

Предоставление вашей рабочей силы руководства также сокращает время обучения сотрудников. Вместо того, чтобы проводить повторяющиеся учебные занятия по тонкостям каждой политики и процесса, сотрудники могут обращаться к руководству по мере необходимости.

Как создать удобное руководство по политике и процедурам

Проведите первоначальное исследование

Создание эффективного руководства по процедурам возможно только при наличии серьезных исследований. Начните процесс с оценки того, какие типы политик и процессов вам необходимо включить. Поговорите с каждым отделом, чтобы узнать, какие из них они используют чаще всего, и понять любые проблемы, с которыми сталкиваются их работники. Это также поможет вам выявить любые пробелы в знаниях, которые необходимо заполнить в вашем руководстве.

Не каждая незначительная процедура должна быть в вашем руководстве. Отдел или команды могут использовать ежедневные неформальные процессы, которые естественным образом развились с течением времени, например, договариваясь о том, когда члены команды делают перерыв.

Ваше руководство должно быть сбалансированным между тем, чтобы быть исчерпывающим и не перегруженным. Включите процесс, если он необходим, например, для создания безопасной рабочей среды. Если его письменное изложение значительно улучшит процесс, также включите его.

Например, сложные, рутинные или недавно обновленные процедуры обычно лучше записывать. Также неплохо включить в свое руководство любые процессы, которые в значительной степени основаны на правилах или требуют согласованности.

Соберите команду

Создание руководства — это, как правило, больше, чем работа одного человека. Полезно создать группу для помощи в создании каждого раздела руководства. Привлеките представителей из каждого отдела и убедитесь, что представлен широкий спектр опыта и знаний.

Затем вы можете назначить людей для помощи в выполнении различных задач, включая исследование и написание контента, редактирование руководства и его регулярный просмотр.

Исследуйте содержание

Затем вам необходимо изучить содержание политик. Поговорите с работниками, которые используют каждый процесс в своих повседневных задачах. Вам также следует обратиться за советом к экспертам в предметной области, касающимся высокотехнологичных или юридических политик и процедур.

Важной частью этого шага является понимание соответствующих законов и правил, применимых к вашему бизнесу. Обратитесь за внутренними или внешними юридическими консультациями по поводу ваших обязательств по соблюдению требований. Эта информация позволяет разрабатывать соответствующие политики и процедуры.

Набросайте содержание

После подготовки вы можете написать правила и процедуры для своего руководства. При написании этих разделов помните об этих моментах.

• Каждая политика или процесс должны иметь заголовок для удобства поиска. Например, «Политика ночных поездок».

• Включите описание политики. Для чего он предназначен? Например, «Эта политика устанавливает процедуры безопасности, которым должны следовать все сотрудники при работе с потенциально токсичными веществами».

• В начале каждой политики объясните ее цель . Например, целью политики охраны труда и техники безопасности может быть «предоставление всем сотрудникам максимально безопасных условий труда». Когда работники понимают цель политики, они с большей вероятностью поддержат ее.

• Определите сферу действия политики и тех, к кому она применяется. Применяется ли он ко всем сотрудникам, одному отделу или группе сотрудников с определенными должностными обязанностями? Вы также должны указать любые возможные изъятия или исключения из политики или процесса.

• Определите, кто отвечает за применение политики и утверждение исключений. Это может быть отдел, например отдел кадров, или конкретный человек, например пожарный. Например, при рассмотрении домогательств на рабочем месте в руководстве должно быть указано, к кому сотрудник может обратиться за помощью или подать официальную жалобу.

• Запишите процедурные шаги один за другим , как можно короче.

• Добавьте ссылки на полезные документы , которые помогут членам вашей команды понять политику или процедуру. К ним относятся формы, шаблоны, законодательство или соответствующие политики и процедуры. Добавление внутренних ссылок в цифровое руководство помогает сотрудникам легко перемещаться между разделами.

• Предоставьте сотрудникам дополнительную поддержку в конце политики, если это необходимо . Куда они могут обратиться, чтобы узнать больше о политике или процедуре или если у них возникнут вопросы? Это может быть другой ресурс, человек или отдел.

Организуйте контент

Когда у вас есть контент, вам нужно собрать его в руководство. Ведение с более широкими разделами с более крупной картиной часто является хорошим подходом.

Организационная культура, миссия компании и общая кадровая политика — все это более широкие темы. Позднее в руководстве могут быть рассмотрены более конкретные правила и процедуры, например, касающиеся процедур оплаты или дресс-кода.

Организовав свой контент, вы можете создать логически структурированное оглавление, которое поможет пользователям легко ориентироваться в руководстве.

Просмотрите и доработайте проект

Прежде чем завершить работу над руководством, важно получить отзывы о нем. Более широкая группа, ответственная за руководство, может дать свои первоначальные идеи, но вы также должны получить информацию от руководства. Вам также следует проконсультироваться с лицом или отделом, отвечающим за реализацию политики или надзор за процессом.

Вернитесь к экспертам в предметной области, чтобы подтвердить точность технических и юридических разделов. Вы также можете запросить отзывы о читабельности от нескольких сотрудников, чтобы узнать, насколько легко понять ваше руководство.

Вы также можете протестировать некоторые из своих процедур, особенно новые, прежде чем завершить их в руководстве. Попросите соответствующую команду или отдел выполнить процедуры и сообщить о любых проблемах. Это позволяет вам внести любые необходимые изменения, прежде чем распространять руководство по всей компании.

После того, как вы закончите содержание, получите одобрение руководства для утверждения окончательной версии.

Распространите среди своих сотрудников

Затем важно повысить осведомленность сотрудников о руководстве.

Убедитесь, что руководство легкодоступно для всех членов команды. Добавьте ссылку на него в своей внутренней сети, сделайте его доступным через внутреннюю базу знаний и включите в свои программы адаптации и обучения. Отправьте электронное письмо или уведомление для всей компании, чтобы сообщить сотрудникам, как они могут получить доступ к руководству.

Создание цифрового руководства упрощает обновление политик и процедур. Вы можете отправлять уведомления, чтобы информировать сотрудников об изменениях в руководстве, помогая сотрудникам получить доступ к самой последней версии.

Сотрудники также обычно могут получить доступ к цифровому руководству на своих мобильных устройствах, например, через внутреннюю сеть компании или базу знаний. Это удобная функция, которая позволяет сотрудникам обращаться к ней из любого места в любое время.

Лучшие практики для создания руководства

Вот еще несколько рекомендаций, которые следует учитывать при создании руководства.

Пишите простым, понятным языком

Чем читабельнее ваше руководство, тем больше вероятность того, что ваши сотрудники поймут его и будут следовать ему.

Вы можете сделать это:

• Используйте активный залог , чтобы сделать ваше письмо более увлекательным, особенно при предоставлении пошаговых инструкций. Например, вместо того, чтобы писать «форма должна быть отправлена ​​в отдел кадров» (пассивный залог), напишите «отправить форму в отдел кадров» (активный залог).

• Четкое объяснение всех аббревиатур или жаргона, характерного для компании, используемого в руководстве. Раздел определений или сокращений в начале — хороший способ сделать это.

• Форматирование документа чистое и последовательное. Используйте короткие абзацы и маркеры и включайте диаграммы или графики, где это уместно.

Приоритет разделов

Руководства обычно представляют собой объемные документы, содержащие большой объем информации. Знать, с чего начать, может быть сложно, поэтому решите, какие разделы писать в первую очередь.

Хорошим местом для начала являются любые политики или процедуры, которые требуются по закону или чаще всего используются вашими сотрудниками. Также полезно заниматься сложными политиками и процессами на ранней стадии. Затем со временем вы сможете дополнить остальную часть своего руководства.

Регулярно пересматривайте и обновляйте

Ваше руководство должно быть живым документом. Вам необходимо обновлять его по мере изменения законов или потребностей вашего бизнеса или работников. По этой причине ваша команда должна регулярно просматривать руководство и обновлять его содержание по мере необходимости.

Обеспечьте сотрудникам обучение

Предлагайте учебные занятия для руководства и сотрудников, чтобы помочь им ознакомиться с руководством и его содержанием. Чем более комфортно члены команды ориентируются в вашем руководстве и понимают его, тем больше вероятность того, что они им воспользуются.

Учебные занятия также позволяют сотрудникам задавать любые вопросы, касающиеся руководства. Вы можете проводить эти учебные занятия лично или онлайн, например, с помощью учебных модулей, которые сотрудники могут выполнять в своем собственном темпе.

Использовать шаблон

Создание шаблонов политик и процедур, которыми можно руководствоваться при составлении вашего руководства, гарантирует согласованность каждого раздела и содержит всю необходимую информацию. В качестве отправной точки мы подготовили для вас удобный бесплатный шаблон.

Создайте руководство для своих сотрудников

Руководство по политикам и процедурам хранит все ваши политики и процедуры в одном месте, облегчая сотрудникам поиск необходимой информации. Важно держать членов вашей команды в центре внимания при написании руководства по политике и процедурам. Убедитесь, что он четкий и легко читаемый и содержит всю необходимую информацию, относящуюся к работе сотрудников.

Чтобы создать эффективное руководство, вам нужно потратить время на его исследование и составление. Это станет важным ориентиром для вашей рабочей силы, который поможет повысить их производительность, поэтому вы хотите посвятить этому соответствующее время и усилия. Устанавливая ожидаемые стандарты работы, руководство также повышает соответствие в вашей организации. Это помогает создать безопасную и благоприятную рабочую среду для ваших сотрудников, чтобы они могли работать наилучшим образом.