Как составить расписание ресторана (+ советы по максимальной продуктивности команды)

Составление расписания для вашего ресторана может быть сложной задачей, так как существует множество различных факторов и противоречивых приоритетов, которые необходимо учитывать и пытаться сбалансировать.

Сотрудники могут хотеть работать в разное время, некоторые могут просить выходные, а другие могут просить больше или меньше часов. Управляя всем этим, вы должны убедиться, что каждая смена заполнена и что ваш персонал может быть максимально продуктивным.

Хорошая новость заключается в том, что составление идеального расписания ресторана не должно быть проблемой. Следуя нескольким советам и рекомендациям, вы увидите, что процесс довольно прост. В этом руководстве мы расскажем все, что вам нужно знать о том, как составить расписание ресторана, и предложим наши главные советы для достижения успеха.

Почему планирование ресторана так важно?

Планирование имеет решающее значение для бесперебойной работы любого ресторана. Давайте подробнее рассмотрим некоторые из ключевых способов, которыми правильное планирование может помочь вашему бизнесу процветать.

Убедитесь, что каждая смена покрыта

В ресторанном бизнесе мало что может быть хуже, чем нехватка персонала в загруженную смену. Заказы выполняются дольше, моральный дух сотрудников страдает, а у клиентов, скорее всего, останется плохое впечатление.

Одним из основных преимуществ планирования является то, что оно обеспечивает выполнение каждой роли в течение каждой смены . Вы можете решить, сколько линейных поваров, автобусного персонала и официантов вам нужно для каждой смены, а затем назначить нужных сотрудников для работы в каждую смену.

Если вы создаете расписания на всю неделю, вы можете быть уверены, что ваш ресторан будет полностью укомплектован на ближайшие дни.

Максимальная производительность сотрудников

Работники ресторана должны работать в команде, чтобы быть максимально продуктивными. Вам нужны официанты, которые заменяют друг друга, и повара, чьи стили работы совпадают.

Планирование дает вам возможность решить, какие сотрудники будут работать вместе и как часто. Сотрудники, которые хорошо работают вместе, как правило, счастливее и продуктивнее, что может привести к лучшему обслуживанию клиентов и увеличению доходов.

Равномерно распределяйте работу между сотрудниками

В ресторанной индустрии хорошо известно, что некоторые смены лучше подходят для официантов, чем другие. Например, высококлассный ресторан с гораздо большей вероятностью будет полон в выходные дни, чем в будние дни во время обеда. Более загруженные смены означают больше чаевых, поэтому сотрудники обычно хотят получить как можно больше таких прибыльных смен.

Вы можете учитывать это при построении графиков, чтобы гарантировать, что у каждого сотрудника будет равное распределение смен . Таким образом, сотрудники имеют примерно равные шансы на получение чаевых в течение каждой недели. Сотрудники, которые считают, что с ними обращаются справедливо, с большей вероятностью получат удовольствие от работы в вашем ресторане.

Экономьте деньги на оплате труда

Хотя важно обеспечить покрытие каждой смены, вы также не хотите платить за труд, который вам не нужен. Это означает максимально возможное устранение раздутого персонала и сокращение сверхурочной работы.

С помощью программного обеспечения для планирования вы можете предсказать охват, необходимый для каждой смены , и запланировать соответствующее количество сотрудников. Вы также можете отслеживать, сколько часов каждый сотрудник отрабатывает в течение недели, и вносить коррективы, чтобы сократить количество сверхурочных часов.

Как работает расписание сотрудников ресторана?

Планирование работы сотрудников ресторана начинается с того, что менеджеры определяют операционные потребности бизнеса и время наибольшей нагрузки, а также доступность, навыки и предпочтения рабочих. Затем менеджеры создают расписание, учитывающее эти факторы , обычно используя ручку и бумагу, онлайн-таблицу или цифровой инструмент планирования персонала.

Затем расписания передаются сотрудникам, которые при необходимости могут запросить изменения. Менеджеры будут обновлять смены по мере необходимости, чтобы избежать конфликтов в расписании и таких проблем, как нехватка или раздутость штата. И менеджеры, и сотрудники должны быть особенно гибкими и коммуникабельными в отношении отсутствия, которое может повлиять на расписание.

Для большинства рестораторов лучший способ составить расписание сотрудников — это использовать специальное программное обеспечение для планирования персонала . Это позволяет вам разбивать каждый день на смены и решать, какие из ваших сотрудников должны быть назначены на эти смены.

Некоторые платформы планирования, такие как Connecteam, предлагают интерфейс перетаскивания для построения расписаний. Это полезно, потому что вы можете создать начальный график, а затем вносить изменения, просто перемещая смены и сотрудников по календарю. Вы также можете дублировать расписание от одной недели к другой, что экономит время, если потребности вашего ресторана в персонале относительно постоянны.

Конечно, вам все равно нужно знать, какое покрытие вам нужно для каждой смены. Эта информация обычно основана на вашем собственном опыте, поэтому подумайте, в какие дни и часы в вашем ресторане больше всего посетителей, и исходите из этого. Также полезно каждый день делать заметки о качестве вашего персонала, чтобы вы могли вносить коррективы в свои будущие графики по мере необходимости.

Как составить штатное расписание

Теперь, когда вы знаете основы планирования ресторана, давайте углубимся в то, как составить расписание ресторана. Мы разобьем его на 6 шагов.

Шаг 1. Распишите свои смены

Первый шаг в создании расписания сотрудников ресторана также является самым сложным. Вы должны решить, какие смены вам нужны, и сколько часов каждая смена должна покрывать .

В следующем разделе мы объясним некоторые из наиболее распространенных типов графиков смен в ресторанах. Многие рестораторы используют сочетание 4-часовых и 8-часовых смен, некоторые используют 12-часовые смены, а другие работают почасово.

Какую бы структуру смен вы ни использовали, обычно полезно сохранять одинаковую структуру смен из недели в неделю . Это уменьшает путаницу для сотрудников и упрощает процесс планирования.

Вам также необходимо решить, сколько сотрудников вам нужно для каждой задачи в вашем ресторане. То есть сколько человек нужно на кухне? Сколько официантов? Сколько встречающих и сколько персонала автобуса?

Получение этого права требует проб и ошибок. Просмотрите свои прошлые расписания, если они у вас есть, и подумайте, насколько загружен ваш ресторан в определенный день и время. Не забывайте учитывать праздники, которые могут привлечь дополнительных клиентов.

Шаг 2: Определите продолжительность вашего графика

Когда вы садитесь за составление расписания, вы, вероятно, собираетесь планировать смены более чем на один день за раз. В противном случае вам придется тратить время на составление расписаний каждый божий день, что не очень эффективно.

Но сколько дней вы должны запланировать?

Для многих ресторанов ответ - 2 недели за один раз . Публикация смен за 2 недели позволяет сотрудникам планировать заранее, но при этом не заглядывает слишком далеко в будущее. При двухнедельном расписании вам потребуется создавать и публиковать 26 расписаний каждый год.

Некоторые рестораторы предпочитают составлять ежемесячные графики. Это сокращает количество расписаний, которые вам нужно составлять каждый год, до 12. Однако у сотрудников могут возникнуть трудности с планированием на месяц или больше в будущем. Это может привести к большему количеству запросов на отгул в последнюю минуту или даже к неявке.

Недельные графики также вариант. Поскольку смены в еженедельном графике не за горами, маловероятно, что у сотрудников неожиданно появятся отпуска или возникнут другие проблемы, из-за которых они не смогут прийти на работу.

Однако сотрудникам может быть трудно планировать свою жизнь в соответствии с еженедельным графиком, что может привести к снижению морального духа. Менеджеру ресторана также может быть сложно планировать смены всего за неделю вперед.

Шаг 3. Создайте черновик расписания.

После того, как вы разложили свои смены на всю продолжительность своего графика, вы можете начать добавлять сотрудников в смены. На этом этапе вы создаете черновой вариант, поэтому не беспокойтесь слишком сильно о минимизации сверхурочной работы или балансе часов для каждого сотрудника. Цель состоит в том, чтобы просто заполнить все ваши смены.

Если у вас есть расписание за предыдущий двухнедельный период, вы можете продублировать его, чтобы создать черновик расписания.

Шаг 4. Скорректируйте свой график

Теперь, когда вы заполнили все свои смены, пришло время сделать точную настройку.

Во-первых, дважды проверьте, что все сдвиги выполнимы. Каждый сотрудник, которого вы назначили на смену, должен иметь квалификацию для выполнения назначенной ему роли. Вы также должны убедиться, что запланированные вами смены не конфликтуют со временем, которое сотрудники запросили.

Затем подсчитайте назначенные часы каждого сотрудника. У каждого из них должно быть примерно столько часов, сколько они обычно планируют отработать. Если какой-либо сотрудник запланирован на сверхурочную работу, вы можете заменить его посменно, чтобы минимизировать свои затраты на сверхурочную работу.

Наконец, убедитесь, что смены, назначенные каждому сотруднику, сбалансированы. То есть у каждого сотрудника должно быть примерно одинаковое количество прибыльных смен (например, вечеров выходного дня). Если это невозможно в рамках одного расписания, убедитесь, что каждый раз при создании расписания вы меняете, какие сотрудники получают более благоприятный график.

Шаг 5: Опубликуйте свое расписание

Как только ваше расписание будет готово, вы можете опубликовать его и поделиться им с сотрудниками.

Это хорошая идея, чтобы опубликовать свое расписание, по крайней мере, продолжительность расписания заранее. То есть, если вы создаете расписания на две недели, публикуйте каждое новое расписание за 2 недели . Расписания на месяц публикуйте за месяц вперед.

Профессиональный совет:

Разместите свое расписание там, где его легко найти сотрудникам. Вы можете отправить его им по электронной почте или сделать его доступным через приложение для планирования . Также хорошей идеей будет распечатать копию расписания и повесить ее в зоне для персонала вашего ресторана.

Шаг 6: Внесите коррективы

Сотрудники неизбежно потребуют изменений, как только вы опубликуете новое расписание. Есть несколько способов внести изменения.

Во-первых, вы можете разрешить сотрудникам обмениваться сменами с вашего согласия. Обмен сменами — это относительно простой вариант для корректировки, поскольку он может помочь обеспечить охват каждой смены и оставляет за сотрудниками право решать, какие изменения им подходят.

Другой вариант — удалить сотрудника со смены и оставить ее открытой. После этого любой квалифицированный сотрудник может претендовать на открытую смену с вашего согласия. Это дает возможность сотрудникам, которым нужны дополнительные часы, получить их.

В случае изменения расписания в последнюю минуту обязательно позвоните или напишите сотрудникам как можно скорее после того, как вы изменили расписание, чтобы сообщить им, что было скорректировано.

Типы графиков работы ресторана

Хотя вы можете составить любое расписание, которое лучше всего подходит для вашего ресторана, большинство рестораторов сошлись на нескольких общих структурах расписания.

Фиксированные смены

При фиксированных сменах сотрудники работают по одному и тому же графику каждую неделю. Это может быть выгодно, потому что упрощает планирование, а ваши сотрудники работают в согласованных командах.

Недостатком фиксированных смен является то, что они не очень гибкие. Они могут затруднить выполнение периодов занятости. Они также могут привести к несбалансированному графику, в котором одни сотрудники постоянно работают в более прибыльные смены, чем другие.

Вращающиеся смены

При чередующихся сменах график работы сотрудника меняется от недели к неделе. Обычно смены чередуются по предсказуемой схеме. Вот 3 наиболее распространенных сменных графика:

График 5-2-2-5

График 5-2-2-5 требует, чтобы сотрудники работали 5 рабочих дней, 2 выходных, 2 рабочих дня и 5 выходных. Смены обычно длятся 12 часов, но также могут быть разделены на блоки по 8 и 4 часа.

2-2-3 графики

График работы 2-2-3 смены обычно используется в ресторанах, которые работают круглосуточно и без выходных. Сотрудники работают 2 дня, 2 дня выходных, а затем 3 дня. На следующей неделе они работают 2 выходных, 2 выходных, а затем 3 выходных. Смены обычно по 12 часов.

5-4-9 графики

Расписание 5-4-9 используется многими ресторанами, которые открыты 5 дней в неделю. Работники работают 4 9-часовых дня и 1 8-часовой рабочий день в течение одной недели, затем 4 9-часовых дня на следующей неделе с 1 выходным.

Разделенные смены

Любые смены, разделенные длительным перерывом, называются разделенными сменами. Их можно использовать для того, чтобы сотрудники работали в обеденное время, затем брали перерыв на несколько часов и возвращались к ужину.

Разделенные смены сокращают время, которое сотрудники тратят на работу, когда в ресторане мало посетителей. Однако они также могут затруднить достижение сотрудниками здорового баланса между работой и личной жизнью. В некоторых штатах, включая Калифорнию, сотрудники, работающие посменно, имеют право на дополнительную компенсацию.

Советы по планированию ресторана

Вот 5 наших главных советов, которые помогут вам убедиться, что ваш ресторан всегда укомплектован должным образом.

Установить политики планирования

Создайте базовый набор политик планирования и придерживайтесь их. Это может включать в себя то, насколько заранее вы публикуете графики и насколько заранее сотрудники должны делать запросы на отгулы .

Ваша политика планирования также может включать в себя установление минимального количества часов для каждого сотрудника или определение определенных смен как загруженных (и, следовательно, лучше для чаевых).

Соблюдайте просьбы об отгулах

Если сотрудники просят отгул, сделайте все возможное, чтобы выполнить эти просьбы. Даже если вы заняты, вы не хотите, чтобы сотрудники страдали от выгорания. Сотрудники, которые обнаруживают, что их просьбы об отпуске отклонены, также с большей вероятностью будут искать работу в другом месте.

Отправлять напоминания о смене

Автоматические напоминания о смене могут иметь большое значение для сокращения неявок. Это может быть просто текстовое сообщение или push-уведомление, отправляемое на мобильные устройства сотрудников.

Сотрудники кросс-поезда

Одним из подходов к сокращению нехватки персонала является перекрестное обучение ваших сотрудников. Например, вы можете обучить встречающего официанту. Таким образом, они могут вмешаться, когда ваш ресторан особенно занят или если один из ваших официантов не появится на работе.

Чем больше ваши сотрудники проходят перекрестное обучение для заполнения нескольких вакансий, тем больше избыточности закладывается в каждое создаваемое вами расписание .

Собирать данные

В конце каждого дня делайте заметки о том, как ваш персонал соотносится с объемом страхового покрытия, которое вам действительно необходимо. Если вы постоянно недоукомплектованы или перегружены персоналом в течение определенной смены, это будет отображаться в ваших данных. Затем вы можете использовать эти данные, чтобы соответствующим образом скорректировать свое расписание.

Рекомендации по планированию расписания ресторанов

Следуя нескольким передовым методам, вы сможете составить более эффективное расписание, сделать своих сотрудников счастливыми и максимизировать доход вашего бизнеса.

Используйте программное обеспечение для планирования

Хотя можно использовать ручку и бумагу или цифровые электронные таблицы, такие как Google Sheets или Microsoft Excel, для создания расписаний ресторанов, эти варианты отнимают много времени и очень подвержены ошибкам.

С другой стороны, программное обеспечение для планирования, такое как Connecteam, может значительно сократить время, необходимое для составления расписаний. Это также помогает устранить конфликты в расписании и ошибки, которые могут привести к нехватке или раздутию штата.

Лучшие варианты будут предлагать интуитивно понятный интерфейс перетаскивания для быстрого и простого построения расписания, возможность создавать открытые смены и возможность планировать сотрудников на основе квалификации, предпочтений и многого другого.

Планируйте заранее

Создайте и опубликуйте свое расписание заблаговременно до первой смены в этом расписании. Это дает сотрудникам время для планирования нового графика. Если сотрудникам нужно, чтобы кто-то заменял их на смену, им может потребоваться несколько дней, чтобы найти замену.

Создайте резервную систему

Ошибки и чрезвычайные ситуации случаются, и важно быть готовым к ним. Возможно, сотрудник не явился на смену, или, может быть, вечер в вашем ресторане оказался гораздо более загруженным, чем вы ожидали. Какой бы ни была причина, важно, чтобы у вас была система для получения резервной копии от сотрудников, которые в настоящее время не работают.

Один из способов добиться этого — платить сотрудникам по сниженной ставке за то, чтобы они были на связи , то есть были готовы приступить к работе в любой момент.

В качестве альтернативы вы можете предложить полтора часа сотрудникам, которые согласятся выйти на работу в короткие сроки. Это означает, что вы платите им в 1,5 раза больше их обычной почасовой ставки.

Общайтесь с сотрудниками

Чем больше вы общаетесь со своими сотрудниками по поводу планирования, тем меньше проблем с расписанием вы столкнетесь. Регулярно разговаривайте с ними лично или по электронной почте или в текстовом сообщении об их расписании, доступности и предпочтениях смены.

Кроме того, напомните сотрудникам подавать любые запросы на отгулы, прежде чем создавать новое расписание. Вы также должны сообщить сотрудникам, когда ожидать новое расписание и как решать любые проблемы, возникающие после публикации расписания.

Заключение

График работы вашего ресторана должен гарантировать, что ваш ресторан всегда будет укомплектован надлежащим персоналом, а ваши сотрудники будут довольны. Создание расписания влечет за собой планирование ваших смен, равномерное распределение работы между сотрудниками и внесение корректировок по мере необходимости.

Хотя поначалу создание расписания может показаться сложной задачей, с практикой этот процесс становится проще. Следуя основным советам, которыми мы поделились в этой статье, и используя специальное программное обеспечение для планирования, вы обнаружите, что составить отличное расписание ресторана очень просто.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашим руководством по лучшему программному обеспечению для планирования работы ресторанов, чтобы найти подходящий инструмент для вашего бизнеса.

Начните работу с Connecteam бесплатно уже сегодня!

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я использовать Excel для создания расписания ресторана?

Хотя можно использовать Excel для создания расписания сотрудников ресторана, это не очень хорошая идея. Легко потерять учет смен в Excel и создать конфликты в расписании, которые впоследствии могут навредить вашему бизнесу. Вместо этого мы рекомендуем использовать специальное программное обеспечение для планирования, такое как Connecteam.

Откуда вы знаете, как распланировать персонал ресторана?

Решить, сколько сотрудников вам нужно, чтобы работать в вашем ресторане в течение дня, может быть непросто. Это хорошая идея, чтобы делать заметки о том, как ваше запланированное покрытие сравнивается с тем, насколько загружен ваш ресторан. Со временем у вас будет много данных, которые вы сможете использовать, чтобы решить, как планировать смены.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь